Mandaatbesluit

artikel 1

artikel 2 uitgangspunten bij mandatering

1Het college / de burgemeester kan bevoegdheden uitsluitend mandateren aan de algemeen directeur.

2Mandaten kunnen worden doorgemandateerd, maar uitsluitend via de hiërarchische structuur of via formele opdrachtgever-opdrachtnemerrelaties.

3Bevoegdheden betreffende de gemeentelijke dienstverlening kunnen worden doorgemandateerd tot op het niveau van de werkvloer, indien het besluiten betreft die kunnen worden genomen op basis van eenvoudige toetsing aan wet-, regelgeving en gemeentelijk beleid. Daarmee zijn uitgesloten die besluiten die beleidsinterpretatie vragen of anderszins complex van aard zijn; deze bevoegdheid wordt niet lager gelegd dan op het niveau van bureauhoofd.

4Bevoegdheden betreffende de bedrijfsvoering kunnen worden doorgemandateerd aan de leidinggevenden (afdelingshoofd, resp. bureauhoofd).

5Mandaten worden verleend op functieniveau en kunnen desgewenst worden ingetrokken voor een specifieke functionaris als daar aanleiding voor is.

6De concrete bevoegdheden zijn uitgewerkt in de bij de mandaatregeling behorende mandaatverzamellijst.

7De mandataris is tekenbevoegd voor de door hem genomen besluiten.

8De door de mandataris genomen besluiten zijn rechtsgeldig en kunnen niet achteraf worden herzien door de mandaatgever, indien ter zake doende wet- en regelgeving, voorgeschreven verordeningen, besluiten en beleidsregels in acht zijn genomen.

9De mandataris maakt geen gebruik van het mandaat als hij redelijkerwijs in moet kunnen schatten dat het te nemen besluit zodanige risico’s in zich draagt (van politiek-bestuurlijke, financiële of andere aard), dat het besluit genomen zou moeten worden door (hoger) management of bestuur.

artikel 3 reikwijdte van het mandaat

1Mandaat voor de uitoefening van een bepaalde bevoegdheid houdt in om:

a.zowel begunstigend als afwijzend te besluiten;

b.om aan het besluit voorschriften en termijnen te verbinden;

c.om het besluit voor te bereiden;

d.om het besluit in te trekken, inbegrepen intrekking als sanctie.

2Het bepaalde in het eerste lid onder a geldt niet voor het portefeuillehoudersmandaat. Dit kan slechts uitgeoefend worden als in overeenstemming met het ambtelijk advies besloten wordt. Wenst de portefeuillehouder contrair te besluiten, wordt het mandaatvoorstel geagendeerd voor de eerstvolgende collegevergadering.

3Mandaat geldt niet voor besluiten die:

a.in strijd zijn met beleid;

b.die een algemeen verbindend voorschrift inhouden;

c.die een beleidsregel of een uitwerkingsregel inhouden tenzij in de schema’s A, B en C uitdrukkelijk anders is vermeld

d.waarvoor geen dekking in de begroting is voorzien;

e.waarop het protocol actieve informatieplicht van toepassing is.

artikel 4 plaatsvervanging van de gemandateerde

1Ten behoeve van plaatsvervanging bij afwezigheid in verband met ziekte, verlof of anderszins wijst ieder Afdelingshoofd een plaatsvervanger aan.

2Deze aanwijzing vindt schriftelijk plaats.

3Ten behoeve van plaatsvervanging bij afwezigheid in verband met ziekte, verlof of anderszins van Bureauhoofden, wijst ieder Afdelingshoofd vervangende Bureauhoofden aan.

4Deze aanwijzingen vinden schriftelijk plaats.

5Bij afwezigheid van de gemandateerde treedt de plaatsvervanger in alle bevoegdheden.

6Bij gebreke aan plaatsvervangers, is de eerst hogere mandaathouder bevoegd. Als deze situatie te lang duurt of als dit uit het oogpunt van bedrijfsvoering wenselijk is, wijst de Algemeen Directeur een plaatsvervanger aan.

artikel 5 uitoefening van mandaat

1Als de mandaathouder bij de uitoefening van het mandaat concludeert dat het onder de gegeven omstandigheden niet wenselijk en verantwoord is om het mandaat op zijn functieniveau uit te oefenen, kan hij daarvan afzien ten faveure van een hiërarchisch hogere mandaathouder, of het portefeuillehoudersmandaat.

2Van het mandaat wordt geen gebruik gemaakt als de gemandateerde in redelijkheid had kunnen voorzien dat het te nemen besluit vanwege de bestuurlijke en politieke aspecten, de aard of de omvang van de (financiële) risico’s of anderszins, ingrijpende gevolgen kan hebben.

3Het mandaat geldt niet indien het besluit een aangelegenheid betreft die de gemandateerde rechtstreeks of middellijk aangaat

4Mandaat is verleend op functieniveau. Dat betekent dat iedereen van dat functieniveau de bijbehorende bevoegdheid mag uitoefenen, mits hij met de uitvoering van de taken is belast.

5Aan de hand van de functie-eisen die voor de mandaathouder gelden wordt vastgesteld of hij bekwaam is om de afweging te kunnen maken, die ten grondslag ligt aan de uitoefening van de gemandateerde besluitbevoegdheid.

6Het bepaalde in het vierde en vijfde lid geldt niet voor mandaten waarvan de uitoefening in Schema A uitdrukkelijk aan een bepaalde afdeling is voorbehouden.

artikel 6 procedurevoorschriften algemeen

1Een brief wordt altijd door of namens een bestuursorgaan (college of burgemeester) ondertekend.

2Uit deze ondertekening moet altijd blijken:

a.welk bestuursorgaan het besluit genomen heeft (dat geldt ook voor mandaatbesluiten);

b.wie ondertekent.

3Op elke brief moet de feitelijke verzenddatum worden vermeld.

4Voor “papieren brieven” geldt dat daarvan na ondertekening en datering een kopie wordt gemaakt. Deze kopie wordt in het dossier gevoegd en gearchiveerd.

5Bij elektronische archivering van “papieren brieven” geldt dat, aanvullend op het bepaalde in het vorige lid, de kopie wordt gescand.

6In geval van elektronisch bestuurlijk verkeer worden de daarvoor geldende regels toegepast, onverkort het bepaalde in de leden 1 t/m 4.

7Voor elektronisch ondertekenen van brieven geldt dat het plaatsen van een digitale handtekening mogelijk is binnen de door het college nader te stellen regels.

artikel 7 ondertekening van stukken o.b.v. collegebesluiten

1De ondertekening van brieven waarin een besluit van een bestuursorgaan slechts wordt bevestigd / medegedeeld wordt opgedragen aan de afdelingshoofden, directeuren of portefeuillehouder.

2Het bepaalde in lid 1 geldt niet voor stukken:

a.gericht aan

i.de Kroon;

ii.een Minister;

iii.een Commissaris van de Koningin;

iv.Gedeputeerde Staten

v.de gemeenteraad

b.betreffende het algemeen dan wel het gemeentelijk belang;

c.betreffende aangelegenheden waarbij meerdere portefeuillehouders betrokken zijn.

3De ondertekening als bedoeld in het eerste lid luidt als volgt:

het besluit van burgemeester en wethouders van Heerlen,

genomen op (datum besluit college),

(handtekening)

wethouder voor (portefeuille), / functie (bijv. Hoofd afdeling Q)

(naam)

artikel 8 format ondertekening van overige brieven

1.Brieven uitgaande van het bestuursorgaan burgemeester, bij besluiten die niet in mandaat zijn genomen, dienen als volgt te worden ondertekend:

1Hoogachtend / Met vriendelijke groet,

de burgemeester van Heerlen,

(handtekening)

Naam

2.Brieven uitgaande van het bestuursorgaan burgemeester, bij besluiten die in mandaat zijn genomen, dienen als volgt te worden ondertekend:

2Hoogachtend/ Met vriendelijke groet,

de burgemeester van Heerlen,

(handtekening)

functie (bijv. Hoofd afdeling Q)

naam

3Brieven uitgaande van het bestuursorgaan college, bij besluiten die niet in mandaat zijn genomen en waarop artikel 3.2 geen toepassing vindt, dienen als volgt te worden ondertekend:

Hoogachtend / Met vriendelijke groet,

burgemeester en wethouders van Heerlen,

de secretaris, de burgemeester,

(handtekening) (handtekening)

naam naam

In geval van vervanging door een loco blijven de vermelde namen ongewijzigd staan en wordt handmatig LS respectievelijk LB toegevoegd.

4Brieven uitgaande van het bestuursorgaan college, bij besluiten die in mandaat zijn genomen, dienen als volgt te worden ondertekend:

Hoogachtend,

burgemeester en wethouders van Heerlen,

namens dezen,

(handtekening)

functie (bijv. Hoofd afdeling Q)

naam

artikel 9

1Dit mandaatbesluit wordt van kracht op de dag, volgend op de dag van publicatie.

2Het mandaatbesluit van 21 januari 2014 / 7 februari 2014, nummer BWV-14000649 / BWV-14000650 en de daarbij behorende schema’s A , B en C worden ingetrokken

Aldus besloten tijdens de vergadering van burgemeester en wethouders der gemeente Heerlen van 21 april 2015

burgemeester en wethouders van Heerlen,

de secretaris, de waarnemend burgemeester,

mw.C.L.A.F.M. Bruls mr. drs. F.H.H. Weekers

Aldus besloten door de burgemeester van de gemeente Heerlen op

19februari 2015

de waarnemend burgemeester,

mr.drs. F.H.H. Weekers