Beleidsregel Evenementenproces gemeente Hilvarenbeek

Organisatie evenement

A. De organisator/ aanvrager/ melder: de organisatie of natuurlijke persoon die een evenement organiseert en daartoe een evenementenvergunning aanvraagt of een melding doet van het plaatsvinden van een evenement.

Gemeente

B. De burgemeester: is bevoegd gezag voor het verlenen van een evenementen-vergunning en het verlenen van een ontheffing voor het verstrekken van zwak-alcoholische dranken op evenementen door niet-horecagelegenheden.

C. De burgemeester is belast met het toezicht op samenkomsten en vermakelijkheden, alsmede op de naleving van gemeentelijke verordeningen.

D. Het college van burgemeester en wethouders: is bevoegd gezag voor verlenen van omgevingsvergunningen en is bevoegd gezag voor het toezicht op de naleving van brandveiligheid in gebouwen en op overige plaatsen alsmede het toezicht op de veiligheid van tijdelijke constructies.

E. De medewerker vergunningverlening APV: belast met het doorlopen van de procedure van vergunningverlening voor evenementenvergunningen namens de burgemeester, waaronder het uitvoeren van de intake, het aanvragen en ontvangen van adviezen van diverse diensten en het opstellen van de evenementenvergunning.

F. De medewerker vergunningverlening RO: belast met het doorlopen van de procedure van vergunningverlening voor omgevingsvergunningen namens het College.

G. De evenementencoördinator: helpende hand voor de evenementenorganisator. Zet zich in als verbinder van verschillende gemeentelijke afdelingen en externe stakeholders. Stroomlijnt het te doorlopen proces vanaf het eerste contact met de organisator tot en met de uitvoering, vanuit een dienstverlenend perspectief.

H. Administratief medewerker VTH: belast met het ondersteunen van de medewerker vergunningverlening, doorgeven van de leges en publicatie van de besluiten over afgifte van een beschikking. Verzamelt vooraankondigingen ten behoeve van de evenementenkalender.

I. Coördinator toezicht: tevens handhavingsjurist, belast met de coördinator op de inzet van gemeentelijk toezicht bij evenementen, tevens accounthouder voor de Omgevingsdienst in verband met toezicht op naleving van geluidsvoorschriften.

J. Toezichthouders: gemeentelijke medewerkers belast met toezicht op de APV, bouwtoezicht en/of milieutoezicht. Onder de term toezichthouder worden in dit document ook de BOA’s meegenomen.

K. Adviseur OOV: adviseert op het gebied van openbare orde en veiligheid, schakelt met de burgemeester bij eventuele escalatie vanuit het dienstenoverleg, zit het dienstenoverleg van C-evenementen voor en kan aansluiten in een coördinatieteam op een C-evenement.

L. Team Juridische Zaken: voert waar nodig een juridische toets uit van bijvoorbeeld een gemeentelijk formulier, een conceptvergunning of een handhavingsactie.

Externe diensten

M. Evenementencoördinator Veiligheidsregio: centraal coördinatiepunt binnen de veiligheidsregio voor evenementenveiligheid. Neemt aanvragen voor multidisciplinaire adviezen in behandeling en bewaakt de afstemming tussen de advisering vanuit brandweer, GHOR en politie richting gemeente.

N. Adviseur evenementen brandweer: door de Veiligheidsregio aangestelde adviseur die de gemeente van advies voorziet over evenementen voor zover dit betrekking heeft op de brandweerzorg of multidisciplinaire aangelegenheden waarbij de brandweer een gedeeld belang te behartigen heeft.

O. Adviseur evenementen GHOR: door de Veiligheidsregio aangestelde adviseur die de gemeente van advies voorziet over evenementen voor zover dit betrekking heeft op de geneeskundige hulpverlening en technische hygiënezorg of multidisciplinaire aangelegenheden waarbij de GHOR een gedeeld belang te behartigen heeft.

P. Evenementencoördinator politie: door de politie aangestelde adviseur vanuit het basisteam Groene Beemden, die de gemeente van advies voorziet over evenementen voor zover dit betrekking heeft op de politiezorg of multidisciplinaire aangelegenheden waarbij de politie een gedeeld belang te behartigen heeft.

Q. Adviseur RCCB politie: door de politie aangestelde specialistische adviseur van bureau Regionale Conflict- en Crisisbeheersing van de eenheid Zeeland – West-Brabant, die bij C-evenementen aansluit in dienstenoverleggen en dan ook de afstemming verzorgt tussen de advisering en de politionele voorbereiding.

R. Externe toezichthouders: medewerkers van organisaties belast met toezicht op de naleving van wet- en regelgeving bij evenementen. Hieronder kunnen in ieder geval worden verstaan: politie, brandweer (adviesrol bij toezicht), GHOR (adviesrol bij toezicht), de omgevingsdienst (namens gemeente en provincie) en de NVWA.

Structuur dienstenoverleggen

De gemeente houdt vierwekelijks dienstenoverleg waarin A- en B-evenementen worden besproken. Dit dienstenoverleg wordt voorgezeten door de medewerker vergunning-verlening APV.

In dit dienstenoverleg wordt teruggeblikt op de evenementen die hebben plaatsgevonden en worden de aanvragen

Voor de C-evenementen wordt per evenement een aparte planning van diensten-overleggen gemaakt die los staat van de periodieke overleggen. De dienstenoverleggen voor C-evenementen worden ook voorgezeten door de medewerker vergunningverlening APV.

In de dienstenoverleggen sluiten in ieder geval de adviseur OOV, de evenementencoördinator en de coördinator toezicht aan, alsmede adviseurs van politie, brandweer en GHOR.

Toetsing hulpdiensten

De administratief medewerker VTH van de gemeente deelt de aangekondigde evenementen met de politie en de veiligheidsregio. De adviseurs van de betreffende diensten kunnen op hun beurt knelpunten signaleren en hierover al advies geven aan de burgemeester.

De gemeente verwacht van de hulpdiensten dat zij voor 1 december eventuele risico’s en bezwaren kenbaar maken, zodat er nog voor 1 januari actie op kan worden ondernomen. Wanneer de regionale afspraken op dit punt nader zijn ingevuld, zal het proces in Hilvarenbeek hierop worden afgestemd.

Beoordeling lokale impact en toetsing op beleid

Vooraankondigingen worden ook doorgestuurd naar de gemeentelijke evenementen-coördinator en de medewerker vergunningverlening APV. Zij beoordelen de vooraankondigingen op eventuele knelpunten op lokaal niveau. Bijvoorbeeld het samenvallen van activiteiten in een bepaalde omgeving, waardoor veel hinder dreigt te ontstaan. Of het samenvallen van een evenement met geplande bouwwerkzaamheden op de locatie of onderhoud aan de weg. Ook kan blijken dat een voorgenomen aanvraag strijdig is met het gemeentelijke evenementenbeleid. Zo mogen er op basis van het evenementenbeleid 2012 geen twee grote evenementen op één dag plaatsvinden op twee verschillende locaties in de gemeente, waarvan de samenloop onverantwoord is. Wanneer strijdigheid met beleid of anderszins een te grote lokale impact zich voordoet, treedt de evenementencoördinator in gesprek met de aanvrager om een oplossing te bewerkstelligen.

Evenementen die voor 1 oktober een vooraankondiging hebben gedaan en een plek op de kalender hebben gekregen, hebben voorrang ten opzichte van aanvragers die zich later melden. In het geval dat voor 1 oktober twee evenementen op dezelfde locatie op dezelfde dag worden aangekondigd en er in goed overleg geen oplossing kan worden bereikt, zal de gemeente in het kader van schaarse vergunningen overgaan tot een loting.

Evenementenkalender

Aanvragers die een vooraankondiging hebben gedaan krijgen een plek op de gemeentelijke en de regionale evenementenkalender. De gemeentelijke evenementen-kalender wordt begin januari gepubliceerd op de website van de gemeente Hilvarenbeek. Het evenementenbeleid 2012 en de aanvulling daarop voor de Beekse Bergen van 2019 (locatieprofiel) stellen een maximum aan het aantal evenementen dat per jaar op de diverse locaties mag plaatsvinden. Degenen die een vooraankondiging hebben gedaan hebben voorrang boven aanvragers die dit niet hebben gedaan. Dit kan in het evenementenbeleid aldus worden opgenomen.

Aanvragers van B- en C-evenementen die geen tijdige vooraankondiging hebben gedaan, kunnen slechts nog beroep doen op ruimte op de kalender voor zover de locatie en datum nog extra evenementen toelaten. De Evenementencoördinator en de medewerker Vergunningverlening APV beoordelen dit in eerste aanleg.

Organisatoren van A-evenementen hoeven geen vooraankondiging te doen, zij worden in beginsel altijd op de kalender gezet. De Evenementencoördinator Politie en de Evenementencoördinator Veiligheidsregio krijgen alle aanvragen toegestuurd en kunnen de gemeente Hilvarenbeek over ongewenste samenloop blijven adviseren.

Meldingsplichtige evenementen worden niet opgenomen op de gemeentelijke of de regionale evenementenkalender. Wel worden deze ook ter kennisgeving aan de politie en de Veiligheidsregio gezonden. Indien nodig kunnen zij de gemeente adviseren over risico’s in relatie tot deze categorie van evenementen.

•Vooraankondiging B- of C-evenement (voor 1 oktober) ->

•Beoordeling impact door gemeente en hulpdiensten (voor 1 december) ->

•Plaatsing op de evenementenkalender (januari).

Indiening melding

De organisator vindt op de website van de gemeente informatie over de voorwaarden waaraan zijn evenement moet voldoen om vrij te zijn gesteld van de vergunningplicht. Voldoet hij hieraan, dan dient hij zijn melding schriftelijk te doen via een meldings-formulier (dit formulier dient nog te worden ontwikkeld). Dit formulier wordt digitaal ingezonden of kan worden opgestuurd. Uiterlijk 3 weken voor aanvang van het evenement dient de melding binnen te zijn.

Behandeling melding

De medewerker vergunningverlening APV ontvangt de melding en beoordeelt de volledigheid en juistheid van de melding. Wanneer blijkt dat de melding toch een vergunningplichtig evenement betreft, stelt hij de melder hiervan binnen 5 werkdagen na binnenkomen van de melding op de hoogte. In dergelijk geval wordt ook de evenementencoördinator op de hoogte gesteld. Deze neemt contact op met de organisator en bespreekt of het indienen van een vergunningaanvraag nog een reële kans van slagen heeft, dan wel wat er kan worden gedaan om de activiteit alsnog onder de meldingsplicht te brengen of te verplaatsen naar een later moment.

Is de melding in orde, dan wordt de melder binnen 5 werkdagen in kennis gesteld van de registratie van zijn melding. De melder ontvangt ook informatie over voorschriften die bij ieder evenement aan de orde zijn, zoals brandveiligheidsregels en hygiënerichtlijnen. Eventueel verbindt de gemeente aan de melding op maat nog voorschriften. Mocht de burgemeester besluiten het evenement niet toe te staan, dan doet hij dat voor zover mogelijk ook binnen 5 werkdagen na binnenkomst van de melding (APV artikel 2:25 lid 3). Nieuwe informatie of gewijzigde omstandigheden kunnen er ook voor zorgen dat tot een weigering pas later kan worden besloten.

Informatievoorziening Categorie 0-evenementen

Gemelde evenementen worden altijd doorgegeven aan de Evenementencoördinator Politie via een nog nader te bepalen procedure. Dit stelt de politie in staat om bij een eventuele inzet op de betreffende locatie rekening te houden met de omstandigheden van een evenement en indien nodig de organisator aan te spreken. De medewerker vergunningverlening VTH beoordeelt of ook andere gemeentelijke of externe diensten op de hoogte moeten worden gesteld en doet dat indien nodig binnen 5 werkdagen.

•Melding klein evenement (uiterlijk 3 weken vooraf) ->

•Beoordeling volledigheid en juistheid (binnen 3 werkdagen) ->

•Bevestiging melding (binnen 5 werkdagen) ->

•Informeren politie en evt. andere diensten (binnen 5 werkdagen).

Vooroverleg

Voorafgaand aan de procedure van vergunningverlening kunnen de organisator en de gemeente het initiatief nemen tot het voeren van een vooroverleg. Dit gebeurt in principe bij ieder B- en C-evenement en wanneer er voor de gemeente specifieke aanleiding voor is (bijvoorbeeld een nieuw evenement of verbeterpunten uit de evaluatie). Ook een organisator kan initiatief nemen tot een vooroverleg, als hij bijvoorbeeld een nieuw evenement wil organiseren. Doel van een vooroverleg is om te komen tot een tijdige, complete en dus kansrijke aanvraag. Het vooroverleg wordt in principe gevoerd door de evenementencoördinator. Hij denkt tijdens het vooroverleg met de organisator mee over de mogelijkheden en eventuele onmogelijkheden.

De medewerker vergunningverlening APV kan indien gewenst bij het vooroverleg aansluiten, om informatie te verstrekken over de vergunningverlening of om de wenselijke procesplanning met betrekking tot vergunningverlening door te nemen. Het gesprek kan tevens worden aangewend om de samenhang tussen verschillende sporen in kaart te brengen: zo kan parallel aan de vergunningaanvraag ook een aanvraag voor een subsidie in behandeling zijn.

Vergunningaanvraag

Iedere vergunningaanvraag voor evenementen in Hilvarenbeek kan worden ingediend via een digitaal aanvraagportal, door het insturen van een ingevuld aanvraagformulier van de gemeente Hilvarenbeek en door het inleveren van een ingevuld aanvraag-formulier evenementenvergunning bij de publieksbalie van de gemeente.

Ontvankelijkheidstoets

Na binnenkomst van de aanvraag toetst de medewerker vergunningverlening APV op ontvankelijkheid conform de Awb. Wanneer een aanvraag niet ontvankelijk blijkt, wordt de aanvrager hiervan binnen 5 werkdagen in kennis gesteld, zodat hij indien gewenst tijdig een nieuwe aanvraag kan indienen. Ook de indieningsvereisten op basis van het Besluit Brandveilig Gebruik en Basishulpverlening Overige Plaatsen (2017) worden in de ontvankelijkheidstoets meegenomen.

Hiervoor dient de APV nog wel te worden aangepast, zodat deze indieningsvereisten voor evenementen algemeen verbindend worden verklaard. Het voorkomt dat een aanvrager separaat ook nog een melding brandveilig gebruik moet doen voor ingebruikname van een publiek toegankelijk bouwsel op zijn evenement.

De gemeente streeft ernaar ook de eventuele melding afwijkend gebruik bouwwerken in deze aanvraagprocedure mee te nemen.

Behandelaanpak bepalen

De medewerker vergunningverlening APV beoordeelt de categorie waarin het evenement valt: A, B of C. Dit gebeurt aan de hand van nog nader met de veiligheidsregio af te stemmen criteria. Iedere categorie kent een eigen behandelaanpak. Ook de leges zijn per categorie bepaald. Na vaststelling van de categorie geeft de administratief medewerker VTH de nodige informatie door aan de afdeling Financiën, die de leges in rekening brengt bij de aanvrager.

Ruimtelijke toetsing

Om te toetsen of een evenement ook ruimtelijk mag plaatsvinden, stuurt de medewerker vergunningverlening APV alle vergunningaanvragen voor evenementen binnen 5 werkdagen na binnenkomst door naar de medewerker vergunningverlening RO. Deze signaleert eventuele ruimtelijke strijdigheid en geeft in dat geval door dat er een ruimtelijk besluit moet worden genomen. De evenementencoördinator informeert in dat geval de aanvrager hierover. Dit kan uitmonden in het intrekken van de aanvraag, in een afwijzing van de aanvraag, in een aanvraag omgevingsvergunning strijdig gebruik of in een andere oplossing waardoor de ruimtelijke strijdigheid wordt opgelost (bijvoorbeeld: verplaatsen van de activiteit een andere locatie).

Behandelaanpak reguliere evenementen (A-categorie)

•Aanvraag (uiterlijk 8 weken voor het evenement) ->

•Intake (binnen enkele werkdagen) ->

•Informeren diensten [evt. adviesaanvraag] (binnen enkele werkdagen) ->

•Optioneel: schriftelijke adviezen (binnen 10 werkdagen) ->

•Besluit op de aanvraag (drie tot zes weken voor het evenement).

Behandelaanpak aandachtsevenementen (B-categorie)

•Aanvraag (uiterlijk 12 weken voor het evenement) ->

•Intake en behandelscan (binnen enkele dagen) ->

•Dienstenoverleg: risico-analyse (twee weken na ontvangst aanvraag) ->

•Optioneel: bijstellen/ aanvullen plannen (binnen vijf tot tien werkdagen) ->

•Schriftelijke adviezen: (binnen 10 werkdagen) ->

•Besluit op de aanvraag (zes tot 8 weken voor het evenement) ->

•Operationeel vooroverleg (twee tot vier weken voor het evenement) ->

•Toezicht en Handhaving (tijdens het evenement) ->

•Evaluatie (twee tot vier weken na het evenement).

Behandelaanpak risico-evenementen (C-categorie)

•Aanvraag (uiterlijk 20 weken vooraf) ->

•Intake en behandelscan (binnen enkele dagen) ->

•Dienstenoverleg: risicoanalyse (binnen twee weken) ->

•Aanvullen/ bijstellen plannen (binnen twee tot vier weken) ->

•Tweede dienstenoverleg (binnen 12 weken voor het evenement) ->

•Indienen definitieve versies plannen (binnen twee weken) ->

•Geïntegreerde adviezen politie en veiligheidsregio (10 werkdagen) ->

•Besluit op de aanvraag (zes tot acht weken voor het evenement) ->

•Opstellen IOP (vier tot zes weken voor het evenement) ->

•Doorleefsessie (twee tot drie weken voor het evenement) ->

•Operationeel vooroverleg en schouw (vanaf 2 weken voor het evenement) ->

•Coördinatieteam, toezicht en handhaving (tijdens het evenement) ->

•Evaluatie (twee tot zes weken na het evenement).