Aanhef
Verordening op het financiële beleid en beheer van de gemeente Hengelo
De raad van de gemeente Hengelo;
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 16 september 2014, nr. 1021219;
b e s l u i t :
vast te stellen de volgende
Verordening op het financiële beleid en beheer van de gemeente Hengelo (Financiële verordening gemeente Hengelo)
Hoofdstuk I Definities
Artikel 1 - Definities
In deze verordening wordt verstaan onder:
a.Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Hengelo en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
b.Financiële administratie: de financiële administratie is een onderdeel van de administratie en omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Hengelo, teneinde te komen tot een goed inzicht in:
•de financieel-economische positie;
•het financieel beheer;
•de uitvoering van de begroting;
•het afwikkelen van vorderingen en schulden;
•het afleggen van rekening en verantwoording.
c.Administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.
d.Financieel beheer: het uitoefenen van bestuur en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de gemeente Hengelo.
e.Rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen en raadsbesluiten
f.Doelmatigheid: de mate waarin de gewenste prestaties worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.
g.Doeltreffendheid: de mate waarin met de geleverde prestaties de beoogde maatschappelijke effecten worden bereikt.
h.Kadernota: een document waarmee op hoofdlijnen de beleidsmatige en financiële keuzes worden gemaakt door de gemeenteraad. Deze worden vervolgens verwerkt in de beleidsbegroting.
i.Beleidsbegroting: de stukken als bedoeld in artikel 189 van de Gemeentewet.
j.Productenraming: de stukken als bedoeld in artikel 66 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.
k.Jaarstukken: de stukken als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet.
Hoofdstuk II Begroting en Verantwoording
Artikel 2 - Kadernota
1Jaarlijks wordt in het voorjaar door het college een Kadernota of Kaderbrief aangeboden aan de raad. De belangrijkste elementen erin zijn een actueel financieel meerjarenbeeld, voorstellen voor nieuw beleid en voorstellen voor bezuinigingen.
2Het college doet in de Kadernota tevens voorstellen aan de raad over de in acht te nemen financieel beleidsmatige kaders bij de voorbereiding van de beleidsbegroting. Daarbij wordt in ieder geval ingegaan op de systematiek ter bepaling van uitzettings- en rentepercentages.
Artikel 3 - Beleidsbegroting
1De beleidsbegroting is ingedeeld in door de raad aangewezen begrotingshoofdstukken en bevat per hoofdstuk de beleidsdoelstellingen en maatschappelijke effecten die worden nagestreefd, alsmede de middelen die daarvoor beschikbaar
zijn, één en ander zo mogelijk uitgedrukt in relevante prestatiecijfers en kengetallen.
2Met het vaststellen van de begroting autoriseert de raad het college tot het doen van uitgaven per begrotingshoofdstuk tot de bedragen van het overzicht van baten en lasten voor het betreffende begrotingsjaar.
3Het college draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe de raad heeft besloten in de beleidsbegroting is opgenomen.
4De beleidsbegroting bevat voorstellen voor tarieven van de lokale heffingen.
5Wijzigingen in de toedeling van producten aan de begrotingshoofdstukken worden in de beleidsbegroting c.q. in de Beleidsrapportages expliciet vermeld en gemotiveerd.
6In de beleidsbegroting wordt een bedrag voor kleine opties beleidsintensiveringen opgenomen.
Artikel 4 - Uitvoering begroting
1Het college draagt zorg voor regels die bewerkstelligen dat de uitvoering van de Beleidsbegroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.
2Het college draagt er zorg voor dat:
a.de uit te voeren activiteiten en te leveren prestaties worden gerealiseerd conform de beleidsbegroting (inclusief de vastgestelde begrotingswijzigingen);
b.de lasten en baten per hoofdstuk eenduidig worden toegedeeld aan de producten.
3Het college kan besluiten tot het doen van eenmalige niet begrote uitgaven die onvoorzien zijn en brengt deze ten laste van de post onvoorzien. Het college informeert de raad daarover.
4Het college kan besluiten tot het doen van structurele, niet begrote uitgaven tot een in de beleidsbegroting op te nemen bedrag per voorstel en brengt deze ten laste van de in artikel 3 lid 6 genoemde begrotingspost. Het college informeert de raad daarover.
Artikel 5 - Beleidsrapportage
1Het college rapporteert twee keer per jaar over de realisatie van de beleidsbegroting aan de raad.
2De Beleidsrapportage bevat een rapportage op afwijkingen voor wat betreft de ontwikkeling van lasten, baten en investeringen.
3Het college doet, gelet op art. 4 lid 2 van deze verordening, bij de Beleidsrapportage de raad een voorstel tot wijziging van de beleidsbegroting.
4Het college neemt in de Beleidsrapportage een overzicht op van de besluiten als bedoeld in art. 4 lid 3 en 4.
Artikel 6 - Jaarstukken
1De jaarstukken bevatten een verslag van het college en vormen de verantwoording van (de doelmatigheid van) het financieel beleid en beheer, per begrotingshoofdstuk de maatschappelijke effecten, activiteiten en prestaties die in het verslagjaar zijn gerealiseerd, alsmede de middelen die daarvoor zijn ingezet, mede in relatie tot de voornemens uit de beleidsbegroting.
2De indeling van de jaarstukken is identiek aan de indeling van de beleidsbegroting.
Artikel 7 - Planning
Het college stelt jaarlijks een planning op voor de behandeling van de nota als bedoeld in artikel 2 van deze verordening, de beleidsbegroting, de nota inzake tarieven van belastingen en heffingen, de Beleidsrapportages en de Jaarstukken in de vergaderingen van de raad.
Hoofdstuk III Kaderstelling
Artikel 8 - Reserves en Voorzieningen
1Het college legt minimaal eens per vijfjaar (een herijking van) beleidsregels inzake reserves en voorzieningen ter vaststelling voor aan de raad.
2De beleidsbegroting en de jaarstukken bevatten een samenvattend overzicht van de reserves en voorzieningen en van de mutaties daarin.
Artikel 9 - Investeringen
1Het college stelt minimaal eens per vijf jaar (een herijking van) beleidsregels inzake investeringen vast en stelt de raad hiervan in kennis.
2Het college legt minimaal eens per vijfjaar (een herijking van) beleidsregels inzake afschrijving en waardering van activa ter vaststelling voor aan de raad. Daarin is opgenomen:
•de duur van de afschrijving naar soort, die is vastgelegd in de afschrijvingstabel;
•de wijze van afschrijven.
Artikel 10 - Financieringsfunctie / treasuryfunctie
1Het college draagt bij de uitoefening van de treasuryfunctie zorg voor:
a.het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de begrotingshoofdstukken binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren;
b.het verzekeren van een duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele condities;
c.het beheersen van de risico's verbonden aan de treasuryfunctie zoals renterisico's, koersrisico's, liquiditeitsrisico's en kredietrisico's;
2Het college stelt regels op ter uitvoering van het gestelde onder lid 1 en legt deze regels, alsmede de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening vast in een treasurybesluit. Het college zendt het besluit ter kennisgeving aan de raad.
3Het college evalueert de bepalingen inzake de treasuryfunctie minimaal één keer per vijfjaar en doet van het resultaat daarvan melding aan de raad.
Hoofdstuk IV Paragrafen in begroting en jaarstukken
Artikel 11 - Paragrafen
In aanvulling op titel 2.3, artikel 10 tot en met 16 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) wordt bepaald:
Hoofdstuk V administratieve organisatie
Artikel 12 (financiële) administratie
Het college draagt zorg voor een zodanige inrichting en werking van de (financiële) administratie, dat deze de grondslag is voor:
-het verstrekken van informatie aan de raad over de financiële positie van de gemeente;
-het afleggen van verantwoording aan de raad over de rechtmatigheid, doeltreffendheid en doelmatigheid van het gevoerde beleid.
-het verstrekken van informatie aan de Europese Unie, het Rijk, de Provincie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsplichten opleggen aan gemeenten.
Artikel 13 (financiële) organisatie
1Het college draagt zorg voor een adequate scheiding van functies en taken, alsmede voor een adequate mandatering van verantwoordelijkheden en bevoegdheden, zodanig dat de rechtmatigheid van (financiële) beheershandelingen en de betrouwbaarheid van de verstrekte (financiële) informatie geborgd worden.
2et college draagt zorg voor een eenduidige indeling van de gemeentelijke financiële organisatie.
Artikel 14 Interne controle
1Het college draagt zorg voor systematische interne controle van de getrouwheid (de juistheid, volledigheid en tijdigheid) van de (bestuurlijke) informatievoorziening en van de rechtmatigheid van de beheerhandelingen en legt deze vast in interne controleprogramma's.
2Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.
3Het college informeert de raad over gebleken gebreken in de bestuurlijke informatievoorziening van materieel belang, alsmede van de genomen maatregelen tot herstel.
Hoofdstuk VI Slotbepalingen
Artikel 15 - Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking per 1 november 2014.
Artikel 16 - Citeertitel
Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam "Financiële verordening gemeente Hengelo ".
Toelichting op de verordening:
“De raad stelt bij verordening de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede voor het fi-nanciële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie vast. Deze verordening waar-borgt dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan.” Zo luidt artikel 212 van de Gemeentewet. De financiële verordening is het laatst geactualiseerd in 2009.
De invulling van art. 212 G.w. heeft vooral betrekking op het vaststellen van de financiële kaders door de gemeenteraad. In concreto gaat het daarbij om het vaststellen van de planning & control-cyclus, de kaderstelling voor het financieel beleid en de inrichting van de financiële organisatie. In hoofdstuk II (de artikelen 2 t/m 7) wordt ingegaan op de instrumenten van de planning & control-cyclus (kadernota, beleidsbegroting, beleidsrapportage en jaarstukken). Hoofdstuk III verplicht het college de kaderstelling voor het financieel beleid, i.c.reservebeleid, investeringsbeleid en het fi-nancieringsbeleid, periodiek tegen het licht te houden en waar nodig voorstellen te doen aan de raad tot wijziging daarvan. Hoofdstuk IV bevat de gewenste lokale aanvullingen op de voorge-schreven paragrafen in beleidsbegroting en jaarverslag. Hoofdstuk V gaat tenslotte in op de admi-nistratieve organisatie.
De oude financiële verordening bevatte, evenals de nieuwe modelverordening, nog veel bepa-lingen, die al wettelijk geregeld zijn. In de nieuwe verordening zijn deze achterwege gelaten.
Nieuw in de verordening zijn:
-de vastlegging van het niveau waarop de raad het college autoriseert tot het doen van uit-gaven, namelijk de begrotingstotalen per begrotingshoofdstuk/programma;
-de verankering van de spelregels bij investeringen.