Aanhef
Het college van burgemeester en wethouders
De burgemeester; en
De raad van de gemeente Heerenveen;
Ieder voor zover het zijn eigen bevoegdheden betreft,
gelet op de AVG, de Wpg en de UAVG,
overwegende dat het wenselijk is om beleid vast te stellen voor de wijze waarop de raad bij de uitoefening van haar bevoegdheden omgaat met de verwerking van persoonsgegevens,
hebben op respectievelijk 4 maart 2025 (College van B&W en burgemeester), en 17 april 2025 (de Raad van de gemeente Heerenveen) besloten het volgende vast te stellen met de ingangsdatum 1 mei 2025:
Privacybeleid Gemeente Heerenveen
4. Rechten van betrokkenen
4.1 Welke rechten kunnen betrokkenen uitoefenen?
4.1.1 Recht op informatie
De gemeente moet de betrokkene(n), op het moment dat de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt, hierover informeren. Dit recht vangt aan bij het vragen van persoonsgegevens (aan betrokkene(n)) of bij de eerste verwerking van de persoonsgegevens (bij gegevens verkregen van anderen). Het informeren van de betrokkene(n) kan op individueel niveau plaatsvinden, maar ook in de vorm van een algemene informatievoorziening door bijvoorbeeld het verwerkingsregister openbaar te maken en beschikbaar te houden voor betrokkenen. Op zijn/haar verzoek verstrekt de gemeente informatie aan de betrokkene(n).
4.1.2 Recht op inzage
Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, hun gegevens worden verwerkt. Wanneer gegevens verwerkt worden, hebben zij het recht om inzage te verkrijgen in de persoonsgegevens die verwerkt worden.
4.1.3 Recht op rectificatie
Als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij de gemeente om dit te corrigeren. Met inachtneming van de doeleinden van de verwerking, heeft de betrokkene het recht onvolledige persoonsgegevens aan te (laten) vullen.
4.1.4 Recht op gegevenswissing (vergetelheid)
In gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven aan de gemeente om gegevens te verwerken, dan heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen. Hierbij vindt een belangenafweging plaats.
4.1.5 Recht van beperking van de verwerking
Betrokkenen hebben het recht aan de gemeente te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken. Bijvoorbeeld als de betrokkene heeft gevraagd om gegevens te wijzigen, maar de gemeente dit verzoek nog moet beoordelen.
4.1.6 Recht op overdraagbaarheid (dataportabiliteit)
Betrokkenen kunnen op basis van de AVG gegevens die hem/haar zelf betreffen opvragen in gestructureerde, gangbare en digitaal leesbare vorm. Ook heeft hij/zij het recht deze gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen of rechtstreeks te laten overdragen, zonder daarbij te worden gehinderd tenzij dit afbreuk doet aan rechten en vrijheden van anderen.
Dit recht kan alleen uitgeoefend worden ten aanzien van digitale gegevens en als de gegevensverwerking heeft plaatsgevonden op basis van een overeenkomst of door toestemming. Dit komt bij de gemeente niet tot zeer weinig voor. Het recht op dataportabiliteit bij de gemeente is daarom sterk beperkt.
4.1.7 Recht van bezwaar (verzet)
Betrokkenen hebben het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van hun persoonsgegevens als gegevensverwerking plaatsvindt op grond van een algemeen belang of een gerechtvaardigd belang. De gemeente zal de verwerking van de gegevens dan staken, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.
Wanneer een beroep wordt gedaan op het recht van bezwaar is er automatisch, gedurende de periode die nodig is om een besluit te nemen, sprake van een beperking van de verwerking van de persoonsgegevens. Het recht op bezwaar zoals hier genoemd is niet hetzelfde als het indienen van bezwaar op grond van de Algemene wet bestuursrecht.
4.1.8 Recht op menselijke blik bij besluiten
Betrokkenen hebben het recht op een menselijke blik bij besluiten. Dit betekent dat mensen een nieuw, door een persoon genomen besluit, kunnen vragen als zij een geautomatiseerd besluit van een organisatie hebben ontvangen.
4.2 Hoe oefenen betrokkenen hun rechten uit
4.2.1 Controle identiteit
De betrokkene kan het verzoek via het webformulier, schriftelijk of mondeling indienen. Na ontvangst van een verzoek tot uitoefening van de in paragraaf 4.1 genoemde rechten, stuurt de gemeente een bevestigingsbrief. Hierin kan worden verzocht dat de betrokkene zich identificeert. Voordat de gemeente het verzoek namelijk in behandeling kan nemen, wordt de identiteit van de betrokkene altijd gecontroleerd. De betrokkene kan hiervoor een afspraak maken en zich identificeren bij Burgerzaken. Indien het verzoek gaat over een kind onder de 16 jaar, dan is het noodzakelijk dat de verzoeker ouderlijk gezag heeft. De gemeente controleert dat in het gezagsregister.
4.2.2 Behandeling van het verzoek
De gemeente handelt het verzoek binnen één maand af. Als het verzoek complex is of als veel verzoeken tegelijkertijd behandeld moeten worden, dan kan de termijn verlengd worden tot drie maanden nadat de gemeente het verzoek heeft ontvangen.
Als het verzoek om veel gegevens gaat of als het verzoek onduidelijk is, dan kan de gemeente de betrokkene verzoeken om zijn/haar verzoek te specificeren.
4.2.3 Beslissing op verzoek
In de beslissing laat de gemeente weten of en hoe aan het verzoek zal worden voldaan. Indien verlenging van de beslistermijn noodzakelijk is, dan zal binnen de beslistermijn dit worden bericht aan de betrokkene.
In het geval de gemeente niet – of gedeeltelijk – aan het verzoek voldoet, wordt dit altijd gemotiveerd in het besluit. Het kan bijvoorbeeld zijn dat bepaalde gegevens vanwege de openbare orde en veiligheid niet gedeeld mogen worden. Ook is het niet toegestaan om gegevens van andere personen in te zien.