HOOFDSTUK 1 ALGEMEEN
Artikel 1 Doel van de regeling
Doel van deze regeling is het op hoofdlijnen vastleggen van verantwoordelijkheden en bevoegdheden op het terrein van financiën, bedrijfseconomie en informatievoorziening en het structureren van het financiële hoofdproces. Dit is de uitwerking van de financiële organisatie genoemd in art 26 van de financiële verordening gemeente Heusden (volgens artikel 212 Gemeentewet).
Artikel 2 Verantwoordelijkheid financiële organisatie
De verantwoordelijkheid voor de financiële organisatie van de gemeente berust bij het college van burgemeester en wethouders.
Het college van burgemeester en wethouders draagt het opzetten en het in stand houden van de financiële organisatie op aan de directeur. Binnen de directie is de directeur eindverantwoordelijk. De directeur mandateert concerncontroltaken aan de concerncontroller.
Artikel 3 Functionarissen
1De directeur is binnen de ambtelijke organisatie aangewezen als verantwoordelijke voor het opzetten en in stand houden van de financiële organisatie.
2De concerncontroller draagt conform art 11 van het organisatiebesluit zorg voorde controlfunctie.
3De teammanager bedrijfseconomisch control is aangewezen als bedrijfseconomisch controller.
4De teammanager kwaliteitscontrol is aangewezen als kwaliteitscontroller.
5Een medewerker binnen het team bedrijfseconomisch control is aangewezen als kassier.
6Een medewerker binnen het team bedrijfseconomisch control is aangewezen als liquiditeitenbeheerder.
7De onder lid 1 t/m 6 genoemde functies zijn onverenigbaar met elkaar.
Hoofdstuk 2 Controlfunctie
Artikel 4 Controlfunctie op concernniveau
1De directeur is, onverlet de in artikel 2 aangeduide verantwoordelijkheid, verantwoordelijk voor de financiële organisatie en controlfunctie van de totale gemeentelijke organisatie.
2De directeur is verantwoordelijk voor de taken genoemd in de financiële verordening gemeente Heusden (volgens artikel 212 gemeentewet)
· Begroting en verantwoording (titel 1)
· Financiële positie (titel 2)
· Paragrafen (titel 3)
· Financiële organisatie en administratie (titel 4)
3De directeur heeft onverlet de eigen verantwoordelijkheid van de leiding van de organisatie-eenheden een eigen verantwoordelijkheid voor de bevordering en de bewaking van de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het beheer en de administratie. De directeur laat in dit kader de opzet en de werking toetsen van de bestuurlijke informatievoorziening en de administratieve organisatie
4De directeur zorgt voor ondersteuning van de organisatie-eenheden bij het opzetten en doen functioneren van de administratieve organisatie en bestuurlijke informatievoorziening.
5Indien de directeur van oordeel is dat een meer doelmatig beheer kan worden gerealiseerd, treedt hij in overleg met de leiding van de desbetreffende organisatie-eenheid.
6De directeur kan het college van burgemeester en wethouders, gevraagd en ongevraagd, adviseren ten aanzien van de in dit artikel genoemde taken.
7De directeur kan onderdelen van de onder lid 2 genoemde taken mandateren.
8De concerncontroller draagt volgens art 11van het organisatiebesluit zorg voor de controlfunctie op concernniveau en heeft in deze een adviserende rol naar de directeur.
9De concerncontroller heeft de bevoegdheid om rechtstreeks aan het college te rapporteren.
Artikel 5 Controllersfunctie op teamniveau
1.De teammanager heeft voor zijn organisatie-eenheid, onverlet de in artikel 2 en in artikel 4, lid 1 en 2, aangeduide verantwoordelijkheden binnen het eigen team de zorg voor het aandragen van informatie aan de teams bedrijfseconomisch control en kwaliteitscontrol voor:
· het opstellen van de begroting en voorjaarsnota en verantwoording in de jaarrekening en bestuursrapportages;
· het opstellen van de paragrafen in de begroting en jaarrekening;
· de uitvoering van de centrale interne controle
· de inrichting van de financiële administratie
2.De teammanager heeft voor zijn organisatie-eenheid de zorg voor de opzet en de werking van:
· de administratieve organisatie, de interne zelfcontrole en van de bestuurlijke informatievoorziening;
· het opzetten en doen functioneren van (deel)budgethouderschap;
· de analyse en interpretatie van de beschikbare gegevens;
· de verslaggeving ten behoeve van de leiding en de daarop te baseren bedrijfseconomische advisering.
3De financieel consulent binnen het team bedrijfseconomisch control en medewerkers binnen het team kwaliteitscontrol adviseren en ondersteunen de teammanager, met de uitoefening van de onder lid 1 en 2 genoemde activiteiten.
4Bij het uitvoeren van zijn taken neemt de teammanager de centrale kaders van de concerncontroller, de bedrijfseconomisch controller en de kwaliteitscontroller in acht. De teammanager is daarbij verantwoordelijk voor de tijdigheid, volledigheid, juistheid en toereikendheid van de onder zijn verantwoording verstrekte informatie.
Artikel 6 Functie bedrijfseconomisch controller
1De bedrijfseconomisch controller draagt onder verantwoordelijkheid van de directeur zorg voor de volgende taken voortvloeiend uit de financiële verordening Heusden (volgens art 212 gemeentewet):
1Titel 1 Begroting en verantwoording
a.Kaderstellen
b.Uitvoering
2Titel 2 Financiële positie
3Titel 3 Paragrafen
4Titel 4 Financiële organisatie en administratie
a.Artikel 24 administratie
b.Artikel 25 financiële administratie
2De bedrijfseconomisch controller draagt onder verantwoordelijkheid van de directeur zorg voor de taken voortvloeiend uit de controleverordening Heusden (volgens art 213 gemeentewet).
3De bedrijfseconomisch controller heeft de bevoegdheid direct te rapporteren aan de directeur.
4De bedrijfseconomisch controller draagt onderdelen van de taak voortvloeiend uit de financieringsfunctie over aan de liquiditeitenbeheerder (zie artikel 14 van de financiële verordening Heusden en besluit financieringsstatuut).
Artikel 7 Functie kwaliteitscontroller
1De kwaliteitscontroller draagt onder verantwoordelijkheid van de directeur zorg voor de volgende taken voortvloeiend uit de financiële verordening Heusden (volgens art 212 gemeentewet):
· Titel 1 Begroting en verantwoording
a.Beheersing en Interne controle
· Titel 4 Financiële organisatie en administratie
c.Artikel 27 Aanbesteding en inkoop
d.Artikel 28 Subsidieverstrekking en steunverlening
2De kwaliteitscontroller draagt onder verantwoordelijkheid van de directeur zorg voor de taken voortvloeiend uit de verordening doelmatigheid en doeltreffendheid Heusden (volgens art 213a gemeentewet):
3De kwaliteitscontroller heeft de bevoegdheid direct te rapporteren aan de directeur.
Artikel 8 Kassiersfunctie
10a. Onder verantwoordelijkheid van de bedrijfseconomisch controller draagt een ambtenaar - te noemen kassier - zorg voor het betalingsverkeer en het beheer van chartale gelden van de gemeente.
11b. Voor met name aangewezen inkomsten en uitgaven wordt onder verantwoordelijkheid van de teammanager van de betreffende teams een functionaris als subkassier aangewezen, die is belast met de bewaring van chartale gelden van die organisatie-eenheid.
12De kassier draagt zorg voor de inning en invordering van de gemeentelijke inkomsten en voor de betaling van de gemeentelijke uitgaven.
13De invordering van inkomsten geschiedt op grond van door de (deel)budgethouders vastgestelde vorderingen uit hoofde van uitgaande declaraties, facturen en belastingaanslagen e.d.
14De betaling van uitgaven geschiedt op grond van door de budgethouders verstrekte en geaccordeerde opdrachten.
15Bij het geldverkeer wordt geen gebruik gemaakt van cheques aan toonder.
16Betalingsopdrachten aan giro- en bankinstellingen worden ondertekend door de kassier en door de een daartoe aangewezen medewerker binnen het team bedrijfseconomische control.
17De kassier draagt zorg voor het overboeken van saldi tussen bankrekeningen en het aanleveren van tijdige, volledige en juiste gegevens aan de gemeentelijke administratie van het betalingsverkeer.
18Het gestelde in lid 5 en 6 geldt ook voor de subkassiers.
Artikel 9 Functie liquiditeitenbeheerder
1Onder verantwoordelijkheid van de bedrijfseconomisch controller draagt de liquiditeitenbeheerder de zorg voor het uitvoeren van de activiteiten met betrekking tot de gemeentefinanciering en het risicobeheer van de financiering.
2Hierbij worden de richtlijnen in het besluit financieringsstatuut in acht genomen.
Artikel 10 Budgethouderschap
1Onder budgethouderschap wordt verstaan het doelmatig en doeltreffend beheren van budgetten, zoals vastgelegd binnen de begroting, alsmede het regelmatig doen van verslag daarover aan het college van burgemeester en wethouders.
2De verantwoordelijkheden, verplichtingen en bevoegdheden in het kader van het budgethouderschap zijn verder vastgelegd in de regeling budgethouderschap van de gemeente Heusden.
Artikel 11 Verantwoording en decharge
Aanbieding van de programrekening en productrekening door de directie geschiedt binnen de door het college van burgemeester en wethouders gestelde termijn en conform de door hen gegeven richtlijnen. Hiermee wordt verantwoording afgelegd aan het college van burgemeester en wethouders.
HOOFDSTUK 3 SLOTBEPALINGEN
Artikel 12 Inwerkingtreding
1Dit besluit wordt intern bekend gemaakt en treedt onmiddellijk in werking.
2Met ingang van dezelfde datum vervalt:
de " Financiële beheers en controleregeling " van de gemeente Heusden, vastgesteld op 30 mei 2006.
3.Deze regeling kan worden aangehaald onder de naam "Financiële beheers- en controlregeling".
Artikel 13 Overgangsbepaling
1Op het moment dat functionarissen niet benoemd zijn, berust de bevoegdheid bij het hoofd van de organisatorische eenheid waar de taak onder valt.
2Zolang de situatie, volgens lid 1 van dit artikel, geldt, kan het hoofd van de organisatorische eenheid de taak mandateren aan één of meerdere medewerkers van de organisatorische eenheid.