Verordening op de auditcommissie gemeente Hellendoorn

Artikel 1 Instelling en begripsbepalingen

1Ingesteld wordt een auditcommissie.

2In deze verordening wordt verstaan onder:

a.de commissie: de auditcommissie;

b.de raad: de gemeenteraad;

c.burgerlid: een burgerlid als bedoeld in de Verordening op het raadsplein;

d.fractie: een fractie als bedoeld in het Reglement van Orde van de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad;

e.de raadsperiode: de zittingsperiode van de gemeenteraad;

f.het college: het college van burgemeester en wethouders;

g.de accountant: de in de Controleverordening gemeente Hellendoorn bedoelde accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

h.de voorzitter: de voorzitter van de commissie;

i.de griffier: de griffier van de commissie;

j.P&C documenten: een planning-en- controlcyclus omvat de kadernota, begroting, tussentijdse rapportages en de jaarstukken. Deze P&C documenten worden zo opgesteld, dat ze zowel financieel als inhoudelijk op elkaar aansluiten.

Artikel 2 Doel

1De commissie is adviseur van de raad, met tevens een adviesrol naar het college als het gaat om de informatievoorziening richting de raad omtrent de P&C documenten.

2De commissie is namens de raad opdrachtgever van de accountant.

3De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van de raad en het college.

Artikel 3 Taken en bevoegdheden

1De auditcommissie is belast met:

a.de voorbereiding van de besluitvorming van de raad aangaande het vaststellen van de jaarstukken;

b.periodiek overleg met de accountant;

c.evalueren van het functioneren van de accountant in samenspraak met de ambtelijke organisatie en het college.

2De commissie is bevoegd aan de raad over alle in het kader van deze verordening relevant te achten onderwerpen advies uit te brengen.

Artikel 4 Accountant en accountantscontrole

1De commissie vertegenwoordigt de raad in zijn verantwoordelijkheid betreffende de accountantscontrole.

2Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:

a.voorbereiden van het controleprotocol;

b.het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad betreffende de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;

c.een overlegplatform te zijn voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te doen besteden aan bepaalde programma’s, thema’s of paragrafen;

d.een overlegplatform te zijn voor de uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles;

e.het periodiek evalueren van de werkzaamheden van de accountant;

f.de selectie van de accountant en het advies over de geselecteerde accountant aan de raad;

g.een afstemmingsoverleg te zijn over de voorgenomen onderzoeken door de accountant en andere onderzoekers.

Artikel 5 Samenstelling en benoeming

1De raad benoemt de leden van de commissie en benoemt uit die leden de voorzitter en diens plaatsvervanger.

2De commissie bestaat uit ten minste drie leden.

3Per fractie kan maximaal één raadslid of burgerlid benoemd worden in de commissie.

4De voorzitter en diens plaatsvervanger zijn lid van de raad.

5De commissie wordt ondersteund door adviseurs, zoals de concerncontroller, de manager bedrijfsvoering, de wethouder financiën en overige functionarissen werkzaam op het gebied van de coördinatie van de beleidscyclus en de interne controle en de accountant. Zij kunnen door de commissie worden uitgenodigd voor een (onderdeel van de) vergadering.

Artikel 6 Zittingsduur

1De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de raadsperiode, bij ontslag als lid van de raad of door een met redenen omkleed besluit van de raad.

2Op verzoek van de fractie kan haar vertegenwoordiger in de commissie worden vervangen. De raad verleent het zittende lid ontslag en benoemt het nieuwe commissielid.

3Een lid kan te allen tijde ontslag nemen.

Artikel 7 Voorzitter en griffier

1De voorzitter draagt, met ondersteuning van de griffier, zorg voor een goed verloop van de vergaderingen van de commissie.

2Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:

a.het voorbereiden van de agenda;

b.het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie;

c.het leiden van de vergaderingen;

d.het bewaken van de uitgangspunten, daaronder begrepen een niet-politieke benadering door de commissie;

e.het bevorderen van een heldere besluitvorming over de uit te brengen adviezen en de commissieaangelegenheden.

3De griffier (of zijn plaatsvervanger) is secretaris van de commissie en kan eveneens aan de beraadslagingen deelnemen.

Artikel 8 Vergaderingen en verslaglegging

1De commissie vergadert zo dikwijls de voorzitter dit nodig oordeelt of tenminste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen.

2De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

3Leden van de raad en burgerleden, niet zijnde lid van de commissie, kunnen de vergaderingen van de commissie als toehoorder bijwonen.

4De besluiten en adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

5Van iedere vergadering wordt een openbaar verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de griffier.

6Niet openbare verslagen worden vertrouwelijk ter kennis gebracht aan de raad.

Artikel 9 Besluitvorming

1De commissie vergadert niet indien niet ten minste de helft plus één van de leden aanwezig zijn.

2De commissie besluit bij meerderheid van stemmen.

3Bij staking der stemmen beslist de voorzitter.

Artikel 10 Citeertitel

1Deze verordening kan worden aangehaald als de “Verordening op de auditcommissie gemeente Hellendoorn” en treedt in werking op de dag volgende op die van haar bekendmaking.

2Op het in het eerste lid genoemde tijdstip:

a.wordt in artikel 4, derde lid van de Controleverordening gemeente Hellendoorn “het auditcommittee” gewijzigd in “de auditcommissie”;

b.vervalt artikel 4a Controleverordening gemeente Hellendoorn.

De raad voornoemd,

de griffier, de voorzitter