Notitie beslotenheid en geheimhouding gemeente Heiloo 2024

1.1 Wanneer geheimhouding?

Zoals hierboven al opgemerkt is openbaarheid het uitgangspunt.

Wanneer mag dan geheimhouding worden opgelegd en wanneer kan besloten worden tot het houden van een besloten vergadering?

Het antwoord op deze vraag volgt uit de artikelen 87 GemW en 5.1 Woo eerste en tweede lid. Geheimhouding kan alleen worden opgelegd op grond van een belang genoemd in artikel 5.1 Woo. Hierbij schrijft het eerste lid voor dat het openbaar maken van informatie achterwege blijft voor zover dit:

a.De eenheid van de Kroon in gevaar zou kunnen brengen;

b.De veiligheid van de Staat zou kunnen schaden;

c.Bedrijfs- en fabricagegegevens betreft die door natuurlijke personen of rechtspersonen vertrouwelijk aan de overheid zijn meegedeeld;

d.Persoonsgegevens betreft als bedoeld in paragraaf 3.1 en 3.2 van de Uitvoeringswet AVG, tenzij de betrokkene uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven voor de openbaarmaking van deze persoonsgegevens of deze persoonsgegevens kennelijk door de betrokkene openbaar zijn gemaakt;

e.Nummers betreft die dienen ter identificatie van personen die bij wet of algemene maatregel van bestuur zijn voorgeschreven als bedoeld in artikel 46 Uitvoeringswet AVG, tenzij de verstrekking kennelijk geen inbreuk op de levenssfeer maakt.

Lid 1 van artikel 5.1 Woo bevat dus dwingende uitzonderingsgronden voor het principe dat openbaarheid het uitgangspunt is.

Lid 2 van hetzelfde artikel bevat een belangenafweging en bepaalt dat het verstrekken van informatie achterwege blijft voor zover het belang van openbaarmaking niet opweegt tegen het belang van:

a.De betrekkingen van Nederland met andere landen en staten en met internationale organisaties;

b.De economische of financiële belangen van de Staat, andere publiekrechtelijke lichamen of bestuursorganen, in geval van milieu-informatie slechts voor zover de informatie betrekking heeft op handelingen met een vertrouwelijk karakter;

c.De opsporing en vervolging van strafbare feiten;

d.De inspectie, controle en toezicht door bestuursorganen;

e.De eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer;

f.De bescherming van andere dan in het eerste lid onder c genoemde concurrentiegevoelige bedrijfs- en fabricagegegevens;

g.De bescherming van het milieu waarop deze informatie betrekking heeft;

h.De beveiliging van personen en bedrijven en het voorkomen van chantage;

i.Het goed functioneren van de Staat, andere publiekrechtelijke lichamen of bestuursorganen.

Als na het maken van de belangenafweging wordt geconcludeerd dat het belang van het openbaar maken van informatie niet opweegt tegen een van de in lid 2 genoemde belangen, dan dient dit besluit uitdrukkelijk gemotiveerd te worden.

Openbaarmaking kan op basis van het vierde lid ook tijdelijk achterwege blijven indien het belang van de geadresseerde van de informatie om als eerste kennis te nemen van de informatie dit kennelijk vereist. In die situatie wordt in het besluit de termijn vermeld waarbinnen de openbaarmaking alsnog plaatsvindt.

1.2 Specifieke situaties van geheimhouding

Er wordt in de Gemeentewet nog op andere plaatsen over geheimhouding gesproken.

Het gaat daarbij om specifieke situaties zoals:

•De stemming over benoemingen, voordrachten of aanbevelingen over personen is geheim (zie artikel 31, eerste lid GemW);

•De mogelijkheid om een verhoor (of een gedeelte daarvan) in het kader van het recht van enquête niet in het openbaar af te nemen (zie artikel 155c, zevende lid GemW);

•De beraadslagingen over de (her)benoeming van de burgemeester en over de verklaring van de raad dat er een verstoorde verhouding is met de burgemeester zijn geheim (zie artikel 61c GemW).

In de ‘Gedragscode Integriteit volksvertegenwoordigers Heiloo 2023’ is een aparte paragraaf opgenomen over het omgaan met informatie. De tekst daarvan is als volgt:

‘Artikel 4. Informatie

1Een raadslid gaat zorgvuldig en correct om met de informatie waarover uit hoofde van het lidmaatschap van de gemeenteraad wordt beschikt en zorgt ervoor dat vertrouwelijke en geheime informatie veilig wordt bewaard en dat computerbestanden beveiligd zijn.

2Een raadslid dat de beschikking krijgt over gegevens waarvan het geheime of vertrouwelijke karakter bekend is of waarvan dit redelijkerwijs te vermoeden is, is verplicht tot geheimhouding van die gegevens, behalve als de wet tot mededeling verplicht.

3Een raadslid maakt niet te eigen bate of ten bate van derden gebruik van in de uitoefening van het ambt verkregen informatie.’

In het vervolg van de notitie zal hier verder niet meer op ingegaan worden. Hieronder gaat het alleen nog over beslotenheid van vergaderingen en het opleggen van geheimhouding op stukken en ten aanzien van hetgeen is uitgewisseld in een besloten vergadering.

2.1 Algemeen

In het Reglement van orde voor de gemeenteraad van Heiloo (hierna: RvO) is opgenomen dat in beslotenheid vergaderd kan worden. Deze bepalingen zijn gebaseerd op de Gemeentewet. In artikel 23 GemW staat: ‘De deuren worden gesloten wanneer ten minste een vijfde van het aantal leden dat de presentielijst heeft getekend daarom verzoekt of de voorzitter het nodig oordeelt.’ De raad beslist vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd. Op grond van artikel 82 vijfde lid van de GemW is artikel 23 GemW van overeenkomstige toepassing op vergaderingen van de raadscommissies.

Als met gesloten deuren vergaderd wordt, geldt van rechtswege een verplichting tot geheimhouding omtrent hetgeen besproken is in de vergadering (artikel 23 lid 4 GemW).

Let wel: voor schriftelijke stukken die voor, tijdens of na de vergadering worden overgelegd is nog steeds een afzonderlijk besluit nodig voor de oplegging van geheimhouding.

2.2 Werkwijze

Het is dus de raad of de commissie die bepaalt of zij in beslotenheid willen vergaderen. Het college kan natuurlijk altijd een verzoek doen aan de raad of de commissie om een onderwerp/voorstel in beslotenheid te behandelen. De Gemeentewet geeft niet aan dat hiervoor een expliciet besluit nodig is.

Van een besloten raadsvergadering of commissie wordt een afzonderlijke besluitenlijst c.q. terugkoppeling met adviesoverzicht gemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt, tot de raad de geheimhouding opheft. Dit ligt ter inzage op de griffie voor de leden van de gemeenteraad en alle commissieleden.

Bij een besloten vergadering wordt als volgt te werk gegaan:

1De vergadering wordt in openbaarheid geopend.

2De voorzitter deelt mee dat verzocht is in beslotenheid te vergaderen.

3De voorzitter stelt voor te besluiten dat met gesloten deuren wordt vergaderd. De vergadering dient hier mee in te stemmen.

4Wanneer de vergadering niet akkoord is met een bespreking in beslotenheid, vergadert men door in openbaarheid.

5Wanneer de vergadering wel akkoord is met een bespreking in beslotenheid, verzoekt de voorzitter belangstellenden en anderen die niet bij de vergadering aanwezig hoeven te zijn, de zaal te verlaten en sluit daarna de deuren.

De online uitzending wordt gestaakt.

6Na het sluiten van de deuren vergewist de voorzitter zich ervan dat de discussie in de zaal niet buiten de zaal te volgen is en dat de vergadering niet langer wordt uitgezonden.

7Op de agenda/annotatie van de voorzitter van de commissie/raad voor een besloten vergadering wordt daarom opgenomen: Vaststellen van beslotenheid van de vergadering.

8Als tijdens de vergadering aanvullende schriftelijke stukken worden overgelegd (zoals een presentatie), dan moet hierop geheimhouding worden opgelegd. In die situatie wordt op de agenda/annotatie voor de voorzitter van de commissie het volgende opgenomen: Opleggen geheimhouding en dit kan worden ondervangen met het uitspreken van de volgende zin: ‘’De vergadering besluit geheimhouding op te leggen op de inhoud van de stukken die in deze vergadering aan de raad zijn overgelegd, te weten ….’’

9Van het vaststellen van de beslotenheid van de vergadering en eventueel op stukken opgelegde geheimhouding wordt expliciet melding gemaakt in het verslag. Dit verslag van het besloten deel van de vergadering is niet openbaar.

10Tijdens een besloten vergadering wordt als laatste punt voor de sluiting aan de aanwezigen meegegeven dat er van rechtswege sprake is van geheimhouding omtrent hetgeen besproken is tijdens de vergadering. Daarnaast wordt nogmaals benadrukt dat de geheimhouding van toepassing is op het verslag van de besloten vergadering en op de stukken waar geheimhouding over is opgelegd. Wanneer sluiting van de deuren voorzienbaar is, dan kan op de agenda van de vergadering worden aangegeven dat bij een bepaald agendapunt de deuren worden gesloten en dat daarover ‘naar verwachting’ in beslotenheid zal worden vergaderd. Het onderwerp wordt, omwille van de openheid zo volledig mogelijk weergegeven, tenzij dit te veel weggeeft over het geheime aspect van de vergadering of het onderwerp.

2.3 Specifieke werkwijze in Heiloo

Wanneer de commissie besluit om in beslotenheid te vergaderen, dan komt van rechtswege geheimhouding te liggen op hetgeen tijdens de besloten commissie is besproken. Voor mondelinge informatie geldt volgens de wet geen gelijk recht op informatie, waardoor hetgeen besproken wordt tijdens de besloten commissie niet mag worden gedeeld met andere raads- en commissieleden die niet bij de betreffende commissie aanwezig waren.

Van de besloten commissie wordt een terugkoppeling met een overzicht van de adviezen en het commissiestandpunt opgemaakt. Dat is geheim en komt ter inzage te liggen op de griffie. Maar dan geldt dat raads- en commissieleden die niet aanwezig waren bij de besloten commissie de terugkoppeling niet mogen komen inzien voordat een van de raads- of commissieleden die wel aanwezig waren bij de commissie het verslag zijn komen inzien.

Op dat moment is het immers een schriftelijk stuk dat is overgelegd aan een raadslid waardoor het recht op gelijke informatie in werking treedt en het stuk met alle raads- en commissieleden gedeeld moet worden.

Dit is tamelijk omslachtig en daarom zal tijdens iedere besloten commissie het besluit in stemming worden gebracht om de terugkoppeling van de besloten commissie en hetgeen mondeling is besproken ook te delen met de niet aanwezige raads- en commissieleden. Dit is mogelijk op basis van artikel 88 lid 4 GemW.

Deze werkwijze wordt verankerd in het Reglement van Orde.

3.1 Wie kunnen geheimhouding opleggen en wie mogen geheime informatie verstrekken?

Op basis van artikel 87 GemW kunnen de raad, het college, de burgemeester en de commissie een verplichting tot geheimhouding opleggen ten aanzien van informatie (vaak schriftelijke stukken) die bij dat orgaan berust.

Het college en de burgemeester kunnen informatie waarop geheimhouding rust, verstrekken aan de raad, de rekenkamer en een commissie. Indien de raad informatie ontvangt ten aanzien waarvan geheimhouding geldt (opgelegd door het college of de burgemeester), dan hoeft de geheimhouding niet bekrachtigd te worden.

De raad kan informatie ten aanzien waarvan geheimhouding geldt (of waarvan hij een verplichting tot geheimhouding heeft opgelegd) verstrekken aan het college, de burgemeester, de rekenkamer en een commissie. Ook kan de informatie worden gedeeld met derden. De raad kan hierbij nadere regels stellen. De opgelegde geheimhouding werkt ook door op alle ‘anderen’ die de informatie verstrekt hebben gekregen, maar de geheimhouding dient voor hen wel kenbaar te zijn. Dit houdt in dat op het stuk moet zijn

vermeld dat het een geheim stuk betreft. Wanneer de raad geheime informatie wil verstrekken aan derden, dan gaat dit via een raadsbesluit.

Als informatie onder geheimhouding met de raad is gedeeld, mag daarna alleen de raad deze informatie nog met anderen delen. De wet biedt in artikel 88 zesde lid GemW echter de ruimte om te bepalen dat het bestuursorgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd, ook na het verstrekken van de geheime informatie aan de raad deze informatie nog met anderen mag delen. Het college kan een voorstel doen voor algemene regels hieromtrent of per geval met een verzoek naar de raad komen.

De wet hecht sterk aan het recht op gelijkheid van informatie onder raadsleden. Om dit te waarborgen staat in artikel 88 vijfde lid GemW bepaald dat informatie die onder geheimhouding is verstrekt aan een commissie waarin leden van de raad zitting hebben, met de gehele gemeenteraad dient te worden gedeeld. In het Reglement van Orde wordt reeds bepaald dat het recht op gelijkheid van informatie ook werking heeft voor commissieleden.

Uitzondering hierop is mondelinge informatie die tijdens een besloten commissie is gedeeld met de aanwezigen nu de informatie niet aan de commissie is verstrekt, maar enkel mondeling is medegedeeld.

3.2 Het college legt de gemeenteraad geheimhouding op

Indien het een besluit van het college betreft om geheimhouding op te leggen (wat in de praktijk het meest voorkomt), dan volgt in het collegebesluit een tekst van de volgende strekking:

Dictum collegebesluit:

Het college besluit:

1Op grond van artikel 87 Gemeentewet, in samenhang met artikel 5.1 eerste / tweede lid onder # van de Wet open overheid, geheimhouding op te leggen op …

2Het stuk/de stukken, bedoeld in het eerste beslispunt onder vermelding van geheimhouding te verstrekken aan de gemeenteraad en raadscommissie.

Vermelding geheimhouding is verplicht !

De opgelegde geheimhouding dient altijd op het stuk te worden vermeld ( bv met watermerk of andere duidelijke vermelding). Belangrijk is dat voor de gemeenteraad duidelijk is dat er een geheimhoudingsplicht is opgelegd en ten aanzien van welke stukken de geheimhoudingsplicht geldt. Deze verplichting tot vermelding staat in artikel 89, eerste lid, van de GemW.

Motivatie geheimhouding is verplicht !

Indien de geheime stukken deel uitmaken van een raadsvoorstel (bijvoorbeeld als bijlage) wordt de motivering van de geheimhouding door het college expliciet opgenomen in het raadsvoorstel. Dit betekent dat in de tekst inhoudelijk wordt omschreven op welke grond geheimhouding wordt opgelegd en welke categorie het betreft. De te maken belangenafweging waarom openbaarheid niet mogelijk is, moet worden onderbouwd. Doel is dat voor elke lezer duidelijk te zien is waarom geheimhouding wordt opgelegd, zonder dat zij de wet direct te hoeven naslaan op het artikelnummer en categorie. Deze verplichting gold al tijdens de Wob en geldt ook bij de Woo.

Bijvoorbeeld als er offertes worden gedeeld met de raad : Geheimhouding wordt opgelegd om redenen omschreven in artikel 5.1 eerste lid onder c van de Wet open overheid. Het betreft bedrijfsgegevens (offertes) die vertrouwelijk met de gemeente zijn gedeeld, waardoor de belangen van die bedrijven door openbaarmaking geschaad kunnen worden.

Of als er geheime bijlages bij grondexploitaties worden gestuurd aan de raad : Geheimhouding op de bijlage wordt opgelegd om redenen omschreven in artikel 5.1 tweede lid onder c van de Wet open overheid. Het betreft financiële belangen van de gemeente (grondwaarden van de gemeente). Het belang van openbaarmaking weegt niet op tegen deze financiële belangen van de gemeente.

Schriftelijke informatie die (zonder raadsvoorstel) aan de raad wordt gestuurd, moet worden vergezeld met een brief van het college of de burgemeester waarin staat vermeld dat is besloten aan de gemeenteraad geheimhouding op te leggen ten aanzien van het bijgesloten stuk én daarbij de motivering van dit besluit.

De griffies hebben hier een format voor ter beschikking in JOIN.(zie pagina 16 van deze notitie voor het format)

Geheime stukken worden beschikbaar gesteld volgens de met de raad (in het presidium) afgesproken werkwijze. Over het algemeen worden de stukken in Heiloo op verzoek van de raad digitaal ter beschikking gesteld.

In een enkel uitzonderlijk geval worden deze stukken niet digitaal verspreid, maar zijn voor de raads- en commissieleden in te zien bij de griffie. Zodra de geheime stukken ter inzage liggen, informeert de griffie de raads- en commissieleden hierover per e-mail. In de e-mail wordt aangegeven wat het onderwerp is van de ter inzage gelegde geheime stukken. Kan het onderwerp niet worden vermeld zonder afbreuk te doen aan het geheime karakter van de stukken, dan zal worden volstaan met de mededeling dat er geheime stukken ter inzage liggen. Het is niet toegestaan om foto’s of kopieën te maken of om de stukken mee te nemen buiten de kamer van de griffie.

Voor eventuele schriftelijke stukken die tijdens een besloten vergadering worden overgelegd, wordt voor afloop van de besloten vergadering geheimhouding opgelegd. Het gaat dan om stukken waar het college of de burgemeester niet al geheimhouding over hebben opgelegd.

Door de griffie wordt een lijst bijgehouden van alle documenten die aan de raad zijn overgelegd waarop geheimhouding rust (opgelegd door de raad zelf of de commissie, het college of burgemeester).