Verordening klankbordgesprekken burgemeester en raad gemeente Hellendoorn 2022

Artikel 1 Begripsomschrijving

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.gesprekken: klankbordgesprekken van de raad met de burgemeester;

b.commissie: de commissie, samengesteld uit de fractievoorzitters van de raad, die het klankbordgesprek voert;

c.adviseurs: wethouder(s) of gemeentesecretaris die de commissie van informatie voorzien;

d.informanten: derden van zowel binnen als buiten de gemeente die de commissie kunnen informeren over de rollen van de burgemeester waar de raad minder goed zicht op heeft;

e.commissaris: commissaris van de Koning in de Provincie Overijssel.

Artikel 2 Algemene bepalingen

1De raad voert gesprekken met de burgemeester en stelt daarvoor een commissie samen.

2De commissie voert minimaal eenmaal per jaar een klankbordgesprek met de burgemeester over het functioneren. Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maakt, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek.

3Het verslag van het laatste gesprek in een ambtsperiode weegt mee bij het oordeel over een eventuele herbenoeming van de burgemeester.

Artikel 3 Procedure

1De griffier agendeert en organiseert de klankbordgesprekken.

2De griffier onderhoudt de contacten met het Kabinet van de commissaris.

Artikel 4 Samenstelling van de commissie

1Bij afwezigheid van een commissielid wordt dit vervangen door de plaatsvervangende fractievoorzitter van zijn of haar fractie.

2De commissie laat zich bijstaan door de griffier.

3De commissie kan zich laten adviseren door adviseurs.

4De commissie kan zich laten bijstaan door een externe begeleider.

5De commissie kan zich laten informeren door informanten.

6De commissie wordt ontbonden op de dag waarop na de gemeenteraadsverkiezingen een nieuwe gemeenteraad wordt geïnstalleerd.

Artikel 5 Voorzitterschap van de commissie

1Het voorzitterschap wordt bekleed door de fractievoorzitter van de grootste raadsfractie.

2De commissie kiest uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter.

3De voorzitter leidt het gesprek.

4De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten.

5De voorzitter kan zich laten bijstaan door een externe gespreksleider.

Artikel 6 Geheimhouding

1De commissie legt in elke vergadering, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens de gesprekken.

2De voorzitter ziet er op toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan.

3Gesprekspartners voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. In de voorbereiding kunnen commissieleden gebruik maken van hun eigen kennis en ervaring, informatie van andere raadsleden, openbare bronnen en van de door dit doel vertrouwelijk verkregen informatie van informanten. Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met derden is uitgesloten.

4De commissie noch de raad zal de geheimhouding, waartoe het eerste lid verplicht, opheffen.

5De commissie en haar leden verstrekken geen inzage in de verslagen noch verstrekken zij informatie daarover en over het behandelde tijdens de gesprekken aan raadsleden, die geen lid zijn van de commissie, noch aan anderen, behoudens het bepaalde in artikel 7, eerste lid en artikel 10, derde lid.

6De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, het voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

7De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

8De voorgaande bepalingen, welke zien op de geheimhouding, zijn van overeenkomstige toepassing op de raadsleden, de griffier, de adviseurs, de informanten en een mogelijke externe begeleider.

Artikel 7 Voorbereiding gesprek

1Leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, het verslag van het voorafgaande klankbordgesprek in te zien.

2Leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.

3Minimaal vier weken voordat de uitnodiging wordt verzonden, komen de leden van de commissie bijeen om het klankbordgesprek met de burgemeester voor te bereiden. De ambtelijke ondersteuning wordt verzorgd door de griffier.

4De commissie maakt voorafgaand aan het klankbordgesprek aan de burgemeester kenbaar bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester.

5Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging; deze bevat in ieder geval plaats, tijdstip, de agenda van het gesprek en de bespreekpunten.

6Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een uitnodiging. In de uitnodiging worden in ieder geval de plaats, het tijdstip, de agenda en bespreekpunten vermeld.

Artikel 8 Quorum

1Met het oog op de gewenste afspiegeling van de raad vindt het gesprek alleen dan plaats wanneer ten minste twee derde van de leden van de commissie aanwezig zal zijn.

2Bij te veel afmeldingen stelt de griffier alle betrokkenen daarvan tijdig in kennis; betrokkenen ontvangen vervolgens zo spoedig mogelijk een nieuwe uitnodiging.

Artikel 9 Het gesprek

1Het gesprek vindt plaats in beslotenheid.

2Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.

3De commissie beschouwt het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de hand van de profielschets en aan de wettelijke taken van de burgemeester. Tevens betrekt de commissie – indien van toepassing - hierbij het verslag van en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek.

4Het gesprek wordt ook gebruikt om wederzijdse wensen voor de toekomst kenbaar te maken, om eerder gemaakte afspraken te evalueren en te spreken over het functioneren van de raad en de ontwikkelingen van de gemeente.

Artikel 10 Verslaglegging

1Alvorens de commissie het verslag vaststelt, krijgt de burgemeester de gelegenheid te reageren op het concept.

2Het verslag wordt getekend door alle deelnemers aan het gesprek.

3Met inachtneming van het bepaalde in artikel 6 wordt het vastgestelde verslag op verzoek van de burgemeester en/of gemeenteraad vertrouwelijk ter kennisname aan de gemeenteraad gebracht.

Artikel 11 Archivering

1De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder een afschrift van het vastgestelde verslag.

2Alle overige bescheiden, als bedoeld in de artikelen 6 en 7, die in het bezit zijn van de voorzitter en de leden van de commissie, worden onmiddellijk vernietigd.

3Na het aftreden van de burgemeester worden alle stukken door de griffier vernietigd.

Artikel 12 Inwerkingtreding en citeertitel

1Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.

2Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening klankbordgesprekken burgemeester en raad gemeente Hellendoorn 2022.

De raad voornoemd,

de griffier, de voorzitter,