Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Helmond houdende regels omtrent auditcomité…

Aanhef

De raad van de gemeente Helmond;

Gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 12 juni 2018;

gelet op de bepalingen van de Gemeentewet;

besluit:

1de regeling auditcomité vast te stellen;

2de verordening rekenkamer vast te stellen

3De financiële consequenties van dit besluit meenemen in de 2e berap 2018 en de programmabegroting 2019.

Artikel 1: Instelling en begripsbepalingen.

1Ingesteld wordt een comité van advies aan de raad genaamd het auditcomité.

2In deze regeling wordt verstaan onder:

a.het comité: het audit comité;

b.de raad: de gemeenteraad;

c.het burgercommissielid; kandidaat, niet zijnde raadslid, welke namens raadspartij wordt voorgedragen om zitting te nemen in de commissie en welke bij voorkeur heeft gestaan op de kandidatenlijst van de partij

d.het college: het college van burgemeester en wethouders;

e.de accountant: de in de Verordening op de accountantscontrole gemeente Helmond bedoelde accountant die belast is met de controle van de in artikel 197 van de gemeentewet bedoelde jaarrekening;

f.de voorzitter: de voorzitter van het comité;

g.de secretaris: de secretaris van het comité.

Artikel 2: Doel auditcomité.

1Het comité heeft als doel: “een positieve bijdrage te leveren aan het functioneren van de raad door haar politiek neutraal te adviseren over de in artikel 3 van deze regeling genoemde taken”.

2Het comité treedt daarbij niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college.

Artikel 3: Taken auditcomité.

1Het comité is belast met de advisering aan de raad over:

a.de aanwijzing, opdrachtverlening dan wel beëindiging van de aan een externe accountant opgedragen accountantscontrole;

b.het vaststellen van het jaarlijkse controleprotocol;

c.het aandragen van onderzoeksonderwerpen ten behoeve van de interim controle door de externe accountant;

d.de vaststelling van de jaarrekening en het jaarverslag;

e.tussentijdse rapportages en andere verslagen van de onder a. bedoelde accountant, en over verslagen van periodieke onderzoeken van het college als bedoeld in de verordening periodiek onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid;

f.de voordracht voor de leden van de rekenkamer;

g.het voorbereiden van een standpunt over onderzoek rapportages van de gemeentelijke rekenkamer;

h.de voorbereiding en bespreking van notities en voorstellen m.b.t. de P&C-cyclus;

i.de afstemming van activiteiten van Raad en College op het gebied van opzet en werking van control & risicomanagement, kwaliteit van financieel beheer, financieel beleid en inrichting financiële organisatie, integriteit, fraude, e.d.

2Het auditcomité bevordert dat onderzoeken van de accountant, de gemeentelijke rekenkamer, de in het eerste lid onder e. bedoelde onderzoeken van het college en de interne audits op elkaar worden afgestemd.

3evalueren van het functioneren van de accountant;

4Het auditcomité draagt zorg voor kennisverzameling en kennisoverdracht aan de raad voor wat betreft relevante bedrijfsvoeringsthema’s.

5al datgene dat de auditcommissie in de uitoefening van haar taak van belang acht.

Artikel 4. Bevoegdheden auditcomité.

1Het comité is bevoegd aan de raad over de in artikel 3 genoemde taken voorstellen uit te brengen voorzien van een advies over door de raad te nemen besluiten.

2In het kader van de uitoefening van haar in artikel 3 bedoelde taken is het comité bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met het college, de rekenkamer en de accountant.

3Het comité kan advies inwinnen bij een extern deskundige.

Artikel 5: Samenstelling comité.

1Het comité bestaat uit maximaal zes raads- en burgercommissieleden;

2Het comité kan verzoeken interne en externe adviseurs de vergaderingen van het comité bij te wonen en advies uit te brengen aan het comité;

3Als interne en externe adviseurs worden in ieder geval aangemerkt: de portefeuillehouder financiën, de concerncontroller, de afdelingsmanager financiën, de accountant.

4De zittingsduur van de raads- en burgercommissieleden is gelijk aan de duur van het raadslidmaatschap.

5Het secretariaat van het comité wordt verzorgd door de griffier of een door deze aangewezen medewerker van de raadsgriffie.

Artikel 6: Besluitvorming.

1Besluitvorming over voorstellen of advies van het comité vindt plaats bij meerderheid van stemmen.

2Indien het comité niet tot een eensluidend voorstel of advies komt brengt het comité in geval de minderheid daarom verzoekt, ook het minderheidsstandpunt ter kennis van de raad.

Artikel 7: Voorzitter.

1Het comité wijst uit haar midden een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter aan. De voorzittersrol wordt vervuld door een raadslid.

2De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van het comité, het leiden van de vergaderingen en het bewaken van het doel van het comité. De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de secretaris van het comité.

Artikel 8: Vergadering en verslaglegging.

1Het comité vergadert zo dikwijls de voorzitter dit nodig oordeelt of ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen.

2De voorzitter belegt de vergaderingen. Hij draagt er zorg voor dat de oproepingen - spoedeisende gevallen uitgezonderd - ten minste vijf werkdagen voor de vergadering aan de leden worden verzonden.

3De oproepingen vermelden datum, tijd, plaats en te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd aan de leden toegezonden.

4De vergaderingen van het auditcomité zijn niet openbaar. Het comité beslist over de openbaarmaking van het in een vergadering besprokene en van stukken (agenda en notulen van het comité) die door het comité worden behandeld.

Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Helmond houdende regels omtrent auditcomité Regeling auditcomité gemeente Helmond