Bijlage 1: Criteria voor opname
1Onderwerp / Bereik
Het particulier archief moet inhoudelijk betrekking hebben op een onderwerp dat zich binnen de grenzen van de gemeente Heerenveen afspeelt of bevindt.
2Relatie met het gemeentearchief en maatschappelijk belang
De aangeboden archieven moeten een relevante aanvulling vormen op het gemeentearchief. Bijvoorbeeld door een relevant onderwerp vanuit een ander perspectief te behandelen. Of dat deze archieven maatschappelijke ontwikkelingen in onze gemeente belichten die in het gemeentearchief niet aan de orde komen.
3Authenticiteit
Alleen originele documenten komen voor opname in aanmerking. In het geval dat slechts kopieën of afschriften beschikbaar zijn kan van deze regel worden afgeweken.
4Toegevoegde waarde
Doublures (documenten die in de archiefbewaarplaats bewaard worden) worden niet opgenomen, tenzij de materiële toestand daartoe aanleiding geeft.
5Dragers / Aard van het materiaal
In het gemeentearchief worden met name papieren documenten opgenomen en beheerd. Archiefmaterialen op digitale dragers, 3D-objecten en audiovisuele documenten kan de gemeente op dit moment niet duurzaam toegankelijk beheren. Aanbieders van deze objecten doorverwezen worden naar andere archiefinstellingen die beter uitgerust zijn om deze te beheren.
6Datering
Documenten jonger dan tien jaar komen niet in aanmerking voor werving.
7Samenhang
Een particulier archief moet een volledig geheel vormen. Onvolledigheid en/of gebrek aan samenhang binnen een archief is een argument om niet tot werving over te gaan. Kleine aanwinsten, archieven kleiner dan 0,25 meter strekkende meter plankruimte, hoeven niet aan deze criteria te voldoen.
8Materiëlestaat
De omvang van het materiaal en de materiële staat waarin de documenten zich bevinden worden bij de verwerving van de particuliere archieven betrokken in de beslissing om deze wel of niet op te nemen. Een slechte materiële staat kan een argument zijn om niet tot werving over te gaan.
9Openbaarheid
Alleen particuliere archieven die openbaar raadpleegbaar zijn komen voor werving in aanmerking.
10Herkomst
Archieven met dubieuze herkomst worden niet verworven. Bij familiearchieven moet het eigendom worden aangetoond.
Bijlage 2: Model schenkingsovereenkomst
De eerste ondertekenaar(s)
…………………………………………………………………………………………………………………………………………
ten deze handelende namens
…………………………………………………………………………………………………………………………………………
hierna te noemen: de schenker
verklaart/verklaren hierbij in eigendom over te dragen aan de tweede ondertekenaar
…………………………………………………………………………………………………………………………………………
in zijn/haar hoedanigheid als archivaris van de gemeente Heerenveen, hierna te noemen: de beheerder,
die verklaart in eigendom te hebben ontvangen ter opneming en bewaring in de archiefbewaarplaats van de gemeente Heerenveen aan de Crackstraat 2, 8441 ES in Heerenveen
de archiefbescheiden van
…………………………………………………………………………………………………………………………………………
over de periode
…………………………………………………………………………………………………………………………………………
met een omvang van
…………………m
zoals nader gespecificeerd of te specificeren op een aan deze overeenkomst toegevoegde of toe te voegen staat en wel op de volgende voorwaarden:
1De beheerder verplicht zich de archiefbescheiden in goede staat te bewaren, overeenkomstig het bij of krachtens de Archiefwet 1995 voor het beheer van overheidsarchieven bepaalde.
2De schenker verklaart alle auteursrechten verbonden aan de archiefbescheiden over te dragen aan de beheerder.
3De beheerder verklaart de archiefbescheiden te hebben getest op sporen van schimmels en ongedierte.
4De beheerder zal de archiefbescheiden ordenen, selecteren en inventariseren.
5De openbaarbaarheid en uitlening van de archiefbescheiden is het bij of krachtens de Archiefwet 1995 voor overheidsarchieven bepaalde van overeenkomstige toepassing.
6De schenker heeft recht op teruglenen van de geschonken archiefbescheiden. Op aanvraag van de schenker zullen hem de archiefbescheiden worden uitgeleend voor een telkens vast te stellen termijn, tenzij de toestand van de archiefbescheiden zich tegen uitlening verzet. Eventuele aan de teruglening verbonden kosten worden in rekening gebracht.
7Nadere bepalingen:
Aldus in tweevoud opgemaakt en ondertekend:
Plaats en datum:
Handtekening(en) schenker(s)
Plaats en datum:
Handtekening beheerder