Verordening van de gemeenteraad van Heerlen houdende bepalingen inzake de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning (Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Heerlen 2019)

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

•ambtelijke bijstand: bijstand, verleend door onder het gezag van het college werkzame ambtenaren;

•bijstand : ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere on-dersteuning niet zijnde een verzoek om informatie;

•fractiemedewerker: persoon die werkzaamheden verricht voor één van de fracties uit de raad en door de betreffende fractie bij de griffie formeel is aangemeld als medewerker.

Artikel 2. Verzoek om informatie

1Een raadslid kan de griffier verzoeken om feitelijke informatie van geringe omvang of om inzage in of afschrift van bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schrif-telijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat. Een verzoek kan namens een raadslid gedaan worden door een fractiemedewerker.

2De griffier verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan be-schikken. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is verzoekt de griffier de secretaris één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk de resterende informatie zo spoedig mogelijk verstrekken.

3Indien een ambtenaar van oordeel is dat het verzoek geen betrekking heeft op informatie als be-doeld in het eerste lid legt hij dit voor aan de secretaris. De secretaris beslist daarna op het verzoek.

Artikel 3. Verzoek om bijstand

1Een raadslid kan de griffier verzoeken om bijstand. Een verzoek kan namens een raadslid gedaan worden door een fractiemedewerker.

2De verzochte bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend, voor zover dit naar het oordeel van de griffier in redelijkheid kan worden gevergd. Als de griffier de verzochte bijstand niet kan verle-nen, verzoekt hij de secretaris om een of meer ambtenaren aan te wijzen die ambtelijke bijstand verlenen.

3De secretaris weigert het verzoek om ambtelijke bijstand als:

a.naar zijn oordeel niet aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand betrekking heeft op raadswerkzaamheden;

b.dit naar zijn oordeel het belang van de gemeente kan schaden.

4Als de secretaris het verzoek om ambtelijke bijstand weigert, deelt hij dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid door of namens wie het verzoek is ingediend. De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over het alsnog laten verlenen van de ambtelijke bijstand. De bur-gemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

Artikel 4. Geschil over ambtelijke bijstand

1Een raadslid dat niet tevreden is over de aan hem verleende ambtelijke bijstand, kan de griffier ver-zoeken hierover in overleg te treden met de secretaris.

2Als overleg met de secretaris niet leidt tot een ook voor het raadslid bevredigende oplossing, kan deze de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over de aan hem verleende ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

Artikel 5. Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand

1De secretaris verstrekt aan het lid van het college op wiens werkzaamheden een verzoek om ambte-lijke bijstand betrekking heeft een afschrift van het verzoek.

2Als het college of één of meer leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambte-lijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Artikel 6. Recht op financiële bijdrage

1De raad verstrekt een in de raad vertegenwoordigde fractie voor de duur van de zittingsperiode een financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie.

2De jaarlijkse financiële bijdrage bestaat uit een bedrag van € 920,74,- per raadszetel, met een maximum van drie raadszetels.

3Het bedrag genoemd in het tweede lid wordt jaarlijks in januari geïndexeerd, overeenkomstig de consumentenprijsindex van de maand september van het voorafgaande jaar.

Artikel 7. Besteding financiële bijdrage

1De financiële bijdrage wordt uitsluitend besteed aan ondersteuning die ertoe strekt de volksverte-genwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de fractie te versterken.

2De financiële bijdrage wordt in ieder geval niet gebruikt ter bekostiging van:

a.betalingen, inclusief die ter voldoening van contributie, aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten of goederen geleverd ten behoeve van de versterking van de ondersteuning van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst;

b.giften, leningen, beleggingen en voorschotten;

c.uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor ver-goeding van overheidswege, inclusief uitgaven in verband met verkiezingsactiviteiten.

Artikel 8. Voorschot financiële bijdrage

1Jaarlijks vóór 31 januari wordt een voorschot verleend ter hoogte van 1/4e deel van de financiële bijdrage als bedoeld in artikel 7, eerste lid, verrekend met nog niet verrekende teveel ontvan-gen voorschotten in periodes waarvoor de financiële bijdrage overeenkomstig artikel 11 is vast-gesteld.

2In een jaar waarin de raadsleden aftreden na reguliere raadsverkiezingen of op grond van artikel 56d of 56e van de Wet Algemene regels herindeling wordt, in afwijking van het eerste lid, een voorschot verleend voor de periode tot en met de maand maart en een voorschot voor de periode omvattende de resterende maanden. Het eerste voorschot wordt vóór 31 januari van dat jaar verstrekt; het tweede voorschot vóór het eind van de maand april.

Artikel 9. Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie

1Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden of zich aansluiten bij een andere fractie, wordt het voor elk van deze zetels beschikbaar gestelde deel van de financiële bijdrage ter ondersteuning van de fractie waar zij uittreden, toebedeeld aan de nieuw gevormde fractie of aan de fractie waarbij aangesloten wordt.

2Als zich een situatie als bedoeld in het eerste lid voordoet, worden de verleende voorschotten naar evenredigheid van het nog resterende aantal maanden van het jaar waarvoor het voorschot is verleend onverwijld bijgesteld overeenkomstig de uit het eerste lid voortvloeiende verdeling.

3Als een fractie tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage ter ondersteuning van die fractie met ingang van de maand volgend op de maand waarin hiervan kennisgeving is gedaan aan de raad.

Artikel 10. Reserve

1De raad reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de financiële bijdrage toekomend aan een fractie voor het kunnen verlenen van een aanvullende financiële bijdrage aan die fractie in volgende jaren.

2Een reserve is niet groter dan 30% van de financiële bijdrage die de fractie in het voorgaande kalen-derjaar toekwam op grond van artikel 9.

3Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve komt tot uitdrukking in de afrekening over dat jaar. Bevoorschotting vindt desgevraagd plaats.

4Een reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

5Als zich een situatie als bedoeld in artikel 11, eerste lid, voordoet, wordt een eventuele reserve van de fractie waar de betreffende leden uittreden toebedeeld aan de betrokken fracties naar even-redigheid van de resulterende zetelaantallen.

Artikel 11. Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage

1Een fractie legt uiterlijk drie maanden na het einde van een kalenderjaar aan de raad verantwoor-ding af over de besteding van de financiële bijdrage gedurende het vorige kalenderjaar, onder overlegging van een verslag.

2De accountant die belast is met de controle van de jaarrekening van de raad controleert het verslag en brengt advies uit aan de raad.

3De raad stelt na ontvangst van het advies van de accountant de hoogte vast van:

a.de financiële bijdrage;

b.het te verrekenen verschil tussen de vastgestelde financiële bijdrage en het ontvangen voor-schot;

c.de wijziging van de reserve, en

d.de resterende reserve.

Artikel 12. Intrekking oude verordening en overgangsrecht

1De Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Heerlen 2018 wordt ingetrokken.

2De Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Heerlen 2018 blijft van toepassing ten aanzien van de op basis van die verordening verleende financiële bijdragen en de verantwoor-ding, controle, vaststelling en afrekening van die financiële bijdragen.

Artikel 13. Inwerkingtreding en citeertitel

1Deze verordening treedt in werking op 1 november 2019.

2Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Heerlen 2019.

Aldus besloten tijdens de openbare vergadering van de gemeenteraad van de gemeente Heerlen van 30 oktober 2019.