Aanhef
Deze budgetregels vormen de uitwerking van artikel 23 van de Financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet en geven nadere regels voor budgethouderschap, budgetbeheer en het aangaan van financiële verplichtingen binnen de gemeentelijke organisatie.
De regeling is een werkinstructie voor ambtenaren en heeft tot doel een rechtmatige, doelmatige en controleerbare uitvoering van de door de raad geautoriseerde begroting te waarborgen.
Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
a.raad:
de gemeenteraad van Hendrik-Ido-Ambacht;
b.griffier:
de griffier van de gemeenteraad;
c.college:
het college van burgemeester en wethouders van Hendrik-Ido-Ambacht;
d.gemeentesecretaris:
de gemeentesecretaris van Hendrik-Ido-Ambacht, tevens algemeen directeur;
e.teammanager:
de leidinggevende functionaris direct onder de gemeentesecretaris, als bedoeld in artikel 1 van de Mandaatregeling gemeente Hendrik-Ido-Ambacht 2026;
f.programma:
een samenhangend geheel van activiteiten en beleidsvelden binnen de begroting waarbij de doelstellingen, in het bijzonder de beoogde maatschappelijk effecten zijn beschreven;
g.taakveld:
een logisch samenstel van activiteiten onder een programma conform het Besluit begroting en verantwoording (BBV);
h.budget:
een door de raad geautoriseerde hoeveelheid middelen voor de realisatie van een taak of doel;
h.deelbudget:
een afgebakend onderdeel van een budget, gekoppeld aan een budgetbeheerder;
i.budgethouder:
de functionaris die op grond van mandaat verantwoordelijk is voor het beheer en de besteding van een budget;
j.budgetbeheerder:
de medewerker die door de budgethouder is belast met het dagelijkse financiële beheer van een (deel)budget;
k.autorisatieniveau:
het niveau waarop goedkeuring mag worden gegeven aan de bestemming van middelen binnen de begroting;
l.mandaatregeling:
de Mandaatregeling gemeente Hendrik-Ido-Ambacht 2026.
m.belangenverstrengeling:
een situatie waarin de persoonlijke, zakelijke of andere (neven)belangen van een budgethouder zodanig verweven zijn met zijn of haar rol, dat deze de objectieve, onafhankelijke en integere uitvoering van zijn/haar werkzaamheden kunnen beïnvloeden of de schijn daarvan wekken.
Artikel 1a Rangorde en mandaat
1Budgethouderschap, budgetbeheer en het aangaan van financiële verplichtingen vinden uitsluitend plaats met inachtneming van het verleende mandaat, de volmacht of machtiging zoals vastgelegd in de Mandaatregeling gemeente Hendrik-Ido-Ambacht 2026.
2Voor zover bepalingen in deze regeling strijdig zijn met de Mandaatregeling gemeente Hendrik-Ido-Ambacht 2026, prevaleert de Mandaatregeling.
3Het vervallen, beperken of intrekken van een mandaat heeft van rechtswege tot gevolg dat de daarmee samenhangende budgetbevoegdheid vervalt of overeenkomstig wordt beperkt.
Artikel 2 Budgethouderschap
1De gemeentesecretaris, griffier en de teammanagers zijn budgethouder, voor zover en zolang zij daartoe gemandateerd zijn op grond van de Mandaatregeling gemeente Hendrik-Ido-Ambacht 2026.
2De gemeentesecretaris is budgethouder voor centrale en concernbrede budgetten en kan budgethouderschap toekennen, beperken of intrekken.
3Teammanagers kunnen elkaar vervangen als budgethouder, voor zover dit past binnen het verleende mandaat.
4De budgethouder kan aan één of meer functies binnen zijn team budgetbeheer toekennen.
5Een budgetbeheerder rapporteert aan de budgethouder over het financiële beheer van het toegewezen (deel)budget.
Artikel 3 Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de budgethouder
1De budgethouder is verantwoordelijk voor:
a.een doelmatig en rechtmatig beheer van de toegewezen budgetten;
b.een effectieve realisatie van de aan het budget gekoppelde doelstellingen;
c.een juiste onderbouwing van begrotingsramingen;
d.het tijdig en correct vastleggen van verplichtingen;
e.een juiste en volledige factuurafhandeling;
f.adequate functiescheiding en controle.
2De budgethouder handelt uitsluitend binnen de grenzen van het verleende mandaat, het geldende beleid, de vastgestelde budgetten en de Mandaatregeling gemeente Hendrik-Ido-Ambacht 2026.
3De budgethouder is bevoegd financiële verplichtingen aan te gaan, indien cumulatief is voldaan aan de volgende voorwaarden:
a.de bevoegdheid is opgenomen in het verleende mandaat;
b.in de vastgestelde (meerjaren)begroting is voldoende budget beschikbaar;
c.de verplichting past binnen het doel van het budget;
d.de verplichting leidt niet tot toekomstige onvermijdelijke overschrijdingen.
4Het ontbreken van toereikend budget of toereikend mandaat sluit de bevoegdheid tot het aangaan van financiële verplichtingen uit.
5Inkoop en aanbesteding vinden plaats conform de begroting, het inkoop- en aanbestedingsbeleid en de Mandaatregeling.
6De budgethouder kan geen verplichtingen aangaan waarbij sprake is van belangenverstrengeling.
Artikel 4 Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de budgetbeheerder
1De budgetbeheerder wordt aangewezen door de budgethouder.
2De budgetbeheerder legt aan de budgethouder verantwoording af over de voortgang in de realisatie van beleidsvoornemens en het verloop van de budgetten
3De budgetbeheerder controleert een ingekomen factuur op juiste levering van goederen en/of diensten tegen de afgesproken prijs. Bij het akkoord verklaren van facturen met een waarde van € 5.000 of hoger moet in het financiële administratie aantoonbaar worden vastgelegd dat de prestatie heeft plaatsgevonden. Voor facturen onder de € 5.000 hoeft de prestatielevering niet aantoonbaar in het systeem te worden vastgelegd, maar de verantwoordelijke moet bij interne of externe controles in voldoende mate de aannemelijkheid van de prestatie kunnen aantonen, bijvoorbeeld via e-mailbevestigingen, leveringsbonnen of andere bewijsstukken.
4De budgetbeheerder codeert de ingekomen factuur zodat de uitgave ten laste van het juiste budget wordt gebracht.
5De budgetbeheerder is verantwoordelijk voor:
a.een doelmatig en rechtmatig beheer van de toegewezen budgetten;
b.een effectieve realisatie van de aan het budget gekoppelde doelstellingen;
c.een juiste onderbouwing van begrotingsramingen;
d.het tijdig en correct vastleggen van verplichtingen;
e.een juiste en volledige factuurafhandeling;
Artikel 5 Budgetverschuivingen
1De budgethouder is bevoegd budgetverschuivingen binnen één taakveld aan te brengen tot € 25.000.
2Verschuivingen boven € 25.000 vereisen voorafgaande goedkeuring van het college.
3Verschuivingen tussen taakvelden zijn voorbehouden aan de raad.
4Structurele verschuivingen worden verwerkt in de eerstvolgende begroting.
Artikel 6 Over- en onderschrijdingen
1Overschrijdingen van budgetten leiden per definitie tot een onrechtmatigheid.
2Verwachte overschrijdingen zijn acceptabel wanneer deze tijding worden gemeld conform de financiële verordening.
3Verwachte onderschrijdingen worden tijdig gemeld conform de financiële verordening.
Artikel 7 Ondertekening en mandaat
1Opdrachten, opdrachtbrieven, overeenkomsten en contracten met financiële verplichtingen worden uitsluitend ondertekend door functionarissen die daartoe gemandateerd zijn.
2Budgethouderschap of budgetbeheer impliceert niet automatisch de bevoegdheid tot ondertekening.
3Ondertekening namens het college of de burgemeester geschiedt conform artikel 6 van de mandaatregeling gemeente Hendrik-Ido-Ambacht 2026.
Artikel 8 Subsidieverlening
1Subsidies worden verleend binnen het vastgestelde budget- en/of het subsidieplafond.
2Besluiten tot verlening, vaststelling, wijziging of intrekking van subsidies vinden uitsluitend plaats met inachtneming van artikel 5 van de Mandaatregeling gemeente Hendrik-Ido-Ambacht 2026.
Artikel 9 Vorderingen, kwijtschelding en borgstellingen
1Afboekingen of kwijtscheldingen van vorderingen met een financieel belang hoger dan €10.000 vereisen een collegebesluit en vallen buiten het mandaat van budgethouders.
2Borgstellingen, het verstrekken of opnemen van geldleningen en daarmee samenhangende besluiten zijn voorbehouden aan het bestuursorgaan, ongeacht de beschikbaarheid van budgetten.
Artikel 10 Verantwoording
De budgethouder legt verantwoording af conform de planning- en controlcyclus (bestuursrapportages en jaarstukken).
Artikel 11 Overige bepalingen
1De budgethouder en budgetbeheerder handelen bij uitvoering van hun taken binnen de kaders van de geldende publiekrechtelijk en privaatrechtelijk regels en lokale regels en beleid zoals onder andere zijn vastgelegd in:
a.deze Budgethoudersregeling Hendrik-Ido-Ambacht 2026;
b.de Financiële verordening gemeente Hendrik-Ido-Ambacht 2025;
c.de Mandaatregeling Hendrik-Ido-Ambacht 2026;
d.het Organisatiebesluit Hendrik-Ido-Ambacht;
e.het inkoop- en aanbestedingsbeleid en de aanbestedingswet;
f.de algemene inkoopvoorwaarden;
g.de subsidieverordening;
h.overige gemeentelijke uitvoeringsregelingen.
Artikel 12 Slotbepalingen
1Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na vaststelling.
2De Budgethoudersregeling 2021 wordt ingetrokken.
3Deze regeling wordt aangehaald als: Budgethoudersregeling Hendrik-Ido-Ambacht 2026.
Bijlage 1: Uitwerking ondermandaat
Budgethouder:
Eindverantwoordelijk voor:
•de rechtmatigheid van uitgaven, waaronder naleving van wet- en regelgeving, aanbestedingsregels en contractuele afspraken;
•de doelmatigheid van de inzet van middelen;
•de budgetdiscipline en het voorkomen van overschrijdingen;
•de inrichting en werking van de interne beheersing binnen het toegewezen budget, waaronder het vier-ogen principe en de inzet van budgetbeheerders en gedelegeerd budgethouders
Gedelegeerd budgethouder(ondermandaat):
•is, binnen het verleende ondermandaat, bevoegd tot het aangaan van verplichtingen binnen een bestaand contract;
•toetst of de factuur past binnen het contract en ziet erop toe dat de prestatielevering en codering door de budgetbeheerder zijn gecontroleerd;
•accordeert facturen binnen het toepassingsgebied en de grenzen van het ondermandaat;
•handelt binnen de door de budgethouder gestelde kaders en grenzen en escaleert afwijkingen;
•handelt onder verantwoordelijkheid van de budgethouder en is verantwoordelijk voor een juiste toepassing van het ondermandaat.
Budgetbeheerder:
•toetst of de geleverde prestaties overeenkomen met de gemaakte afspraken en de geldende overeenkomst of raamovereenkomst;
•controleert de juistheid en volledigheid van de factuur, waaronder prijs, hoeveelheid en contractuele voorwaarden;
•draagt zorg voor een juiste codering en verwerking van de factuur ten laste van het juiste budget;
•toetst de beschikbaarheid van budget en signaleert (dreigende) overschrijdingen;
•legt afwijkingen en onregelmatigheden voor aan de budgethouder dan wel gedelegeerd budgethouder en blokkeert zo nodig de verdere verwerking;
•verricht geen accorderingen en handelt onafhankelijk van de gedelegeerd budgethouder in het kader van het vier-ogen principe.