Aanhef
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hof van Twente;
gelet op artikel 7 van de Archiefverordening;
besluit:
vast te stellen het navolgende: Bezoekersreglement voor het gebruik van de archieven en verzamelingen van het gemeentearchief Hof van Twente.
Artikel 1 Algemeen
1Voor het gebruik van de archieven en verzamelingen van het gemeentearchief bestaat gelegenheid wanneer het gemeentearchief en de in artikel 1 lid 4 bedoelde ruimten voor publiek geopend zijn. Het gemeentearchief is alleen toegankelijk na een telefonische afspraak.
2De onder artikel 1 lid 1 genoemde bepaling geldt niet voor het inzien van bouwvergunningen en bouwtekeningen. Voor het inzien van bouwtekeningen kunt u een afspraak maken via het gemeentelijk informatiecentrum.
3Onder gebruik wordt verstaan het raadplegen en het maken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen als bedoel in Artikel 14 van de Archiefwet 1995 (zie bijlage)
4Het gebruik van de archieven en verzamelingen geschiedt in de daartoe door de beheerder van het gemeentearchief aangewezen ruimten.
5Tot de archiefbewaarplaats heeft niemand toegang anders dan uit hoofde van zijn functie of met toestemming van de beheerder van het gemeentearchief.
Artikel 2 Binnenkomst
1Bij binnenkomst dient u zich te melden bij het gemeentelijk informatiecentrum Alvorens toegang te krijgen tot het gemeentearchief bent u verplicht zich te legitimeren met een geldig legitimatiebewijs, het bezoekersregister in te vullen en akkoord te gaan met dit bezoekersreglement.
2De gebruiker dient in het belang van de goede orde de in artikel 2 lid 1 gegeven voorschriften op te volgen.
Artikel 3 De bezoekersruimte
1De bezoekersruimte is een stiltegebied. Bezoekers dienen zacht met elkaar te praten.
2En zich zodanig te gedragen dat anderen niet worden gestoord bij hun onderzoek of werkzaamheden.
3Mobiele telefoons dienen zacht gezet te worden en buiten de bezoekersruimte te worden beantwoord.
4In de bezoekersruimte mag niet gegeten worden. Het drinken van koffie of thee in de bezoekersruimte is niet toegestaan. U kunt hiervoor naar de centrale hal gaan waar gelegenheid is voor gebruik van koffie etc.
5De beheerder kan degene die in strijd met het bepaalde in de artikelen 2, 3 en 4 handelt, de toegang tot de bezoekersruimte ontzeggen.
Artikel 4 Raadplegen en reproduceren van stukken
1Op het gebruik van de verzamelingen is van toepassing hetgeen in en krachtens Artikel 14 van de Archiefwet 1995 is bepaald. (zie bijlage)
2Een verzoek tot raadpleging of reproductie kan te allen tijden door de beheerder van het gemeentearchief worden afgewezen. Tegen deze beslissing kunt u een schriftelijk bezwaarschrift indienen bij het College van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Hof van Twente
3Per aanvraag worden maximaal 3 inventarisnummers opgehaald. Een nieuwe aanvraag wordt pas in behandeling genomen als u de stukken van de vorige aanvraag heeft ingeleverd.
4Het laten maken van kopieën van archiefstukken is mogelijk onder de volgende voorwaarden: - de materiële staat en afmeting van de stukken moeten het toelaten. Dit is ter beoordeling van de beheerder van het gemeentearchief. - Tegen betaling van de tarieven zoals vastgesteld in de legesverordening.
5Na overleg met de beheerder van het gemeentearchief is het toegestaan om zelf foto’s van archiefstukken te maken.
6De gebruiker mag de hem ter gebruik verstrekte stukken uit de archieven en verzamelingen op geen enkele wijze ontvreemden of beschadigen, noch de volgorde van de losse stukken wijzigen.
7De gebruiker is aansprakelijk voor eventuele schade door hem aan enig stuk uit de archieven en verzamelingen toegebracht en is verplicht deze schade te vergoeden.
Artikel 5 Het uitlenen van archiefstukken
1Van de archieven en verzamelingen kunnen voor een overeengekomen termijn bestanddelen worden uitgeleend ten behoeve van tentoonstellingen, mits dit geschiedt onder voldoende waarborgen voor de bewaring en beveiliging van het ter leen gegevene, tegen vergoeding van de kosten en op de door de beheerder van het gemeentearchief gestelde voorwaarden. Hiertoe kan een ingebruiksovereenkomst worden opgesteld.
2Behoudens wettelijke bepalingen en artikel 5 lid 1 van dit reglement wordt van de archieven en verzamelingen niets uitgeleend, tenzij de beheerder van het gemeentearchief daartoe bijzondere termen aanwezig acht.
Artikel 6 Slotbepalingen
1Voor vragen, opmerkingen en uitleg kunt u terecht bij de medewerkers DIV. Zij bieden u graag hulp bij onderzoek. Het onderzoek dient u echter zelf te verrichten.
2Bij twijfel over de interpretatie van deze regels of in gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist het College van Burgemeester en wethouders.
3Dit besluit treedt in werking met ingang van 11 juni 2009.
4Dit besluit kan worden aangehaald als “Bezoekersreglement Gemeentearchief Hof van Twente”.
Bijlage Artikelen 14-17 van de Archeifwet 1997
Artikel 14
De archiefbescheiden die in een archiefbewaarplaats berusten zijn, behoudens het bepaalde in de artikelen 15, 16 en 17, openbaar. Ieder is, behoudens de beperkingen die voortvloeien uit het in die artikelen bepaalde, bevoegd die archiefbescheiden kosteloos te raadplegen en daarvan of daaruit afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken.
Artikel 15
1Bij de overbrenging van de in artikel 1, onder c 1° en 2°, bedoelde archiefbescheiden kan de zorgdrager, na advies van de beheerder van de archiefbewaarplaats, slechts beperkingen aan de openbaarheid stellen voor een bepaalde termijn en met het oog op:a. de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer;b. het belang van de Staat of zijn bondgenoten;c. het anderszins voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen danwel van derden.
2De zorgdrager ten aanzien van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden kan, na de in het eerste lid bedoelde overbrenging, niet alsnog beperkingen als bedoeld in het eerste lid stellen, tenzij zich na het tijdstip van overbrenging omstandigheden hebben voorgedaan die, waren zij op dat tijdstip bekend geweest, tot het stellen van beperkingen aan de openbaarheid ingevolge het eerste lid zouden hebben geleid.
3De zorgdrager ten aanzien van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden, kan, gehoord degene op wiens last de archiefbescheiden zijn overgebracht, de ingevolge het eerste of het tweede lid aan de openbaarheid gestelde beperkingen opheffen, dan wel ten aanzien van een verzoeker buiten toepassing laten, indien het belang van de gestelde beperking niet opweegt tegen diens belang tot raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden.
4Ingevolge het eerste of het tweede lid aan de openbaarheid gestelde beperkingen hebben geen betrekking op archiefbescheiden die ouder zijn dan vijfenzeventig jaar, tenzij door Onze minister dan wel, indien het archiefbescheiden betreft voor de bewaring waarvan een andere dan een rijksarchiefbewaarplaats is aangewezen, door gedeputeerde staten anders wordt beslist.
5Het derde lid is niet van toepassing op archiefbescheiden aan de openbaarheid waarvan beperkingen zijn gesteld met het oog op het belang van de Staat of zijn bondgenoten.
6In geval van archiefbescheiden die het belang van de Staat of zijn bondgenoten betreffen vindt het vierde lid slechts toepassing voor zover de ministerraad niet anders beslist.
7Met betrekking tot de in het vijfde lid bedoelde archiefbescheiden zijn van toepassing de regelingen inzake het recht op informatie die zouden gelden indien de archiefbescheiden niet naar een archiefbewaarplaats waren overgebracht.
Artikel 15a
1Artikel 15, eerste lid, aanhef en onder c, is niet van toepassing voorzover in de archiefbescheiden milieu-informatie als bedoeld in artikel 19.1a van de Wet milieubeheer is neergelegd.
2Voorzover in de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden milieu-informatie als bedoeld in artikel 19.1a van de Wet milieubeheer is neergelegd, laat de zorgdrager, in afwijking van artikel 15, derde lid, de ingevolge artikel 15, eerste lid, aanhef en onder c, of tweede lid, aan de openbaarheid gestelde beperkingen ten aanzien van een verzoeker buiten toepassing.
3In afwijking van artikel 15, eerste lid, onder a, en tweede lid in verbinding met het eerste lid, onder a, worden geen beperkingen aan de openbaarheid gesteld voorzover in de archiefbescheiden neergelegde milieu-informatie als bedoeld in artikel 19.1a van de Wet milieubeheer betrekking heeft op emissies in het milieu.
4Voorzover in de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden milieu-informatie die betrekking heeft op emissies in het milieu is neergelegd, laat de zorgdrager in afwijking van artikel 15, derde lid, ten aanzien van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden, de ingevolge artikel 15, eerste lid, onder a, of tweede lid in verbinding met het eerste lid, onder a, aan de openbaarheid gestelde beperkingen ten aanzien van een verzoeker buiten toepassing.
Artikel 16
1De openbaarheid van de in artikel 1, onder c 3°, bedoelde archiefbescheiden kan worden beperkt bij de desbetreffende overeenkomsten en beschikkingen.
2Indien deze archiefbescheiden uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten, kan de zorgdrager beperkingen aan de openbaarheid stellen. Het in artikel 15 bepaalde is van overeenkomstige toepassing.
Artikel 17
1De beheerder van een archiefbewaarplaats stelt de daar berustende archiefbescheiden aan de verzoeker ter raadpleging of gebruik beschikbaar met inachtneming van de aan de openbaarheid gestelde beperkingen.
2De beheerder is bevoegd een verzoek tot raadpleging of gebruik van archiefbescheiden af te wijzen, indien naar zijn oordeel de toestand van de archiefbescheiden zich daartegen verzet of deze aan de verzoeker niet veilig kunnen worden toevertrouwd.
3Een gehele of gedeeltelijke afwijzing van een schriftelijk verzoek tot raadpleging of gebruik vindt schriftelijk plaats. In geval van een mondeling verzoek vindt een afwijzing schriftelijk plaats, indien de verzoeker daarom vraagt. De verzoeker wordt op deze mogelijkheid gewezen.
4Indien de aard of de mate van raadpleging of gebruik van archiefbescheiden een ernstige bedreiging vormt voor hun toestand, is de beheerder bevoegd te bepalen dat in de plaats van die archiefbescheiden reprodukties, niet zijnde archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, onder c 4°, ter beschikking worden gesteld.