Verordening op de agendacommissie Hoeksche Waard 2026

Artikel 1. Begripsbepalingen

a.Agendacommissie: een door de raad ingestelde commissie dat de agenda’s voor de raadsvergaderingen en raadscommissievergaderingen, alsmede de overige vergaderingen van de raad en zijn commissies voorbereidt.

b.BOB-vergadermodel: wijze van vergaderen waarbij het besluitvormingsproces is ingericht langs de fasen van beeld-, oordeels- en besluitvorming;

c.Voorzitter: de voorzitter van de agendacommissie of diens plaatsvervanger;

d.Griffier: de griffier van de raad of diens plaatsvervanger;

e.Presidium: de door de raad ingestelde commissie als bedoeld in de Verordening op het presidium Hoeksche Waard 2026;

f.Reglement van Orde: Reglement van Orde raad Hoeksche Waard 2026;

g.Commissieverordening: Verordening op de raadscommissies Hoeksche Waard 2026

h.Agenderingsverzoek: schriftelijk verzoek om een onderwerp op de agenda van een raads- of commissievergadering te plaatsen, ingediend door een of meer leden van de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders of de griffier.

Artikel 2. Samenstelling

1De raad heeft een agendacommissie.

2De leden van de agendacommissie zijn de voorzitters van de raadscommissies, zoals aangegeven in commissieverordening en de plaatsvervangend voorzitter van de raad.

3De agendacommissie benoemt de voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter uit haar midden.

4De voorzitter van de raad en de griffier zijn adviseurs van de agendacommissie.

5De voorzitter van de agendacommissie kan voorstellen de gemeentesecretaris of een door hem aan gewezen ambtenaar, uit te nodigen voor een vergadering van de agendacommissie.

6De commissie wordt ondersteund door een secretaris die door de griffer wordt aangewezen.

Artikel 3. Taken en bevoegdheden van de agendacommissie

1De agendacommissie stelt uiterlijk drie maanden voorafgaand aan een kalenderjaar een vergaderschema vast voor alle vergaderingen in het eerstvolgende jaar waar de raad en raadscommissie(s) bij zijn betrokken of bij worden gevraagd, en legt dit ter advisering voor aan het presidium.

2De agendacommissie heeft als taak de voorlopige agenda’s van de raadsvergadering en de raadscommissies, die vergaderen volgens het BOB-vergadermodel, vast te stellen voordat de oproepen, zoals bedoeld in artikel 11 van de commissieverordening, worden verzonden.

3De agendacommissie heeft voorts als taak planning van activiteiten en werkbezoeken van de gemeenteraad en raadscommissies voor te bereiden.

4Alle agenderingsverzoeken worden voorgelegd en getoetst door de agendacommissie. De agenderingsverzoeken worden getoetst op onder meer inhoud en voldoende ondersteuning. Een agenderingsverzoek wordt ondersteund door ten minste een vijfde van de raad of drie fracties.

5De agendacommissie en de griffier bewaken de procedures voor de aanlevering van de vergaderstukken op kwaliteit, tijdigheid en volledigheid.

6De agendacommissie verwijst een vergaderstuk of agenderingsverzoek terug naar de indiener als het stuk naar haar oordeel niet voldoet aan de in het vorige lid genoemde eisen.

7De agendacommissie kan aanvullende verzoeken doen aan het college om informatie of verbetering van de kwaliteit met betrekking tot de aangeboden vergaderdocumenten

8De agendacommissie kan voorstellen doen over de wijze van behandeling van een vergaderstuk in de raadscommissie en/of de raad.

9De agendacommissie bewaakt de voortgang van de langetermijnplanning en voert hierover overleg met het presidium, alsmede met het college.

10De agendacommissie is, naast de taken die haar in deze verordening worden opgedragen, belast met het uitvoeren van de taken die haar in het Reglement van orde van de raad zijn opgedragen.

Artikel 4. Vergaderfrequentie en -locatie

1De agendacommissie vergadert periodiek, in de regel met een frequentie gelijk aan de vergaderingen van de raad en de raadscommissies. De vergaderdata worden vastgelegd in het vergaderschema voor alle vergaderingen.

2De vergaderingen van de agendacommissie vinden in de regel plaats in het gemeentehuis te Oud-Beijerland, tenzij de voorzitter besluit elders te vergaderen.

3De agendacommissie overlegt en/of besluit digitaal op de vastgelegde vergaderdata en op die momenten dat een advies van de agendacommissie noodzakelijk is en er niet fysiek vergaderd kan worden, of hoeft te worden naar het oordeel van de voorzitter.

Artikel 5. Uitnodiging

1De voorzitter stuurt uiterlijk 7 dagen voorafgaand aan de vergadering van de agendacommissie een elektronische uitnodiging onder vermelding van dag, tijdstip en de plaats van de vergadering.

2Met de uitnodiging worden de agenda en bijbehorende stukken voor de vergadering elektronisch beschikbaar gesteld aan raads- en burgerleden, tenzij dit naar hun aard niet mogelijk is.

Artikel 6. Openbaarheid. agenda, besluitenlijst,

1De vergaderingen van de agendacommissie zijn niet openbaar.

2Bij de aanvang van de vergadering stelt de agendacommissie de agenda vast.

3De beraadslagingen worden in een besluitenlijst samengevat.

4De besluitenlijst wordt in een eerstvolgende vergadering vastgesteld en na vaststelling in het raadsinformatiesysteem geplaatst.

5De voorlopige agenda’s van de raad en van de raadscommissie(s) worden zo spoedig mogelijk na de vergadering van de agendacommissie in het raadsinformatiesysteem gepubliceerd.

Andere besluiten van de agendacommissie worden indien nodig schriftelijk aan de raad kenbaar gemaakt.

Artikel 7. Stemming

1Elk aanwezig lid van de agendacommissie heeft één stem.

2De agendacommissie kan alleen besluiten nemen als meer dan de helft van de leden aanwezig is.

3Alle besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen. Als de stemmen staken is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

Artikel 8. Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening beslist de agendacommissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 9. Inwerkingtreding, intrekking en citeertitel

1De verordening wordt bekendgemaakt in het gemeenteblad en treedt in werking op 1 april 2026.

2De Verordening op de agendacommissie Hoeksche Waard 2022 wordt ingetrokken op 1 april 2026.

3De verordening wordt aangehaald als: Verordening op de agendacommissie Hoeksche Waard 2026.