Aanhef
Inleiding
Het belang van evenementen
Evenementen zijn belangrijk voor de gemeente Hoeksche Waard. Evenementen brengen levendigheid en vertier en kunnen bewoners met elkaar verbinden. Ook kunnen evenementen bijdragen aan de economische activiteiten en een positief imago van de gemeente. Van belang is dat het aanbod is afgestemd op de wensen en behoeften van de inwoners en passen bij de Hoeksche Waard.
De Hoeksche Waard kent een grote verscheidenheid aan evenementen, van kleinschalig tot groot en van de meer traditionele evenementen rond feestdagen tot grote sportevenementen en muziekfestivals. Inwoners en bezoekers van jong tot oud vermaken zich hiermee en voor sommige ondernemers en verenigingen is het een extra bron van inkomsten.
Vele vrijwilligers, organisatoren en ondernemers, spannen zich jaarlijks in om de vele mooie activiteiten te organiseren waarvan vele inwoners en bezoekers genieten. Bij het organiseren komt heel wat kijken, zowel voor organisatoren en omwonenden als voor de gemeente. Zo ondersteunt de gemeente sommige evenementen en verleent ze alle benodigde vergunningen. Daarbij hebben de politie en brandweer een belangrijke rol bij het veilig laten verlopen, in ieder geval door te adviseren vooraf. Vooral bij grotere evenementen heeft het Evenementenloket van de Veiligheidsregio Zuid Holland Zuid een prominente rol. Daarnaast heeft de gemeente een taak bij het toezicht op evenementen en handhaaft regels indien dat nodig is. Over al deze verschillende aspecten gaan de beleidsregels.
Kader
Een evenement kent veel aspecten, denk aan: leefbaarheid, verkeer, milieu, ruimte, veiligheid, economie, wonen en participatie. Binnen de gemeentelijke organisatie zijn hiervoor diverse portefeuillehouders verantwoordelijk. Besluitvorming vindt plaats door zowel raad, college als burgemeester. Evenementenbeleid is de uitkomst van integrale samenwerking tussen vele betrokkenen en vereist een zorgvuldig proces. Op dit moment wordt gestart met een eerste verkenning om te komen tot een breed gedragen evenementenbeleid. Dit zal recht doen aan de wensen en behoeften van de inwoners van de Hoeksche Waard. Dit proces zal niet op korte termijn afgerond zijn. Aangezien er wel op korte termijn behoefte is aan een duidelijk afwegingskader dat houvast biedt bij de vergunningverlening op dit moment en in de nabije toekomst zijn deze proces en richtlijnen evenementenvergunningen opgesteld. De grondslag voor deze richtlijnen is de geldende Algemene Plaatselijke Verordening samen met het Evenementenbeleid 2020.
Waarom proces en richtlijnen evenementenvergunningen?
Deze richtlijnen leveren een bijdrage aan een zorgvuldig vergunningverleningsproces. Een duidelijk kader voor het opstellen van de evenementenvergunningen levert een belangrijke bijdrage aan zowel het goede verloop van het evenement als waarborgen van de leefbaarheid rondom het evenement.
Ze worden door de burgemeester en het college vastgesteld, ieder voor hun bevoegdheid.
•Het doel van de richtlijnen is om een zorgvuldig evenwicht te vinden tussen deze (soms tegengestelde) belangen.
•We verbeteren de organisatie van het proces verder, maken het klantvriendelijker voor de organisatoren en regelen toezicht en handhaving beter.
Zowel organisatoren als de gemeente hebben behoefte aan heldere uitgangspunten waarin alle aspecten rondom evenementen vergunningverlening samenkomen; van ondersteuning tot voorwaarden waaronder activiteiten mogelijk zijn.
Wat is een evenement?
De definitie staat in de Algemene Plaatselijke Verordening (art. 2:24 APV). Samenvattend is een evenement een voor publiek toegankelijke (dit wil zeggen dat de activiteit een open karakter moet hebben, dus openbaar toegankelijk) activiteit van vermaak (een activiteit wat de intentie heeft het publiek te vermaken). Daarbij is het in principe niet relevant of de activiteit plaatsvindt op particulier terrein, op gemeentegrond, op of aan de openbare weg of in een gebouw. Het kan ook een activiteit betreffen die een evenementachtige karakter heeft. Voor bijeenkomsten niet zijnde vermaak (bijv. herdenkingsplechtigheid) of besloten feesten (bijv. grote besloten feesten in bijv. bedrijfskantine , loods of horecapand) met grote impact op de omgeving kan een evenementenvergunning nodig zijn.
Leeswijzer
Het stuk proces en richtlijnen voor evenementenvergunningen is als volgt opgebouwd:
Hoofdstuk 1: Visie op evenementen
Hoofdstuk 2: Verantwoordelijkheidsverdeling
Hoofdstuk 3: Wettelijk kader evenementen
Hoofdstuk 4: Voorschriften
Hoofdstuk 5: Behandelaanpak evenementenvergunning
Hoofdstuk 6: Gemeentelijke ondersteuning
Hoofdstuk 7: Toezicht en handhaving
Bijlage A, Proces vergunningverlening
BIJLAGE A - Proces vergunningverlening
Behandelaanpak meldingsplichtig evenement (categorie 0)
Als een klein evenement voldoet aan de criteria voor Categorie 0, dan is het niet nodig een evenementenvergunning aan te vragen. Wel moet de organisator van tevoren schriftelijk melding van zijn evenement doen bij de gemeente. Dit kan via het meldingsformulier op de website van de gemeente of door het meldingsformulier te printen en te e-mailen naar info@gemeentehw.nl. Alle formulieren zijn te vinden op de website . Na het digitaal indienen van de melding ontvangt de organisator een automatische ontvangstbevestiging.
Uiterlijk 14 dagen voor aanvang van het evenement moet de melding bij de gemeente binnen te zijn. Op het formulier wordt gevraagd naar de gegevens van de aanvrager, de naam van het evenement, de omschrijving van de activiteiten, de datum en de locatie.
Is de melding in orde, dan wordt de melder binnen 5 werkdagen na ontvangst in kennis gesteld van de registratie van zijn melding. De melder ontvangt ook informatie over voorschriften die bij ieder evenement aan de orde zijn, zoals brandveiligheidsregels en hygiënerichtlijnen. Mocht de burgemeester besluiten het gemelde evenement vanwege de openbare orde en veiligheid niet toe te staan, dan wordt de organisator hier zo spoedig mogelijk van in kennis gesteld.
De gemeente heeft gemelde evenementen altijd door aan de politie en eventuele andere diensten. Dit stelt hen in staat om bij een inzet op de betreffende locatie rekening te houden met het evenement en indien nodig de organisator aan te spreken.
Toch een vergunning?
Het kan zijn dat na beoordeling blijkt dat de gemelde activiteit toch vergunningplichtig is. In dat geval stelt de gemeente de melder hiervan binnen 5 werkdagen na binnenkomen van de melding op de hoogte. De behandelaar van de aanvraag neemt contact op met de organisator en bespreekt of het indienen van een vergunningaanvraag nog een reële kans van slagen heeft, dan wel wat er kan worden gedaan om de activiteit alsnog onder de meldingsplicht te brengen of te verplaatsen naar een later moment.
Behandelaanpak evenement met een laag risico (categorie A)
Het proces bij een evenement in categorie A kan beginnen met een vooroverleg. Het proces bestaat in ieder geval uit een aanvraag evenementenvergunning en een formeel besluit van de gemeente op de aanvraag. Als er bijzonderheden zijn kan de gemeente de aanvrager om aanvullende informatie vragen.
Vooroverleg
Het proces kan starten met een vooroverleg tussen de organisator en een vergunningverlener van de gemeente, nog voordat een vergunningaanvraag wordt ingediend.
Tijdens het vooroverleg wordt meegedacht met de organisator om te komen tot een goede aanvraag. Samen wordt het aanvraagformulier doorgelopen. Zodat voor de aanvrager goed duidelijk is wat van hem wordt verwacht en wij een grotere kans hebben op een volledige en goede aanvraag. Ook worden de te verwachten knelpunten besproken. De volgende onderwerpen komen in ieder geval aan bod:
•haalbaarheid van het evenement;
•hoeveel personen worden er verwacht?
•wat is er veranderd ten opzichte van vorig jaar?
•vergunningaanvraag: wanneer, hoe aanleveren, welke bijlagen nodig?
•wat is er verder nodig van de gemeente?
Aanvraag evenementenvergunning
De aanvraag voor een evenementenvergunning voor een regulier evenement (categorie A) moet uiterlijk acht weken van tevoren compleet bij de gemeente te worden ingediend. De vergunningaanvraag kan worden ingediend via het digitale aanvraagformulier op de website van de gemeente of door het printen en e-mailen van het formulier naar info@gemeentehw.nl. Alle formulieren zijn te vinden op de website .
Bij de aanvraag moeten de volgende bijlagen altijd worden toegevoegd:
•de situatietekening van de locatie en het terrein van het evenement;
•het draaiboek met programmering;
•indien van toepassing: het tentenboek, constructiegegevens podium, keuringsrapporten attracties, TUG-melding, overeenkomst met een schoonmaakdienst, ontheffing Alcoholwet, routebeschrijving met verkeersplan en locatie verkeersregelaars bij hardloopwedstrijd, wandel-, fiets-,lampionoptocht, loterijvergunning, melding bingo of aanvraag collectevergunning. Indien van toepassing een beveiligingsplan en/of een zorgplan.
Aanvullende informatie
Als de aanvraag binnen is bij de gemeente, wordt deze getoetst. Zijn alle vragen beantwoord en zijn alle nodige bijlagen toegevoegd? Wanneer er iets ontbreekt, wordt de aanvrager hiervan binnen 5 werkdagen in kennis gesteld, zodat hij/zij zijn aanvraag kan aanvullen of nog tijdig een nieuwe aanvraag kan indienen. Het kan ook zijn dat de gemeente gezien de aard van de activiteiten of andere risico’s rondom het evenement vraagt om een aanvullend plan. Indien nodig legt de gemeente de behandeling van de aanvraag tijdelijk stil en krijgt de aanvrager een termijn waarbinnen bepaalde extra informatie moet worden verstrekt. De gemeente geeft aan de aanvrager door om welke informatie het gaat.
Behandelaanpak
De gemeente beoordeelt in welke categorie de aanvraag valt. Is het een evenement met een laag risico, dan valt het in categorie A. Dit houdt in dat in beginsel geen overleg nodig is en in principe geen advies nodig is van de Veiligheidsregio. Wel zijn veelal adviezen van andere gemeentelijke afdelingen nodig, bijvoorbeeld inzake verkeer of constructies.
Vergunning
Als er geen bijzonderheden zijn, volgt het besluit om een evenementenvergunning te verlenen. De aanvrager en eventuele direct belanghebbenden worden rechtstreeks in kennis gesteld door de gemeente. Politie en Veiligheidsregio worden in kennis gesteld via Digimak
De behandeling van een aanvraag voor een categorie A-evenement duurt doorgaans 2 tot 4 weken. Wanneer er wel advies moet worden aangevraagd over het evenement, kan deze behandeltermijn langer worden. De diensten hebben namelijk 10 werkdagen de tijd om hun advies te verstrekken.
In bepaalde gevallen is een vooraf een schouw nodig van het evenemententerrein. Dat is in ieder geval het geval als er gebruik wordt gemaakt van een (bijeenkomst)tent waar zich meer dan 125 bezoekers gelijktijdig kunnen bevinden. Het soort evenement bepaalt welke diensten deelnemen aan de schouw. Van de schouw wordt een rapport opgesteld.
Tijdens het evenement
De organisator van het A-evenement is zelf verantwoordelijk voor het veilige verloop van het evenement. Het kan zijn dat de gemeente Boa’s inzet voor toezicht en handhaving tijdens het evenement.
Na afloop
Mocht er aanleiding zijn om te evalueren, dan neemt de gemeente contact op met de organisator. Wanneer er schade is ontstaan wordt dit verhaald op de vergunninghouder. Daarnaast kan het zijn dat de gemeente kosten in rekening brengt voor het gebruik van gemeentelijke middelen of nutsvoorzieningen.
Behandelaanpak evenement met een gemiddeld risico (categorie B)
Het proces bij een evenement in categorie B bestaat uit een mogelijk vooroverleg en verder in ieder geval uit het indienen van een vergunningaanvraag met een veiligheidsplan, een dienstenoverleg met de gemeente en de adviserende diensten en een besluit op de aanvraag. Bij B-evenementen wordt daarnaast ook gewerkt met een schouw, verhoogde inzet van Handhaving (Boa’s) en wordt altijd gezamenlijk geëvalueerd.
Vooroverleg
Het proces start meestal met een vooroverleg tussen de organisator en de behandelend vergunningverlener van de gemeente, nog voordat een vergunningaanvraag wordt ingediend. De aanvrager kan zelf vragen om een vooroverleg, maar ook de gemeente kan besluiten de aanvrager uit te nodigen voor een vooroverleg. Bij het gesprek zitten adviseurs van diensten aan tafel die voor dat evenement nodig zijn. De vergunningverlener maakt hier een inschatting van.
In dit vooroverleg kan uitleg worden gegeven over het behandelproces en de eisen aan de vergunningaanvraag. Ook wordt besproken wat de wenselijke indieningstermijn is, om genoeg tijd te hebben om de aanvraag te behandelen en tijdig een besluit te kunnen nemen over de aanvraag. De behandelaar van de aanvraag stelt hiertoe een spoorboekje op van de beoogde procesplanning en bespreekt deze met de aanvrager.
De volgende onderwerpen komen in ieder geval in het vooroverleg aan bod:
•haalbaarheid van het evenement;
•hoeveel personen worden er verwacht?
•wat is er veranderd ten opzichte van vorig jaar?
•vergunningaanvraag: wanneer, hoe aanleveren, welke bijlagen nodig?
•wat is er verder nodig van de gemeente?
Aanvraag evenementenvergunning
De aanvraag voor een evenementenvergunning voor een aandachtsevenement (categorie B) moet uiterlijk twaalf weken van tevoren bij de gemeente te worden ingediend. De vergunningaanvraag kan worden ingediend via het digitale aanvraagformulier op de website van de gemeente of door het printen en e-mailen van het formulier naar info@gemeentehw.nl. Alle formulieren zijn te vinden op de website.
Bij de aanvraag moeten de volgende bijlagen altijd worden toegevoegd:
•de situatietekening van de locatie en het terrein van het evenement;
•het draaiboek met programmering;
•indien van toepassing: het tentenboek, constructiegegevens podium, keuringsrapporten attracties, TUG-melding, loterijvergunning, overeenkomst met een schoonmaakdienst, ontheffing drank- en horecawet, routebeschrijving met verkeersplan en locatie verkeersregelaars bij hardloopwedstrijd, wandel-, fiets-, lampionoptocht, loterijvergunning, melding bingo of aanvraag collectevergunning. Indien van toepassing een beveiligingsplan en/of een zorgplan;
•bij de vergunningaanvraag voor een B-evenement moet daarnaast ook altijd een beveiligingsplan te worden toegevoegd. Of het evenement in de B-categorie valt kan in het vooroverleg worden besproken.
Aanvullende informatie
Als de aanvraag binnen is bij de gemeente, wordt deze getoetst. Zijn alle vragen beantwoord en zijn alle nodige bijlagen toegevoegd? Wanneer er iets ontbreekt, wordt de aanvrager hiervan binnen 5 werkdagen in kennis gesteld, zodat hij/zij zijn aanvraag kan aanvullen of nog tijdig een nieuwe aanvraag kan indienen. Daarnaast kan de medewerker vergunningverlening besluiten meer informatie bij de aanvrager op te vragen als dit nodig is ten behoeve van de besluitvorming, zoals een mobiliteitsplan of een akoestisch onderzoek. Indien nodig bevriest de gemeente formeel de aanvraag en krijgt de aanvrager een termijn waarop aanvullende informatie moet worden verstrekt.
Behandelaanpak
De gemeente beoordeelt pas na indiening van de aanvraag officieel in welke categorie de aanvraag valt. Is het een evenement met een gemiddeld risico, dan valt het in categorie B. Dit houdt in dat de aanvrager standaard een veiligheidsplan bij zijn aanvraag moet bijvoegen en er ook standaard minimaal één dienstenoverleg wordt georganiseerd en er een adviesproces wordt doorlopen.
Adviesproces
Bij evenementen in de B-categorie wordt enig risico of hinder verwacht. Dit houdt in dat de medewerker vergunningverlening beoordeelt welke risico’s dit zijn en aan welke in- en/of externe dienst daartoe advies wordt gevraagd. Volgens de regionale afspraken wordt bij B-evenementen in ieder geval door politie en brandweer aan de gemeente geadviseerd. Eventueel is een gezamenlijk advies door politie, brandweer en GHOR ook mogelijk.
Diensten die niet om advies worden gevraagd, krijgen de aanvraag ter informatie toegestuurd. Dit stelt hen in staat kennis te nemen van de activiteit en indien nodig de gemeente ongevraagd te adviseren over het evenement.
Dienstenoverleg
B-evenementen worden in minimaal één dienstenoverleg besproken. Dit is bedoeld om de gemeenschappelijke beeldvorming en risicoanalyse uit te voeren. De nodige adviseurs worden hiervoor uitgenodigd. Ook de aanvrager wordt hiervoor uitgenodigd. De risicoanalyse houdt in dat de aanvraag aan de hand van een vaste methodiek wordt doorlopen op voorzienbare risico’s voor de openbare orde, openbare veiligheid, volksgezondheid en milieu. Alle aanwezige diensten leveren hun inbreng en ook de aanvrager kan zijn input leveren op het risicobeeld. Hieruit volgt op welke punten de aanvraag moet worden aangevuld of het (veiligheidsplan voor het) evenement moet worden aangepast.
Tijdens het dienstenoverleg worden afspraken gemaakt over het vervolg. Dit kan zijn: diensten zien geen bezwaren en stemmen af wanneer zij hun schriftelijke adviezen indienen bij de gemeente; de aanvrager heeft nog aanpassingen te doen in zijn plannen. Diensten geven aan welke aanpassingen zij verwachten en stellen hun adviezen op nadat de aangepaste plannen zijn ingediend;
er is behoefte aan een volgend dienstenoverleg, om uitwerkingen van plannen nader te bespreken. Daarna volgen de schriftelijke adviezen.
Schriftelijk advies en vergunning
De adviserende diensten verstrekken binnen tien werkdagen hun schriftelijke adviezen, gericht aan de burgemeester. Deze besluit op basis van deze adviezen of de vergunning kan worden verleend en welke voorschriften hierin moeten worden opgenomen.
Publicatie besluit
Het formele besluit wordt gepubliceerd in het elektronisch Gemeenteblad, in Het Kompas en op de website van de gemeente. De aanvrager en eventuele direct belanghebbenden worden rechtstreeks in kennis gesteld. Het besluit staat open voor bezwaar en beroep.
Voorbereiding en schouw
Bij B-evenementen vindt een intensievere vorm van controle en toezicht plaats dan bij A-evenementen. In een operationeel vooroverleg worden de prioriteiten voor het toezicht gesteld aan de hand van de risicoanalyse en de verleende vergunning. Ook kan in dit overleg worden besloten of er een coördinatie-overleg wordt ingesteld tijdens het evenement en wie daarin namens de diensten aanwezig zullen zijn.
Tijdens de opbouwfase kan al sprake zijn van toezicht en controle, zoals het controleren van tijdelijke wegafsluitingen en toezicht op de opbouw van een tijdelijke constructie.
Voor opening van het evenement vindt altijd een voorschouw plaats, onder regie van de gemeente en in aanwezigheid van de organisator, de politie, brandweer en eventuele andere diensten. De gemeente geeft bij goedkeuring van de gecontroleerde punten toestemming om het evenemententerrein in gebruik te nemen. De bevindingen worden altijd in een schouwrapport vastgelegd.
Tijdens het evenement
De organisator van het evenement is zelf verantwoordelijk voor het veilige verloop van het evenement en alle hinder en overlast die als gevolg daarvan in de omgeving merkbaar zijn. De gemeente houdt toezicht en kan indien nodig ingrijpen als er gevaar ontstaat voor de openbare orde en veiligheid.
Afhankelijk van de nut en noodzaak, kan een coördinatie-overleg zijn ingesteld. In dit overleg komen de organisator, de gemeente, de politie en eventueel ook andere diensten periodiek bij elkaar om het verloop van het evenement te monitoren. Eventuele omstandigheden die vragen om direct ingrijpen kunnen vanuit dit overleg worden opgepakt.
Na afloop
Na afloop vindt een naschouw van het terrein plaats. Met de organisator wordt het terrein gecontroleerd. Daarbij moet duidelijk worden of het terrein goed opgeleverd is of dat er extra werkzaamheden nodig zijn om het schoon op te leveren. Wanneer er schade is ontstaan wordt dit verhaald op de vergunninghouder. Daarnaast kan het zijn dat de gemeente kosten in rekening brengt voor het gebruik van gemeentelijke middelen of nutsvoorzieningen.
Het B-evenement wordt in een volgend dienstenoverleg geëvalueerd. Hiertoe vraagt de gemeente aan de organisator om vooraf de nodige gegevens aan te leveren. De organisator wordt uitgenodigd voor dit evaluatie-overleg.
Aanvullende afspraken voor evenementen met een hoog risico (categorie C)
Evenementen in de C-categorie komen beperkt voor in Hoeksche Waard De afgelopen jaren ging het om één C-evenement per jaar maar we kunnen niet uitsluiten dat er meer C-evenementen naar de gemeente komen en daar wil de gemeente op voorbereid zijn. In deze paragraaf wordt daarom aangegeven op welke punten de behandelaanpak van een C-evenement afwijkt van de aanpak van B-evenementen. Dit betreft met name een nog vroegere aanvraag, een uitgebreidere set van plannen, het werken met een multidisciplinair adviestraject en een doorleefsessie ter voorbereiding.
Aanvraag
De aanvraag voor een evenementenvergunning voor een risico-evenement (categorie C) moet uiterlijk twintig weken van tevoren bij de gemeente worden ingediend. De gemeente acht deze termijn nodig, omdat bij C-evenementen verwacht wordt dat de impact groot is, de ruimte voor zienswijzen en bezwaar en beroep daarom ook extra aandacht nodig heeft en ook de omvang van de planvorming zal leiden tot een intensiever behandelproces, waarvoor meer tijd nodig is. Van aanvragers van C-evenementen wordt verwacht dat zij belanghebbenden actief betrekken bij hun aanvraag en aantonen hoe zij dit hebben gedaan.
De aanvraag voor een C-evenement moet bestaan uit een volledig ingevuld aanvraagformulier, de nodige bijlagen (geluidsplan, verkeersplan) en een veiligheidsplan met daarin minimaal een risicoanalyse, een beveiligingsplan, een crowd management-plan, een zorgplan, en een calamiteiten- en ontruimingsplan, alsmede een nachtregister indien er sprake is van een camping. Net als bij andere evenementen, kan de gemeente besluiten dat er extra informatie nodig is en deze informatie bij de aanvrager opvragen.
Adviestraject
Bij evenementen in de C-categorie worden ernstige risico’s en hinder verwacht. Dit houdt in dat een multi-advies wordt opgesteld door de Veiligheidsregio, samen met de politie. In dit advies worden aspecten vanuit de brandweer, de GHOR en crisisbeheersing meegenomen. Van interne gemeentelijke afdelingen worden separate adviezen opgevraagd.
Bij C-evenementen zijn doorgaans meerdere dienstoverleggen nodig ten behoeve van het adviesproces. De organisator wordt hierbij uitgenodigd. Het eerste dienstenoverleg staat in het teken van beeldvorming en risicoanalyse. Het kan zijn dat naar aanleiding van dit overleg apart over verschillende onderdelen wordt doorgepraat. De werkafspraken worden in het dienstenoverleg gemaakt en gemonitord door de behandelaar van de aanvraag.
Besluitvorming
Bij C-evenementen wordt het besluit op de aanvraag door de burgemeester persoonlijk genomen. Hij wordt hierbij ambtelijk geadviseerd. Het besluit wordt gepubliceerd en actief bekendgemaakt bij direct belanghebbenden.
Voorbereiding
De aanpak van de voorbereiding en uitvoering van een C-evenement is in de basis gelijk aan die van een B-evenement, maar wel intensiever. Zo kan er extra afstemming nodig zijn over toezicht en handhaving.
In aanloop naar het evenement wordt ongeveer 2 tot 3 weken vooraf een doorleefsessie georganiseerd. Dit is een oefening aan tafel, waarin de operationeel leidinggevenden vanuit de organisator en de diensten met elkaar een of twee incidentscenario’s doorleven. Doel van de oefening is het toetsen van de kennis van de plannen en afspraken, het geven van duidelijkheid aan elkaar over de wederzijdse verwachtingen en het opsporen van eventuele onvolkomenheden in de planvorming die nog gerepareerd moeten worden.
Uitvoering
De controles in de opbouwfase van een C-evenement richten zich net als bij B-evenementen op constructies, afzettingen en verkeersmaatregelen. Voor de start vindt de voorschouw plaats. Tijdens het evenement wordt toezicht gehouden door de gemeente en de politie. Ook zal een bepaalde inzet van politie aanwezig zijn in de omgeving voor het geval er problemen met openbare orde of het verkeer ontstaan.
De organisator van het evenement is zelf verantwoordelijk voor het veilige verloop van het evenement en alle hinder en overlast die als gevolg daarvan in de omgeving merkbaar zijn. Ook kan een coördinatie-overleg permanent actief zijn tijdens de uitvoering van het evenement, waarin naast de organisatie ook vertegenwoordigers van de gemeente, de politie en eventuele andere diensten aansluiten.
Na afloop
Het C-evenement wordt 4 tot 6 weken na afloop door de gemeente geëvalueerd, met de adviserende diensten en de organisator. Vooraf vraagt de gemeente aan de organisator om vooraf de nodige gegevens aan te leveren. Wanneer er schade is ontstaan wordt dit verhaald op de vergunninghouder. Daarnaast kan het zijn dat de gemeente kosten in rekening brengt voor het gebruik van gemeentelijke middelen of nutsvoorzieningen.