Participatiebeleid Omgevingswet gemeente Heerenveen

Omgevingsvisie

Bij de vaststelling van de omgevingsvisie geldt een motiveringsplicht achteraf wat er aan participatie gedaan is. De omgevingsvisie gaat over alle terreinen van de leefomgeving, en over de samenhang tussen ruimte, water, milieu, natuur, landschap, gezondheid, verkeer en vervoer, infrastructuur, cultureel erfgoed, veiligheid en klimaat. Van belang is om de participatie zo integraal mogelijk te organiseren. Een eventuele plan-milieueffectrapportage (MER) kan onderdeel uitmaken van de voorbereiding. De informatie uit de MER kan gebruikt worden om participanten inzicht te geven in effecten van beleid en alternatieve oplossingen. Bovendien kan de participatie dienen als bron voor de MER. De ruimte voor inbreng van participanten moet duidelijk zijn als het gaat om opgaven die opgelegd worden vanuit andere wet- en regelgeving vanuit Europa, het Rijk of de provincie. Altijd moeten de rollen van de gemeente en de participanten duidelijk zijn aangegeven.

Daarnaast zijn er tussentijds nog twee momenten voor participatie (zie omgevingsvisie):

•Bij de jaarlijkse evaluatie en herziening kan gekozen worden voor beperkte participatie. Bijvoorbeeld het verzamelen van meningen aan de hand van een enquête en het vragen om reacties (ter inzagelegging) op concept-wijzigingen van de visie.

•Bij de vierjaarlijkse grondige evaluatie van de visie is een uitgebreider participatietraject gepast. Deze evaluatie kan leiden tot het bijstellen van de beleidskoers en kan gekoppeld worden aan een nieuwe raadsagenda en coalitieprogramma.

Omgevingsprogramma

Bij de vaststelling van een omgevingsprogramma zal het college bij de vaststelling achteraf motiveren wat er aan participatie gedaan is. omgevingsprogramma’s zijn de concrete uitwerking van het beleid uit de omgevingsvisie. In programma’s worden maatregelen geformuleerd. Die maatregelen, die zowel voor een gebied als voor een thema kunnen gelden, moeten leiden tot de gewenste ambities en beleidsdoelen voor de fysieke leefomgeving. Het karakter van ieder programma bepaalt welke partijen een rol gaan spelen bij de participatie. Participatie moet ertoe leiden dat maatregelen beter uitvoerbaar zijn. Mogelijk zijn maatregelen te koppelen aan wensen die participanten zelf hebben of aan maatregelen die ze zelf kunnen nemen. Ook bij de voorbereiding van een programma kan een plan-milieueffectrapportage (MER) nodig en behulpzaam zijn.

Omgevingsplan

Bij het opstellen/wijzigen van het omgevingsplan geldt een participatieplicht (artikel 10.2 Omgevingsbesluit).

Bij de voorbereiding van een wijziging van het omgevingsplan dient de gemeente een kennisgeving te publiceren, waarin is aangegeven hoe de participatie wordt georganiseerd en wie, wanneer en waarover betrokken zal worden. Achteraf, bij de vaststelling van het omgevingsplan, geldt bovendien de motiveringsplicht over het participatieproces.

Het omgevingsplan vertaalt de doelen en het beleid uit de gemeentelijke omgevingsvisie en de programma’s naar juridische regels. Denk hierbij aan het toewijzen van functies aan locaties, het toestaan of niet toestaan van bepaalde activiteiten in bepaalde gebieden, algemene regels en meldingsplichten bij activiteiten, vergunningplichten en beoordelingsregels en regels over omgevingswaarden.

Initiatieven van inwoners, bedrijven en organisaties zijn er in alle soorten en maten. De uitgangspunten die daarbij van toepassing zijn op participatie, worden daarbij deels door de impact van het initiatief, maar ook door de wettelijk regels en kaders die de gemeente heeft vastgesteld bepaald. We onderscheiden vier type plannen.

Geen vergunning nodig

Sommige bouwplannen en activiteiten in de fysieke leefomgeving kunnen vergunningsvrij worden gerealiseerd. Daarbij is participatie niet per sé verplicht, maar het is natuurlijk wel netjes om bij verbouwingswerkzaamheden buren te informeren.

Passende vormen van participatie zijn bijvoorbeeld:

-Een informatiebrief door de deur;

-Buren uitnodigen op de koffie.

Binnenplanse Omgevingsvergunning

Bouwplannen en activiteiten die binnen de kaders van het Omgevingsplan zijn toegestaan noemen we binnenplanse omgevingsvergunning. Het gaat hier veelal om kleinschalige bouwplannen. Je kunt daarbij denken aan een dakkapel, uitbouw van een woning of een schuurtje.

Voor deze plannen is participatie niet per sé verplicht, maar wordt het wel gestimuleerd. Initiatiefnemers wordt bij de aanvraag van een omgevingsvergunning namelijk altijd gevraagd of ze aan participatie hebben gedaan en zo ja, hoe dat is gebeurt en wat er met de resultaten is gedaan. Het antwoord “nee” op het aanvraagformulier, is op zichzelf geen grond om een aanvraag voor een Omgevingsvergunning te weigeren, tenzij er een participatieplicht geldt.

Passende vormen van participatie bij dit type omgevingsvergunning kunnen zijn:

-Een informatiebrief door de deur;

-Buren uitnodigen op de koffie;

-Een (digitale) informatiebijeenkomst;

-Een digitale bijeenkomst.

Buitenplanse Omgevingsplanactiviteit (Bopa) zonder participatieplicht

Deze categorie plannen bestaat in de gemeente Heerenveen niet, omdat de gemeenteraad heeft besloten om bij alle buitenplanse omgevingsplanactiviteiten een participatieplicht van toepassing te verklaren.

Buitenplanse Omgevingsplanactiviteit (Bopa) met participatieplicht

Buitenplanse omgevingsplanactiviteiten zijn alle bouwplannen en activiteiten die niet passen binnen de kaders van het omgevingsplan. Het gaat veelal om grotere bouwplannen, zoals de realisatie van één of meerdere nieuw woningen op een plek waar deze functie nog niet is toegestaan. Met het raadsbesluit van 18 februari 2021 heeft de gemeenteraad er voor gekozen om een participatieplicht van toepassing te verklaren op alle buitenplanse omgevingsplanactiviteiten.

Passende vormen bij dit type omgevingsvergunning kunnen zijn:

-Eén of meerdere inloopbijeenkomsten;

-Eén of meerdere participatiebijeenkomst met een geschikte werkvorm (nadruk op raadpleging ;

-Een enquête of peiling;

-Of combinaties van de bovenstaande opties.

Buitenplanse Omgevingsplanactiviteit met participatieplicht en adviesrol raad

Op 18 februari 2021 is door de gemeenteraad een lijst van plannen vastgesteld waarbij de raad een adviesrol heeft bij het verlenen van de omgevingsvergunning. Het gaat daarbij veelal om plannen met een grotere omvang en impact. Een aantal voorbeelden daarvan zijn de volgende (op basis van raadsbesluit 18 februari 2021):

Binnen de bebouwde kom

-Het toevoegen van meer dan 10 woningen aan de bestaande woningvoorraad;

-Nieuwbouw van niet-woonfuncties met een gebruiksoppervlakte van 1500 m2

Buiten de bebouwde kom

-Het vestigen van nieuwe stedelijke functies buiten het bestaand stedelijk gebied, voor zover het ruimtebeslag meer bedraagt dan 500m2, of het toevoegen van een woning op een niet bestaande woonlocatie

-Nieuwvestiging van agrarische bedrijven

Algemeen

-Het realiseren van één of meer windturbines met een ashoogte van meer dan 15 meter

-Het realiseren weiden met zonnepanelen (buiten het gebruiksoppervlak).

Bij deze categorie plannen heeft de gemeenteraad uiteindelijk een (bindende) adviesrol.

Daarom is het bij deze categorie goed denkbaar dat de gemeenteraad in het voortraject als toeschouwer wordt uitgenodigd bij het participatieproces, zodat zij bij de besluitvorming beter kunnen afwegen kunnen zien of de participatie goed verlopen is.

Passende vormen bij dit type omgevingsvergunning kunnen zijn:

-Eén of meerdere inloopbijeenkomsten;

-Eén of meerdere participatiebijeenkomst met een geschikte werkvorm (nadruk op raadpleging;

-Een informatiesessie voor raadsleden;

-Het inrichten van een klankbordgroep van de meest betrokken belanghebbenden;

-Het uitwerken van een aantal scenario’s/invullingen in diverse werkgroepen;

-Een enquête of peiling;

-Of combinaties van de bovenstaande opties.

Op 17-2-2022 is in de raadscommissie de onderstaande 4 scenario’s voor participatiebeleid besproken.

Toelichting op de vier ambitiescenario’s

Om de gemeentelijke inzet op het gebied van participatie te kunnen bespreken, zijn in dit concept-participatiebeleid Omgevingswet vier scenario’s uitgewerkt. Bij het opstellen van de scenario’s van scenario’s is gebruik gemaakt van suggesties van raadsleden (22 november 2021), voorbeelden van andere gemeenten en inbreng uit diverse delen van de gemeentelijke organisatie (RO, Vergunningen, Ibor en MO).

Ieder scenario bevat twee componenten. Per scenario wordt aangegeven :

1De mate waarin inwoners de mogelijkheid wordt geboden om te participeren bij plannen / projecten waarbij de gemeente zelf initiatiefnemer is (burgerparticipatie).

2De mate van ondersteuning die de gemeente biedt bij plannen van inwoners en bedrijven. Hiermee schetsen we een beeld van de mate waarin we initiatiefnemers vanuit de gemeente ondersteunen bij de realisatie van hun plan (overheidsparticipatie).

In onderstaande tabel zijn de scenario´s samengevat.

Mate van participatie bij gemeentelijke initiatieven

Mate van ondersteuning bij initiatieven van derden

Minimaal

Maximaal

Minimaal

A Minimaal scenario (voldoen aan het wettelijk minimum)

C. Accent op de actieve ondersteuning van initiatiefnemers

Maximaal

B Verhoogde inzet op participatie bij de gemeentelijke initatieven.

D Maximale participatie (combinatie van B en C)

Het gaat hier om indicatieve scenario’s die de ‘hoeken van het speelveld’ inzichtelijk maken. Het gaat om een inschatting op dit moment. Verschillende effecten zijn op dit moment nog niet goed in beeld te brengen. De praktijk zal moeten uitwijzen wat de financiële gevolgen (capaciteit en middelen) werkelijk zijn. Monitoring van de werkelijke situatie na in werking treden van de Omgevingswet is hoe dan ook van belang.

De exacte invulling en financiële vertaling van de scenario’s vraagt om nadere uitwerking. Bij het definitieve voorstel kunnen ook elementen van verschillende scenario’s worden gecombineerd en accenten worden gelegd binnen een scenario. Omdat er nog verschillende mogelijkheden zijn, is een exacte (financiële) vertaling van de scenario’s op dit moment nog niet goed mogelijk. Het bespreken van de scenario’s geeft richting aan de verdere uitwerking.

A. Minimaal scenario (voldoen aan het wettelijk minimum)

Kenmerken van het scenario

Initiatieven bewoners en bedrijven

Bij initiatieven van inwoners en bedrijven, beperkt de gemeente zich tot een minimale inzet. Dat betekent dat de verantwoordelijkheid en eigenaarschap voor de participatie primair bij de initiatiefnemer zelf ligt.

Kenmerken

•Bij plannen die niet passen in het omgevingsplan (bopa’s), geldt een participatieplicht. De organisatie en invulling daarvan ligt geheel bij initiatiefnemers zelf. De gemeente ondersteunt daarin verder niet. Alleen in incidentele gevallen zou de gemeente hier ondersteuning willen bieden bij het voorbereiden en invullen van de participatie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan grotere woningbouwprojecten en projecten met grotere impact op de leefomgeving. Dit sluit grofweg aan bij de huidige praktijk.

•Nieuw is dat bij de bij afronding van het participatieproces moet worden beoordeeld of wordt voldaan aan de minimale vereiste van de participatieplicht. Dit doen we door het beoordelen van een participatieverslag.

Gemeentelijke initiatieven

Bij gemeentelijke initiatieven beperken we ons tot een (wettelijke) minimale inspanning op het gebied van participatie.

Kenmerken

•Vroegtijdige en uitgebreide participatie is een uitzondering, geen regel. Participatie blijft veelal beperkt blijft tot het informeren over een besluit of plan.

•De inspanning ligt lager dan de huidige inspanning die we nu als gemeente vaak doen bij het opstellen van beleid en bestemmingsplannen.

•Belanghebbenden houden de mogelijkheid om (schriftelijke) hun zienswijze te geven over de omgevingsvisie, het omgevingsplan of omgevingsprogramma’s

Voor- en nadelen

Voordelen

•Voor de gemeente levert deze keuze mogelijke een financiële besparing op (in het voortraject).

Risico’s/nadelen

•Dit scenario sluit niet aan bij de vastgestelde ambities en uitgangspunten die de gemeente heeft vastgesteld op het gebied van participatie

•Door als gemeente geen actieve rol te nemen bij planprocessen van initiatiefnemers, kan onduidelijkheid ontstaan over het standpunt van de gemeente en de stappen die in het proces nog moeten worden gezet (toetsing vergunningaanvraag / een besluit van college of raad). Dit leidt per saldo tot een grotere afstand tussen inwoner en overheid.

•Afwezigheid van de gemeente ‘aan de voorkant’ maakt het lastiger om achteraf te beoordelen of er een goed participatieproces heeft plaatsgevonden bij initiatieven van derden.

•Door weinig aandacht te besteden aan participatie aan de voorkant, kunnen veel bezwaren in het formele traject boven komen drijven (zienswijzen, bezwaar en beroep). Hierdoor kan aan de achterkant veel werk ontstaan, waardoor de (financiële) besparing aan de voorkant teniet wordt gedaan.

Gevolgen voor de bedrijfsvoering / gemeentelijke financiën

Hoewel het nog lastig is om de gevolgen van het scenario op het niveau van concrete plannen en projecten te duiden, schatten wij in dat de keuze voor dit scenario de onderstaande gevolgen met zich mee kan brengen:

Werkzaamheden die minder / extra worden uitgevoerd ten opzichte van de huidige situatie

Door

Minder / extra benodigde middelen (ten opzichte van de lopende begroting)

Dekking van kosten mogelijk?

Extra inzet bij initiatieven van inwoners, bedrijven en organisatie

Beoordeling participatieverslag

initiatiefnemers

(ca. 120 buitenplanse initiatieven per jaar)

Vergunningverleners

Nader te bepalen

Op dit moment nog onduidelijk of kostendekking (deels) via leges mogelijk is. Bij het definitieve voorstel is dit duidelijk.

Gemeentelijke initiatieven en beleidsprocessen

Besparing bij beleid en gemeentelijke projecten mogelijk door minder uitgebreide participatie

Wijkmanagers, communicatieadviseurs

Projectleiders, ondersteuners, juridisch planologen beleidsadviseurs

In theorie kan worden bezuinigd op participatie aan de voorkant van een planproces.

Een besparing zal in veel gevallen echter niet mogelijk zijn, omdat er ook later in het traject werkzaamheden zullen blijven (verwerken zienswijzen, etc) of zelfs ‘reparatiewerkzaamheden’ nodig zijn

n.v.t

B. Verhoogde inspanning bij gemeentelijke initiatieven

Kenmerken van het scenario

Initiatieven inwoners en bedrijven

Voor initiatieven van particulieren en ontwikkelaars is dit scenario hetzelfde als in scenario A. Dit betekent dat de verantwoordelijkheid voor de participatie bij de initiatiefnemer zelf ligt.

Gemeentelijke initiatieven

Bij dit scenario verhogen we de inspanning voor initiatieven waarbij de gemeente initiatiefnemer is. Dit geldt bijvoorbeeld bij het opstellen van een programma, beleidsnota of bij gemeentelijk projecten. Bij gemeentelijke projecten kun je denken aan centrumontwikkeling, woningbouwprojecten op gemeentelijke bouwgrond of een herinrichting van de openbare ruimte. Hierbij wordt opgemerkt dat de gemeente bij veel werkzaamheden al aan intensieve manieren van participatie doet. Ook vormen met meebeslissen worden bij verschillende projecten al toegepast.

Kenmerken

•De extra inspanning bestaat eruit dat we extra moeite doen om belanghebbenden van (laagdrempelige) informatie te voorzien (bijvoorbeeld met nieuwsbrieven of via de website) en meer mogelijkheden geven om vroegtijdig inbreng te leveren (raadplegen / adviseren)

•In gevallen waar er veel speelruimte zit in plannen en waar dit passend is, kiezen we vaker voor het voorleggen van scenario’s waar inwoners over kunnen stemmen (meebeslissen).

•Binnen dit scenario kunnen ook accenten worden gelegd om bepaalde doelgroepen meer te betrekken bij gemeentelijke participatieprocessen. Denk bijvoorbeeld aan extra inzet op jongeren (in lijn met het vastgestelde initiatiefvoorstel uit de raad).

•Daarnaast kan worden gedacht aan vaker inzetten van nieuwe participatiemiddelen, zoals een digitale participatieplatform.

Voor- en nadelen

Voordelen:

•Extra inzet aan de voorkant (bij gemeentelijke initiatieven) leidt tot meer begrip en draagvlak voor gemeentelijke besluiten. De afstand overheid-inwoner kan hierdoor worden verkleind. Mogelijk zijn er ook minder juridische bezwaren in het formele traject.

•Het democratisch gehalte van de besluitvorming wordt vergroot.

Nadelen / risico’s

•De keuze voor dit scenario vraagt om de inzet van extra structurele middelen.

Gevolgen voor de bedrijfsvoering / gemeentelijke financiën

Hoewel het lastig is om de gevolgen van het scenario op het niveau van concrete plannen en projecten te duiden, schatten wij in dat de keuze voor dit scenario de onderstaande gevolgen met zich mee kan brengen (zie tabel).

Werkzaamheden die minder / extra worden uitgevoerd ten opzichte van de huidige situatie

Door

Minder / extra benodigde middelen (ten opzichte van de lopende begroting)

Dekking van kosten mogelijk?

Initiatieven van inwoners, bedrijven en organisatie

Beoordeling participatieverslag

initiatiefnemers

(ca. 120 buitenplanse initiatieven per jaar)

Vergunningverleners

Nader te bepalen

Op dit moment nog onduidelijk of kostendekking (deels) via leges mogelijk is. Bij het definitieve voorstel is dit duidelijk.

Gemeentelijke initiatieven en beleidsprocessen

Het (laagdrempelig) delen van informatie en het bieden van meer gelegenheid om te participeren.

Dit leidt tot een grotere ureninzet van verschillende medewerkers en het ophogen van middelen voor communicatie en organisatie van participatiesessies (communicatiemiddelen, zaalhuur etc).

Wijkmanagers, ondersteuners en communicatieadviseurs

1,5 fte (indicatie €135.000)

Uitzetting van de begroting

Projectleiders, juridisch planologen beleidsadviseurs

Extra ureninzet projectleiders, beleidsadviseurs en ondersteuners ramen.

Bij grote projecten afzonderlijk te dekken via aparte voorbereidingskredieten.

Daarnaast ophogen middelen voor de organisatie van participatiesessies. Nader te bepalen.

Uitzetting van de begroting

Extra inzetten op participatie via digitale middelen (o.a. digitaal participatieplatform)

ICT-afdeling

€15.000 voorinvestering + 0,3 FTE en onderhoud van het platform

Grotendeels te dekken uit huidige budgetten wijkmanagement + uitzetten formatie ICT

Het betrekken van specifieke doelgroepen zoals jongeren of laaggeletterden.

Dit vraagt om een meer diverse inzet van werkvormen en (communicatie)middelen en inzet van medewerkers die meer kennis hebben van specifieke doelgroepen.

Medewerkers afdeling MO, jongerenwerkers, opbouwwerkers Caleidoscoop

Structureel uitbreiden van de ureninzet van jongerenwerkers en opbouwwerkers

Uitzetting van de begroting

C. Actievere ondersteuning van initiatiefnemers

Kenmerken van het scenario

Initiatieven inwoners en bedrijven

In dit scenario ligt het accent bij actievere ondersteuning / dienstverlening richting initiatiefnemers. Dit kunnen zowel particulieren zijn met een beperkt uitbreidingsplan of een ontwikkelaar met grotere plannen.

Kenmerken

•Ter ondersteuning van initiatiefnemers, komt er een vast vragenpunt in de organisatie om mee te denken over de invulling/opzet van het participatieproces; een ‘Eerste hulp bij participatie’

•Daarnaast biedt de gemeente actief aan om bij participatiebijeenkomsten aanwezig te zijn. Dit zal vooral het geval zijn bij de wat grotere initiatieven. (NB. Initiatiefnemers zijn zelf verantwoordelijk voor de participatie. Dus als zij dit niet willen, is dit niet verplicht).

Gemeentelijke initiatieven

De inzet op gemeentelijke projecten en de mate van participatie blijft in dit scenario hetzelfde als in de huidige situatie (zie scenario A).

Kenmerken

•We betrekken inwoners actief bij het opstellen van beleid en bij grotere ruimtelijke projecten.

•In de meeste gevallen gaat het om infomeren, raadplegen en adviseren.

Voor- en nadelen

Voordelen

•Actieve ondersteuning van initiatiefnemers leidt waarschijnlijk tot betere participatieprocessen.

•Door als gemeente vroegtijdig betrokken te zijn bij participatieprocessen van initiatiefnemers, kunnen we achteraf beter beoordelen of het participatieproces zorgvuldig is geweest (voldoet aan de minimale eisen)

•Door als gemeente vroegtijdig betrokken te zijn, kan de gemeente haar rol en de stappen in het planproces beter duiden (gemeente doet een inhoudelijke toetsing)

Nadelen / risico’s

•Door als gemeente een actieve rol te pakken bij participatieprocessen van initiatiefnemers, ontstaat soms het beeld dat de gemeente al een (positief) besluit over plannen heeft genomen

Gevolgen voor de bedrijfsvoering / gemeentelijke financiën

Hoewel het lastig is om de gevolgen van het scenario op het niveau van concrete plannen en projecten te duiden, schatten wij in dat de keuze voor dit scenario de onderstaande gevolgen met zich mee kan brengen:

Werkzaamheden die minder / extra worden uitgevoerd ten opzichte van de huidige situatie

Door

Minder / extra benodigde middelen (ten opzichte van de lopende begroting)

Dekking van kosten mogelijk?

Initiatieven van inwoners en bedrijven

Beantwoording van vragen van initiatiefnemers en collega’s

(Eerste hulp bij participatie)

Een nieuwe adviseur participatie

1fte extra formatie (indicatie €90.000 p.j.)

Structurele uitzetting formatie

Actieve ondersteuning van particulieren en marktpartijen door extra aanwezigheid en ondersteuning bij voorbereiding

Ten opzichte van de huidige situatie betekent met name bij kleinschaligere en middelgrote initiatieven een extra inspanning.

Juridisch planologen, vergunningverleners, wijkmanagers en communicatie

2fte extra formatie (indicatie €180.000)

Structurele uitzetting formatie

Projectleiders en ondersteuners

Waarschijnlijk nauwelijks verschil, omdat we bij grotere projecten al een inspanning leveren die overeenkomst met scenario C.

Eventuele (extra) kosten grotendeels te dekken door anterieure overeenkomsten met initiatiefnemers (huidige werkwijze bij grote projecten)

Beoordeling participatieverslag

initiatiefnemers

(ca. 120 buitenplanse initiatieven per jaar)

Vergunningverleners

Nader te bepalen

Nog niet gedekt

Gemeentelijke initiatieven en beleidsprocessen

Gemeentelijke initiatieven: inspanning op huidig niveau

n.v.t

N.v.t.

n.v.t

D. Maximaal scenario (combinatie scenario B en C)

Kenmerken van het scenario

Dit scenario is een combinatie van scenario B en C. De inzet op gemeentelijke projecten alsook de ondersteuning van initiatiefnemers wordt daarbij vergroot.

Initiatieven van inwoners en bedrijven

De mate van ondersteuning is hierbij hetzelfde als bij scenario C. We ondersteunen initiatiefnemers actief. Dit kunnen zowel particulieren zijn met een beperkt uitbreidingsplan of een ontwikkelaar met grotere plannen. Voor een nadere omschrijving verwijzen we naar scenario C.

Gemeentelijke initiatieven

De mate inspanning van de gemeente is hierbij hetzelfde als bij scenario B: we verhogen de inspanning voor initiatieven waarbij de gemeente initiatiefnemer is. Voor een nadere omschrijving verwijzen we naar scenario B.

Voor- en nadelen

Het spreekt voor zich dat de voor- en nadelen uit scenario B en C hier ook terugkomen.

Voordelen:

•Extra inzet aan de voorkant (bij gemeentelijke initiatieven) leidt tot meer begrip en draagvlak voor gemeentelijke besluiten. Mogelijk leidt dit tot minder juridische bezwaren achteraf.

•Actieve ondersteuning van initiatiefnemers leidt waarschijnlijk tot betere participatieprocessen.

•Door als gemeente vroegtijdig betrokken te zijn bij participatieprocessen van initiatiefnemers, kunnen we wachter beter beoordelen of het participatieproces zorgvuldig is geweest (voldoet aan de minimale eisen)

•Door als gemeente vroegtijdig betrokken te zijn, kan de gemeente haar rol beter en de stappen in het planproces beter duiden (gemeente doet een inhoudelijke toetsing)

Nadelen / risico’s

•De keuze voor dit scenario vraagt om fors extra inzet van financiële middelen.

•Door als gemeente een actieve rol te pakken bij participatieprocessen van initiatiefnemers, ontstaat soms het beeld dat de gemeente al een (positief) besluit over plannen heeft genomen

Gevolgen voor de bedrijfsvoering / gemeentelijke financiën

Ook hier is sprake van een combinatie van de (financiële) gevolgen uit scenario B en C.

Werkzaamheden die minder / extra worden uitgevoerd ten opzichte van de huidige situatie

Door

Minder / extra benodigde middelen (ten opzichte van de lopende begroting)

Dekking van kosten mogelijk?

Initiatieven van inwoners en bedrijven

Beantwoording van vragen van initiatiefnemers en collega’s

(Eerste hulp bij participatie)

Een nieuwe adviseur participatie

1fte (indicatie €90.000 p.j.)

Structurele uitzetting formatie

Actieve ondersteuning van particulieren en marktpartijen door extra aanwezigheid en ondersteuning bij voorbereiding

Ten opzichte van de huidige situatie betekent met name bij kleinschaligere en middelgrote initiatieven een extra inspanning.

Juridisch planologen, vergunningverleners, wijkmanagers en communicatie

2fte (indicatie €180.000)

Structurele uitzetting formatie

Projectleiders en ondersteuners

Waarschijnlijk nauwelijks verschil, omdat we bij grotere projecten al een inspanning leveren die overeenkomst met scenario C.

Eventuele (extra) kosten grotendeels te dekken door anterieure overeenkomsten met initiatiefnemers (huidige werkwijze bij grote projecten)

Beoordeling participatieverslag

initiatiefnemers

(ca. 120 buitenplanse initiatieven per jaar)

Vergunningverleners

Nader te bepalen

Nog niet gedekt

Gemeentelijke initiatieven en beleidsprocessen

Het (laagdrempelig) delen van informatie en het bieden van meer gelegenheid om te participeren.

Dit leidt tot een grotere ureninzet van verschillende medewerkers en het ophogen van middelen voor communicatie en organisatie van participatiesessies (communicatiemiddelen, zaalhuur etc).

Wijkmanagers, ondersteuners en communicatieadviseurs

1,5 fte (indicatie €135.000)

Uitzetting van de begroting

Projectleiders, juridisch planologen beleidsadviseurs

Extra ureninzet projectleiders, beleidsadviseurs en ondersteuners ramen.

Bij grote projecten afzonderlijk te dekken via aparte voorbereidingskredieten.

Daarnaast ophogen middelen voor de organisatie van participatiesessies. Nader te bepalen.

Uitzetting van de begroting

Extra inzetten op participatie via digitale middelen (o.a. digitaal participatieplatform)

ICT-afdeling

€15.000 voorinvestering + 0,3 FTE en onderhoud van het platform

Grotendeels te dekken uit huidige budgetten wijkmanagement + uitzetten formatie ICT

Het betrekken van specifieke doelgroepen zoals jongeren of laaggeletterden.

Dit vraagt om een meer diverse inzet van werkvormen en (communicatie)middelen en inzet van medewerkers die meer kennis hebben van specifieke doelgroepen.

Medewerkers afdeling MO, jongerenwerkers, opbouwwerkers Caleidoscoop

Structureel uitbreiden van de ureninzet van jongerenwerkers en opbouwwerkers

Uitzetting van de begroting

De keuze van de participatietrede heeft invloed op de kaders en de verwachtingen in het participatieproces. Ook is de participatietrede bepalend voor de keuze van participatievormen en participatiemiddelen. Ongeacht de keuze voor een (of meerdere) participatietreden, dient rekening worden te gehouden met de checklist en succesvoorwaarden voor participatie.

Informeren: Informerende participatie is vooral eenzijdig informeren. Dit staat ook wel bekend als non-participatie. De mate van invloed voor een deelnemer is doorgaans beperkt tot het stellen van vragen en geven van een mening.

Inspreken: Bij inspreken worden keuzes voorgelegd aan participanten. Deze keuzes zijn niet bindend; het staat de initiatiefnemer vrij om de input van participanten al dan niet mee te nemen in de besluitvorming. De invloed voor participanten is hierbij wel groter dan bij informeren.

Consulteren: Bij consulteren is sprake van een formeel dialoog waarbij de participant op het gebied van adviseren een inhoudelijke bijdrage levert. Het al dan niet meenemen van de input van participanten in de besluitvorming is minder vrijblijvend. De invloed van participanten is groter dan bij inspreken.

Coproduceren/samenwerken: Bij coproductie/samenwerking is een participant inhoudelijk betrokken bij een plan dat in het formele besluitvormingsproces wordt behandeld. Daarbij kan er gekozen worden participanten mee te laten beslissen over keuzes die in de besluitvorming worden behandeld.

Delegeren en zelfbestuur: Het bevoegd gezag draagt een van haar oorspronkelijke taken over naar anderen. Een andere optie is dat een participant vrijwillig een taak overneemt van de gemeente (dit is verankerd in het uitdaagrecht in het wetsvoorstel Versterking participatie op decentraal niveau). In beide gevallen worden participanten eindverantwoordelijk.

Er zijn tal van participatievormen die de gemeente kan toepassen bij het inrichten van participatieprocessen. Deze kunnen afgestemd worden op kwetsbare groepen. Het is goed om in te spelen op kwetsbaarheid om zodoende mensen in staat te stellen mee te kunnen doen aan participatie. Onderstaande overzicht is afgeleid van de Beleidsnota Participatie onder de Omgevingswet 2022 (gemeente Westland, zie link).

Kwetsbare groep

Aandachtspunt(en)

Culturele minderheden

-Taalversies participatiemiddelen

(visueel) gehandicapten

-Ondertiteling audiovisuele participatie

-Toegankelijkheid fysieke locaties

-Taalniveau en communicatie (B1)

Ouderen

-Ondertiteling audiovisuele participatie

-Toegankelijkheid fysieke locaties

-Gebruiksvriendelijkheid digitale participatiemiddelen

Jongeren

-Toegankelijkheid digitale participatiemiddelen

-Sociale media

-Taalgebruik en niveau

Geachte Heer/ Mevrouw,

Hierbij treft u het format participatieverslag aan. Het is belangrijk dat u onderstaande vragen (inclusief toelichting) eerlijk en volledig beantwoord. U mag zelf ook een andere vorm van verslaglegging kiezen, mits onderstaande vragen hiermee beantwoord worden.

BELANGRIJK: in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), vragen wij u vooraf (schriftelijk) akkoord te vragen bij de betrokkenen (die in onderstaande verslaglegging genoemd worden) dat hun persoonsgegevens aan ons worden doorgegeven. Deze gegevens zullen niet gedeeld worden met derden en worden strikt gebruikt voor de behandeling van uw aanvraag. Indien betrokkenen bezwaar hebben, vragen wij u hun inbreng te anonimiseren.

1Wie heeft u allemaal benaderd bij het delen van uw plan?

2Zijn alle mensen/partijen die iets gaan merken van uw plan benaderd? Licht toe waarom u dat denkt.

3Wanneer heeft u de belanghebbenden benaderd (voor of na het indienen van de aanvraag)?

4Op welke manier zijn betrokkenen benaderd (telefonisch, brief, bijeenkomst, anders)?

5Hoe heeft u uw plan gedeeld met de betrokkenen? (ontwerp ter inzage, presentatie gehouden etc.)?

6Wat waren de reacties op uw plan? Bij uiteenlopende reacties graag de verschillende reacties benoemen.

7Wat heeft u gedaan met de reacties? Heeft u aanpassingen gedaan? Zo ja, leg uit welke. Zo nee, leg uit waarom niet.

8Als u aanpassingen op uw plan heeft gedaan, heeft u daarna het plan opnieuw gedeeld met de belanghebbenden? Zo ja, wat was hun reactie? Zo nee, waarom niet?

9Heeft u zelf nog opmerkingen ten aanzien van het participatietraject voor uw plan?

Onderstaand overzicht is een eerste raming van mogelijke kosten als gevolg van het participatiebeleid. Toewijzing van deze middelen moet worden bepaald in de toekomstige begrotingsbehandeling.

Activiteit

Capaciteit

Kosten

Dekking

Laagdrempelige informatiedeling en vergroten bereik participatie

Personeel:

Wijkmanagers;

Beleidsadviseurs;

Projectleiders;

Ondersteuners;

Communicatie;

RO-juristen;

EHBP.

Middelen:

Communicatie;

Faciliteiten participatie (techniek, zaalhuur)

1,5 fte/ € 135.000 voor

wijkmanagers, ondersteuners, communicatie.

Overig personeel extra ureninzet; externe specialist bij grote participatietrajecten.

Vaste personele kosten (begroting)

Projectmatige inzet (voorbereidingskrediet)

Extra middelen (begroting)

Adviseur participatie (Eerste Hulp Bij Participatie)

Nieuwe formatieplaats

1FTE/ €90.000

Structurele formatie

Extra inzetten op participatie via digitale middelen (o.a. digitaal participatieplatform)

ICT-afdeling

€15.000 voorinvestering + 0,3 FTE; onderhoud platform

Grotendeels te dekken uit huidige budgetten wijkmanagement + uitzetten formatie ICT

Behandelen BOPA ‘s (schatting 120 per jaar) en advisering participatie bij Omgevingstafel

Adviseur Participatie, wijkmanagers, beleidsmedewerkers/

beleidsadviseurs

Nader te bepalen

Nader te bepalen

Het betrekken van specifieke doelgroepen zoals jongeren of laaggeletterden.

Meer diverse inzet van werkvormen, middelen en medewerkers met meer kennis van specifieke doelgroepen.

Medewerkers afdeling MO, jongerenwerkers, opbouwwerkers Caleidoscoop

Structureel uitbreiden van de ureninzet van jongeren- en opbouwwerkers

Uitzetting via begroting

Monitoring en jaarlijkse evaluatie participatiebeleid.

EHBP, alle betrokken medewerkers

Nader te bepalen

Nader te bepalen