2. Strategisch beleid
2.1 Principes voor de verwerking van persoonsgegevens
De AVG is gebaseerd op een aantal principes voor de verwerking van persoonsgegevens. Gemeente Hoeksche Waard onderschrijft deze principes en stelt zich ten doel persoonsgegevens slechts te verwerken in overeenstemming met deze principes.
Rechtmatige grondslag
Persoonsgegevens worden door gemeente Hoeksche Waard slechts verwerkt in overeenstemming met de wet en op een behoorlijke en zorgvuldige wijze. Dit betekent onder meer dat verwerkingen alleen plaatsvinden indien hiervoor een rechtmatige verwerkingsgrondslag bestaat. Veelal vloeit de grondslag voor een verwerking bij een gemeente voort uit een wet (wettelijke verplichting) of een publiekrechtelijke taak.
Welbepaalde doeleinden
Gemeente Hoeksche Waard verwerkt persoonsgegevens voor zeer uiteenlopende doeleinden. Zonder doel mogen persoonsgegevens niet worden verwerkt. De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats op een wijze die noodzakelijk is om de doeleinden te bereiken waarvoor de gegevens zijn verkregen. Dit betekent dat gemeente Hoeksche Waard alleen die persoonsgegevens verwerkt die noodzakelijk zijn om het doel te bereiken (ter zake dienend).
Verdere verwerking
Persoonsgegevens kunnen in bepaalde gevallen worden verwerkt voor andere doelen dan waarvoor ze in eerste instantie zijn verzameld. Daarbij geldt onder andere dat de twee doelen aan elkaar verwant moeten zijn, er zich geen nadelige effecten voor de betrokkenen voordoen, dan wel dat hiervoor extra waarborgen zijn getroffen. Gemeente Hoeksche Waard voert, voordat de verwerking start, een toets uit om te bepalen of de gegevens voor andere doelen mogen worden gebruikt op grond van de wet- en regelgeving.
Minimale gegevensverwerking
Gegevens mogen alleen worden verwerkt als dit in verhouding staat tot het doel. Als het doel waarvoor persoonsgegevens worden verwerkt, zonder of met minder persoonsgegevens kan worden bereikt, dan kiest gemeente Hoeksche Waard bij voorkeur voor die mogelijkheid. Ook als het doel waarvoor persoonsgegevens worden verwerkt op een wijze kan worden verwezenlijkt die minder inbreuk maakt op de privacy van de betrokkene, dan kiest gemeente Hoeksche Waard bij voorkeur voor die mogelijkheid.
Juiste en actuele gegevens
Gemeente Hoeksche Waard zorgt ervoor dat alleen persoonsgegevens worden verwerkt die juist en actueel zijn gelet op het doel waarvoor zij verzamelt zijn of vervolgens worden verwerkt. Gemeente Hoeksche Waard neemt redelijke maatregelen om persoonsgegevens juist en actueel te houden, onjuiste persoonsgegevens te actualiseren, te rectificeren en/of te wissen.
Bewaartermijnen
Gemeente Hoeksche Waard stelt de bewaartermijn van een verwerking vast aan de hand van wettelijke bepalingen en de selectielijsten. Gemeenten hebben op grond van de Archiefwet 1995 onder andere de plicht om zogenaamde selectielijsten op te stellen. Deze selectielijsten bepalen voor een selectie van documenten hoelang deze moeten worden bewaard.
Gemeente Hoeksche Waard stelt de bewaartermijn vast op basis van noodzakelijkheid. Persoonsgegevens mogen dan niet langer worden bewaard dan noodzakelijk. Gemeente Hoeksche Waard bewaart gegevens alleen langer als deze geanonimiseerd worden, zodat directe of indirecte identificatie van een persoon niet meer mogelijk is.
Integriteit en vertrouwelijkheid
Gemeente Hoeksche Waard neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens, met name bijzondere persoonsgegevens, te beschermen tegen misbruik en onrechtmatige of ongeautoriseerde verwerking. Gemeente Hoeksche Waard handelt hierbij in overeenstemming met haar informatiebeveiligingsbeleid. Het informatiebeveiligingsbeleid verplicht gemeente Hoeksche Waard om informatie te beveiligen tegen ongeautoriseerd gebruik, vernietiging (per ongeluk of onrechtmatig), verlies of vervalsing, onbevoegde bekendmaking of toegang en alle andere onrechtmatige manieren van verwerking.
Privacy by Design en Privacy by Default
Gemeente Hoeksche Waard houdt bij de ontwikkeling van nieuwe diensten, systemen of processen rekening met aspecten van privacy en gegevensbescherming om zo te komen tot een zo optimaal mogelijke bescherming van Persoonsgegevens. Dit uitgangspunt wordt Privacy by Design genoemd. Gemeente Hoeksche Waard draagt er zorg voor dat concrete maatregelen zoveel mogelijk doorgevoerd worden in het ontwerp. Daarbij neemt de gemeente Privacy by Default als uitgangspunt: de standaardinstellingen zijn altijd zo privacy-vriendelijk mogelijk.
Toegang tot gegevens
Uitsluitend geautoriseerde gebruikers zijn bevoegd tot onder meer het invoeren, rechtstreeks raadplegen, wijzigen en verwijderen van persoonsgegevens voor zover aan hen hiervoor bevoegdheden zijn toegekend. Deze bevoegdheden worden verleend op grond van het binnen gemeente Hoeksche Waard geldend beleid voor toegang tot gegevens, waaronder haar informatiebeveiligingsbeleid. Het beheer van bevoegdheden wordt periodiek gecontroleerd. De gemeente hanteert daarnaast specifieke oplossingen en toepassingen, waaronder het bijhouden van loggegevens, om ongeautoriseerde toegang tot en niet toegestane verwerkingen van persoonsgegevens zo veel mogelijk te voorkomen en aan te pakken.
Inbreuk in verband met persoonsgegevens
Bij toegang tot, verlies of wijziging van persoonsgegevens bij gemeente Hoeksche Waard, zonder dat dit de bedoeling is, kan sprake zijn van een datalek. Dat moet, afhankelijk van het risico, worden gemeld bij de toezichthouder (de Autoriteit Persoonsgegevens) en soms bij de getroffen betrokkenen. Gemeente Hoeksche Waard registreert datalekken, zet de bevindingen om in verbeterpunten en ziet toe op de opvolging hiervan. Nadere regels ten aanzien van het vaststellen, melden en afhandelen van datalekken zijn opgenomen in het Protocol Datalekken gemeente Hoeksche Waard.
Samenwerking
Gemeente Hoeksche Waard schakelt soms derden in om persoonsgegevens in opdracht van haar te verwerken. Deze derden worden verwerkers genoemd. Ook een verwerker moet zich houden aan de privacyregelgeving en aan het Strategisch Privacybeleid van Gemeente Hoeksche Waard. De AVG verplicht gemeenten tot het maken van contractuele afspraken met verwerkers, zogenaamde verwerkersovereenkomsten.
Samenwerkingsverbanden
Verder kan het voorkomen dat gemeente Hoeksche Waard samenwerkt met andere organisaties om een taak van algemeen belang uit te voeren. In die gevallen kan sprake zijn van meerdere verwerkersverantwoordelijken (gezamenlijk of individueel). De gemeente maakt met bedoelde organisaties afspraken over de wijze waarop persoonsgegevens worden verwerkt. Deze organisaties waarborgen een beschermingsniveau dat gelijk is aan dat van de gemeente.
Doorgifte buiten de EER
Doorgifte van persoonsgegevens aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of een internationale organisatie, vindt alleen plaats in overeenstemming met de relevante bepalingen in toepasselijke wet- en regelgeving en dit privacybeleid.
Transparantie
Gemeente Hoeksche Waard informeert de betrokkenen tijdig, op een zo eenvoudig mogelijke, begrijpelijke en toegankelijke wijze over het feit dat zij persoonsgegevens verwerkt, op welke wijze en voor welke doeleinden. De betrokkene wordt op heldere en laagdrempelige wijze geïnformeerd over zijn rechten en de wijze waarop hij deze kan uitoefenen. Alleen indien de wet anders bepaalt, wijkt gemeente Hoeksche Waard van deze informatieplicht af.
Rechten van betrokkenen
Iedereen heeft het recht om te vernemen welke persoonsgegevens gemeente Hoeksche Waard over hem/haar heeft verzameld en waarvoor deze worden gebruikt. Betrokkenen hebben de mogelijkheid om hun rechten uit hoofdstuk III van de AVG uit te oefenen, te weten het recht van inzage, recht op rectificatie, recht op verwijdering, recht op bezwaar, recht op beperking en recht op overdraagbaarheid. Nadere regels ten aanzien van de rechten van betrokkenen zijn opgenomen in het Protocol afhandelen verzoek om inzage Gemeente Hoeksche Waard.
Geschillenbeslechting
Indien de betrokkene van mening is dat gemeente Hoeksche Waard niet op een juiste wijze met zijn persoonsgegevens is omgegaan, kan hij een klacht indienen volgens de van toepassing zijnde Klachtenregeling gemeente Hoeksche Waard. Ook is hierin geregeld wat de mogelijkheden voor betrokkene zijn wanneer hij niet tevreden is over de afhandeling van zijn klacht door gemeente Hoeksche Waard. De betrokkene heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, met betrekking tot de naleving van wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens.
Verantwoording
Onder de verantwoordelijkheid van zowel het college van B&W als de gemeenteraad vindt een groot aantal verwerkingen van persoonsgegevens plaats. Daar vindt extern en intern toezicht op plaats. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) houdt toezicht op de naleving van de privacyregels in Nederland. Daarnaast beschikt de gemeente over een interne toezichthouder: de Functionaris Gegevensbescherming (FG). De FG ziet erop toe dat de AVG intern wordt nageleefd. Gemeente Hoeksche Waard stelt voldoende middelen ter beschikking aan de FG om het toezicht adequaat uit te kunnen voeren.
Verwerkingsregister
Gemeente Hoeksche Waard beschikt over een verwerkingsregister, waarin alle verwerkingen van persoonsgegevens gedocumenteerd zijn en inzichtelijk zijn gemaakt.
Gegevenseffectbeoordeling (DPIA)
Als een verwerking mogelijk een hoog risico inhoudt voor de betrokkene, moet gemeente Hoeksche Waard een beoordeling uitvoeren van het effect van een verwerking van persoonsgegevens. Gemeente Hoeksche Waard voert in dat geval een gegevenseffectbeoordeling (ook wel ‘Data Protection Impact Assessment’ of ‘DPIA’ genoemd). Als uit de gegevenseffectbeoordeling blijkt dat er inderdaad hoge risico’s zijn verbonden aan de verwerking, moet de gemeente voldoende maatregelen nemen om de risico’s te verminderen. Als het niet lukt om (voldoende) maatregelen te nemen om dit risico te beperken, dan moet de gemeente met de AP overleggen, voordat zij met de verwerking start. Dit wordt een voorafgaande raadpleging
2https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/voorafgaande-raadpleging
genoemd.
Functionaris gegevensbescherming (FG)
Gemeente Hoeksche Waard is een overheidsinstantie die structureel en op grote schaal persoonsgegevens verwerkt, waaronder bijzondere persoonsgegevens. Gemeente Hoeksche Waard is daarom verplicht een FG aan te stellen. De FG is de onafhankelijke interne toezichthouder en heeft een adviserende, informerende en toezichthoudende taak. Dit betekent dat de FG toeziet op alle verwerkingen van persoonsgegevens. De FG brengt jaarlijks een verslag uit aan de gemeenteraad en het College van B&W van zijn werkzaamheden, bevindingen en aanbevelingen.
PDCA Cyclus
Gemeente Hoeksche Waard streeft ernaar om rondom de verwerking van persoonsgegevens in control te zijn en daarover op professionele wijze verantwoording af te leggen. In control betekent in dit verband dat gemeente Hoeksche Waard weet welke maatregelen genomen zijn ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens, dat er een planning is van de maatregelen die nog niet genomen zijn en dat dit geheel verankerd is in een Plan-Do-Check-Act-cyclus.
Daarnaast gebruikt gemeente Hoeksche Waard de Privacy Baseline van het Centrum Informatiebeveiliging en Privacybescherming (CIP)
3Producten/diensten - cip-overheid
als het beoordelingskader voor het waarborgen van privacy compliance binnen de gemeente. De Privacy Baseline is een normenkader dat door de gemeente gebruikt wordt voor het duiden van privacy risico’s en de daarbij behorende beheersmaatregelen binnen de gemeente.
Bewustwording
Beleid en maatregelen zijn niet voldoende om risico’s op het terrein van het verwerken van persoonsgegevens uit te sluiten. Het is noodzakelijk om het bewustzijn in de gemeentelijke organisatie voortdurend aan te scherpen, zodat kennis van risico’s wordt verhoogd en (veilig en verantwoord) gedrag om persoonsgegevens zorgvuldig te verwerken wordt aangemoedigd. Iedere medewerker wordt aantoonbaar geïnformeerd over het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens, bijvoorbeeld via instructies. Dit gebeurt passend binnen de context van en bij het domein waarbinnen die worden verwerkt.
Bijlage 1: Definities uit artikel 4 AVG
persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon ("de betrokkene"); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon;
verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens;
beperken van de verwerking: het markeren van opgeslagen persoonsgegevens met als doel de verwerking ervan in de toekomst te beperken;
profilering: elke vorm van geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens waarbij aan de hand van persoonsgegevens bepaalde persoonlijke aspecten van een natuurlijke persoon worden geëvalueerd, met name met de bedoeling zijn beroepsprestaties, economische situatie, gezondheid, persoonlijke voorkeuren, interesses, betrouwbaarheid, gedrag, locatie of verplaatsingen te analyseren of te voorspellen;
pseudonimisering: het verwerken van persoonsgegevens op zodanige wijze dat de persoonsgegevens niet meer aan een specifieke betrokkene kunnen worden gekoppeld zonder dat er aanvullende gegevens worden gebruikt, mits deze aanvullende gegevens apart worden bewaard en technische en organisatorische maatregelen worden genomen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens niet aan een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon worden gekoppeld;
bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens die volgens bepaalde criteria toegankelijk zijn, ongeacht of dit geheel gecentraliseerd of gedecentraliseerd is dan wel op functionele of geografische gronden is verspreid;
verwerkingsverantwoordelijke: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt; wanneer de doelstellingen van en de middelen voor deze verwerking in het Unierecht of het lidstatelijke recht worden vastgesteld, kan daarin worden bepaald wie de verwerkingsverantwoordelijke is of volgens welke criteria deze wordt aangewezen;
verwerker: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt;
ontvanger: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, al dan niet een derde, aan wie/waaraan de persoonsgegevens worden verstrekt. Overheidsinstanties die mogelijk persoonsgegevens ontvangen in het kader van een bijzonder onderzoek overeenkomstig het Unierecht of het lidstatelijke recht gelden echter niet als ontvangers; de verwerking van die gegevens door die overheidsinstanties strookt met de gegevensbeschermingsregels die op het betreffende verwerkingsdoel van toepassing zijn;
derde: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, niet zijnde de betrokkene, noch de verwerkingsverantwoordelijke, noch de verwerker, noch de personen die onder rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker gemachtigd zijn om de persoonsgegevens te verwerken;
toestemming van de betrokkene: elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting waarmee de betrokkene door middel van een verklaring of een ondubbelzinnige actieve handeling hem betreffende verwerking van persoonsgegevens aanvaardt;
inbreuk in verband met persoonsgegevens: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens;
genetische gegevens: persoonsgegevens die verband houden met de overgeërfde of verworven genetische kenmerken van een natuurlijke persoon die unieke informatie verschaffen over de fysiologie of de gezondheid van die natuurlijke persoon en die met name voortkomen uit een analyse van een biologisch monster van die natuurlijke persoon;
biometrische gegevens: persoonsgegevens die het resultaat zijn van een specifieke technische verwerking met betrekking tot de fysieke, fysiologische of gedragsgerelateerde kenmerken van een natuurlijke persoon op grond waarvan eenduidige identificatie van die natuurlijke persoon mogelijk is of wordt bevestigd, zoals gezichtsafbeeldingen of vingerafdrukgegevens;
gegevens over gezondheid: persoonsgegevens die verband houden met de fysieke of mentale gezondheid van een natuurlijke persoon, waaronder gegevens over verleende gezondheidsdiensten waarmee informatie over zijn gezondheidstoestand wordt gegeven;
hoofdvestiging: a) met betrekking tot een verwerkingsverantwoordelijke die vestigingen heeft in meer dan één lidstaat, de plaats waar zijn centrale administratie in de Unie is gelegen, tenzij de beslissingen over de doelstellingen van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens worden genomen in een andere vestiging van de verwerkingsverantwoordelijke die zich eveneens in de Unie bevindt, en die tevens gemachtigd is die beslissingen uit te voeren, in welk geval de vestiging waar die beslissingen worden genomen als de hoofdvestiging wordt beschouwd; b) met betrekking tot een verwerker die vestigingen in meer dan één lidstaat heeft, de plaats waar zijn centrale administratie in de Unie is gelegen of, wanneer de verwerker geen centrale administratie in de Unie heeft, de vestiging van de verwerker in de Unie waar de voornaamste verwerkingsactiviteiten in het kader van de activiteiten van een vestiging van de verwerker plaatsvinden, voor zover op de verwerker krachtens deze verordening specifieke verplichtingen rusten;
vertegenwoordiger: een in de Unie gevestigde natuurlijke persoon of rechtspersoon die uit hoofde van artikel 27 schriftelijk door de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker is aangewezen om de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker te vertegenwoordigen in verband met hun respectieve verplichtingen krachtens deze verordening;
onderneming: een natuurlijke persoon of rechtspersoon die een economische activiteit uitoefent, ongeacht de rechtsvorm ervan, met inbegrip van maatschappen en persoonsvennootschappen of verenigingen die regelmatig een economische activiteit uitoefenen;
concern: een onderneming die zeggenschap uitoefent en de ondernemingen waarover die zeggenschap wordt uitgeoefend;
bindende bedrijfsvoorschriften: beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens dat een op het grondgebied van een lidstaat gevestigde verwerkingsverantwoordelijke of verwerker voert met betrekking tot de doorgifte of reeksen van doorgiften van persoonsgegevens aan een verwerkingsverantwoordelijke of verwerker in een of meer derde landen binnen een concern of een groepering van ondernemingen die gezamenlijk een economische activiteit uitoefenen;
toezichthoudende autoriteit: een door een lidstaat ingevolge artikel 51 ingestelde onafhankelijke overheidsinstantie;
betrokken toezichthoudende autoriteit: een toezichthoudende autoriteit die betrokken is bij de verwerking van persoonsgegevens omdat: a) de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker op het grondgebied van de lidstaat van die toezichthoudende autoriteit is gevestigd; b) de betrokkenen die in de lidstaat van die toezichthoudende autoriteit verblijven, door de verwerking wezenlijke gevolgen ondervinden of waarschijnlijk zullen ondervinden; of c) bij die toezichthoudende autoriteit een klacht is ingediend;
grensoverschrijdende verwerking: a) verwerking van persoonsgegevens in het kader van de activiteiten van vestigingen in meer dan één lidstaat van een verwerkingsverantwoordelijke of een verwerker in de Unie die in meer dan één lidstaat is gevestigd; of b) verwerking van persoonsgegevens in het kader van de activiteiten van één vestiging van een verwerkingsverantwoordelijke of van een verwerker in de Unie, waardoor in meer dan één lidstaat betrokkenen wezenlijke gevolgen ondervinden of waarschijnlijk zullen ondervinden;
relevant en gemotiveerd bezwaar: een bezwaar tegen een ontwerpbesluit over het bestaan van een inbreuk op deze verordening of over de vraag of de voorgenomen maatregel met betrekking tot de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker strookt met deze verordening, waarin duidelijk de omvang wordt aangetoond van de risico's die het ontwerpbesluit inhoudt voor de grondrechten en de fundamentele vrijheden van betrokkenen en, indien van toepassing, voor het vrije verkeer van persoonsgegevens binnen de Unie;
dienst van de informatiemaatschappij: een dienst als gedefinieerd in artikel 1, lid 1, punt b), van Richtlijn (EU) 2015/1535 van het Europees Parlement en de Raad (19);
internationale organisatie: een organisatie en de daaronder vallende internationaalpubliekrechtelijke organen of andere organen die zijn opgericht bij of op grond van een overeenkomst tussen twee of meer landen.