Aanhef
De raad van de gemeente Hollands Kroon;
•gelezen het voorstel van het seniorenconvent d.d. 23 mei 2024;
•gelet op het bepaalde in de Gemeentewet;
besluit vast te stellen de
Verordening op de vertrouwenscommissie bij de (her)benoemingsprocedure van de burgemeester en klankbordgesprekken burgemeester
HOOFDSTUK 1
Artikel 1 Taak vertrouwenscommissie
De vertrouwenscommissie heeft tot taak de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden.
Artikel 2 Samenstelling vertrouwenscommissie
1De vertrouwenscommissie bestaat uit zes leden, waarbij drie fracties vanuit de coalitie en drie fracties vanuit de oppositie zijn vertegenwoordigd, elke fractie met één lid.
2De gemeenteraad benoemt de leden van de vertrouwenscommissie.
3Indien de gemeenteraad niet heeft bepaald wie voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de vertrouwenscommissie is, kiest de vertrouwenscommissie deze uit haar midden.
4De vertrouwenscommissie kent geen plaatsvervangende leden.
5Het lidmaatschap van de vertrouwenscommissie eindigt bij beëindiging van het raadslidmaatschap.
Artikel 3 Ambtelijke ondersteuning
1De raadsgriffier is secretaris van de vertrouwenscommissie.
2Bij afwezigheid van de raadsgriffier, is diens plaatsvervanger secretaris van de vertrouwenscommissie.
3De (plaatsvervangend) secretaris geeft ambtelijke ondersteuning aan de vertrouwenscommissie.
4De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de vertrouwenscommissie.
Artikel 4 Adviseur
1Aan de vertrouwenscommissie wordt één wethouder toegevoegd als adviseur in verband met de vervulling van de in artikel 1 genoemde taak.
2De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de vertrouwenscommissie.
3Een adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de vertrouwenscommissie.
Artikel 5 Geheimhouding
1De vergaderingen van de vertrouwenscommissie zijn besloten. Alle stukken van de vertrouwenscommissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld.
2De (fungerend) voorzitter van de vertrouwenscommissie wijst in elke vergadering en elk gesprek op de geheimhoudingsplicht, die rechtstreeks voortvloeit uit artikel 61c van de Gemeentewet.
3De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden, die geen zitting (meer) hebben in de vertrouwenscommissie, en aan anderen, behoudens het bepaalde in de artikelen 9, tweede lid, en 10 van deze verordening, geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt.
4De vertrouwenscommissie treft, met inachtneming van de artikelen 7, 8, tweede lid, en 13 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.
5De vertrouwenscommissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe de Gemeentewet, respectievelijk zullen de geheimhouding waartoe het derde lid van dit artikel verplicht, niet opheffen.
6De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de vertrouwenscommissie van kracht.
7Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de (plaatsvervangend) secretaris en, indien van toepassing, de adviseur.
Artikel 6 Vergaderingen
1De vertrouwenscommissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of een van de leden dit noodzakelijk achten.
2De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De voorzitter doet van elke vergadering tenminste vierentwintig uur tevoren aankondiging aan de leden van de vertrouwenscommissie, indien een adviseur aan de vertrouwenscommissie is toegevoegd, de adviseur en, indien het gesprek met hem plaatsvindt, de burgemeester.
3De vertrouwenscommissie vergadert niet als niet tenminste de helft plus één van het aantal leden aanwezig is.
4De vertrouwenscommissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de vertrouwenscommissie, maar de verschillende meningen in het verslag opgenomen. De vertrouwenscommissie streeft naar unanimiteit. Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het verslag tot uitdrukking gebracht.
Artikel 7 Contactpersoon bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure
1De voorzitter van de vertrouwenscommissie treedt op als contactpersoon,
2Alle stukken bestemd voor de vertrouwenscommissie worden gericht aan de voorzitter. De stukken worden onder vermelding van ‘geheim’ in de onderwerpregel van de e-mail en op de bijgevoegde stukken gemaild naar de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering.
3Alle stukken die van de vertrouwenscommissie uitgaan worden onder vermelding van ‘geheim’ in de onderwerpregel en op de bijgevoegde stukken door de voorzitter en secretaris ondertekend en vanaf het persoonlijk zakelijke e-mail adres van de secretaris of voorzitter verzonden.
Artikel 8 Bijzondere bepalingen over de benoemingsprocedure
1De Gemeentewet bepaalt in artikel 61 lid 4 dat de vertrouwenscommissie zich slechts door tussenkomst van de commissaris van de Koning de door haar nodig geachte informatie over de kandidaten verschaft. Elk overleg met derden, schriftelijk of mondeling, is uitgesloten.
2De secretaris nodigt, op verzoek van de vertrouwenscommissie, de kandidaten uit voor een gesprek met de vertrouwenscommissie. De vertrouwenscommissie treft voorzieningen met betrekking tot de wijze waarop de privacy van de sollicitanten wordt beschermd, bijvoorbeeld door de plaats en het tijdstip van de gesprekken zodanig te kiezen dat de vertrouwelijkheid van de gesprekken is gewaarborgd.
Artikel 9 Bijzondere bepalingen over de herbenoemingsprocedure
1De vertrouwenscommissie formuleert de informatiebronnen op basis waarvan zij zich een oordeel vormt over het functioneren van de burgemeester. Deze informatiebronnen maakt zij vooraf kenbaar aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koning.
2Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en commissaris van de Koning te zenden, bespreekt de vertrouwenscommissie dit met de burgemeester. Van het gesprek wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt.
3Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester in het in het vorige lid bedoelde overleg afspraken worden gemaakt tussen de vertrouwenscommissie en de burgemeester, worden deze in het verslag aan de gemeenteraad vermeld. De vertrouwenscommissie zendt het verslag ook aan de burgemeester.
Artikel 10 Verslag (her) benoemingsprocedure
1De vertrouwenscommissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de voorbereiding van de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming verslag uit aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koning door middel van een verslag van bevindingen.
Dit schriftelijke en geheime verslag bevat tenminste:
a.een weergave van de wijze waarop de vertrouwenscommissie haar werkzaamheden heeft verricht,
b.een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de vertrouwenscommissie; bij benoemingen wordt in het verslag van bevindingen ook de volgorde van plaatsing van de kandidaten op de aanbeveling gemotiveerd,
c.aangegeven wordt of er sprake is van unanimiteit binnen de vertrouwenscommissie.
Het verslag heeft in ieder geval de volgende bijlagen:
d.bij benoemingen: de conceptaanbeveling van twee personen,
e.bij herbenoemingen: het verslag van het gesprek met de burgemeester over het conceptverslag van bevindingen en de conceptaanbeveling.
2Een afschrift van het verslag van het gesprek genoemd onder artikel 10 lid 1 sub e wordt toegezonden aan de burgemeester en de commissaris van de Koning.
Artikel 11 Onvoorziene gevallen
In alle gevallen waarin deze verordening dan wel de circulaire niet voorziet, beslist de vertrouwenscommissie.
Artikel 12 Ontbinding van de vertrouwenscommissie
De vertrouwenscommissie is ontbonden met ingang van de dag volgende op die waarop:
•bij benoeming: door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de vacature van burgemeester is voorzien;
•bij herbenoeming: door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de voordracht van de minister van BZK door een Koninklijk besluit is gevolgd.
Artikel 13 Archivering
1De secretaris van de vertrouwenscommissie draagt er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat op het tijdstip bedoeld in artikel 12 alle archiefbescheiden onverwijld in een verzegelde envelop en gerubriceerd als “geheim” worden overgebracht naar de op grond van artikel 31 van de Archiefwet aangewezen archiefbewaarplaats.
2De voorzitter en de secretaris van de vertrouwenscommissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat van de in het eerste lid bedoelde overbrenging een verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 wordt opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15, lid 1 sub a en c, van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar.
3De voorzitter en de secretaris van de vertrouwenscommissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd.
HOOFDSTUK 2 Klankbordgesprekken burgemeester en raad
Artikel 14 Begripsomschrijvingen
In de volgende artikelen wordt verstaan onder:
a.gesprekken: klankbordgesprekken van de raad met de burgemeester;
b.commissie: de commissie die is samengesteld uit leden van de raad die het klankbordgesprek voeren;
c.adviseurs: wethouder(s) en/ of de gemeentesecretaris en (plaatsvervangend) griffier die de commissie van informatie voorzien;
d.commissaris: commissaris van de Koning in de provincie.
Artikel 15 Algemene bepalingen klankbordgesprekken
1De raad voert gesprekken met de burgemeester en stelt daarvoor een commissie samen.
2De commissie voert tenminste drie en maximaal zes gesprekken per ambtsperiode, het 100-dagen gesprek is hier onderdeel van.
3Het verslag van het laatste gesprek in een ambtsperiode weegt mee bij het oordeel over een eventuele herbenoeming van de burgemeester.
4De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester.
5Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek. De commissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag van en de afspraken uit het vorige gesprek.
6In het laatste gesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten.
Artikel 16 Procedure en tijdschema
1De (plaatsvervangend) griffier agendeert en organiseert de gesprekken.
2Drie van de gesprekken worden gevoerd in ieder geval vier weken voorafgaand aan de gesprekken die de commissaris met de burgemeester heeft.
3De (plaatsvervangend) griffier onderhoudt de contacten met het Kabinet van de commissaris.
Artikel 17 Samenstelling commissie
1De raad kiest een commissie uit haar midden tenminste acht weken voor het gesprek.
2De commissie wordt samengesteld uit 3 à 5 leden van de raad, plaatsvervangende leden worden niet benoemd.
3Bij ziekte of langdurige afwezigheid van een commissielid kiest de raad een vervanger.
4De commissie laat zich bijstaan door de (plaatsvervangend) griffier.
Artikel 18 Voorzitterschap van de commissie
1De commissie wijst uit haar midden een van de leden aan als voorzitter.
2De voorzitter leidt het gesprek.
3De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten.
4De commissie kan zich laten bijstaan door een externe gespreksleider.
Artikel 19 Geheimhouding
1De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van de commissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld.
2De (fungerend) voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering en elk gesprek op de geheimhoudingsplicht, die rechtstreeks voortvloeit uit artikel 61c van de Gemeentewet.
3De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden, die geen zitting (meer) hebben in de commissie, en aan anderen, behoudens het bepaalde in de artikelen 9, tweede lid, en 10 van deze verordening, geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt.
4De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.
5De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe de Gemeentewet, respectievelijk zullen de geheimhouding waartoe het derde lid van dit artikel verplicht, niet opheffen.
6De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.
7Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de (plaatsvervangend) griffier en, indien van toepassing, de adviseur en/of externe gespreksleider.
Artikel 20 Voorbereiding klankbordgesprek
1De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, het voorgaand verslag in te zien.
2De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.
3Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en bespreekpunten.
4Betrokkenen die niet in staat zijn het gesprek bij te wonen delen dit tijdig mee.
5Bij verhindering van meer dan één lid van de commissie zorgt de (plaatsvervangend) griffier voor een nieuwe afspraak.
Artikel 21 Het klankbordgesprek
1Het gesprek vindt plaats in beslotenheid.
2Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.
3Uitgangspunt bij het gesprek is de profielschets waarop de burgemeester is benoemd en het verslag van bevindingen als bedoeld in artikel 10.
4In een tweede deel van het gesprek kan worden gesproken over de ontwikkelingen van de gemeente.
Artikel 22 Verslaglegging klankbordgesprek
1Door de (plaatsvervangend) griffier wordt het verslag in conceptvorm opgesteld en door de commissie en de burgemeester door ondertekening vastgesteld.
2Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek.
3Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.
4Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en de commissaris gestuurd.
Artikel 23 Archivering
1De (plaatsvervangend) griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder een afschrift van het vastgestelde verslag.
2Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de (plaatsvervangend) griffier vernietigd.
Artikel 24 Vervallen oude verordening
De Verordening op de vertrouwenscommissie bij de (her)benoemingsprocedure van de burgemeester en klankbordgesprekken burgemeester 2018 vervalt.
Artikel 25 Inwerkingtreding
1Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.
2Deze verordening wordt aangehaald als Verordening op de vertrouwenscommissie bij de (her)benoemingsprocedure van de burgemeester en klankbordgesprekken burgemeester.