Verordening op de Auditcommissie gemeente Heemstede 2015 (gemeente Heemstede)

Aanhef

De raad van de gemeente Heemstede;

Gelet op artikel 84 van de Gemeentewet;

Gelet op artikel 4, derde lid, van de Controleverordening artikel 213 gemeente Heemstede;

Gehoord het advies van de commissie Middelen d.d. 9 april 2015;

Besluit vast te stellen de volgende verordening:

Verordening op de Auditcommissie gemeente Heemstede 2015

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

-accountant: de in de Controleverordening artikel 213 gemeente Heemstede bedoelde accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

-accountantscontrole: de in de Controleverordening artikel 213 gemeente Heemstede bedoelde controle door de accountant;

-college: het college van burgemeester en wethouders;

-commissie: de auditcommissie;

-griffier: de griffier van de raad of diens waarnemer;

-raad: de gemeenteraad;

-wet: de Gemeentewet;

Artikel 2 Taken

1Er is een auditcommissie met de volgende taken:

a.afstemmingsoverleg te voeren met de accountant als bedoeld in artikel 4, derde lid van de Controleverordening artikel 213 gemeente Heemstede;

b.het adviseren aan de raad over de aanbesteding van de aan een accountant opgedragen accountantscontrole;

c.het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant over de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;

d.het voeren van technisch overleg met de accountant over de jaarrekening en het rapport van bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole;

e.het evalueren van de werkzaamheden van de accountant;

f.het uitbrengen van gevraagd en ongevraagd advies aan de raad;

g.verslag uit te brengen aan de raad over de vergaderingen.

2De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college.

Artikel 3 Bevoegdheden

1De commissie is bevoegd de raad te adviseren over de aanbesteding van de accountant en al hetgeen te doen dat daarvoor nodig is.

2De commissie is bevoegd afstemmingsoverleg te voeren met de accountant en al hetgeen te doen dat daarvoor nodig is.

3De commissie is bevoegd de handelingen te verrichten die nodig zijn voor de uitoefening van haar taken als bedoeld in artikel 2.

4De commissie kan interne en externe adviseurs verzoeken (een gedeelte van) de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

5Als interne c.q. externe adviseurs worden in ieder geval aangemerkt: de portefeuillehouder Financiën, de gemeentesecretaris, de directeur bedrijfsvoering, het bureauhoofd financieel beleid en de accountant.

Artikel 4 Samenstelling van de commissie

1De commissie bestaat uit ten minste drie raadsleden die door de raad aan het begin van de zittingsperiode worden benoemd.

2Elke raadsfractie kan één lid uit zijn fractie voor de commissie voordragen.

3De commissie wijst uit haar midden een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter aan.

4De griffier is secretaris van de commissie.

Artikel 5 Zittingsduur

1De benoeming geschiedt voor de duur van een raadsperiode, gelijk aan die van de leden van de zittende raad. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen.

2De leden treden af op de dag van het aftreden van de raad.

3Het lidmaatschap van de commissie eindigt op eigen verzoek, indien het lid aftreedt als lid van de raad of door een met redenen omkleed besluit van de raad.

4In een tussentijdse vacature wordt zo spoedig mogelijk door de raad voorzien op voordracht van de raadsfracties.

Artikel 6 Voorzitter

De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere verslaglegging van commissieaangelegenheden.

Artikel 7 Vergaderingen en verslaglegging

1De commissie vergadert ten minste twee maal per jaar en voorts zo vaak als de voorzitter dit nodig acht of als ten minste twee van haar leden dit onder opgave van redenen aan de voorzitter vragen.

2De voorzitter deelt (spoedeisende gevallen uitgezonderd) ten minste zeven dagen voor de betreffende vergadering schriftelijk aan de leden mee dat een vergadering wordt gehouden. De oproepingen vermelden datum, tijd, plaats en de te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd aan de leden beschikbaar gesteld.

3De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar.

4De adviezen en verslagen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

5Bij elke vergadering van de commissie is de secretaris aanwezig.

6Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt.

7De verslagen worden ter kennisname aangeboden aan de raad.

8Op verzoek van de raad of een raadscommissie geeft de voorzitter van de auditcommissie een toelichting in een raads- of commissievergadering.