Inkoop- en aanbestedingsbeleid ‘Toekomstbewust inkopen’

2.2.1 Uniforme documenten en middelen gebruiken

De in paragraaf 2.1 genoemde beginselen dienen we het best als we gebruik maken van uniforme – meestal landelijke – aanbestedingsreglementen, standaard bestekken en inkoopvoorwaarden. De gemeente gebruikt uniforme documenten en middelen, tenzij een concreet geval dit niet toelaat.

Voor de gemeente zijn onder andere van toepassing:

•Europese richtlijn 2014/24/EU

•Aanbestedingswet 2012 (gewijzigd per 1 juli 2016), inclusief Algemene Maatregel van Bestuur (AMvB), Gids Proportionaliteit* en richtsnoeren

•Aanbesteding Reglement Werken*

•De Uniforme Administratieve Voorwaarden voor de uitvoering van werken*

•De Uniforme Administratieve Voorwaarden Geïntegreerde Contractvormen voor de uitvoering van werken*

•Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Houten*

•Algemene voorwaarden vastgoed gemeente Houten*

•Gemeentelijke inkoopvoorwaarden bij IT, GIBIT*

•Algemene voorwaarden VNG*

•Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA)*

•Het gebruik van TenderNed

* Er wordt altijd gebruik gemaakt van de meest recente versie.

2.2.2 Aanbestedingswijze en drempelbedragen

Zowel boven als onder de drempel is het van belang dat een procedure wordt gekozen, die aansluit bij het onderwerp van de betreffende inkoop. Daarom wordt per opdracht beoordeelt welke aanbestedingsprocedure geschikt en proportioneel is op basis van volgende aspecten:

•Omvang van de opdracht

•Transactiekosten voor de aanbestedende dienst en de inschrijvers

•Aantal potentiële inschrijvers

•Gewenst eindresultaat

•Complexiteit van de opdracht

•Type van de opdracht en het karakter van de markt

De gemeente volgt de drempelbedragen zoals tweejaarlijks op Europees niveau vastgesteld en het gestelde in de Gids Proportionaliteit. Zie bijlage 1.

2.2.3 Bij welke omstandigheden wijken wij af van eigen drempelbedragen

Regels dienen de mens. Als blijkt dat een andere vorm van aanbesteden beter past dan de in bijlage 1 genoemde richtlijn, wordt er gemotiveerd afgeweken. De motivatie maakt onderdeel uit van het inkoopdossier. Dit zullen wij doen bij één van de volgende situaties:

•bij dwingende spoed als gevolg van onvoorziene omstandigheden die niet aan de gemeente zijn toe te rekenen;

•bij een lokaal initiatief of bewonersorganisatie, mits dit bijdraagt aan de doelstellingen van de gemeente Houten;

•waar het gaat om opdrachten die om artistieke, exclusieve, kennis-specifieke of technische redenen (onder andere een innovatie of pilot) slechts aan één bepaalde opdrachtnemer kunnen worden toevertrouwd;

•bij vervolgopdrachten, als de keuze van een andere opdrachtnemer onaanvaardbaar hoge kosten, gevaar voor de continuïteit van een project, grote risico’s of technische moeilijkheden met zich meebrengt.

We kunnen niet van de Aanbestedingswet afwijken. Dit betekent dat afwijken alleen kan bij aanbestedingen onder de drempel.

2.2.4 Overeenkomsten op basis van Houtens model en inkoopvoorwaarden

Bij het sluiten van een overeenkomst van leveringen en/of diensten stelt de gemeente het contract op, inclusief de van toepassing zijnde voorwaarden. Dit zijn bij voorkeur de algemene inkoopvoorwaarden van de Gemeente Houten.

De Aanbestedingswet 2012 kent in beginsel geen beperkingen in de maximale duur van een overeenkomst. Echter een raamovereenkomst heeft in beginsel een looptijd van maximaal vier jaar, inclusief de mogelijkheden tot verlenging. Hier wijken we deugdelijk gemotiveerd van af op het moment dat het gebruikelijk is in een bepaalde markt om voor een langere periode een raamovereenkomst af te sluiten. Alle overeenkomsten hebben een einddatum. De gemeente werkt in principe niet met overeenkomsten waarin een ‘stilzwijgende’ verlenging is opgenomen.

2.2.5 Publicatie/uitnodiging via TenderNed

De gemeente publiceert openbare aanbestedingen en bij voorkeur ook meervoudig onderhandse aanbestedingen digitaal via het platform TenderNed.

2.2.6 Terughoudend zijn in het communiceren over ontvangen prijsopgaven

De gemeente handelt zeer terughoudend in het vrijgeven van prijzen van andere ondernemers aan derden, tenzij dit wettelijk is voorgeschreven. Hiermee beschermen we de rechtmatige commerciële belangen van de ondernemers. Bij een aanbesteding die gegund wordt op basis van beste prijs-kwaliteitverhouding maken wij de totaalscores bekend. Deze worden deugdelijk gemotiveerd. Bij een aanbesteding op laagste prijs, maakt de gemeente de ingediende prijzen bekend.

2.2.7 Klachtenafhandeling

In het kader van een aanbestedingsprocedure kan het voorkomen dat tussen de gemeente en ondernemers ontevredenheid ontstaat over hoe door partijen in de aanbestedingsprocedure gehandeld wordt. Dit kan leiden tot een klacht. De gemeente werkt conform de hiervoor opgestelde klachtenregeling (zie bijlage 2).

2.2.8 Diensten die vallen onder bijlage XIV van de Europese richtlijn

Voor zogenoemde sociale en andere specifieke diensten geldt een vereenvoudigde procedure. Denk bijvoorbeeld aan diensten op het gebied van onderwijs, gezondheidszorg, maatschappelijke dienstverlening, catering, administratiediensten voor onderwijs en enkele juridisch diensten. Deze diensten zijn opgenomen in bijlage XIV van de Europese aanbestedingsrichtlijn. Ook in het overzicht met zogenaamde CPV-codes (Common Procurement Vocabulary) worden de diensten vermeld die onder dit regime vallen.

Dit zogenoemde verlichte regime is van toepassing op inkopen met een totaalwaarde boven het drempelbedrag van € 750.000. Voor inkopen onder deze drempelwaarde mag de gemeente zelf kiezen hoe er wordt aanbesteed.

3.2.1 Uitgangspunt aanbesteden op basis van beste-prijs-kwaliteitverhouding (bpkv)

De gemeente hanteert het gunningscriterium beste prijs-kwaliteitverhouding. Hiermee laat de gemeente zien, dat de prijs en de kwaliteit (waaronder duurzaamheid) minstens even belangrijk zijn. Voor de kwaliteit zal de gemeente kiezen voor minimaal 60% van de punten. Dit wordt echter per aanbesteding getoetst aan de mogelijkheden en wensen.

Op het moment dat het om een inkoop gaat, waar partijen zich NIET van elkaar kunnen onderscheiden anders dan op prijs, besteedt de gemeente aan op basis van het gunningscriterium ‘laagste prijs’.

3.2.2 Product- en marktanalyse

Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd. Bij deze analyse zijn duurzaamheidsaspecten een vast onderdeel. De gemeente acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren.

Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’. Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsultatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.

3.2.3 Mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) stimuleren

De gemeente biedt het MKB bij haar inkoop kansen. Dit doen wij door:

•opdrachten niet onnodig samen te voegen

•opdrachten op te delen in percelen

•het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming

•het verminderen van de (administratieve) lasten

•onderhands aan te besteden tot de drempelbedragen (in afwijking van de richtlijn in de Gids Proportionaliteit, zie bijlage 1)

•het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

3.2.4 Kansen bieden aan de lokale/regionale economie

‘Local sourcing’ draagt in principe bij aan de doelmatigheid en duurzaamheid van de inkoop. Door producten en diensten van dichtbij te halen wordt de CO2-uitstoot verminderd. Hierbij wordt wel naar de keten gekeken. Wanneer een lokale ondernemer zijn producten van ver weg haalt, wordt de CO2-uitstoot niet verminderd. In gevallen waar een meervoudig onderhandse offerteaanvraag is toegestaan, nodigt de gemeente, waar beschikbaar, geschikte lokale/regionale ondernemers uit.

3.2.5 Innovatieve oplossingen aanmoedigen

Bij innovatiegericht inkopen dagen we de aanbieders uit om met een creatieve invulling van de opdracht te komen. Dit doen we door te gunnen, mits proportioneel en geschikt, op

basis van beste prijs-kwaliteitverhouding, het bekend maken van de maximumprijs, volledig gunnen op kwaliteit/innovatie, de opdracht functioneel te omschrijven en/of door geïntegreerde contractvormen toe te passen. De gemeente gaat er verder van uit, dat de meest duurzame oplossingen voor producten met een hoog milieu-impact vaak ook innovatief zijn.

3.2.6 Duurzaamheid en focus Total Cost of Ownership (TCO)

De volgende duurzaamheidscriteria komen veelvuldig voor in aanbestedingen:

•CO2- uitstoot verminderen

•Indien vervoer een aanzienlijk deel van de opdracht is, wordt er gekeken hoe de CO2-uitstoot beperkt blijft en gecompenseerd wordt ( zie ook bijlage 5)

•Energiebesparing

•Duurzaamheid van de inschrijvende organisatie

•Circulariteit: hergebruik van grondstoffen

•Ruimte voor groen & water

Duurzame inkopen vragen soms een hogere investering vooraf, maar betalen dit terug door lagere onderhoudskosten of een hogere restwaarde. Door naar de TCO te kijken, kunnen duurzame oplossingen uiteindelijk goedkoper zijn dan reguliere oplossingen. Zeker wanneer ook kosten voor het verminderen/opheffen van een negatief milieu-impact worden meegenomen. De gemeente betrekt waar mogelijk bij haar inkopen de aanschafkosten, maar ook de totale kosten over de gehele gebruiksduur.

De mogelijkheden zullen worden onderzocht samen met de collega’s van team duurzaamheid.

3.2.7 Social Return on Investment (SROI)

Social Return houdt in dat investeringen niet alleen een economisch rendement opleveren, maar ook een sociale opbrengst hebben. Hiermee wordt bedoeld, dat mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk worden geholpen.

Bij opdrachten boven € 100.000 wordt samen met de collega’s van afdeling Samenleving bekeken welke mogelijkheden er op het gebied van SROI zijn. Daar waar dit toegepast kan worden en effect heeft op de lokale markt zal SROI onderdeel van de opdracht worden.

In plaats van de bouwblokkenmethode kan de gemeente ook inspanningen voor de PSO prestatieladder* vragen.

*)PSO Nederland

4.1.1 Bestuurlijke betrokkenheid

In het duale bestel is de gemeenteraad het bevoegde orgaan voor het stellen van kaders van het inkoopbeleid. De wijze waarop daar binnen deze kaders invulling aan wordt gegeven is voorbehouden aan het college. De raad controleert vervolgens of het college bij de uitvoering van het inkoopbeleid binnen de vastgestelde beleidskaders is gebleven.

De wethouder financiën is integraal verantwoordelijk voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid en geeft invulling aan de door de raad gestelde kaders. Binnen het college zijn de burgemeester en overige wethouders, afhankelijk van hun portefeuille, verantwoordelijk voor de inkoop van verschillende type leveringen, diensten en werken.

4.1.2 Ambtelijke betrokkenheid

De ambtelijke betrokkenheid richt zich op de uitvoering van het beleid, onder verantwoording van het college van burgemeester en wethouders.

4.2.1 Inkoop centraal gecoördineerd

De gemeente heeft per 2017 centraal gecoördineerde inkoop ingericht. Iedere inkoop vanaf € 5.000 wordt op deze manier een samenspel tussen de inkoopinitiator, de duurzaamheids- en de inkoopadviseur. En waar SROI mogelijk is, wordt ook een collega van afdeling Samenleving betrokken.

Concreet betekent dit, dat de inkoopinitiator zich richt op de inhoud en dat de inkoopadviseur adviseert over de juiste aanbestedingswijze en ondersteunt bij het opstellen van de benodigde documenten bij een offerteaanvraag. Voor de keuze van de aanbestedingsprocedure zijn de richtlijnen uit de Gids Proportionaliteit leidend (zie ook bijlage 1). Het is mogelijk, dat onder de Europese aanbestedingsdrempels afgeweken wordt van de richtlijn. De beslissing om al dan niet af te wijken wordt genomen door de inkoopadviseur.

‘Inhuur personeel’ wordt geregeld door afdeling Personeel & Organisatie en Managementondersteuning. Team inkoop ondersteunt waar gevraagd bij deze inkoop.

4.2.2 Samenwerkingsverbanden

De gemeente werkt op het gebied van inkopen samen. Het gaat om samenwerkingen binnen de eigen organisatie maar ook met andere (regionale) gemeenten of andere aanbestedende diensten. Het doel van samenwerken is het creëren van meerwaarde ten opzichte van wat de gemeente individueel tot stand kan brengen. Deze meerwaarde hoeft niet per definitie alleen tot een financieel voordeel te leiden, maar het kan ook leiden tot efficiency-, kennis-, capaciteits- en/of duurzaamheidsvoordelen.

Indien er samen met één of meerdere aanbestedende diensten een aanbesteding op de markt wordt gebracht, wordt ervoor gewaakt dat een opdracht niet onnodig groot wordt.