Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Helmond houdende regels omtrent de samenstelling en werkwijze van het Quality Team (Reglement van Orde Quality Team)

Artikel 1 Grondslag

Dit reglement met daarin de samenstelling en werkwijze van het Quality Team is een uitwerking van de Verordening Quality Team Brainport Smart District waarin is geregeld, dat het Quality Team haar werkzaamheden verricht volgens een door het college vast te stellen Reglement van orde.

Artikel 2 Definities

In dit reglement wordt verstaan onder:

a.Q-Team: het Quality Team, zijnde de commissie die het College integraal adviseert op het gebied van de ruimtelijke kwaliteit van projecten in het Plangebied van BSD en het bestuur van de Stichting over de passendheid van initiatieven/activiteiten binnen de doelstellingen van BSD.

b.College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Helmond;

c.Secretaris: de administratieve ondersteuning van de commissie;

d.Raad: de gemeenteraad van de gemeente Helmond.

e.Reglement van Orde Quality Team: Het reglement van het Q-Team waarin de projectgewijze werking van het Q-Team wordt beschreven.

f.Stichting: Stichting Brainport Smart District.

Artikel 3 Samenstelling van het Q-Team

1Het Q-Team bestaat uit tenminste 7 leden en maximaal 11 leden, inclusief de voorzitter.

2Het college benoemt, schorst en ontslaat de voorzitter en de leden van het Q-Team.

3De voorzitter en de leden vertegenwoordigen gezamenlijk de volgende disciplines: aantrekkelijke circulaire omgeving, participatie, sociaal & veilig, gezondheid, data, mobiliteit en energie. Het is mogelijk dat één lid meerdere disciplines vertegenwoordigd.

4Het Q-Team regelt de vervanging van de voorzitter door uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter aan te wijzen.

5Het Q-Team wordt vanuit de stichting ondersteund door een secretaris. De secretaris is geen lid van het Q-Team. Het Q-Team kan advies aan de stichting geven over de invulling van de rol van de secretaris.

6Bij afwezigheid van de secretaris, is de stichting verantwoordelijk voor een plaatsvervangend secretaris.

Artikel 4 Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van het Q-Team en haar voorzitter

1De taken van het Q-Team staan in de Verordening Quality Team Brainport Smart District beschreven.

2De voorzitter vervult het voorzitterschap bij de vergadering van het Q-Team.

3De voorzitter en secretaris dragen zorg voor integrale en eenduidige formuleringen van de adviezen van het Q-Team.

4Het Q-Team stelt een huishoudelijk reglement op, over de wijze waarop zij haar advisering vormgeeft.

5In het huishoudelijk reglement zoals genoemd in artikel 4 lid 4, wordt in ieder geval ingegaan op het proces alsmede de inhoud, waarbij het Q-boek zoals door de gemeenteraad vastgesteld het toetsingskader vormt.

6De voorzitter is verantwoordelijk voor het functioneren en de kwaliteit van de advisering van het Q-Team.

7De voorzitter draagt zorgt voor het goed laten functioneren van het Q-team waartoe het Q-Team gezamenlijk tenminste jaarlijks het intern functioneren van het Q-Team evalueert.

8Daar waar een of meer leden van het Q-team disfunctioneren, maakt de voorzitter dit in het Q-team bespreekbaar en stelt de voorzitter het college daarvan waar nodig in kennis.

9Daar waar de voorzitter van het Q-team disfunctioneert, kan een van de leden dit bespreekbaar maken in het Q-team en stellen ten minste twee leden het college daarvan waar nodig in kennis.

10De voorzitter bevordert een optimale participatie van de leden.

11Het Q-Team draagt jaarlijks, uiterlijk voor 1 april, gezamenlijk zorg voor het jaarverslag van haar werkzaamheden voor het college en de stichting.

Artikel 5 Benoeming en zittingsduur van de voorzitter en leden van het Q-Team

1De voorzitter en leden van het Q-Team worden door het college benoemd voor een periode van vier jaar.

2Het lidmaatschap eindigt door:

a.ontslag op eigen verzoek;

b.overlijden;

c.het verstrijken van de termijn genoemd in het eerste lid;

d.royement of schorsing als gevolg van disfunctioneren.

3De voorzitter dan wel de leden die aftreden op grond van het bepaalde in het tweede lid, onder a of c, blijven in hun functie totdat in hun opvolging is voorzien.

4De voorzitter en de secretaris doen, na ommekomst van het bestuur van de stichting, een voorstel aan het college voor het vervullen van de vacante functie.

5De functie van de voorzitter dan wel van de leden van wie het lidmaatschap eindigt op grond van het bepaalde in het tweede lid, onder b of d, wordt waargenomen door een ander lid totdat in hun opvolging is voorzien, waarbij dit lid geen dubbel stemrecht heeft.

6De functie van de voorzitter dan wel van de leden, wiens lidmaatschap op grond van het bepaalde in het tweede lid eindigt, wordt binnen drie maanden ingevuld.

7De voorzitter dan wel de leden die aftreden op grond van het bepaalde in het tweede lid, onder c, zijn opnieuw benoembaar voor een periode van vier jaar.

8Behoudens de situatie als bedoeld in het derde lid, mogen de voorzitter, respectievelijk de leden ten hoogste twee aaneengesloten perioden van vier jaar in functie zijn.

9De voorzitter stelt in samenspraak met de overige leden een rooster van aftreden op en houdt dit rooster bij.

10Indien door het tussentijds beëindigen van het lidmaatschap een vacature ontstaat wordt het nieuw lid benoemd voor de reguliere duur van vier jaren.

11De voorzitter en de leden kunnen te allen tijde om ontslag verzoeken. En dergelijk verzoek geschiedt schriftelijk en is zowel gericht aan het college als ook aan de voorzitter van het Q-Team.

12Een besluit tot royement of schorsing als bedoeld in het tweede lid, onder d, wordt door het college schriftelijk meegedeeld. De voorzitter van het Q-Team wordt hiervan in kennis gesteld. Hierbij wordt ten minste aangegeven wat de reden van het besluit is. In dit geval eindigt het lidmaatschap op het moment van ontvangst van de schriftelijke mededeling.

Artikel 6 Secretariële ondersteuning van het Q-Team

1Het Q-Team wordt vanuit de stichting ondersteund door een secretaris. De secretaris is geen lid van het Q-Team.

2Het Q-Team kan advies aan de stichting geven over de invulling van de rol van de secretaris.

3Het secretariaat is verantwoordelijk voor:

a.de beoordeling of de aanvraag voor een advies volledig is;

b.het opvragen van nadere gegevens;

c.een correcte administratieve afhandeling met betrekking tot de werkzaamheden van het Q-Team, waaronder in ieder geval begrepen:

•het verzamelen van door het Q-Team te behandelen dossiers;

•het opstellen van de agenda’s van vergadering van het Q-Team;

•het bijwonen van vergaderingen van het Q-Team;

•ter bevordering van de eenheid in advisering c.q. besluitvorming van het Q-Team, tijdens de beraadslagingen het inbrengen van relevante informatie over de advisering c.q. besluitvorming in vergelijkbare gevallen;

•verslaglegging van vergaderingen van het Q-Team;

•bekendmaking van adviezen en/of besluiten van het Q-Team;

•het administreren van de aanwezigheid van de leden van het Q-Team

•ondersteuning van het Q-Team bij het opstellen van het in artikel 4 lid 8 bedoelde jaarverslag.

Artikel 7 Werkwijze van het Q-Team

1Aan het Q-Team kunnen (al dan niet tijdelijk) andere adviseurs worden toegevoegd. De voorzitter dan wel een van de leden van het Q-Team kan hiertoe een verzoek doen aan het Q-Team.

2Hiertoe dienen de voorzitter en secretaris van het Q-team gezamenlijk eensluidend schriftelijk te besluiten. De voorzitter stelt het college van dergelijke besluiten in kennis.

3Indien aan het inschakelen van een adviseur kosten zijn verbonden, dan dient voorafgaande aan de inschakeling van de betreffende adviseur overeenstemming met het college en/of de stichting te zijn ten aanzien van de dekking van de te maken kosten.

4Het Q-Team besluit bij meerderheid van stemmen, waarbij ten minste de helft van de stemgerechtigde leden aanwezig dient te zijn.

5Indien de stemmen staken is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

6Adviesaanvragen worden terstond doorgestuurd naar de secretaris van het Q-Team.

7De voorzitter stelt een datum en uur van de vergadering vast en zorgt ervoor dat de uitnodiging/agenda tijdig aan de leden wordt verzonden.

8De agenda vermeldt in ieder geval plaats, datum en uur van de vergadering, alsmede een opgave van de te behandelen onderwerpen.

9Alvorens advies uit te brengen c.q. tot besluitvorming over te gaan kan het Q-Team belanghebbenden uitnodigen om te worden gehoord door het Q-Team. In voorkomende gevallen draagt de voorzitter er zorg voor dat de belanghebbende hiervoor tijdig een uitnodiging ontvangt.

10Indien het quorum niet wordt gehaald, kan de voorzitter besluiten tot annulering van de vergadering.

11Van de vergaderingen van het Q-Team wordt een zakelijk verslag gemaakt, waarin de advisering, c.q. besluitvorming van het Q-Team en de achterliggende motivering inzichtelijk wordt gemaakt.

Artikel 8 Waarborgen privacy

1De voorzitter en de leden van het Q-Team zijn gedurende hun lidmaatschap van het Q-team alsook na beëindiging hiervan, verplicht tot geheimhouding van privacygevoelige gegevens, waarvan zij in het kader van de werkzaamheden van het Q-Team kennis hebben genomen.

2Uitsluitend de voorzitter en de leden van het Q-Team en de door het Q-Team aangewezen personen, waaronder in ieder geval begrepen de secretaris van het Q-Team, hebben toegang tot de in het eerste lid bedoelde gegevens.

3Onder privacygevoelige gegevens als bedoeld in het eerste lid worden verstaan: alle gegevens die herleidbaar zijn tot een individuele natuurlijke persoon en/of entiteit.

Artikel 9 Veegbepalingen

1Daar waar dit reglement niet in voorziet gelden - indien van toepassing - de reguliere rechtsregels. In de gevallen waarin ook de gewone rechtsregels niet kunnen voorzien, beslist het college.

2Een aanpassing van dit reglement, kan – eventueel op verzoek en/of voorzien van advies van het Q-Team, door het college worden vastgesteld.

Artikel 10 Citeertitel en inwerkingtreding

1Dit reglement wordt aangeduid als Reglement van Orde Quality Team

2Dit reglement treedt in werking de dag na vaststelling en na bekendmaking op de daarvoor bestemde wijze.