Vergunningverlening Uitvoering Programma Hillegom 2025

4.1.1 Taakveld Omgevingswet

De werkvoorraad, dat wil zeggen het aantal aanvragen dat wordt ingediend, is gezien het bovenstaande slechts alleen door beleidsmatige keuzes beperkt stuurbaar. Als een aanvrager de noodzaak ziet een vergunningaanvraag in te dienen of een melding te doen, moeten wij deze behandelen conform de geldende wetten/regels en termijnen. Daarbij zijn er factoren die het aantal aanvragen beïnvloeden, zoals conjunctuur en maatschappelijke ontwikkelingen. Maar daar heeft een gemeente geen invloed op. Voor een prognose van de werkvoorraad zijn wij aangewezen op gegevens en tendensen uit het verleden. Deze gegevens zijn uiteraard bekend:

Ontvangen aanvragen HLT (WABO)

De aantallen in de tabel betreffen zowel aanvragen om een omgevingsvergunning als principeverzoeken. (Van de overige werkzaamheden onder 4.1 worden de aantallen niet bijgehouden.)

Het aantal Wabo aanvragen lag in 2023 gemiddeld op het niveau van 2022. Alleen de maand december gaf een grote uitschieter naar boven. De aanleiding hiervan was de toen aanstaande komst van de Omgevingswet en de invoering van de Wkb op 1 januari 2024. Veel aanvragers kozen nog snel voor de vertrouwde regelgeving van de Wabo. Dit was overigens een landelijke tendens.

Aktie voor 2025 uit de evaluatie van het VUP 2023:

Rekening houden met het aanbod van aanvragen om een Omgevingsvergunning als in 2023.

Het is aannemelijk er van uit te gaan dat voor 2025 het aantal aanvragen ongeveer in de lijn van de voorgaande jaren zal liggen. Met name omdat de huidige bestemmingsplannen van rechtswege zijn overgegaan in het Omgevingsplan. Voor bepaalde aanvragen (nieuwe bouwwerken gevolgklasse 1) zal een onafhankelijke kwaliteitsborger de bouwplannen toetsen. De invloed hiervan op het werkaanbod zal vooralsnog zeer beperkt zijn, omdat dit alleen (nieuwbouw)aanvragen betreft welke vallen onder gevolgklasse 1.

Voorbeelden van deze bouwwerken in gevolgklasse 1 zijn grondgebonden eengezinswoningen, bedrijfsbebouwing niet hoger dan 2 lagen en eenvoudige fiets- en voetgangersbruggen. Deze bouwwerken worden (alleen bouwtechnisch) getoetst door een gecertificeerde onafhankelijke kwaliteitsborger. Het bevoegd gezag (het college) wordt door de kwaliteitsborger geïnformeerd over het resultaat van de toetsing via een bouwmelding. Na de bouw wordt de gerealiseerde toestand via een gereedmelding aan het bevoegd gezag kenbaar gemaakt. Het bevoegd gezag controleert of de kwaliteitsborging is uitgevoerd volgens de regels en of het bouwwerk naar het oordeel van de kwaliteitsborger voldoet aan de technische regels van het Besluit bouwwerken leefomgeving (Bbl). Als dit in orde is, stemt het bevoegd gezag ermee in dat het bouwwerk in gebruik kan worden genomen.

Er is een grote diversiteit aan aanvragen mogelijk. Dit varieert tussen beperkt van omvang en invloed (bijvoorbeeld dakkapel) tot complex (bijvoorbeeld groot woongebouw met aanverwante bijeenkomst- en zorgfuncties). Daarnaast zijn er binnen het proces ook grote verschillen mogelijk. Volgt de juridische procedure de kortst mogelijke weg, of wordt er via bezwaar en beroep tot en met de Afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State doorgeprocedeerd? Dit is in principe voor zowel eenvoudige als complexe plannen mogelijk.

Alle mogelijke aanvraagtypen zijn daarom niet uitgesplist en achtereenvolgens voorzien van een urenprognose, omdat de (combinatie van) aantallen, de aanvraagtypologie en het verloop van de procedure niet plan-baar zijn.

4.1.2. Taakveld APV/BW

Evenals bij de Omgevingswet werkvoorraad is ook hier het aantal aanvragen slechts alleen door beleidsmatige keuzes beperkt stuurbaar. Hiervoor gelden verder dezelfde redenen als genoemd bij de Omgevingswet paragraaf.

Ontvangen aanvragen HLT (APV/BW)

Opvallend is dat er in 2022 en 2023 meer aanvragen en meldingen zijn gedaan dan de jaren daarvoor. Dit verschil is verklaarbaar door het wegvallen van de invloed van de Corona-pandemie. Het betreft hier met name de aanvragen voor evenementen en aanverwante zaken. Daarnaast is er veel tijd besteed aan voorlichting, met name omdat er vragen binnen kwamen als gevolg van de terugkeer naar de ‘normale’ situatie en de weggevallen regels van het (landelijk) Coronabeleid.

Ook bij APV/Bijzondere Wetten geldt dat er een grote diversiteit aan aanvragen mogelijk is, waarbij het proces volgens verschillende juridische scenario’s kan verlopen.

Ook hier zijn alle mogelijke aanvraagtypen niet uitgesplist en achtereenvolgens voorzien van een urenprognose.

Aktie voor 2025 uit de evaluatie van het VUP 2023:

Het werkaanbod heeft een sterke relatie met de conjunctuur en ook bijvoorbeeld met de gevolgen van landelijke en internationale ontwikkelingen als personeelskrapte en inflatie. Wanneer de ontwikkelingen stabiliseren en de inflatie verder afneemt, zal het aantal aanvragen APV/Bijzondere Wetten naar verwachting op het niveau van 2022 en 2023 blijven.

4.2.1 Inrichten RX-Mission

Voor het registreren en afhandelen van de aanvragen om vergunningen werd tot 1 mei 2023 gebruik gemaakt van de applicatie SquitXo. Deze applicatie was niet geschikt voor de Omgevingswet. De opvolger van SquitXo is Rx.Mission. Door het herhaalde uitstellen van de omgevingswet, is er indertijd voor gekozen een deel van Rx.Mission in te richten voor het registreren van de Wabo aanvragen, vanaf 1 mei 2023. Aflopende contracten, onzekerheid over de definitieve invoering van de Omgevingswet en uitfasering van SquitXo lagen aan deze keuze ten grondslag.

Een complicerende factor is dat alle aanvragen die voor 1 januari 2024 zijn binnengekomen, volgens de oude regels (Wabo) behandeld moeten worden, deze oude processen lopen dus na 1 januari 2024 nog geruime tijd door. Alles dat op 1 januari 2024 en daarna is binnengekomen, moet volgens de regels van de Omgevingswet worden afgehandeld in Rx.Mission. Gezien de ervaring met doorlooptijden, zullen wij er van uit moeten gaan dat wij vanaf 1 januari 2024 zeker nog wel een jaar en langer volgens zowel het oude als nieuwe proces moeten werken. Inmiddels zijn alle oude zaken uit SquitXo welke nog openstonden, ook overgeheveld naar Rx.Mission.

SquitXo was in de loop der jaren zo efficiënt ingericht en doorontwikkeld, dat we daar maximaal profijt uit konden halen. Rx.Mission was op 1 januari 2024 nog niet zo functioneel ingericht als SquitXo. Dat kon ook niet, omdat ook door de leverancier nog steeds aan de applicatie wordt gewerkt en er onderdelen ontwikkeld moeten worden. Dit loopt de komende jaren door. Daarnaast moeten de medewerkers zich het nieuwe systeem ook steeds meer eigen maken.

Inmiddels is een aanbestedingstraject gestart voor het vergunningenregistratiesysteem. Het streven is dat dit traject begin 2025 is afgerond. De mogelijke consequenties en uitkomst van het aanbestedingstraject hebben uiteraard invloed op de inzet ten aanzien van de doorontwikkeling van Rx.Mission en daarmee de vergunningverleningswerkzaamheden, dit zal in de werkplannen van de teams worden meegenomen.

Aktie voor 2025 uit de evaluatie van het VUP 2023:

De inrichting van Rx.Mission voor de Omgevingswet is in de basis gereed en in gebruik genomen. Door de leverancier wordt deze applicatie verder doorontwikkeld. In 2024 en 2025 zal de nadruk vooral liggen op verdere inrichting van Rx.Mission, of mogelijk een ander applicatie.

4.2.2 Onderhoud sjablonen Rx.Mission

Om maximaal profijt te hebben en houden van Rx.Mission is het van belang dat we alle documentsjablonen welke we in Rx.Mission hebben aangepast naar aanleiding van de Omgevingswet, up-to-date houden. Dit is een continue proces. Naar aanleiding van praktijkervaringen zullen deze sjablonen ook in 2025 onderhouden en verder geoptimaliseerd worden. Zie ook de opmerking over de aanbesteding bij 4.2.1.

Aktie voor 2025 uit de evaluatie van het VUP 2023:

In 2024 en 2025 zal de nadruk liggen op onderhoud aan de sjablonen en inspelen op wets- en proceswijzigingen.

4.2.3 Vragenbomen toepasbare regels in het DSO

De organisatorische verantwoordelijkheid voor de inhoud van het DSO ligt inmiddels bij team Planvorming.

4.2.4. Verfijnen proces intake aanvragen

Inmiddels wordt al een tijd gewerkt met de Intake- en Omgevingstafels. In het begin werd er voor een deel van de aanvragen gebruik gemaakt van deze methode, maar inmiddels wordt er voor alle aanvragen die daarvoor in aanmerking komen, gebruik gemaakt van de tafels. Deze ervaringen hebben wij ook nodig om de processen goed te kunnen verfijnen en inrichten.

We zijn in 2023 (en 2024) verder gegaan met de opzet om alle aanvragen die binnenkomen te laten beoordelen door een Intakemanager. Die bepaalt in samenspraak met een collega van RO of een ingediend verzoek richting Intaketafel kan of dat we deze op voorhand al af moeten wijzen. Plannen welke onvoldoende informatie bevatten, niet haalbaar zijn of niet op de juiste manier zijn ingediend worden aan de voorkant tegengehouden en gaan dus niet meer de lijn in. Ook beoordeelt een Intakemanager of de ingediende aanvraag regulier c.q. complex is en koppelt hier vervolgens de juiste medewerker aan. Wij willen hiermee voorkomen dat de organisatie wordt belast met initiatieven die onvoldoende onderbouwd zijn of haaks staan op ingezette ontwikkelingen. Ook wordt zo voorkomen dat reguliere initiatieven opgehouden worden omdat de aandacht te veel uitgaat naar complexe of onvoldragen initiatieven. Deze processen zullen in 2025 verder worden verfijnd en de rollen zullen verder worden gedefinieerd.

Aktie voor 2025 uit de evaluatie van het VUP 2023:

In 2024 zal het inzetten van de Intake- en omgevingstafel worden voortgezet. Hiermee wordt er steeds meer routine opgebouwd en weten de medewerkers steeds beter wat er verwacht wordt. Ook zullen er in 2024 op basis van de ervaring specifieke rollen worden toebedeeld. Zie ook 4.2.5.

In 2025 zal geëvalueerd worden hoe dit in de praktijk loopt en of eventueel bijstelling noodzakelijk is.

4.2.5. Intake- en omgevingstafels in lijnproces brengen

De Intake- en Omgevingstafel moet nog in de lijn geborgd worden, omdat dit gestart is als een leerproces. Op dit moment wordt de organisatie hiervan verdeeld over diverse betrokkenen. Zodra de procesbeschrijvingen en rollen volledig ingevuld en gedefinieerd zijn, zal samen met het team Planvorming gekeken worden hoe we de tafels in de lijn borgen.

Aktie voor 2025 uit de evaluatie van het VUP 2023:

In 2024 zullen medewerkers één of meer rollen hebben in het vergunningverleningsproces. Omdat ook de Omgevingswet in werking is getreden, zal na verloop van tijd geëvalueerd worden hoe dit in de praktijk loopt en of eventueel bijstelling noodzakelijk is.

4.2.6 Wkb proces inrichten

Met de invoering van de Omgevingswet is ook de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb) ingevoerd. De Wkb heeft als doel de (borging van) bouwkwaliteit en het bouwtoezicht onder de verantwoordelijkheid van marktpartijen te plaatsen door het invoeren van een nieuw stelsel van kwaliteitsborging. De Wkb verplaatst de toetsing aan de bouwtechnische eisen van een bouwwerk van de gemeente naar een onafhankelijke kwaliteitsborger. Zoals eerder opgemerkt treedt de Wkb gefaseerd in werking. Er is gelijktijdig met de invoering van de Omgevingswet gestart met eenvoudige (nieuw)bouwwerken (gevolgklasse 1). Na 3 jaar volgt een evaluatie door het Rijk, daarna worden eventueel de complexere bouwwerken ook onder de Wkb gebracht. Dit zal dus niet eerder dan 2029 zijn.

Als gevolg van de Wkb zal de huidige omgevingsvergunning voor het bouwen in twee activiteiten worden opgesplitst, een bouwactiviteit en een omgevingsplanactiviteit. Zie het schema.

Bron afbeelding: VNG

Afhankelijk van de activiteit zal een initiatief een bepaald proces doorlopen. Deze processen zijn opnieuw ingericht en afgestemd.

Aktie voor 2025 uit de evaluatie van het VUP 2023:

In 2023 zijn de werkprocessen verder afgestemd op de Omgevingswet en de Wkb. Werken met een private kwaliteitsborger is niet alleen nieuw voor onze organisatie maar ook voor de initiatiefnemers en de uitvoerende partijen. Dit nieuwe proces zal gedurende 2024 in de praktijk getest worden. Zo nodig kan het werkproces worden bijgesteld.

4.2.7 Herinrichten adviseringsprocessen

Om een aanvraag te kunnen beoordelen moeten er afhankelijk van het initiatief interne en/of externe adviezen worden gevraagd. De inzet is om de diverse disciplines zoveel als praktisch mogelijk aan de omgevingstafel te krijgen. Het kan hierbij bijvoorbeeld gaan om de disciplines erfgoed/welstand, flora en fauna, brandveiligheid etc. Dit betekent niet dat aan alle aspecten voor 100 % moet worden voldaan. Vanuit de ja-mits houding worden de verschillende belangen tegen elkaar afgewogen. Het gaat erom dat met elkaar de afweging wordt gemaakt in hoeverre een initiatief als geheel bijdraagt aan de omgevingsvisie/het omgevingsplan. Niet ieder initiatief hoeft echter naar de omgevingstafel. De adviseringsprocessen zijn samen met onze partners opnieuw ingericht en uitgelijnd, en aangesloten op de processen van de intake- en omgevingstafel.

Aktie voor 2025 uit de evaluatie van het VUP 2023:

Zie ook 4.2.4 en 4.2.5. In 2024 zal de uitlijning en inrichting van de processen verder worden uitgewerkt. Het adviseringsproces is daar een onderdeel van, de adviseurs zitten ook aan de tafels.

In 2025 zal geëvalueerd worden hoe dit in de praktijk loopt en of eventueel bijstelling noodzakelijk is.

4.3.1 Het werken conform de Omgevingswet en de Wkb.

Het uitvoering geven aan de regelgeving uit de Omgevingswet en de Wkb zijn benoemd als beleidsdoelstelling in het VTH-beleidsplan gemeente Hillegom 2024-2027. Dit zijn namelijk de speerpunten voor de komende jaren. In de voorgaande paragrafen is hieraan reeds aandacht besteed, m.n. hoe dit wordt vertaald naar de uitvoering.

5.3.1 Personeelsformatie

Het organogram van de VTH-taakuitvoering is als bijlage 1 toegevoegd.

Hieronder wordt per functie de structurele Vergunningen formatie weergegeven. Wanneer er een aanleiding is, kan de formatie eventueel tijdelijk uitgebreid worden door inhuur. Externe medewerkers en inhuur zijn niet meegenomen in deze formatie, omdat dit door het jaar heen kan wijzigen afhankelijk van situatie en omstandigheden.

De uitvoering van de taken is ondergebracht bij HLTsamen. Onderstaande formatie werkt voor de 3 gemeenten gezamenlijk.

Functie

Bruto formatie in fte*

Juridisch medewerker omgevingsrecht

3,45

Vergunningverlening Wabo

11,36

Vergunningverlener APV/BW

3,64

Administratief medewerker Wabo/APV

1,67

* Voor 1 fte wordt gerekend met 1629 werkbare uren. Hiervan gaat 10% (163 uur) af voor teamoverleg, organisatiebijeenkomsten, studie etc. Van de resterende 1466 uur is 1319 uur beschikbaar voor productie en 10% (147 uur) aangemerkt als onvoorzien.

5.3.2 Vastgelegde werkwijzen

Binnen het team vergunningverlening zijn verschillende werkwijzen vastgelegd om de kwaliteit te waarborgen en de uitvoering sturing en uniformiteit te geven. Er is o.a. een procesbeschrijving vastgesteld voor:

-vergunningverlening Omgevingswet (buitenplanse) omgevingsplanactiviteit (B)opa;

-vergunningverlening Omgevingswet reguliere procedure (Opa);

-afhandelen melding (bouwactiviteit, slopen en gebruik);

Genoemde procesbeschrijvingen zijn vastgelegd in het VTH-Beleidsplan Gemeente Hillegom 2024-2027.

Daarnaast zijn de overige werkafspraken vastgelegd in het Handboek Wabo vergunningverlening.