Verordening op de vertrouwenscommissie benoeming burgemeester Hillegom 2024

Artikel A.1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.de minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

b.de commissaris: de commissaris van de Koning in de provincie Zuid-Holland;

c.de commissie: de vertrouwenscommissie, zijnde een raadscommissie, die belast is met de voorbereiding van de aanbeveling tot vervulling van de vacature burgemeester.

d.de secretaris: de secretaris van de commissie.

Artikel A.2 Taak

1De commissie heeft tot taak de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voor te bereiden.

Artikel A.3 Samenstelling commissie

1De commissie bestaat uit maximaal even zoveel leden als er fracties in de raad vertegenwoordigd zijn. De leden van de commissie worden benoemd uit de gemeenteraad en door de gemeenteraad.

2Iedere fractie kan uit haar midden een raadslid voordragen voor benoeming door de raad.

3Een lid van de commissie houdt op lid te zijn op het moment dat het lid geen raadslid meer is of op eigen verzoek.

4De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een vicevoorzitter

5Een wethouder van de gemeente wordt als adviseur aan de commissie toegevoegd. Hij/zij is geen lid van de commissie en heeft geen stemrecht.

6De commissie kent geen plaatsvervangende leden of plaatsvervangend adviseurs.

Artikel A.4 Ambtelijke ondersteuning

1De raadsgriffier is secretaris van de commissie en geeft uit dien hoofde ambtelijke ondersteuning aan de commissie.

2De gemeentesecretaris wordt ter ambtelijke ondersteuning toegevoegd aan de commissie en is plaatsvervangend secretaris van de commissie.

3De secretaris en plaatsvervangend secretaris hebben geen stemrecht in de commissie.

Artikel A.5 Vergaderingen en besluitvorming

1De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste één derde van de leden dit noodzakelijk vindt. De commissie vergadert slechts indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is.

2De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. De voorzitter roept de volgende personen schriftelijk tot de vergadering op:

a.de leden van de commissie;

b.de sollicitanten naar het ambt van burgemeester, elk voor zover met de betreffende sollicitant een gesprek plaats heeft;

3De in het tweede lid bedoelde oproeping geschiedt ten minste 2 dagen voorafgaand aan de vergadering. Indien bijzondere omstandigheden een spoedige bijeenkomst van de commissie vergen kan van de in de eerste volzin van dit lid bedoelde termijn worden afgeweken doch geschiedt de oproeping ten minste 24 uren voorafgaand aan de vergadering.

4De commissie besluit over de vaststelling van een concept aanbeveling bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Indien de stemmen staken, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden de verschillende meningen in het in artikel A.6 bedoelde verslag opgenomen.

Artikel A.6 Verslag

De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding op het doen van een aanbeveling schriftelijk een verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en aan de commissaris. Het verslag van bevindingen dat de commissie uitbrengt aan de raad en de commissaris bevat in ieder geval:

a.een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;

b.een concept aanbeveling met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie.

Artikel A.7 Geheimhouding

1Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de wet de verplichting tot geheimhouding, die zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt.

2De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht.

3Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd.

4Aan degenen die geen lid zijn van de commissie wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek.

5De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

6De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet ook in het geval de commissie wordt ontbonden van kracht.

Artikel A.8 Archivering

1De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als "geheim", en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.

2De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.

Artikel B.1 Informatie over en gesprek met sollicitant

De secretaris nodigt namens de voorzitter sollicitanten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft daarbij de voorzieningen die nodig zijn ter bescherming van de privacy van de sollicitant. Elk overleg met derden, in welke vorm dan ook, is uitgesloten.

Artikel B.2 Bijzondere bepalingen inzake verslaglegging

1De commissie brengt van haar bevindingen verslag uit aan de raad en aan de commissaris.

2Het in artikel A.6 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van de conceptaanbeveling van twee personen.

Artikel S.1 Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel S.2 Ontbinding en wijziging van de samenstelling van de commissie

1De commissie is ontbonden met ingang van de dag volgende op die waarop aan de raad is bekend gemaakt dat in de vacature van burgemeester van Hillegom is voorzien of wanneer hier niet in is voorzien en een nieuwe procedure dient te worden opgestart.

2De samenstelling van de commissie kan tussentijds worden aangepast tot het moment waarop de selectie bij de commissaris wordt opgehaald.

Artikel S.3 Inwerkingtreding en vervaldatum

1Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

2Deze verordening vervalt met ingang van de dag volgend op die waarop door de minister een besluit is genomen op de aanbeveling van de raad, behoudens het gestelde over de geheimhouding in artikel A.7.

Artikel S.4 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: ‘Verordening op de vertrouwenscommissie benoeming burgemeester Hillegom 2024’.