Hoofdstuk 2 Begrippenkader
Artikel 1 Definities
In dit statuut wordt verstaan onder:
–
Financiering
Het aantrekken van benodigde financiële middelen voor een periode van minimaal één jaar. Deze middelen kunnen bestaan uit zowel eigen vermogen als vreemd vermogen;
–
Geldstromenbeheer
Al die activiteiten die nodig zijn om liquiditeiten te transfereren zowel binnen de organisatie zelf als tussen de organisatie en derden (betalingsverkeer);
–
Intern liquiditeitsrisico
De risico’s van mogelijke wijzigingen in de liquiditeitenplanning en meerjaren investeringsplanning waardoor financiële resultaten kunnen afwijken van de verwachtingen;
–
Kasgeldlimiet
Een bedrag op basis van de Wet fido ter grootte van een percentage van het totaal van de jaarbegroting van de gemeente bij aanvang van het jaar;
–
Koersrisico
Het risico dat de financiële activa van de organisatie in waarde verminderen door negatieve koersontwikkelingen;
–
Kredietrisico
De risico’s op een waardedaling van een vordering ten gevolge van het niet (tijdig) na kunnen komen van de verplichtingen door de tegenpartij;
–
Liquiditeitenbeheer
Het beheer van financiële middelen voor een periode tot één jaar;
–
Liquiditeitenplanning
Een schematisch overzicht van de toekomstige inkomsten en uitgaven ingedeeld per tijdseenheid met als doel de liquiditeitsontwikkeling in de gaten te houden;
–
Renterisico
Het gevaar van ongewenste veranderingen van de (financiële) resultaten van de gemeente door rentewijzigingen;
–
Renterisiconorm
Een bij de aanvang van het jaar op basis van de Wet fido gefixeerd percentage van het totaal van de vaste schuld van de gemeente dat bij de realisatie niet mag worden overschreden;
–
Rente typische looptijd
Het tijdsinterval gedurende de looptijd van een geldlening, waarin op basis van de voorwaarden van de geldlening sprake is van een door de verstrekker van de geldlening niet beïnvloedbare, constante rentevergoeding;
–
Rentevisie
Toekomstverwachting over de renteontwikkeling, uitgaande van een aantal rentebepalende factoren, op basis waarvan een financierings- en beleggingsbeleid wordt gevoerd. De visie van de gemeente Heemstede is gelijk aan die van de gemeentelijke huisbankier, de Bank Nederlandse Gemeenten (BNG);
–
Saldobeheer
Het beheer van de dagelijkse saldi op de bankrekeningen;
–
Schatkistbankieren
Het (verplicht) aanhouden van publieke middelen bij het Ministerie van Financiën;
–
Solvabiliteit
Verhouding (percentage) van het eigen vermogen ten opzichte van het vreemd vermogen. Deze verhouding geeft aan of je de schulden op lange termijn kan voldoen. Het eigen vermogen is het verschil tussen de bezittingen en schulden;
–
Treasuryfunctie
Dit omvat alle activiteiten die zich richten op het sturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. De treasuryfunctie bestaat uit vier deelfuncties: risicobeheer, gemeentefinanciering, kasbeheer en debiteuren- en crediteurenbeheer;
–
Uitzetting
Het tijdelijk toevertrouwen van liquiditeiten aan derden tegen vooraf overeengekomen condities en bedingen. Kortlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode tot één jaar en langlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode van één jaar of langer.
Hoofdstuk 3 Doelstelling
Artikel 2 Doelstelling
De treasuryfunctie van de gemeente dient tot:
1Het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden met als doel het uitvoeren van de programma’s binnen de door de gemeenteraad vastgestelde kaders van de begroting.
2Het verzekeren van duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele condities.
3Het beschermen van gemeentelijke vermogens- en (rente-)resultaten tegen ongewenste financiële risico’s zoals renterisico’s, koersrisico’s, kredietrisico’s en liquiditeitsrisico’s.
4Het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.
5Het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de Wet fido respectievelijk de limieten en richtlijnen van dit statuut, waarbij uitsluitend de publieke taak wordt gediend en professioneel en verantwoord wordt geopereerd.
6Waarborgen dat de taken en verantwoordelijkheden van de treasuryfunctie duidelijk worden geregeld.
Artikel 3 Wet- en regelgeving voor de treasury activiteiten
1De Wet financiering decentrale overheden (Wet fido) en de bijbehorende ministeriele regelingen geven het bindende kader voor de uitoefening van de treasuryfunctie van gemeenten. De onderliggende regelingen zijn:
•Besluit leningvoorwaarden decentrale overheden (Bldo)
•Uitvoeringsregeling financiering decentrale overheden (Ufdo)
•Regeling schatkistbankieren decentrale overheden (Skb)
2De uitoefening van de treasuryactiviteiten van de gemeente Heemstede staat beschreven in dit treasurystatuut en dient minimaal te voldoen aan het wettelijk bindende kader, zoals beschreven in het eerste lid.
Hoofdstuk 4 Risicobeheer
Artikel 4 Uitgangspunten risicobeheer
Met betrekking tot risicobeheer gelden de volgende algemene uitgangspunten:
1De gemeente mag leningen of garanties uit hoofde van de ‘publieke taak’ uitsluitend verstrekken aan door de gemeenteraad goedgekeurde derde partijen, waarbij vooraf advies bij de afdeling Financiën wordt ingewonnen over de financiële positie en de kredietwaardigheid van de betreffende partij.
2De gemeente kan middelen uitzetten uit hoofde van de treasuryfunctie indien deze uitzettingen een prudent karakter hebben en niet zijn gericht op het genereren van inkomen door het lopen van overmatig risico. Het prudente karakter van deze uitzettingen wordt gewaarborgd door middel van de richtlijnen en limieten van dit treasurystatuut.
3Het gebruik van derivaten is niet toegestaan.
Artikel 5 Renterisicobeheer
Voor het renterisicobeheer gelden de volgende uitgangspunten:
1De kasgeldlimiet wordt, conform de Wet fido, niet meer dan drie achtereenvolgende kwartalen overschreden.
2De renterisiconorm wordt niet overschreden conform de Wet fido.
3Nieuwe aan te trekken leningen/uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitsplanning.
4Om renterisico’s te beperken en het renteresultaat te optimaliseren wordt het aantrekken van externe financieringsmiddelen zoveel mogelijk beperkt; primair worden de beschikbare interne financieringsmiddelen gebruikt.
5De gemeente Heemstede baseert haar rentevisie op het economisch beeld van de Bank Nederlandse Gemeenten. Deze rubriek is samengesteld op basis van gegevens die ontleend zijn aan bronnen die de Bank Nederlandse Gemeenten betrouwbaar acht.
6De gemeente streeft naar spreiding in de rentetypische looptijden van uitzettingen.
Artikel 6 Koersrisicobeheer
Voor koersrisicobeheer gelden de volgende uitgangspunten:
1De gemeente beperkt de koersrisico’s op uitzettingen uit hoofde van treasury, door daarbij uitsluitend de volgende producten te hanteren:
–Vastrentende waarden;
–Producten waarbij de hoofdsom aan het einde van de looptijd gegarandeerd is. Bij het aangaan van een garantieproduct is op voorhand duidelijk wat de kosten zijn van het voortijdig beëindigen van het contract.
2Aandelen worden alleen aangekocht in het kader van de uitoefening van de publieke taak.
3Tevens beperkt de gemeente de koersrisico’s door conform artikel 8 de looptijd van de uitzettingen af te stemmen op de liquiditeitenplanning.
Artikel 7 Kredietrisicobeheer
Voor kredietrisicobeheer (of debiteurenbeheer) geldt het volgende uitgangspunt:
1De gemeente verstrekt in beginsel geen leningen aan derden. Bij uitzondering kan de gemeente toch besluiten tot het verstrekken van leningen aan derden uit hoofde van de publieke taak;
2Er vindt een beoordeling plaats van de betreffende businesscase, de financiële positie en kredietwaardigheid van de betreffende partij en worden, indien mogelijk, zekerheden of garanties geëist en worden de wetgeving en richtlijnen inzake staatssteun in acht genomen.
Artikel 8 Intern liquiditeitsrisicobeheer
1De gemeente beperkt haar interne liquiditeitsrisico’s door haar treasuryactiviteiten te baseren op een korte termijn liquiditeitenplanning (looptijd tot één jaar), alsmede een meerjaren liquiditeitenplanning met een looptijd van minimaal twee jaar.
2De meerjaren liquiditeitsplanning wordt ten minste één keer per jaar, bij het opstellen van de begroting en de meerjarenraming, geactualiseerd.
3De voorziene financieringsbehoefte maakt onderdeel uit van de paragraaf financiering van de begroting.
Artikel 9 Valutarisicobeheer
1Valutarisico’s worden in de gemeente uitgesloten door uitsluitend leningen te verstrekken, aan te gaan of te garanderen in de Nederlandse geldeenheid (euro).
2Het betalingsverkeer vindt alleen plaats in de Nederlandse geldeenheid (euro).
Hoofdstuk 5 Gemeentefinanciering
Artikel 10 Financiering
Bij het aantrekken van financieringen voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten:
1Financieringen worden enkel aangetrokken ten behoeve van de uitoefening van de publieke taak;
2Financiering met externe financieringsmiddelen wordt zoveel mogelijk beperkt door primair de beschikbare interne financieringsmiddelen (reserves en voorzieningen) te gebruiken teneinde het renteresultaat te optimaliseren;
3Het aangaan van een onderhandse lening is het enige toegestane instrument bij het aantrekken van externe financiële middelen;
4De gemeente vraagt offertes op bij minimaal twee instellingen alvorens een:
a.financiering wordt aangetrokken. De (telefonische) offertes worden intern schriftelijk vastgelegd.
b.In ieder geval wordt een offerte bij de huisbankier (BNG) opgevraagd.
5Inzake het eigen vermogen en de voorzieningen wordt geen rentevergoeding berekend.
Artikel 11 Langlopende uitzettingen
Bij het uitzetten van middelen uit hoofde van de treasuryfunctie voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten:
1Uitzettingen worden uitsluitend gedaan onder de in artikel 5, 6 en 7 genoemde voorwaarden;
2De gemeente vraagt offertes op bij minimaal twee instellingen alvorens een
a.financiering wordt uitgezet. De (telefonische) offertes worden intern schriftelijk vastgelegd. In ieder geval wordt een offerte bij de huisbankier (BNG) opgevraagd.
Artikel 12 Relatiebeheer
De gemeente beoogt het realiseren van gunstige c.q. marktconforme condities voor af te nemen financiële diensten. Hiervoor gelden de volgende uitgangspunten:
1Bankrelaties dienen wat betreft hun kredietwaardigheid minimaal te voldoen aan de eisen die zijn gesteld in artikel 6;
2Financiële instellingen (kredietinstellingen, beleggingsinstellingen, effecteninstellingen, verzekeraars en pensioenfondsen) dienen onder Nederlands of anderszins EER-toezicht
1Onder de Europese Economische Ruimte (EER) vallen naast de lidstaten van de Europese Unie ook Noorwegen, IJsland en Lichtenstein.
te vallen, zoals De Nederlandse Bank en de Verzekeringskamer;
3Tussenpersonen dienen geregistreerd te staan bij de Autoriteit Financiële Markten (AFM) en daarvan een vergunning als makelaar te hebben ontvangen;
4Overeenkomsten met financiële instellingen of kredietverstrekkers moeten worden opgesteld volgens het Nederlands recht.
Hoofdstuk 6 Kasbeheer
Artikel 13 Geldstromenbeheer
1De geldstromen (inkomsten en uitgaven) worden op gemeenteniveau zo veel mogelijk op elkaar afgestemd. Hierbij wordt erop toegezien dat de liquiditeitspositie altijd voldoende is om te garanderen dat de gemeentelijke betalingsverplichtingen tijdig en volledig kunnen worden nagekomen;
2De gemeente Heemstede voert het betalingsverkeer zoveel mogelijk elektronisch uit via één bank en beperkt zoveel mogelijk contante geldstromen.
Artikel 14 Rekeningbeheer
1Het aantal bankrekeningen en het aantal bankrelaties voor rekeningbeheer wordt tot een minimum beperkt.
2Daar waar mogelijk zijn de bankrekeningen per bankrelatie ondergebracht in een compensabel stelsel. Hierbij zijn de debet- en creditsaldi van alle rekeningen samengevoegd tot één gecombineerd saldo. De bankrelatie berekent de te betalen/ontvangen rente over dit gecombineerde saldo.
3De rekeningvoorwaarden, waaronder de rentetarieven, kredietfaciliteit en indien van toepassing de provisie, zijn tegen zo gunstig mogelijke voorwaarden schriftelijk overeengekomen met de bankrelaties.
4De bankrekeningen die primair gebruikt worden en dagelijks saldi hebben van materieel belang zijn gekoppeld aan een tussenrekening die speciaal is ingericht voor het schatkistbankieren. De tussenrekening is gekoppeld aan een rekening-courant van de gemeente bij de schatkist.
Artikel 15 Saldo- en liquiditeitenbeheer
Voor het saldobeheer en het liquiditeitenbeheer gelden de volgende specifieke richtlijnen:
1De gemeente streeft naar concentratie van de overtollige liquiditeiten binnen één rente compensatiecircuit bij de bank met de gunstigste condities;
2Indien er een liquiditeitsbehoefte ontstaat dan kan de gemeente kortlopende middelen aantrekken. Hierbij wordt, conform artikel 5 lid 1, de kasgeldlimiet niet overschreden;
3Toegestane instrumenten bij het aantrekken van kortlopende middelen zijn daggeld, kasgeldleningen en kredietlimiet op rekening courant;
4Toegestane instrumenten bij het uitzetten van gelden voor een periode korter dan één jaar zijn rekening-courant, daggeld, spaarrekeningen en deposito’s;
5Bij het extern uitzetten van gelden korter dan één jaar zijn slechts de in artikel 7 genoemde tegenpartijen toegestaan;
6De gemeente vraagt offertes op bij minimaal 2 instellingen alvorens middelen worden aangetrokken of uitgezet met een looptijd korter dan één jaar. De (telefonische) offertes worden intern schriftelijk vastgelegd.
Hoofdstuk 7 Administratieve organisatie en interne controle
Artikel 16 Uitgangspunten administratieve organisatie en interne controle
In het kader van de treasuryfunctie gelden de volgende algemene uitgangspunten op het gebied van administratieve organisatie en interne controle.
1De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van treasuryactiviteiten zijn op eenduidige wijze schriftelijk vastgelegd;
2Bij de uit te voeren treasuryactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarden:
a.iedere transactie wordt door minimaal twee functionarissen geautoriseerd (het vier-ogen-principe);
b.de uitvoering en controle geschiedt door afzonderlijke functionarissen;
c.de uitvoering en registratie in de financiële administratie geschiedt door afzonderlijke functionarissen.
3Tegenpartijen wordt gevraagd bevestigingen van iedere transactie te versturen naar de financiële administratie zonder tussenkomst van de personen die bevoegd zijn tot het sluiten van de transacties;
4De transacties worden onmiddellijk geregistreerd door de functionaris die de transactie heeft afgesloten en gecontroleerd door de functionaris die belast is met de interne controle.
5De administratieve organisatie en interne controle waarborgen dat:
–de uitvoering rechtmatig en doelmatig is;
–de treasuryactiviteiten adequaat kunnen worden uitgevoerd en bijgestuurd;
–de risico’s kunnen worden beheerst;
–de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de informatie verzekerd zijn.
Artikel 17 Verantwoordelijkheden
De verantwoordelijkheden met betrekking tot de treasuryfunctie van de gemeente staan in onderstaande tabel gedefinieerd.
Functie
Verantwoordelijkheden
Gemeenteraad
•Vaststellen van het treasurystatuut (vastleggen van treasury doelstellingen, het treasurybeleid, globale richtlijnen en limieten);
•Het vaststellen van de paragraaf Financiering in de begroting en de jaarrekening (aanpassingen op beleid);
•Het houden van toezicht op het treasurybeleid en de uitvoering hiervan;
•Het evalueren en als gevolg daarvan (eventueel) bijstellen van het treasurybeleid.
College van burgemeester en wethouders
•Het uitvoeren van het treasurybeleid (formele verantwoordelijkheid);
•Het rapporteren aan de gemeenteraad over de uitvoering van het treasurybeleid.
Manager Financiën
•Het opzetten van administratieve richtlijnen op het gebied van treasury;
•Het bewaken van de kwaliteit van de treasuryprocessen;
•Het controleren van de volledigheid en betrouwbaarheid van de informatievoorziening van de treasuryfunctie en hierover rapporteren aan het college van B&W;
Manager Financiën
•Het uitvoeren van de aan haar/hem gemandateerde treasuryactiviteiten conform het treasurystatuut en de paragraaf Financiering;
•Het zorgdragen voor juiste verantwoording van de uitvoering van de door hem/haar gemandateerde treasuryactiviteiten;
•Het rapporteren aan B&W over de uitvoering van het treasurybeheer;
•Het afleggen van verantwoording aan het college van B&W.
(Domein)managers
•Het zorgdragen voor een goede kwaliteit van de informatie die hun afdeling aanlevert aan de afdeling Financiën met betrekking tot toekomstige uitgaven en ontvangsten.
Budgethouders en -beheerders
•Het zorgdragen voor een goede kwaliteit van de informatie die hun organisatieonderdelen aanleveren aan de afdeling Financiën met betrekking tot toekomstige uitgaven en ontvangsten;
•Het zorgdragen voor het tijdig aanleveren van betrouwbare operationele informatie over toekomstige geldstromen aan de afdeling Financiën;
•Het fiatteren van betalingen en ontvangsten, ten laste c.q. ten gunste van hun budgetten en kredieten.
(Beleids)medewerker(s) van team Financieel Beleid
•Het uitvoeren van de activiteiten met betrekking tot de volgende deelfuncties: het risicobeheer, gemeentefinanciering (financiering, uitzetting en relatiebeheer) en kasbeheer.
Deze activiteiten moeten conform dit treasurystatuut en de paragraaf Financiering worden uitgevoerd en de transacties dienen geautoriseerd te zijn door de Manager Financiën;
•Het opstellen van de rentevisie;
•Het aantrekken en uitzetten van gelden in het kader van het saldo- en liquiditeitenbeheer;
•Het beheren van de geldstromen;
•Het onderhouden van contacten met banken, geldmakelaars en overige financiële instellingen;
•Het afsluiten van financiële contracten voortvloeiend uit bovenstaande deelfuncties;
•Het schriftelijk vastleggen van de treasury-transacties en het doorgeven hiervan aan de kassier;
•Het voorbereiden van beleidsvoorstellen op treasury-gebied;
•Het adviseren van de afdelingen/sectoren over de financiële gevolgen van hun activiteiten en projecten;
•Het aanleveren van tijdige, volledige en betrouwbare gegevens aan de gemeentelijke administratie;
•Het afleggen van verantwoording aan de Manager Financiën over de uitvoering van de aan hem/haar gemandateerde activiteiten.
Team Financieel Beheer
•Het overboeken van saldi tussen bankrekeningen;
•Het afhandelen van het contante en girale betalingsverkeer;
•Het aanleveren van tijdige, volledige en betrouwbare gegevens aan de gemeentelijke administratie;
•Het rapporteren aan de Manager Financiën belast met controle over de uitvoering van de aan hem/haar gemandateerde activiteiten.
Team Financieel Beheer
•Het juist en volledig administreren van de bezittingen, schulden, rechten, verplichtingen, inkomsten, uitgaven, ontvangsten en betalingen in de verplichtingen- en financiële administratie;
Senior medewerker Financieel beheer
•Het ontvangen van de orderbevestiging van derden en het controleren of deze overeenkomt met de transactie-informatie zoals verstrekt door de medewerker belast met treasury;
•Het voeren van de interne controle op de uitgevoerde treasury-transacties en hierover rapporteren aan de Manager Financiën;
•Het afleggen van verantwoording aan de Manager Financiën de uitvoering van de aan hem/haar gemandateerde activiteiten.
Externe accountant
•Het in het kader van haar reguliere controletaak adviseren en controleren omtrent de feitelijke naleving van het treasurystatuut.
College van burgemeester en wethouders
•Het uitvoeren van het treasurybeleid (formele verantwoordelijkheid);
•Het rapporteren aan de gemeenteraad over de uitvoering van het treasurybeleid.
Artikel 18 Bevoegdheden
In onderstaande tabel staan bevoegdheden met betrekking tot treasuryactiviteiten weergegeven alsmede de daarbij benodigde fiattering.
Bevoegd functionaris (eerste handtekening)
Autorisatie door (tweede handtekening)
Saldo-, liquiditeiten- en geldstromenbeheer
1Het uitzetten van geld via callgeld, deposito, spaarrekening en rekening-courant
(Beleids)medewerker(s) van team Financieel Beleid belast met treausry
Manager Financiën
2Het aantrekken van geld via callgeld of kasgeld
(Beleids)medewerker(s) van team Financieel Beleid belast met treausry
Manager Financiën
3Betalingsopdrachten voorbereiden en versturen
Medewerkers Financieel Beheer
(Beleids)medewerkers team Financieel Beleid
Bankrelatiebeheer
4Bankrekeningen openen/sluiten/wijzigen
(Beleids)medewerker(s) van team Financieel Beleid belast met treausry
Manager Financiën
5Bankcondities en tarieven afspreken
(Beleids)medewerker(s) van team Financieel Beleid belast met treausry
Manager Financiën
Financiering en uitzetting
6Het afsluiten van kredietfaciliteiten
Manager Financiën
College van burgemeester en wethouders
7Het aantrekken van gelden via onderhandse leningen zoals vastgelegd in artikel 9
Manager Financiën
College van burgemeester en wethouders
8Het uitzetten van gelden zoals vastgelegd in artikel 10
Manager Financiën
College van burgemeester en wethouders
9Het beleggen in garantieproducten
Manager Financiën
College van burgemeester en wethouders
10Het verstrekken van leningen aan derden uit hoofde van de publieke taak
Manager Financiën
College van burgemeester en wethouders
11Het garanderen van gelden uit hoofde van de publieke taak
Manager Financiën
College van burgemeester en wethouders
Artikel 19 Informatievoorziening
Met betrekking tot de treasuryactiviteiten dient tenminste de in de onderstaande tabel opgenomen informatie te worden verstrekt door de betreffende functionarissen:
Informatie
Frequentie
Informatie- verstrekker
Informatie-ontvanger
1Gegevens m.b.t.toekomstige uitgaven en ontvangsten voor de liquiditeitenplanning
Maandelijks
(Domein)managers en
Budgethouders en - beheerders
(Beleids)-medewerker(s) van team Financieel Beheer belast met treausry
2Liquiditeitenplanning
Halfjaarlijks
(Beleids)- medewerker(s) van team Financieel Beleid belast met treausry
Manager Financiën
3Beleidsplannen treasury en rentevisie in paragraaf Financiering van de programmabegroting
Jaarlijks
Manager Financiën
Gemeenteraad
4Evaluatie treasuryactiviteiten in paragraaf Financiering van de jaarrekening
Jaarlijks
Manager Financiën
Gemeenteraad
5Nieuweontwikkelingen (beleid en risico’s) in paragraaf Financiering van de Kadernota en Najaarsnota
Halfjaarlijks
Manager Financiën
Gemeenteraad
6Informatie aan derden (toezichthouder en CBS) zoals genoemd in artikel 8 Wet fido
Kwartaal
De (beleids)- medewerker(s) van team Financieel Beleid belast met IV3
Derden
7Lenings- / uitzettings-/ garantiebesluiten
binnen 14 dagen na besluit
College van burgemeester en wethouders
Provincie
Hoofdstuk 8 Slotbepalingen
Artikel 20 Inwerkingtreding
Dit treasurystatuut treedt in werking op 28 juni 2024.
Artikel 21 Intrekking oude regeling
Het oude treasurystatuut 2015 wordt op 28 juni 2024 ingetrokken.
Artikel 22 Citeertitel
Dit treasurystatuut wordt aangehaald als: Treasurystatuut 2024 Heemstede.