Vergunningverlening Uitvoering Programma Hillegom 2024

4.1.1 Taakveld Wabo (wordt Omgevingswet)

De werkvoorraad, dat wil zeggen het aantal aanvragen dat wordt ingediend, is gezien het bovenstaande slechts alleen door beleidsmatige keuzes beperkt stuurbaar. Als een aanvrager de noodzaak ziet een vergunningaanvraag in te dienen of een melding te doen, moeten wij deze behandelen conform de geldende wetten/regels en termijnen. Daarbij zijn er factoren die het aantal aanvragen beïnvloeden, zoals conjunctuur en maatschappelijke ontwikkelingen. Maar daar heeft een gemeente geen invloed op. Voor een prognose van de werkvoorraad zijn wij aangewezen op gegevens en tendensen uit het verleden. Deze gegevens zijn uiteraard bekend:

Specifiek voor Hillegom ontvingen wij in 2022:

De aantallen in de tabellen betreffen zowel aanvragen om een omgevingsvergunning als principeverzoeken. (Van de overige werkzaamheden onder 4.1 worden de aantallen niet bijgehouden.)

Het aantal Wabo aanvragen lag in 2022 wat lager dan in 2021. Dit is overigens een landelijke tendens. Naar alle waarschijnlijkheid is dit te koppelen aan de inflatie en de stijging van de rente.

Aktie voor 2024 uit de evaluatie van het VUP 2022:

Rekening houden met het aanbod van aanvragen om een Omgevingsvergunning als in 2021/2022.

Het is aannemelijk er van uit te gaan dat voor de nabije toekomst het aantal aanvragen in de lijn van de voorgaande jaren zal liggen. Met name omdat de huidige bestemmingsplannen van rechtswege overgaan in het Omgevingsplan. Voor bepaalde aanvragen zal de technische toets uitgevoerd worden door een private toetser. De invloed hiervan op het werkaanbod zal vooralsnog zeer beperkt zijn, omdat dit (nieuwbouw)aanvragen betreft welke vallen onder risicoklasse 1.

Voorbeelden van deze bouwwerken zijn grondgebonden eengezinswoningen, bedrijfsbebouwing niet hoger dan 2 lagen en eenvoudige fiets- en voetgangersbruggen. Deze bouwwerken worden getoetst door een gecertificeerde kwaliteitsborger. Het bevoegd gezag (het college) wordt door middel van een bouwmelding geïnformeerd over het resultaat van de toetsing en de gerealiseerde toestand.

Er is een grote diversiteit aan aanvragen mogelijk. Dit varieert tussen beperkt van omvang en invloed (bijvoorbeeld dakkapel) tot complex (bijvoorbeeld groot woongebouw met aanverwante bijeenkomst- en zorgfuncties). Daarnaast zijn er binnen het proces ook grote verschillen mogelijk. Volgt de juridische procedure de kortst mogelijke weg, of wordt er via bezwaar en beroep tot en met de Afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State doorgeprocedeerd? Dit is in principe voor zowel eenvoudige als complexe plannen mogelijk.

Alle mogelijke aanvraagtypen zijn daarom niet uitgesplist en achtereenvolgens voorzien van een urenprognose, omdat de (combinatie van) aantallen, de aanvraagtypologie en het verloop van de procedure niet plan-baar zijn.

4.1.2. Taakveld APV/BW

Evenals bij de Wabo werkvoorraad is ook hier het aantal aanvragen slechts alleen door beleidsmatige keuzes beperkt stuurbaar. Hiervoor gelden verder dezelfde redenen als genoemd bij de Wabo paragraaf.

Opvallend is dat er in 2021 en 2022 minder aanvragen en meldingen zijn gedaan dan de jaren daarvoor. Dit verschil is verklaarbaar door de (nasleep) van de Corona-pandemie. Het betreft hier met name de aanvragen voor evenementen en aanverwante zaken. Daarvoor in de plaats is echter veel tijd besteed aan voorlichting, met name omdat er veel vragen binnen kwamen naar aanleiding van de continue veranderende situatie op grond van bijvoorbeeld de noodverordeningen en beperkingen, die het gevolg waren van het landelijk Coronabeleid.

Ook bij APV/Bijzondere Wetten geldt dat er een grote diversiteit aan aanvragen mogelijk is, waarbij het proces volgens verschillende juridische scenario’s kan verlopen.

Daarbij komt in dit geval ook nog dat de Corona-pandemie in wisselende vorm nog steeds sluimerend voort duurt en voor de langere termijn onvoorspelbaar is. Gebleken is dat het aanpassen van regels door de rijksoverheid steeds veel vragen oproept bij burgers, organisatoren en ondernemers (m.n. horeca en winkeliers).

Ook hier zijn alle mogelijke aanvraagtypen niet uitgesplist en achtereenvolgens voorzien van een urenprognose.

Aktie voor 2024 uit de evaluatie van het VUP 2022:

Het werkaanbod heeft een sterke relatie met de situatie als gevolg van de sluimerende Corona pandemie en de prijsstijgingen als gevolg van de oorlog in Oekraïne en de inflatie. Wanneer de pandemie verder stabiliseert en afneemt en de inflatie afneemt, zal het aantal aanvragen APV/Bijzondere Wetten naar verwachting weer toenemen, wellicht vergelijkbaar met 2018/2019. Indien de pandemie standhoudt en inflatie hoog blijft, zal het werk vooral betrekking hebben op voorlichting en ondersteuning.

4.2.1 Door-ontwikkelen inrichting RX-Mission

Voor het registreren en afhandelen van de aanvragen om vergunningen werd tot 1 mei 2023 gebruik gemaakt van de applicatie SquitXo. Deze applicatie is niet geschikt voor de aanvragen die na invoering van de Omgevingswet worden ingediend. De vervanger van SquitXo heet RX-Mission. Door het herhaalde uitstellen van de omgevingswet, is er voor gekozen een deel van Rx.Mission in te richten voor het registreren van de Wabo aanvragen vanaf 1 mei 2023. Aflopende contracten, onzekerheid over de definitieve invoering van de Omgevingswet en uitfasering van SquitXo lagen aan deze keuze ten grondslag.

SquitXo is in de loop der jaren zo efficiënt ingericht en doorontwikkeld, dat we daar maximaal profijt uit weten te halen. We kunnen er niet vanuit gaan dat we RX-Mission op 1 januari 2024 ook al zo functioneel hebben ingericht als SquitXo nu, maar we streven er wel naar om dit zoveel als mogelijk te benaderen. Daarnaast moeten de medewerkers zich het nieuwe systeem ook eigen maken. In 2024 zullen wij de inrichting van Rx.Mission verder door-ontwikkelen om het optimale uit het systeem te halen.

De complicerende factor is dat alle aanvragen die voor 1 januari 2024 binnenkomen volgens de oude regels (Wabo) behandeld moeten worden, deze oude processen lopen dus na 1 januari 2024 nog geruime tijd door. Alles dat op 1 januari 2024 en daarna binnenkomt, moet volgens het nieuwe regiem worden afgehandeld in RX-Mission. Gezien de ervaring met doorlooptijden, zullen wij er van uit moeten gaan dat wij vanaf 1 januari 2024 zeker nog wel een jaar volgens zowel het oude als nieuwe proces moeten werken.

Aktie voor 2024 uit de evaluatie van het VUP 2022:

De inrichting van Rx.Mission voor zowel de Omgevingswet als de Wabo loopt (inmiddels liep) door uitstel van de Omgevingswet door in 2023. Bij de werkplanning van de betrokken medewerkers moet hier rekening mee worden gehouden. In 2024 zal de nadruk vooral liggen op verdere inrichting en doorontwikkeling.

4.2.2 Herschrijven sjablonen SquitXo naar Rx.Mission

Om maximaal profijt te hebben van Rx.Mission is het van belang dat we alle briefsjablonen welke we nu in SquitXo hebben voor Wabo en APV aanpassen aan Rx.Mission en natuurlijk ook de Omgevingswet. Dit is een omvangrijke klus, welke op 1 januari 2024 gereed is. Naar aanleiding van praktijkervaringen zullen deze sjablonen in 2024 verder geoptimaliseerd worden. Ook zal er gedurende 2024 onderhoud aan de sjablonen uitgevoerd worden. Omdat alles nieuw is en de wetgeving ook nog regelmatig wordt bijgestuurd, zullen wij in eerste instantie rekening moeten houden met meer onderhoud dan gebruikelijk.

Aktie voor 2024 uit de evaluatie van het VUP 2022:

De omzetting van de sjablonen naar Rx.Mission voor zowel de Omgevingswet als tijdelijk voor de Wabo loopt door in 2023. Bij de werkplanning van de betrokken medewerkers moet hier rekening mee worden gehouden. In 2024 zal de nadruk liggen op onderhoud aan de sjablonen en inspelen op wets- en proceswijzigingen.

4.2.3 Vragenbomen toepasbare regels in het DSO

Er is in 2021 gestart met het inrichten van het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). In 2022 en 2023 is hiermee een flinke slag gemaakt. Hoeveel tijd hier vanuit de organisatie nog aan besteed moet worden in 2024 is momenteel nog niet duidelijk, omdat het DSO nog steeds in ontwikkeling is. De gemeente is straks zelf voor een groot deel verantwoordelijk voor de inhoud van het DSO. Iedere beleidswijziging zal dus ook continue in het DSO verwerkt moeten worden. De gemeente wordt via het DSO het loket voor alle vragen op het gebied van de fysieke leefomgeving. Hierbij gaat het ook om vragen welke gaan over Rijks-, Provinciale regelgeving en de regelgeving van het hoogheemraadschap. De verwachting is dat dit een flinke toename van de belasting van de organisatie zal betekenen. Hoe deze extra werkzaamheden zich verhouden tot de tijd welke we nu kwijt zijn aan mondelinge en schriftelijke beantwoording van vragen moet nog blijken als het DSO is ingericht. De mogelijke voordelen van het DSO voor initiatiefnemers komen ten laste van de gemeente.

Nog niet bepaald is waar straks de organisatorische verantwoordelijkheid voor het DSO belegd wordt. Het is van belang om dit in beeld te krijgen en daar is aandacht voor, m.n. vanuit de projectgroep implementatie Omgevingswet.

In de eerste maanden van 2024 zal een ‘Eerste Hulp Bij Omgevingswet’ (EHBO)team paraat staan om ingewikkelde vragen te beantwoorden of te adresseren. Ook team Vergunningen zal hier aan bijdragen.

Aktie voor 2024 uit de evaluatie van het VUP 2022:

De inrichting van en het onderhoud aan het DSO loopt verder door in 2024. Bij de toedeling van werk van de betrokken medewerkers moet hier rekening mee worden gehouden. Verder moet nog bepaald worden waar de organisatorische verantwoordelijkheid voor de inhoud, met name de toepasbare regels, komt te liggen. Als de keuze voor de verantwoordelijkheid gemaakt is, zal hiermee in het VUP van 2025 zo nodig rekening worden gehouden.

4.2.4. Verfijnen proces intake aanvragen

Inmiddels wordt al een tijd proefgedraaid met de Intake- en Omgevingstafels. In het begin werd er voor een deel van de aanvragen gebruik gemaakt van deze methode, maar inmiddels wordt er voor alle aanvragen die daarvoor in aanmerking komen, gebruik gemaakt van de tafels. Deze ervaringen hebben wij nodig om de processen goed te kunnen verfijnen en inrichten.

We zijn in 2023 verder gegaan met de proef om alle aanvragen die binnenkomen te laten beoordelen door een Intakemanager. Die bepaalt in samenspraak met een collega van RO of een ingediend verzoek richting Intaketafel kan of dat we deze op voorhand al af moeten wijzen. Plannen welke onvoldoende informatie bevatten, niet haalbaar zijn of niet op de juiste manier zijn ingediend worden aan de voorkant tegengehouden en gaan dus niet meer de lijn in. Ook beoordeelt een Intakemanager of de ingediende aanvraag regulier c.q. complex is en koppelt hier vervolgens de juiste medewerker aan. Wij willen hiermee voorkomen dat de organisatie wordt belast met initiatieven die onvoldoende onderbouwd zijn of haaks staan op ingezette ontwikkelingen. Ook wordt zo voorkomen dat reguliere initiatieven opgehouden worden omdat de aandacht te veel uitgaat naar complexe of onvoldragen initiatieven. Deze processen zullen in 2024 verder worden verfijnd en de rollen zullen verder worden gedefinieerd.

Aktie voor 2024 uit de evaluatie van het VUP 2022:

In 2024 zal het inzetten van de Intake- en omgevingstafel worden voortgezet. Hiermee wordt er steeds meer routine opgebouwd en weten de medewerkers steeds beter wat er verwacht wordt. Ook zullen er op basis van de ervaring specifieke rollen worden toebedeeld.

In 2024 zal geëvalueerd worden hoe dit in de praktijk loopt en of eventueel bijstelling noodzakelijk is.

4.2.5. Intake- en omgevingstafels in lijnproces brengen

De Intake- en Omgevingstafel moet nog in de lijn geborgd worden, omdat dit gestart is als een leerproces. Op dit moment wordt de organisatie hiervan tijdelijk verdeeld over diverse betrokkenen. Zodra de procesbeschrijvingen en rollen volledig ingevuld en gedefinieerd zijn, zal samen met het domein Ruimte gekeken worden hoe we de tafels in de lijn borgen.

Aktie voor 2024 uit de evaluatie van het VUP 2022:

In 2024 zullen medewerkers één of meer rollen hebben in het vergunningverleningsproces. Omdat dan ook de Omgevingswet in werking is getreden, zal dan na verloop van tijd geëvalueerd worden hoe dit in de praktijk loopt en of eventueel bijstelling noodzakelijk is.

4.2.6 Wkb proces inrichten

Met de invoering van de Omgevingswet wordt naar verwachting ook de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb) ingevoerd. De Wkb heeft als doel de (borging van) bouwkwaliteit en het bouwtoezicht onder de verantwoordelijkheid van marktpartijen te plaatsen door het invoeren van een nieuw stelsel van kwaliteitsborging. De nieuwe wet zal gefaseerd in werking treden. Er wordt gelijktijdig met de invoering van de Omgevingswet gestart met eenvoudige (nieuw)bouwwerken (gevolgklasse 1). Na 3 jaar volgt een evaluatie door het Rijk, daarna worden eventueel de complexere bouwwerken ook onder de Wkb gebracht. Dit zal dus niet eerder dan 2028 zijn.

Als gevolg van de Wkb zal de huidige omgevingsvergunning voor het bouwen in twee activiteiten worden opgesplitst, een bouwactiviteit en een omgevingsplanactiviteit. Zie onderstaand schema.

Bron afbeelding: VNG

Afhankelijk van de activiteit zal een initiatief een bepaald proces doorlopen. Deze processen zullen opnieuw ingericht en afgestemd moeten worden.

Aktie voor 2024 uit de evaluatie van het VUP 2022:

In 2023 zullen de werkprocessen worden afgestemd op de Omgevingswet en de Wkb. Werken met een private kwaliteitsborger is niet alleen nieuw voor onze organisatie maar ook voor de initiatiefnemers en de uitvoerende partijen. Dit nieuwe proces zal gedurende 2024 in de praktijk getest worden. Zo nodig kan het werkproces worden bijgesteld.

4.2.7 Herinrichten adviseringsprocessen

Om een aanvraag te kunnen beoordelen moeten er afhankelijk van het initiatief interne en/of externe adviezen worden gevraagd. De inzet is om de diverse disciplines zoveel als praktisch mogelijk aan de omgevingstafel te krijgen. Het kan hierbij bijvoorbeeld gaan om de disciplines erfgoed/welstand, flora en fauna, brandveiligheid etc. Niet ieder initiatief hoeft echter naar de omgevingstafel. De adviseringsprocessen zullen opnieuw ingericht en uitgelijnd moeten worden, samen met onze partners en aansluitend op de processen van de intake- en omgevingstafel.

Aktie voor 2024 uit de evaluatie van het VUP 2022:

In 2023 zal de uitlijning en inrichting van de processen verder worden uitgewerkt. Het adviseringsproces is daar een onderdeel van, de adviseurs zitten ook aan de tafels.

In 2024 zal geëvalueerd worden hoe dit in de praktijk loopt en of eventueel bijstelling noodzakelijk is.

4.2.8. Opleiden, trainen en aansluitend oefenen.

Naast het op orde brengen van alle processen en applicaties is het noodzakelijk dat medewerkers de tijd krijgen om zich goed voor te bereiden op de Omgevingswet. Hiervoor is opleiden/trainen van groot belang. In de tweede helft van 2023 zal een opleiding georganiseerd worden. Vaste medewerkers moeten voldoende ruimte krijgen om zich voor te bereiden op de Omgevingswet en moeten zich hierin aansluitend na 1 januari 2024 verder kunnen bekwamen.

Aktie voor 2024 uit de evaluatie van het VUP 2022:

In de loop 2023 wordt een inhoudelijke training georganiseerd, waarin m.n. de praktijk van vergunningverlening onder de Omgevingswet verder wordt uitgediept. In 2024, wanneer de Omgevingswet in werking is getreden, wordt duidelijk of en wat er verder nog nodig is om de medewerkers te trainen. Daar zal dan op geanticipeerd worden.

4.3.1 Het werken conform de Omgevingswet en de Wkb.

Het uitvoering geven aan de regelgeving uit de Omgevingswet en de Wkb zijn benoemd als beleidsdoelstelling in het VTH-beleidsplan gemeente Hillegom 2024-2027. Dit zijn namelijk de speerpunten voor de komende jaren. In de voorgaande paragrafen is hieraan reeds aandacht besteedt, m.n. hoe dit wordt vertaald naar de uitvoering.

5.3.1 Personeelsformatie

De organogram van de VTH-taakuitvoering is als bijlage 1 toegevoegd.

Hieronder wordt per functie de structurele Vergunningen formatie weergegeven. Wanneer er een aanleiding is, kan de formatie eventueel tijdelijk uitgebreid worden door inhuur. Externe medewerkers en inhuur zijn niet meegenomen in deze formatie, omdat dit door het jaar heen kan wijzigen afhankelijk van situatie en omstandigheden.

De uitvoering van de taken is ondergebracht bij HLTsamen. Onderstaande formatie werkt voor de 3 gemeenten gezamenlijk.

Functie

Bruto formatie in fte*

Juridisch medewerker omgevingsrecht

3,39

Vergunningverlening Wabo

10

Vergunningverlener APV/BW

3,64

Administratief medewerker Wabo/APV

1,67

* Voor 1 fte wordt gerekend met 1629 werkbare uren. Hiervan gaat 10% (163 uur) af voor teamoverleg, organisatiebijeenkomsten, studie etc. Van de resterende 1466 uur is 1319 uur beschikbaar voor productie en 10% (147 uur) aangemerkt als onvoorzien.

5.3.2 Vastgelegde werkwijzen

Binnen het team vergunningverlening zijn verschillende werkwijzen vastgelegd om de kwaliteit te waarborgen en de uitvoering sturing en uniformiteit te geven. Er is o.a. een procesbeschrijving vastgesteld voor:

-vergunningverlening Omgevingswet (buitenplanse) omgevingsplanactiviteit (B)opa;

-vergunningverlening uitgebreide procedure (Wabo);

-vergunningverlening reguliere procedure (Wabo);

-afhandelen melding (bouwactiviteit, slopen en gebruik);

Genoemde procesbeschrijvingen zijn vastgelegd in het VTH-Beleidsplan Gemeente Hillegom 2024-2027.

Daarnaast zijn de overige werkafspraken vastgelegd in het Handboek Wabo vergunningverlening.