Aanhef
Anderen betrekken bij de ontwikkeling van jouw plan in de fysieke leefomgeving
-richtlijnen voor inwoners, bedrijven en de gemeente zelf-
#samenzijnwijheerde
Je wilt binnen de grenzen van de gemeente Heerde iets doen wat invloed heeft op anderen. Iets slopen, iets bouwen, iets aanleggen, een grote bijeenkomst organiseren. Daarom betrek je anderen bij je plannen. Want plannen waarbij je anderen betrekt, zijn vaak beter: completer, beter passend in de omgeving en met meer draagvlak. En als je goed naar je omgeving luistert, is de kans groter dat de gemeente Heerde je vergunningaanvraag goedkeurt.
Dit document geeft richtlijnen voor het betrekken van anderen bij de ontwikkeling van je plan. Waarom doe je dat, hoe doe je dat en wat zijn de spelregels? Deze richtlijnen gelden voor iedereen die een plan maakt voor de fysieke leefomgeving: inwoners, bedrijven, maar ook de gemeente zelf.
SPELREGELS
1. Bepaal hoe groot de bijdrage van de ander mag zijn
De invloed die je anderen geeft op de ontwikkeling van je plan, kan verschillend zijn: van heel beperkte invloed tot heel veel invloed. Je kiest zelf wat je denkt dat het best gaat werken. Het resultaat moet een goed plan zijn, waar zoveel mogelijk mensen achter kunnen staan.
2. Bepaal wanneer je anderen betrekt
Op welk moment je anderen betrekt bij je plan, hangt af van wat je wilt gaan doen. Bij een plan waar weinig mensen iets van merken en de impact niet heel groot is, is alleen informeren misschien al goed. Ga je aan de slag met een plan dat veel mensen raakt, dan is het belangrijk dat je meteen in het begin al anderen betrekt.
Bij de inschatting van het moment waarop je anderen betrekt bij je plan, gebruik je onderstaand schema:
3. Maak een plan en voer het uit
Voor het betrekken van anderen bij je vergunningaanvraag, maak je een plan. Dat hoeft helemaal niet uitgebreid te zijn, als je maar met een paar punten rekening houdt.
•Je mag zelf weten hoe je je omgeving betrekt bij je voorbereidingen.
•Hoe uitgebreid je mensen betrekt, past bij de gevolgen van je plan.
•Je gebruikt een geschikte methode.
•Je vertelt mensen wat jij van hen verwacht en wat zij van jou kunnen verwachten.
•Je neemt de belangen en standpunten van anderen serieus.
•Je houdt je omgeving op de hoogte van je vorderingen.
4. Maak een verslag
Ben je klaar met de voorbereiding van je vergunningaanvraag? Beschrijf dan in een verslag hoe je je omgeving betrokken hebt.
•Je licht toe wat je met de verschillende belangen hebt gedaan.
•Je deelt het eindresultaat met je omgeving.
TIPS
Voor inwoners
Bij een aanvraag van een omgevingsvergunning geef je aan of, en zo ja, hoe je je omgeving bij de voorbereiding van de aanvraag hebt betrokken. Ook laat je de resultaten daarvan zien. Om je hierbij te helpen, kun je gebruikmaken van de toolbox die de gemeente gemaakt heeft.
Voor commerciële partijen
•Bij grote, impactvolle projecten behartigt de gemeente Heerde het algemeen belang van haar inwoners. Dat betekent dat het college van B&W graag:
1meekijkt naar de manier waarop de omgeving betrokken wordt.
2wil zien of alle belanghebbenden voldoende gehoord zijn.
Zorg daarom in de voorbereiding van de vergunningaanvraag of de omgevingsplanwijziging voor afstemming over dit onderwerp. En vraag naar de beleidsstukken en visies waarin de kaders staan die voor jou belangrijk zijn. Want met deze kaders in de hand kijkt het college van B&W of ook het algemeen belang van de inwoners meegenomen is.
•Gebruik bij het betrekken van de omgeving de toolbox die de gemeente Heerde heeft samengesteld. Of neem voor overleg en advies contact op via samenwerkenaanheerde@heerde.nl.
Voor medewerkers van de gemeente
Participatie bij kerninstrumenten Omgevingswet
De gemeente is verplicht om participatie uit te voeren bij het opstellen van bijvoorbeeld de omgevingsvisie, het omgevingsplan en eventuele programma’s. In de opgestelde omgevingsvisie, omgevingsplan of eventuele programma’s beschrijft de gemeente de manier waarop zij het participatietraject heeft ingericht en uitgevoerd en wat de resultaten zijn. Op deze manier kan iedereen eenvoudig toetsen of het participatietraject zorgvuldig is gelopen.
•Stel, voor transparantie en verwachtingen, een startdocument op. Het bestuursorgaan dat uiteindelijk ook de beslissing neemt over het eindproduct stelt dit document vast. Dat kan dus het college van B&W zijn, maar ook de gemeenteraad. In het startdocument staat:
•Waarom een participatietraject: wat zijn redenen?
•Wat: waar gaat het om? Welk niveau (overleg, consultatie, zeggenschap) cq. Welke ruimte is er voor de deelnemers? Wat zijn de bestaande kaders die gehanteerd worden bij de besluitvorming? Geef die ook mee aan de betrokken doelgroepen.
•Wie: welke doelgroepen worden betrokken en uitgenodigd?
•Hoe: hoe zien proces en methodiek (analoog of digitaal) eruit? Hoe gaan we het traject inrichten? Hoe worden college en gemeenteraad geïnformeerd over de voortgang?
•Communicatie is een belangrijk onderdeel van participatie. Vraag advies bij het team Communicatie op twee aspecten:
a.De communicatie om de mogelijkheid tot participatie bij inwoners onder de aandacht te brengen
b.De communicatie met de participanten tijdens het traject zelf.