Aanhef
Samenvatting
De ontwikkeling van risico’s en hoe om te gaan met risico’s staat niet stil. Het is tijd voor een nieuwe nota waarbij we aangeven hoe we als gemeente om gaan met de risico’s die op ons afkomen. De uitgangspunten hiervoor leggen we vast in de nota risicomanagement en weerstandsvermogen 2025-2028. Deze nota is de opvolger van de nota risicomanagement en weerstandsvermogen 2021.
Het doel van deze nota is om; de beleidsuitgangspunten voor het bepalen van het benodigde weerstandsvermogen vast te leggen, het benoemen van de rollen taken en verantwoordelijkheden, het verhogen van het risicobewustzijn voor het bestuur en de organisatie en het voldoen aan wet- en regelgeving.
Voor het opstellen van deze nota is eerst een vergelijkend onderzoek gedaan waarbij is gekeken hoe vergelijkbare gemeenten omgaan met risicomanagement. Hierbij is gekeken naar de sterke onderdelen van andere gemeenten rekening houdend met de Heerenveense situatie. Op basis van dit vergelijkend onderzoek, ervaringen van de afgelopen vier jaar en nieuwe theoretische inzichten is ervoor gekozen deze nieuwe nota een nieuwe opzet en indeling te geven. Hier volgt een samenvatting van de meest relevante aanpassingen in de nieuwe nota gericht op de doorontwikkeling van integraal risicomanagement:
a) We hebben onderscheid gemaakt tussen een ‘risico’ en een ‘issue’. Dit onderscheid is met name bedoeld om de discussie te helpen en het goede gesprek te voeren.
b) Voor de begroting en de jaarrekening worden minimaal de top tien van belangrijkste financiële en niet financiële risico’s met naam en waar mogelijk met bedrag vermeld in de paragraaf weerstandsvermogen. In de vorige versie van de nota stond vermeld dat een top 25 moest worden opgenomen.
c) De jaarrekening is een verantwoordingsdocument waarin over de risico’s van het boekjaar verslag wordt gedaan. Vanuit deze gedachte wordt het weerstandsvermogen uit de begroting beoordeeld met een terugblik op de daarbij in de begroting benoemde financiële risico’s.
Daarnaast zijn in de nota zes uitgangspunten opgenomen. Deze uitgangspunten zijn de basis van de nota en staan in principe vast voor de komende 4 jaar. Hiervan zijn drie nieuw en drie uitgangspunten blijven gehandhaafd vanuit de vorige nota.
Nieuwe uitgangspunten:
1Instellen van een ondergrens van de algemene reserve van € 15 miljoen. De hoogte van risico’s kan door diverse oorzaken erg fluctueren, waardoor er jaren zijn met erg weinig risico’s en jaren met veel risico’s. Om te voorkomen dat er na een jaar met weinig risico’s de algemene reserve sterk daalt en het jaar erop ombuigingen nodig zijn omdat de risico’s zijn toegenomen, voeren we (in lijn met het uitgangspunt wat de provinciaal toezichthouder hanteert
1Gemeenschappelijk Financieel toezicht kader Provincies: “Uitgangspunt is dat de raad zelf - in het licht van zijn kaderstellende rol – een ondergrens bepaalt voor de minimale omvang van de algemene reserve."
) een ondergrens voor de algemene reserve in.
2Structurele risico’s moeten via beleidsinterventies binnen de meerjarenbegroting worden opgelost. De risico’s in de paragraaf Weerstandsvermogen zijn in principe incidenteel. Voor de opvang van deze risico’s wordt alleen de niet-structurele weerstandscapaciteit gebruikt.
3De ratio van het weerstandsvermogen nemen we alleen op voor het lopende begrotingsjaar en niet voor elke vier jaar van de meerjarenbegroting. Risico’s wijzigen in de loop van de tijd waardoor de norm alleen voor het eerste begrotingsjaar wordt toegepast.
Bestaande uitgangspunten:
4Het toepassen van een factor 1,2 op het totaal van alle risico’s. Het toepassen van een dergelijke factor geeft aan dat wij niet voor 100% zeker weten dat we alle risico’s mee hebben genomen. Er zijn bijv. ook externe risico’s zoals onverwachte inflatie of natuurrampen die we niet in kunnen schatten. Of de ‘zwarte zwanen’ dit zijn totaal onverwachte, niet voorzienbare risico’s met een hoge impact. Daarnaast is het ook voor de wel geïdentificeerde risico’s niet met zekerheid vast te stellen dat ze juist zijn. Daarom is het hanteren van een opslag logisch.
5Gestreefd wordt naar een “voldoende” weerstandsvermogen, waarderingscijfer “C” (ratio 1,0 – 1,4) voor de eerste jaarschijf. Dit houdt in dat het weerstandsvermogen zich op een voldoende niveau moet bewegen voor het eerste begrotingsjaar. Deze ratio is vastgesteld in de Raadsvergadering van 13 juli 2023 bij het MJP 2023.
6Op de risicosimulatie wordt een zekerheidspercentage van 90% toegepast. Dit houdt in dat met 90% zekerheid kan worden gesteld dat alle risico’s zijn afgedekt, ermee rekening houdend dat risico’s zich niet allemaal tegelijk voordoen.
1. Inleiding
Tekst
De ontwikkeling van Risicomanagement heeft het afgelopen decennium zowel binnen als buiten de organisatie niet stil gestaan. Bij de laatste ontwikkelingen zien we dat er meer aandacht uitgaat naar frauderisico’s en cyberaanvallen. De vraagstukken veranderen en vragen om alert te blijven op nieuwe ontwikkelingen. In dat licht is het relevant om periodiek het kader te herijken.
Met deze nota, met ingangsdatum 1-1-2025, actualiseren we de kaders uit 2021 waarbij we weer aansluiten bij de huidige praktijk en het ambitieniveau voor de komende jaren. Vanuit de huidige fase waarin we risico’s gestructureerd en overzichtelijk op geld zetten aan de hand van vaste methodieken, zetten we een volgende stap naar integraal risicomanagement, dat geïntegreerd is in de bedrijfsprocessen en opgenomen is in het DNA van de organisatie. Met deze werkwijze bepalen we de risico’s vanuit de organisatie (in plaats vanuit de onderdelen) en krijgen we een volledig en betrouwbaar beeld van de risico’s om daadwerkelijk op te kunnen sturen.
Integraal risicomanagement
2Coso, Enterprise Risk Management: Integrating with Strategy and Performance, 2017
leidt tot een betere beheersing van risico’s door vooraf rekening te houden met toekomstige ontwikkelingen en gebeurtenissen die een impact kunnen hebben op kosten, tijd en/of kwaliteit. Het draagt daarmee bij aan de realisatie van de bestuurlijke doelen. We sluiten op voorhand niet alle risico’s uit maar elimineren en voorkomen zoveel mogelijk waar dat mogelijk is. Bij het besturen van een organisatie hoort immers het nemen en beheersen van risico’s.
Ook draagt risicomanagement met een integrale aanpak bij aan het vergroten van het risicobewustzijn in de gemeentelijke organisatie. Hierbij is het noodzakelijk dat het beheersen van risico’s een continu proces is door de gehele organisatie op alle niveaus. De communicatie en de dialoog tijdens het open gesprek over risico’s is daarbij essentieel.
Met de integrale aanpak staat deze kadernota in het teken van de doorontwikkeling van risicomanagement en maken we een stap in het versterken van risicomanagement in de organisatie. Deze nota beperkt zich niet tot financiële risico’s, maar gaat ook over niet-financiële risico’s zoals bestuurlijke en juridische risico’s, imago- en frauderisico’s. Deze hebben niet (altijd) direct een financiële impact, maar kunnen (op termijn) wel grote gevolgen hebben voor de gemeente. Naast risicomanagement zijn in deze nota ook kaders opgenomen over het weerstandvermogen zoals vastgelegd in Het Besluit Begroting en Verantwoording.