Gemeente Heerlen - Informatiebeveiligingsbeheer Suwinet gemeente Heerlen

Deze bijlage beschrijft aan welke normen (inclusief de bijbehorende subnormen) de interne beheersmaatregelen voor de GeVS worden getoetst en waarover gerapporteerd moet worden in de transparantierapportage. Interne beheersmaatregelen bij gemeenten dienen op de laatste dag van het jaar in opzet en bestaan aan de genoemde normen te voldoen, voor andere afnemers geldt dat voldaan moet worden aan opzet, bestaan en werking van de genoemde normen.

Hoofdstuk

Nummer

Normen

5Informatiebeveiligingsbeleid

5.1.1

Ten behoeve van informatiebeveiliging behoort een reeks beleidsregels te worden gedefinieerd, goedgekeurd door de directie, gepubliceerd en gecommuniceerd aan medewerkers en relevante externe partijen.

5.1.2

Het beleid voor informatiebeveiliging behoort met geplande tussenpozen of als zich significante veranderingen voordoen, te worden beoordeeld om te waarborgen dat het voortdurend passend, adequaat en doeltreffend is.

6Organiseren van informatiebeveiliging

6.1.1

Alle verantwoordelijkheden bij informatiebeveiliging behoren te worden gedefinieerd en toegewezen.

6.1.2

Conflicterende taken en verantwoordelijkheden behoren te worden gescheiden om de kans op onbevoegd of onbedoeld wijzigen of misbruik van de bedrijfsmiddelen van de organisatie te verminderen.

7Veilig personeel

7.2.2

Alle medewerkers van de organisatie en, voor zover relevant, contractanten behoren een passende bewustzijnsopleiding en -training te krijgen en regelmatige bijscholing van beleidsregels en procedures van de organisatie, voor zover relevant voor hun functie.

9Toegangsbeveiliging

9.2.1

Een formele registratie- en afmeldingsprocedure behoort te worden geïmplementeerd om toewijzing van toegangsrechten mogelijk te maken.

9.2.2

Een formele gebruikerstoegangsverleningsprocedure behoort te worden geïmplementeerd om toegangsrechten voor alle typen gebruikers en voor alle systemen en diensten toe te wijzen of in te trekken.

9.2.5

Eigenaren van bedrijfsmiddelen behoren toegangsrechten van gebruikers regelmatig te beoordelen.

9.2.6.

De toegangsrechten van alle medewerkers en externe gebruikers voor informatie en informatie verwerkende faciliteiten behoren bij beëindiging van hun dienstverband, contract of overeenkomst te worden verwijderd, en bij wijzigingen behoren ze te worden aangepast.

10Cryptografie

10.1.1

Ter bescherming van informatie behoort een beleid voor het gebruik van cryptografische beheersmaatregelen te worden ontwikkeld en geïmplementeerd.

12Beveiliging

12.1.1

Bedieningsprocedures behoren te worden gedocumenteerd en beschikbaar te worden gesteld aan alle gebruikers die ze nodig hebben

12.4.1

Logbestanden van gebeurtenissen die gebruikersactiviteiten, uitzonderingen en informatiebeveiligingsgebeurtenissen registreren, behoren te worden gemaakt, bewaard en regelmatig te worden beoordeeld.

12.4.2.

Logfaciliteiten en informatie in logbestanden behoren te worden beschermd tegen vervalsing en onbevoegde toegang

18Naleving

18.1.4

Privacy en bescherming van persoonsgegevens behoren, voor zover van toepassing, te worden gewaarborgd in overeenstemming met relevante wet- en regelgeving

Door aansluiting op Suwinet is het mogelijk om gegevens uit te wisselen met o.a. de Belastingdienst, de Informatiebeheergroep, het Uitvoeringsorgaan Werknemersverzekeringen, het Werkbedrijf, de RDW en gemeenten (zijnde de bronnen). Als gevolg daarvan zijn genoemde instanties te beschouwen als “verantwoordelijke” in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en daarom allemaal gebonden aan de bepalingen in deze wet. In de toekomst zal het aantal bronnen uitgebreid worden. Deze verklaring geldt ook voor bronnen die in de toekomst aangesloten gaan worden.

De gemeente is op grond van voornoemde bepalingen gehouden om interne maatregelen te nemen ter voorkoming van een (mogelijk) onrechtmatig, onregelmatig of doeloverschrijdend gebruik van de beschikbare (persoons-) gegevens. Dit betekent dat de gemeente Heerlen de verplichting heeft om regelmatig (met behulp van zogeheten auditlogginggegevens) te laten controleren of het gebruik van de gegevens uit Suwinet niet onwettig geschiedt of verder gaat dan is toegestaan.

Ondergetekende: .……………………………………

Team: …………………………………….

verklaart:

•het raadplegen van de gegevens in Suwinet te beperken tot de gegevens van inwoners die bij haar of hem in behandeling zijn voor zover het de Participatiewet, Ioaw, Ioaz, Bbz betreft;

•deze gegevens enkel aan te wenden voor het behandelen van de desbetreffende uitkeringsaangelegenheid voor zover het de Participatiewet, Ioaw, Ioaz, Bbz betreft;

•er voor te zorgen dat het gebruik van de escapefunctie navolgbaar is in de vakapplicatie en/of Suwinet-Inkijk. Als dit niet mogelijk is, de raadpleging bij te houden op het formulier “Afwijkende Raadpleging Suwinet”.

•op de hoogte te zijn van de controle die de security- en privacy-officers regelmatig dienen in te stellen;

•kennis genomen te hebben van de informatie inzake veilig telewerken;

•op de hoogte te zijn dat er onderzoek plaats zal vinden / maatregelen genomen zullen worden als er sprake lijkt van onjuist gebruik van de gegevens van Suwinet-Inkijk en/of andere Suwinet services.

Datum: …………………………………….……

Handtekening: ………………………………...

Onderstaande tabel geldt voor Suwinet raadpleging waarbij gebruik wordt gemaakt van de escape-functionaliteit, met reden anders.

Deze tabel dient afgeschermd te worden opgeslagen op een niet toegankelijke plek.

Naam: .……………………………………

Team: …………………………………….

BSN

NAW

Datum

Reden raadpleging

Tabel

Signaal

(mogelijke) Vervolgactie

Hoofdstuk 1 – algemeen beeld gebruik Suwinet-Inkijk

1.1: totaal gebruik Deze tabel bevat het absoluut aantal raadplegingen over de afgelopen zes maanden.

De trend is hier belangrijk. Een plotselinge stijging kan wijzen op: extra uitgevoerde controles, wetswijzigingen en herbeoordelingen, plotselinge sterke stijging van aanvragen.

Een plotselinge daling kan wijzen op: vakantieperiode, ziekte onder medewerkers, wijziging in processen, bijvoorbeeld door invoering geautomatiseerde controles of afschaffen toetsing.

Als er niet onmiddellijk een verklaring is voor een afwijking in het patroon, dan is het raadzaam dat een teamleider wordt geïnformeerd.

Als er ook afwijkingen in andere tabellen worden gevonden, dan is het raadzaam een specifieke rapportage op medewerkersniveau op te vragen bij het BKWI. Dat kan van alle accounts of van specifieke rollen.

Hoofdstuk 2 – Zorgvuldig en veilig gebruik

2.1 Percentage raadplegingen op zoeksleutel anders dan BSN.

De norm is om op te vragen via het BSN. Alleen specifieke functionarissen zijn geautoriseerd voor andere zoeksleutels (zgn. ‘zware rol’). Zij kunnen ook buiten het BSN persoonsgegevens raadplegen, zoals op naam en geboortedatum.

Bij een plotselinge stijging is de vraag:

•zijn er meer medewerkers geautoriseerd voor deze zware rol?

•zijn er specifieke handhavingscontroles uitgevoerd waarbij het BSN niet gebruikt kon worden?

Bij een hoger percentage in vergelijking met andere gemeenten is de vraag:

•zijn er niet te veel medewerkers geautoriseerd voor deze zware rol?

Of er sprake is geweest van bijzondere handhavingsacties kan de betreffende teamleider beantwoorden. Of deze zware rollen juist zijn toegewezen kan geconcludeerd worden aan de hand van de eigen autorisatiematrix.

Valt daaruit geen verklaring af te leiden, vraag dan bij BKWI een specifieke rapportage op over de medewerkers die geautoriseerd zijn voor deze rollen.

2.2 Percentage raadplegingen buiten kantoortijd, dat wil zeggen tussen 19.00 uur en 06.00 uur.

Een afwijkende trend kan wijzen op overwerk- en inhaalacties of een tijdelijke avondopenstelling. Voor raadplegingen buiten kantoortijden is het advies in alle gevallen naar een verklaring te zoeken.

Teamleiders kunnen uitsluitsel geven over overwerk in de avonduren. Is de verklaring niet afdoende, vraag dan een specifieke rapportage op bij het BKWI.

2.3 Meest geraadpleegde BSN.

De tabel bevat de top-5 meest geraadpleegde BSN’s en het aantal raadplegingen dat daarop is gedaan (ook in %).

Wanneer het (percentuele en/of absolute) aantal raadplegingen op de top 5 per maand sterk verschilt dan moet worden gezocht naar een verklaring. Betreft het BSN een klant? Vervolgens is de vraag of de klant ‘bewerkelijk’ is: bijvoorbeeld: er moet nader onderzoek worden gedaan, veel mensen zijn met de klant bezig etc. Aan de andere kant kan dit een sterke aanwijzing zijn dat een persoon die om de een of andere reden in de belangstelling staat, onrechtmatig wordt geraadpleegd.

Wanneer er geen verklaring te vinden is, vraag dan een specifieke rapportage op over het BSN en de medewerkers die op dat BSN raadplegingen hebben gedaan.

2.4 Hoogst aantal gebruikers dat hetzelfde BSN heeft geraadpleegd.

De vorige tabel bevatte het aantal meest geraadpleegde BSN’s, ongeacht of dat door één of meerdere personen is geraadpleegd. In deze tabel gaat het om het BSN dat door de meeste gebruikers is geraadpleegd.

Wanneer het aantal personen dat eenzelfde BSN raadpleegt per maand sterk verschilt en/ of sterk verschilt van het gemiddelde, dan moet worden gezocht naar een verklaring. Een afwijkend patroon kan een indicatie zijn voor oneigenlijk gebruik. Verschillen tussen gemeenten kunnen (ook) wijzen op verschillende werkprocessen.

Vraag bij BKWI om een specifieke rapportage met de medewerkers die het specifieke BSN hebben geraadpleegd. Vervolgens kan ook door koppeling van het BSN met het klantenbestand worden vastgesteld of deze BSN’s wel tot het klantenbestand horen.

Hebt u de whitelist geactiveerd, dan kunt u specifieke rapportages opvragen waarin alle BSN´s staan die zijn opgevraagd waarvoor de escapefunctie is gebruikt. Zie verder bij 4 Gebruik escapefunctie.

2.5 Hoogst aantal raadplegingen per gebruiker. Dit is de top 5 van Suwinet gebruikers.

Grote afwijkingen van het gemiddelde of afwijkingen in de tijd kunnen worden verklaard door bijv. de opdracht aan een medewerker om specifiek bepaalde controles uit te voeren (in bulkwerk).

Wanneer geen verklaring kan worden gevonden in taaktoedeling of procesgang vraag dan een specifieke rapportage aan om deze topgebruikers te identificeren.

Hoofdstuk 3 - Accountbeheer

3.1 Percentage geblokkeerde accounts.

Accounts worden automatisch geblokkeerd bij BKWI na 5 mislukte pogingen om in te loggen. Gemeenten kunnen zelf instellen wanneer een account (automatisch) geblokkeerd moet worden, bijvoorbeeld na een x aantal dagen niet-gebruik.

Alle afwijkingen kunnen aanleiding zijn voor nader onderzoek. De gebruikersbeheerder kan daarvoor zijn gebruikersadministratie raadplegen. Hij/zij kan onderzoeken: of de medewerker nog in dienst is (bij uit dienst had zijn account direct afgesloten moeten worden), heeft de betreffende medewerker Suwinet wel nodig voor zijn werk, waarom gebruikt de medewerker Suwinet niet.

Vervolgacties kunnen zijn: account afsluiten, wijzen op afspraken over het gebruik van Suwinet in de processen. Procedures met betrekking aan- en afsluiten van accounts aanscherpen of beter naleven.

3.3 Aangemaakte accounts, verwijderde accounts en wijzigingen op accounts

Deze tabel laat de activiteiten van de gebruikersbeheerder zien.

Accounts die binnen korte tijd zijn aangemaakt en weer verwijderd, of zijn gewijzigd en weer teruggezet.

Navraag doen bij de gebruikersbeheerder, specifieke rapportage opvragen bij BKWI

3.4 Verdeling van de rollen en het aantal autorisaties.

De tabel geeft een overzicht van de beschikbare rollen (die gekoppeld zijn aan specifieke pagina’s in Suwinet Inkijk) en het aantal medewerkers dat een autorisatie voor die rol heeft. Het kan zijn dat een medewerker voor meerdere rollen is geautoriseerd. Dat is af te lezen uit de autorisatietabel van de gemeente.

Het is raadzaam speciale aandacht te geven aan het aantal ‘zware’ rollen:

•-zijn daar logisch te verklaren wijzigingen in?

•-zijn ze nog proportioneel in verhouding tot het aantal medewerkers dat met die controle- en opsporingstaken is belast?

Meer in het algemeen biedt deze tabel de mogelijkheid om de toedeling van rollen te toetsen aan de functie van medewerkers; zijn rollen niet te ruim, te krap en wel juist toebedeeld?

De gebruikersbeheerder kan in zijn administratie achterhalen wie welke autorisatie heeft. En dat vergelijken met de vastgestelde autorisatiematrix. Afwijkingen in de aantallen moeten logisch verklaard kunnen worden, bijvoorbeeld door een wijziging in de inrichting van een proces.

Het is aan te bevelen periodiek te toetsen of de autorisaties van de medewerkers nog passen bij (proportioneel zijn voor) hun functie. Dit geldt vooral voor de zware rollen.

Hoofdstuk 4- Doelmatig gebruik

4.1 Aantal raadplegingen per pagina.

In de tabel staan alle beschikbare

pagina’s van Suwinet -Inkijk en het aantal keren dat die pagina is geraadpleegd. In de autorisatiematrix van de gemeente is aangegeven welke medewerker voor welke rollen/pagina’s is geautoriseerd.

Afwijkingen in het patroon kunnen mogelijk worden verklaard door specifieke controles, een nieuwe pagina of een vervallen pagina.

Speciale aandacht voor de pagina’s met de speciale zoeksleutels:

•• Zoek in BRP (uitgebreid)

•• Zoek in Kadaster,

•• Zoek in de RDW (+).

Iedere keer kunt u de vraag stellen of het aantal raadplegingen op deze zoeksleutels rechtmatig (en proportioneel) is. Pieken in het gebruik van deze pagina’s moeten worden onderzocht op misbruik en oneigenlijk gebruik.

Een vervolgactie kan zijn een nader onderzoek naar de roltoedeling op basis van de autorisatiematrix van de gemeente. Indien er sprake is van mogelijk misbruik of oneigenlijk gebruik, vraag dan een specifieke rapportage op bij BKWI.

4.2 Gebruik escapefunctie bij whitelisting.

Deze tabel geeft aan hoe vaak en met welke reden een BSN is opgevraagd die niet op de whitelist van de gemeente stond. Dus eigenlijk niet-klanten.

Uw organisatie draagt zorg voor het vullen van de whitelist met alle BSN waarmee uw organisatie een dienstverleningsrelatie heeft.

Een hoog gebruik van de escapefunctie kan wijzen op:

•• -een te krappe of slecht onderhouden whitelist

•• -onnodige opvragingen, oneigenlijk gebruik

Als er sprake is van een te krappe of slecht onderhouden whitelist dan kan de gemeente de whitelist aanpassen.

Voor het gebruik van de escapefunctie kan aparte specifieke rapportage opgevraagd worden. Daarin staat welk BSN is opgevraagd, door wie met welke reden en welke pagina’s bekeken zijn.

Deze rapportage geeft u zicht op het opvragen van niet-klanten.

Zie verder de ‘Handreiking whitelist en escape’ en de ‘Handreiking omgaan met de escape’.

4.2a Onderhouden werkvoorraad

Deze tabel laat zien hoe vaak per maand de whitelist door de gemeente ververst of aangevuld door upload van een bestand of handmatige toevoeging.

Als de frequentie van bijwerken van de whitelist laag is dan zal er veel vaker gebruik gemaakt moeten worden van een escape door het (nog) ontbreken van de BSN.

Als de whitelist wel regelmatig wordt bijgewerkt maar vaker door handmatige toevoeging dan door een upload van het hele bestand, dan kan dat meer capaciteit vragen.

Bekijk het interne proces van het onderhouden van de whitelist. Zijn er vaste tijden? Zijn die regelmatig genoeg? Waarom is er gekozen voor handmatige toevoeging ipv het gehele bestand steeds te verversen?

4.3 en 4.4 Suwimail verkeer.

Suwimail is beveiligde mail. Ketenpartijen worden geacht, op het moment dat zij persoons-informatie uitwisselen of informatie uitwisselen die tot personen herleidbaar is, Suwimail te gebruiken

Een dalend gebruik, vermoedelijk laag gebruik of niet-gebruik kan erop wijzen dat de onbeveiligde mail wordt gebruikt.

Breng Suwimail onder de aandacht van de medewerkers.