Nota waardering en afschrijving vaste activa 2024

1.2 Doelstelling

De doelstelling van deze nota is het vastleggen van beleid en vastlegging van uniforme regels voor:

–Activeren van activa;

–Waarderen van activa;

–Afschrijven van activa;

–Bestuurlijke verantwoording en procedures.

De uitgangspunten van deze nota worden onder meer toegepast bij het opstellen van de begroting en de jaarrekening.

1.3 Wettelijk kader

Deze nota is primair bedoeld als instrument ten behoeve van de kaderstellende rol van de Raad. Deze nota vormt het formele kader waarbinnen het college en de ambtelijke organisatie met investeringen en afschrijvingen dienen om te gaan. Het wettelijk kader bestaat uit de Gemeentewet (artikel 212) en het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Een substantieel deel van het investeringsbeleid is vastgelegd in deze wetgeving. Echter op bepaalde punten is sprake van beleidsvrijheid voor een gemeente. Indien hiervan sprake is, zijn in deze nota aanvullende spelregels/afspraken opgenomen.

Kort samengevat draagt deze nota bij tot:

–een eenduidige verwerking van investeringen en afschrijvingen;

–het maken van afspraken over de te volgen procedure om investeringen uit te voeren;

–het verkrijgen van inzicht in het verloop van investeringen;

–het beperken van grote schommelingen in de afschrijvings- en rentekosten.

1.4 Inwerkingtreding

Deze nota is door de gemeenteraad vastgesteld op 30 mei 2024 en treedt met terugwerkende kracht met ingang van 1 januari 2024 in werking. Het college kan, indien er een gegronde reden voor is en voldoende gemotiveerd, in individuele gevallen afwijken van de nota Waardering en afschrijving vaste activa. Hierbij moet wel rekening worden gehouden met de mogelijkheden binnen het BBV en overige relevante wetgeving.

1.5 Begrippen

Eenduidige definities zijn belangrijk bij toepassing van kaders. In bijlage 2 is daarom een begrippenlijst opgenomen.

1.6 Leeswijzer

In de nota Waardering en afschrijving vaste activa worden in hoofdstuk 2 de soorten van activa behandeld. Vervolgens komt hoofdstuk 3 het activeren, inclusief soorten activa, aan de orde. Hoofdstuk 4 presenteert de waardering van de activa. Als laatste volgt in hoofdstuk 5 de bestuurlijke verantwoording en procedures van het activabeleid.

In de hele nota worden uitgangspunten weergegeven in de omkaderde tekstvakken. In de voorafgaande teksten wordt een onderbouwing gegeven van het betreffende uitgangspunt.

Bij deze nota zijn drie bijlagen gevoegd, namelijk:

•bijlage 1 afschrijvingsmethoden en –termijnen;

•bijlage 2 begrippenlijst;

•bijlage 3 overzicht uitgangspunten.

2.1.1 Immateriele vaste activa

Immateriële vaste activa zijn die vaste activa waar geen fysieke bezittingen tegenover staan. Immateriële vaste activa komen in Heerenveen slechts in uitzonderlijke gevallen voor. De immateriële vaste activa bestaan volgens artikel 34 van het BBV uit:

•kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van (dis)agio;

•kosten van onderzoek en ontwikkeling van een bepaald actief;

•bijdrage in activa in eigendom van derden.

Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van (dis)agio

In de praktijk komt dit slechts in uitzonderlijke gevallen voor. Het uitgangspunt in Heerenveen is dat deze kosten niet worden geactiveerd.

Uitgangspunt 1:

De kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van (dis)agio worden niet geactiveerd.

Kosten van onderzoek en ontwikkeling van een bepaald actief

Conform artikel 60 van het BBV kunnen kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief kunnen worden geactiveerd indien:

a.het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen;

b.de technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vaststaat;

c.het actief in de toekomst economisch of maatschappelijk nut zal genereren en;

d.de uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen betrouwbaar kunnen worden vastgesteld.

De gemeente Heerenveen activeert op dit moment de kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief niet. In de BBV-notitie Grondbeleid is opgenomen dat het activeren van voorbereidingskosten voor grondexploitaties als kosten van onderzoek en ontwikkeling onder de immateriële vaste activa is toegestaan onder een aantal voorwaarden. De gemeente Heerenveen activeert de kosten van onderzoek en ontwikkeling wel vooruitlopend op mogelijk te openen grondexploitaties.

Uitgangspunt 2:

De kosten van onderzoek en ontwikkeling worden in beginsel niet geactiveerd, uitgezonderd voor mogelijke grondexploitaties.

Bijdrage in activa in eigendom van derden

Een voorbeeld van een ‘bijdrage in activa in eigendom van derden’ is een bijdrage aan een gebouw in eigendom van derden. Bepalend is dat het economisch eigendom niet bij de gemeente berust. Bijdragen in activa in eigendom van derden mogen volgens artikel 61 van het BBV worden geactiveerd indien wordt voldaan aan de volgende voorwaarden:

•er is sprake van een investering door een derde;

•de investering draagt bij aan de publieke taak van de gemeente;

•deze derde heeft zich verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals overeengekomen;

•de gemeente kan de bijdrage terugvorderen indien de derde in gebreke blijft of anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering.

Uitgangspunt 3:

Bijdragen aan activa in eigendom van derden worden geactiveerd en de afschrijvingsduur is maximaal de gebruiksduur (afschrijvingstermijn) van het actief bij de betreffende derde.

2.1.2 Materiële vaste activa

Materiële vaste activa zijn investeringen met een meerjarig economisch nut of maatschappelijk nut in de openbare ruimte. Volgens artikel 35 van het BBV bestaan er drie soorten materiële vaste activa, welke afzonderlijk in de balans van de gemeente moeten worden opgenomen:

1investeringen met een economisch nut;

2investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven;

3investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut.

Het vernieuwde BBV heeft in het kader van de uniformiteit, transparantie en vergelijkbaarheid tussen gemeenten, het zogenaamde netto activeren verplicht gesteld. Dit houdt in dat eventuele bijdragen van derden in aftrek moeten worden gebracht op de investering. Het verrekenen van bijdragen uit reserves is met ingang van 2017 niet meer toegestaan. Reserves mogen alleen worden ingezet ter dekking van de afschrijvingslasten.

Investeringen met economisch nut

Dit zijn investeringen die bijdragen aan de mogelijkheid middelen te verwerven en/of verhandelbaar zijn. Voorbeelden hiervan zijn: investeringen in gebouwen, vervoermiddelen, installaties, automatisering.

Investeringen met economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven

Dit zijn investeringen die bijdragen aan de mogelijkheid middelen te verwerven en/of verhandelbaar zijn, waarvoor ook heffingen kunnen worden opgelegd, zoals investeringen in afvalstoffenheffing en riolering.

Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut

Dit betreft investeringen in de openbare ruimte, zoals wegen, bruggen en openbaar groen. Deze investeringen genereren geen middelen en er is geen markt voor. Het vernieuwde BBV bepaalt in artikel 59 lid 1 dat er geen keuze meer is om deze investeringen wel of niet te activeren.

2.1.3 Financiële vaste activa

Financiële vaste activa zijn activa die een financiële waarde vertegenwoordigen of een bezit. Te denken valt hierbij aan verstrekte geldleningen en deelnemingen in de vorm van aandelen. Financiële vaste activa moeten altijd worden geactiveerd, maar worden -gezien de aard- niet afgeschreven.