Richtlijnen voor taken voortvloeiende uit het contante geldverkeer

Artikel 1 Algemeen

1De taak bestaat uit het in ontvangst nemen van en het bewaren van de hem/haar toevertrouwde kasgelden.

2De functionaris is gemachtigd tot het verrichten van betalingen en/of het ontvangen van gelden.

3Alle ontvangsten en uitgaven dienen onder doorlopende nummering direct te worden geadministreerd.

4Frequent moet de kas worden opgemaakt, waarvan de periodiciteit in de bijlage van deze verordening is aangegeven.

5Indien de huidige richtlijnen en/of procedures niet meer voldoen, of indien er geldstromen buiten de huidige kassen en/of bankrekeningen ontstaan of opgeheven worden, dient de kashouder dit op te nemen met de afdeling Beleid & Advies van de dienst Organisatie en Ondersteuning.

Artikel 2 Het bewaren van kasgelden

1Iedere kas is gebonden aan een maximum saldo limiet, waarvoor wordt verwezen naar de bijlage behorende bij deze richtlijn.

2Door opname of afstorting op de rekening van de gemeente bij de bank of bij de afdeling Front-Office wordt het saldo binnen de gestelde limieten gehouden.

3De in de kas aanwezige gelden moeten in ieder geval worden afgedragen, zodra het in de bijlage genoemde maximumbedrag dreigt te worden overschreden.

Artikel 3 Kasuitbetalingen

1Eventueel wordt een voorschot verstrekt, waarvan de grootte is aangegeven in de bijlage behorende bij deze verordening.

2De kas is uitsluitend bestemd voor het verrichten van uitgaven van ten hoogste € 250 per keer.

3Uitbetalingen mogen alleen worden verricht tegen in ontvangstneming van een adequaat bewijsstuk en worden direct schriftelijk vastgelegd.

4Binnen vijf werkdagen na afloop van iedere periode wordt een rekening en verantwoording van de in dat tijdvak gedane betalingen verzonden naar de unit Administratieve Dienstverlening van de dienst Organisatie en Ondersteuning.

5De rekening en verantwoording bevat tenminste het bedrag en de aard van de uitgaven, alsmede de begrotingsposten waarop de uitgaven dienen te worden verantwoord.

Artikel 4 Kasontvangsten

1Inning van de kasontvangsten geschiedt tegen afgifte van deugdelijke bewijzen.

2Storting van de gelden op de bankrekening van de gemeente of bij de afdeling Front-Office geschiedt in ieder geval daags na afloop van de periode of na overschrijding van het maximale bedrag (voor zover redelijk is in verband met de veiligheid).

3Binnen vijf werkdagen na afloop van iedere periode wordt een rekening en verantwoording van de in dat tijdvak ontvangen bedragen verzonden naar de unit Administratieve Dienstverlening van de dienst Organisatie en Ondersteuning.

4De rekening en verantwoording bevat tenminste het bedrag en de aard van de inkomsten, alsmede de begrotingsposten waarop de inkomsten dienen te worden verantwoord.

5Elke kashouder, die is belast met het innen van ontvangsten, mag een bedrag aan wisselgeld in kas houden, waarvan de grootte is aangegeven in de bijlage behorende bij deze richtlijn.

Artikel 5 Inwerkingtreding

1Deze richtlijnen treden in werking op 1 januari 2012

2Deze richtlijnen treden in de plaats van de geactualiseerde richtlijnen voor het functioneren van kashouders vastgesteld op 26 mei 2009

Burgemeester en wethouders van Heerenveen,

de secretaris, de burgemeester,