Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college…

Aanhef

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Heemstede;

gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;

besluit vast te stellen:

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college Heemstede 2026

Artikel 1 Definities

In dit reglement wordt verstaan onder:

–college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Heemstede;

–gemeentesecretaris: de functionaris van de gemeente Heemstede, als bedoeld in artikel 102 van de Gemeentewet, of de door het college op grond van artikel 106, eerste lid, van de Gemeentewet, aangewezen vervanger;

–raad: de gemeenteraad van de gemeente Heemstede;

–voorzitter: de burgemeester van de gemeente Heemstede of de door het college op grond van artikel 77, eerste lid, van de Gemeentewet, aangewezen waarnemer.

Artikel 2 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

1Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden tijdens de eerste vergadering na de benoeming van wethouders als bedoeld in artikel 37 van de Gemeentewet of nadat de gemeenteraad conform artikel 39 van de Gemeentewet heeft voorzien in de benoeming van één of meer wethouders in (een) tussentijds opengevallen wethoudersplaats(en).

2Hierbij worden in ieder geval besluiten genomen over:

a.de verdeling van de portefeuilles tussen de collegeleden;

b.de omschrijving van de portefeuilles;

c.de plaatsvervanging van de burgemeester;

d.de plaatsvervanging van de wethouders.

3Een lid van het college dat verhinderd is om zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de gemeentesecretaris.

4Als de gemeentesecretaris is verhinderd, wordt hij vervangen door een aangewezen vervanger.

Artikel 3 Dag en plaats van de vergaderingen

1Het college vergadert in de regel eenmaal per week op dinsdag en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht.

2Het college kan besluiten een vergadering geen doorgang te laten vinden of tijdens recesperioden te volstaan met een digitale vergadering.

3Als een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De gemeentesecretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.

4De vergaderingen worden als regel in het raadhuis gehouden. Het college kan besluiten zijn vergaderingen op een andere plaats binnen de gemeente of digitaal te houden.

Artikel 4 Quorum en verhindering

1Een vergadering kan plaatsvinden als ten minste de helft van de collegeleden aanwezig is.

2Wanneer de voorzitter verhinderd is om een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan diens waarnemer en de gemeentesecretaris.

3Wanneer een collegelid verhinderd is om een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter en de gemeentesecretaris.

4Wanneer de gemeentesecretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter en aan degene die de gemeentesecretaris vervangt.

Artikel 5 Agenda

1De stukken die voor het college worden geagendeerd worden uiterlijk op woensdag om 12.00 uur bij de gemeentesecretaris aangeleverd.

2Voor elke vergadering wordt, als regel minimaal 48 uur van tevoren, aan de leden van het college een agenda met bestuurlijke behandelvoorstellen toegezonden.

3Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, maar waarover de beraadslaging vanwege de spoedeisendheid niet kan worden uitgesteld, kunnen onder opgave van redenen uiterlijk voor het begin van de vergadering worden aangemeld bij de gemeentesecretaris en burgemeester. Zij bepalen of het onderwerp op de agenda wordt toegevoegd.

4De agenda kan een beeldvormend onderdeel, oordeelsvormend onderdeel en besluitvormend onderdeel bevatten.

5Bij een extra vergadering als bedoeld in artikel 3, derde lid, wordt naar bevind van zaken gehandeld.

Artikel 6 Ambtelijke ondersteuning

1De gemeentesecretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.

2In principe is de bestuursadviseur bij de collegevergaderingen aanwezig.

Artikel 7 Deelneming derden aan de vergadering

Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of een derde voor een vergadering uit te nodigen om zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een toelichting te verschaffen op een agendapunt.

Artikel 8 Stemmingen

1Als geen van de leden van het college op de toegezonden agenda kenbaar maakt behoefte te hebben aan bespreking van een bestuurlijk behandelvoorstel, wordt aangenomen dat conform de gevraagde beslissing is besloten.

2Als geen van de leden van het college na bespreking van een bestuurlijk behandelvoorstel stemming vraagt, wordt aangenomen dat conform de gevraagde beslissing is besloten.

3Als een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het vierde lid wordt toegepast.

4Als een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

5Bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen geldt het volgende:

a.Als de stemming is beperkt tot één persoon en de stemmen staken, beslist het lot.

b.Als in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Als bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

Artikel 9 Parafenbesluit

1Het college kan in spoedeisende gevallen buiten een vergadering van het college om besluiten nemen in de vorm van een parafenbesluit. Dit kan ook in de vorm van een emailconsultatie.

2Een parafenbesluit komt tot stand als elk lid van het college kennis heeft genomen van het voorstel, de mogelijkheid heeft gekregen om bespreking en stemming over het voorstel in een vergadering te vragen en de meerderheid van het college het voorstel voor akkoord geparafeerd heeft.

3De gemeentesecretaris vermeldt op het parafenbesluit de datum waarop het besluit tot stand gekomen is.

Artikel 10 Besluitenlijst

1De gemeentesecretaris draagt zorg voor het bijhouden van de besluitenlijst van de vergadering.

2De besluitenlijst bevat tenminste:

a.de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

b.de namen van de afwezige leden;

c.een formulering van de door het college genomen besluiten.

3Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

4Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt en toegezonden aan de leden van de raad.

5Oordeelsvormende en beeldvormende onderdelen als bedoeld in artikel 5, vierde lid, worden niet op de besluitenlijst opgenomen.