Aanhef
Registratienummer: 08.05345
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hoorn;
gelezen het voorstel van de afdeling Advies & Control, bureau bestuurs-, juridische en personeelszaken;
overwegende dat de raad op 11 februari 1986 een Personeelsondersteuningsfonds heeft ingesteld;
dat de raad op 11 februari 1986 eveneens een bestuurscommissie heeft ingesteld voor het beheer van dit fonds;
als gevolg van het doorvoeren van het dualisme in het gemeentebestuur de wetgever heeft voorzien in het per 7 maart 2004 van rechtswege opheffen van alle bestuurscommissies;
dat het gezien de actuele belangstelling voor het onderwerp de keuze voor een op afstand geplaatst bestuursorgaan zoals een bestuurscommissie ook nu nog gewenst wordt geacht en actualisatie van het commissiereglement naar de huidige regelgeving en stand van zaken dringend nodig is;
gelet op het door de Ondernemingsraad uitgebrachte advies;
gelet op artikel 83 en volgende van de Gemeentewet;
besluit:
in te stellen een bestuurscommissie Personeelsondersteuningsfonds en daarvoor het
Reglement voor de Bestuurscommissie Personeelsondersteuningsfonds
vast te stellen
Instelling en doelstelling
ARTIKEL 1
1Voor het beheren van het Personeelsondersteuningsfonds en de daarbij behorende rekeningen, wordt ingesteld de Bestuurscommissie Personeelsondersteuningsfonds.
2Het doel van het Personeelsondersteuningsfonds is het op enigerlei wijze verlenen van geldelijke of andere materiële hulp aan personeelsleden van de gemeente Hoorn voor zover daarin niet op andere wijze kan worden voorzien, één en ander ter beoordeling van de hierbij ingestelde bestuurscommissie Personeelsondersteuningsfonds.
3In het algemeen wordt slechts hulp verleend aan personeelsleden die in financiële moeilijkheden verkeren of daarin dreigen te geraken die hen in redelijkheid niet kunnen worden verweten.
4Tot de kring van personeelsleden worden ook gerekend die personen die ten tijde van het indienen van de aanvraag tot het personeelsbestand behoorden en daarna de dienst hebben verlaten wegens pensionering of gebruikmaking van regelingen in het kader van vervroegd uittreden.
Taak en bevoegdheden
ARTIKEL 2
De commissie heeft tot taak alle bevoegdheden uit te oefenen betreffende het beheer van het Personeelsondersteuningsfonds met uitzondering van die welke genoemd zijn in artikel 156 van de Gemeentewet.
Samenstelling en werkwijze
ARTIKEL 3
1De commissie bestaat uit vier leden; de voorzitter en de secretaris-penningmeester daaronder inbegrepen.
2De voorzitter is het collegelid met de portefeuille Personeelszaken.
3De secretaris-penningmeester is een daartoe door ons benoemd personeelslid werkzaam binnen het organisatieonderdeel Personeelszaken. Tevens wordt een plaatsvervanger benoemd.
4De overige twee leden maken deel uit van de Hoornse personeelsformatie en worden door ons benoemd op voordracht van de Ondernemingsraad.
ARTIKEL 4
1De leden van de commissie worden benoemd voor een tijdvak van vier jaar. Zij vervullen hun taak totdat in hun opvolging is voorzien.
2Zij kunnen bij periodiek aftreden opnieuw worden benoemd. Het lidmaatschap van de commissie eindigt door schriftelijk bedanken, overlijden of het verlies van de kwaliteit benodigd voor het lidmaatschap zoals beschreven in artikel 3.
3De leden van de commissie kunnen te allen tijde door ons worden ontslagen als lid van de commissie. Overleg vindt dan tevoren plaats met de instantie die de voordracht heeft gedaan.
ARTIKEL 5
De voorzitter draagt zorg voor de voorbereiding en uitvoering van de besluiten van de commissie. De voorzitter tekent alle stukken die van de commissie uitgaan.
ARTIKEL 6
De voorzitter vertegenwoordigt de commissie in alle gedingen en buitengerechtelijke rechtshandelingen, welke door de commissie ter vervulling van haar gemeentelijke taak en de daarbinnen genomen besluiten en verder binnen haar bevoegdheden nodig worden geacht. De voorzitter mag deze bevoegdheid mandateren aan de secretaris-penningmeester waar het gaat om het verrichten van betalingen.
ARTIKEL 7
Het secretariaat van de commissie wordt vervuld door de secretaris-penningmeester.
ARTIKEL 8
1De secretaris-penningmeester is verantwoordelijk voor de te voeren administratie en het geldelijke beheer.
2De secretaris-penningmeester draagt zorg voor het opstellen van een verslag van de gehouden vergaderingen. Een verslag vermeldt tenminste de in de vergadering genomen besluiten.
3De secretaris-penningmeester stelt een ontwerprekening, ontwerpbalans en een ontwerp jaarverslag op.
4De secretaris-penningmeester staat de commissie in alles wat de haar overgedragen taak aangaat, terzijde.
5Alle stukken die uitgaan van de commissie worden door de secretaris-penningmeester meeondertekend.
ARTIKEL 9
1De commissie vergadert tenminste eenmaal per jaar, en voorts zo dikwijls de voorzitter dat nodig oordeelt of daarom door de andere leden met toepassing van dit artikel wordt gevraagd.
2De voorzitter is verplicht binnen een termijn van veertien dagen een vergadering te beleggen, indien tenminste twee leden hem onder opgaaf van redenen, daartoe schriftelijk verzoeken.
3De voorzitter roept de leden schriftelijk ter vergadering op.
4De oproepingsbriefjes worden, spoedeisende gevallen uitgezonderd, tenminste vijfmaal 24 uur voor de te houden vergadering aan de leden toegezonden.
ARTIKEL 10
1De vergadering van de commissie wordt niet gehouden indien volgens de presentielijst niet meer dan de helft van het getal der zitting hebbende leden is opgekomen.
2Wanneer het vereiste aantal leden niet is opgekomen, wordt een nieuwe vergadering belegd op de in artikel 12 voorgeschreven wijze, met aanhaling in de oproepbriefjes van de bepalingen van dit artikel. Er behoeven dan slechts vierentwintig uren tussen de rondzending van de oproepbriefjes en het uur der vergadering te verlopen.
3Deze laatste vergadering wordt gehouden, ongeacht het getal der leden, dat is opgekomen.
ARTIKEL 11
Over alle zaken wordt mondeling bij hoofdelijke oproeping gestemd. Indien echter bij het nemen van een besluit over een zaak door geen der leden een stemming wordt verlangd, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.
ARTIKEL 12
Voor het tot stand komen van een besluit is de meerderheid vereist van de leden die aan de stemming hebben deelgenomen. Bij het staken van de stemmen beslist echter de stem van de voorzitter.
ARTIKEL 13
De commissie, als zijnde een afgeleid gemeentelijk bestuursorgaan, draagt er zorg voor dat de toepassing van de haar toegekende bevoegdheden geen strijd oplevert met de door ons en/of de raad vastgestelde en vast te stellen regels en besluiten.
Financiën
ARTIKEL 14
1De inkomsten van het Personeelsondersteuningsfonds bestaan uit de jaarlijkse bijdragen van de gemeente Hoorn ten bedrage van EUR 3200, - en/of renten en eventuele andere inkomsten.
2De jaarlijkse bijdrage van de gemeente Hoorn wordt geheel of gedeeltelijk niet in het betreffende boekjaar beschikbaar gesteld indien daardoor het eigen vermogen van het fonds per 1 januari van dat jaar meer zal gaan bedragen dan EUR 15.000, - én de liquide middelen voldoende kunnen worden geacht om het komende boekjaar adequaat te kunnen functioneren.
3De op grond van het vorige lid niet door de gemeente Hoorn in het fonds gestorte bedragen blijven voor storting in het fonds gereserveerd bij de gemeente en kunnen indien door ons nodig geacht tussentijds naar het fonds worden overgemaakt.
ARTIKEL 15
Ter bereiking van het doel, omschreven in artikel 1, verstrekt de commissie naar eigen oordeel hulp in de vorm van:
a) renteloze of rentedragende leningen of voorschotten;
b) giften;
c) andere materiële bijstand, welke binnen het kader van de taakstelling mogelijk is.
ARTIKEL 16
1Ten name van het fonds wordt een rentedragende rekening geopend bij een bankinstelling.
2Alle inkomsten en uitgaven van het fonds lopen via de in het eerste lid genoemde rekening.
3Geen betaling vindt plaats dan op grond van een toekenningsbeslissing voorzien van de handtekening van de voorzitter en van de secretaris-penningmeester.
4De commissie draagt er zorg voor dat via de gemeente Hoorn een fraudeverzekering wordt gesloten.
ARTIKEL 17
1In zeer spoedeisende gevallen zijn de voorzitter en de secretaris-penningmeester samen bevoegd een voorlopige bijdrage te verstrekken in de vorm van een renteloos voorschot tot een maximum van EUR 500, - per geval.
2Zij doen daarvan binnen één week mededeling aan de overige leden van de commissie.
3De voorlopige bijdrage wordt in de eerstvolgende vergadering van de commissie ter definitieve besluitvorming voorgelegd.
ARTIKEL 18
1Het financiële beheer berust voor zover niet anders geregeld in deze of andere wettelijke regelingen bij de commissie.
2De commissie is gehouden de door de raad vastgestelde regelen met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie en van het kasbeheer na te leven.
Verantwoording
ARTIKEL 19
1De commissie doet jaarlijks vóór 1 april verslag van haar werkzaamheden over het daaraan voorafgaande boekjaar.
2De commissie is verplicht om op ons verzoek, hetzij voltallig, hetzij door middel van een vertegenwoordiging, inlichtingen te geven dan wel verantwoording af te leggen met betrekking tot de uitoefening van haar taak.
3Het boekjaar valt samen met het kalenderjaar. Jaarlijks wordt vóór 1 april aan ons college een overzicht gegeven met betrekking tot de inkomsten en uitgaven van het fonds over het afgelopen jaar en wordt verslag gedaan over de stand van zaken zonder vermelding van namen of andere aanduidingen op grond waarvan hulpvragers bekend zouden kunnen worden.
4Ons college stelt vervolgens de rekening van inkomsten en uitgaven, de balans en het verslag vast.
5De controle op het financiële beheer vindt plaats door een door ons aan te wijzen ambtenaar van het organisatieonderdeel waar de Boekhouding plaatsvindt.
6De vaststelling van de rekening en verantwoording en van de balans door ons college strekt de commissie tot decharge.
Geheimhouding
ARTIKEL 20
1De leden van de commissie zijn tot geheimhouding verplicht van alles wat hen ter kennis komt binnen de commissie.
2De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar.
3Op de stukken kan door de voorzitter voorlopige geheimhouding worden opgelegd.
4Op de aan de commissie overgelegde stukken en de daarop gebaseerde besluiten kan door de commissie geheimhouding worden opgelegd. Indien door ons nodig geacht, wordt inzage verstrekt aan de leden van ons college en/of de gemeentesecretaris.
Slotbepalingen
ARTIKEL 21
Wijziging van dit reglement kan geschieden door ons college, de commissie van tevoren gehoord en na het inwinnen van advies van de Ondernemingsraad.
ARTIKEL 22
1Dit reglement treedt in werking met ingang van de dag volgende op die waarop zij is bekend gemaakt als bedoeld in artikel 139 van de Gemeentewet.
2Dit reglement heeft terugwerkende kracht vanaf 7 maart 2004.
3Dit reglement dient te worden aangehaald als “reglement voor de bestuurscommissie Personeelsondersteuningsfonds”.