2 Wettelijk kader en definities reserves en voorzieningen:
2.2 Definities reserves en voorzieningen
2.2.1 Reserves:
Reserves zijn vermogensbestanddelen (gereserveerd geld) die onderdeel uit maken van het eigen vermogen.
Het instellen en opheffen van reserves als ook het herbestemmen van reserves is een eigen keuze en bevoegdheid van de gemeenteraad.
Onttrekkingen en toevoegingen aan reserves moeten door uw raad worden goedgekeurd en worden dus altijd via een raadsvoorstel en raadsbesluit aan uw raad voorgelegd, tenzij bij de instelling van de reserve is besloten dat het college wordt gemandateerd voor het doen van onttrekkingen die passen binnen het aangegeven bestedingsdoel van de betreffende reserve.
Er zijn twee soorten reserves, namelijk de algemene reserve en bestemmingsreserves.
De algemene reserve
De algemene reserve is het vermogen van de gemeente waaraan geen bestemming is gegeven. De algemene reserve wordt gevoed door overschotten van afgesloten jaren, via de resultaatbestemming en verdere toevoegingen zoals door uw raad zijn besloten.
Bestemmingsreserves
Bestemmingsreserves zijn reserves waaraan door de raad een bepaalde bestemming, een doel, is gegeven.
2.2.2 Voorzieningen
In een aantal gevallen is de regelgeving dwingend in het vormen van een voorziening. Zodra een verplichting of risico zich voordoet waarvan de kosten redelijk zijn in te schatten, moet een voorziening worden gevormd.
Voorzieningen zijn onderdeel van het vreemd vermogen van de gemeenten.
De gemeente mag namelijk niet vrij beschikken over de gelden aangezien die voor afdekking van specifieke en reële risico’s zijn aangewezen.
Geld van derden met een specifiek bestedingsdoel, dat niet van de overheid afkomstig is, wordt ook als voorziening opgenomen. Dit omdat dit geld niet vrij besteedbaar is door de gemeente. Het gaat hier om de egalisatievoorziening afvalstoffenheffing en rioolheffing.
Voorschotbedragen met een specifiek bestedingsdoel, afkomstig van de overheid (provincie/rijk) mogen niet als voorziening worden opgenomen. Dit moet als vooruit ontvangen post op de balans worden opgenomen (Artikel 49 BBV).
Hieronder zijn in een schematisch overzicht, de belangrijkste verschillen tussen de reserves en voorzieningen opgenomen.
RESERVES
VOORZIENINGEN
-Eigen vermogen
-Vreemd vermogen
-In principe vrij besteedbaar (kan-bepaling)
-Vaste bestemming (zal-bepaling)
-Wijziging van bestemming is mogelijk
-Wijzigen van bestemming is NIET mogelijk
-Intern financieringsmiddel
-(Mogelijk) Toekomstige verplichting ten opzichte van een derde
-Rentetoevoeging toegestaan (toevoeging via de exploitatie)
-Geen rentetoevoeging, (alleen bij contante waarde berekening)
-Aanwending vrij mits raadsbesluit
-Aanwending direct t.l.v. de voorziening zonder raadsbesluit, slechts voor betreffende doel
-Tijdelijk karakter
-Structureel karakter
-Gewenste omvang niet (direct) te bepalen
-Omvang gelijk aan de verplichting (onderbouwde berekening, beheersplan
-Raad is verantwoordelijk (= financieel beleid)
-College is verantwoordelijk (= financieel beheer), met uitzondering van voorzieningen ter egalisatie van kosten waarvan de grondslag van de voorziening door de raad wordt bepaald.
4 Beleidsregels betreffende voorzieningen
4.2 Egalisatie kosten groot onderhoud
4.2.1 Egalisatievoorziening groot onderhoud
De kosten komen in het jaar van uitvoering direct ten laste van een vooraf gevormde voorziening. Deze voorziening dient aan de volgende eisen te voldoen;
1Er is een recent beheers/onderhoudsplan dat niet ouder is dan 5 jaar.
2In de doorrekening voor toekomstige kosten wordt minimaal 4 jaar vooruit gekeken, en deze doorrekening wordt jaarlijks geactualiseerd. Indien mogelijk wordt geadviseerd om 10 jaar vooruit te kijken.
Een egalisatievoorziening heeft de voorkeur omdat er recent beheers/onderhoudsplan dient te zijn en de berekening van de toekomstige kosten jaarlijks wordt geactualiseerd. Verder kunnen de kosten direct ten laste van de voorziening worden geboekt.
Bestemmingsreserve egalisatie onderhoud
Als het door omstandigheden niet mogelijk is om een beheers/onderhoudsplan op te stellen en het bestuur toch de kosten over de verschillend jaren wil egaliseren is een bestemmingsreserve groot onderhoud een alternatief.
Voor het instellen van een bestemmingsreserve dient dan wel aan de beleidsregels van deze nota te worden voldaan zoals benoemd in hoofdstuk 3.
4.3 Mutaties voorzieningen
4.3.1 Onttrekkingen
Het college heeft bij voorzieningen de bevoegdheid tot het doen van uitgaven ten laste van de voorziening maar legt hierover wel verantwoording af aan uw raad via de daarvoor bedoelde documenten uit de P&C cyclus.
4.3.2 Toevoegingen
Mutaties in de toevoegingen moeten worden onderbouwd met een actuele berekening en recent beheers/onderhoudsplan en worden verwerkt door opname in een van de P&C documenten. Aan voorzieningen mag géén rente worden toegevoegd omdat voorzieningen altijd (naar beste schatting c.q. berekeningsmethodiek) dekkend moeten zijn.
4.3.3 Opheffen voorzieningen
Voorzieningen worden opgeheven als de verplichting en/of het risico waarvoor de voorziening is gevormd is vervallen of is opgehouden te bestaan. Wanneer een voorziening wordt opgeheven valt een eventueel saldo vrij ten gunste van de exploitatie.
Voorzieningen worden opgeheven na een besluit van het college, met uitzondering van de egalisatievoorzieningen onderhoudskosten, dat moet via een raadsbesluit