Aanhef
De nota inkoop 2024 Heemstede in te trekken en de nota inkoop 2025 vast te stellen.
Inleiding
Bij inkopen wordt gemeenschapsgeld ingezet. Gemeente Heemstede heeft de verantwoordelijkheid om deze middelen op een doelmatige, rechtmatige en integere wijze te besteden.
Met een jaarlijkse begroting van ruim 90 miljoen euro wordt binnen gemeente Heemstede op allerlei terreinen ingekocht. Om dit niet alleen rechtmatig, doelmatig en volgens de (juridische) regels te doen, maar ook om onze gemeentelijke doelstellingen te bereiken is dit inkoopbeleid geschreven. Dit beleid dient als leidraad en handboek voor iedereen die bij het inkoopproces betrokken is, de wet- en regelgeving goed uit te werken, en draagt bij aan vijf pijlers die voor inkoop van belang zijn volgens onze organisatie.
Dit beleid heeft als doel bij te dragen aan mogelijke besparingen en kwaliteitsverbetering van de door de gemeente verstrekte opdrachten. Immers, gemeenschapsgeld moet zorgvuldig worden besteed. Ook willen we met dit beleid het maatschappelijk verantwoord ondernemen en inkopen (MVOI) verder uitwerken. We hebben als gemeente het manifest MVOI ondertekend. Door het inkoopbeleid en het actieplan MVOI hand in hand te laten gaan, proberen we het verschil te maken in het versnellen van ontwikkelingen in de markt.
Binnen de gemeente is inkoop decentraal belegd bij de verschillende domeinen. Dit betekent dat elk domein verantwoordelijk is voor de organisatie van de eigen bestellingen en aanbestedingen. De gemeente heeft als doel om de Inkoopfunctie verder te professionaliseren. De Inkoopfunctie zal een steeds pro-actievere en ondersteunende rol invullen voor de domeinen binnen de gemeente, van de behoeftebepaling tot en met het contract- en leveranciersmanagement.
De gemeente heeft ervoor gekozen de kennis en ondersteuning op het gebied van inkoop te bundelen door deel te nemen aan de Stichting Regionaal Inkoopbureau IJmond en Kennemerland (stichting Rijk). Om een correct inkoopproces te waarborgen is, aanvullend op het inkoopbeleid van gemeente Heemstede, door stichting Rijk een procedurehandboek opgesteld. Dit handboek is opgesteld voor alle deelnemende Rijk-gemeenten om de onderlinge samenwerking door harmonisering te verbeteren.
4. Beoogde marktbenadering en -partijen
4.2 Wat kenmerkt de marktpartijen waar de gemeente zaken mee doet?
4.2.1 Integriteit
De gemeente wil alleen zaken doen met integere marktpartijen. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. Onder integer ondernemerschap verstaan we ook bedrijven die zich actief inzetten voor goede (werk)omstandigheden in de hele bedrijfsketen. We doen geen zaken met bedrijven die investeren of bijdragen aan ethisch verwerpelijke activiteiten.
4.2.2 Toets Integriteitsbeoordeling (Wet Bibob)
Het kan zijn dat de gemeente als aanbestedende dienst gebruik maakt van de Wet Bibob door onderzoek te (laten) doen naar de integriteit van diegene met wie zij zaken doet. Bibob staat voor ‘Bevordering Integriteitsbeoordeling door het Openbaar Bestuur’. Zo wordt voorkomen dat de overheid criminele activiteiten faciliteert. Vooraf vermelden we in de aanbestedingsstukken dat een onderzoek onderdeel kan zijn van de aanbestedingsprocedure.
5. Algemene inkoopuitgangspunten
5.1 MVOI
5.1.1 SROI
De gemeente spant zich in, ook bij inkopen en aanbestedingen, om de arbeidsmogelijkheden voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt te stimuleren, door waar mogelijk contractueel vastgestelde sociale voorwaarden te stellen aan een opdrachtnemer. Doel hiervan is om het aantal uitkeringsgerechtigden terug te dringen en mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt (inclusief jongeren) aan het werk te helpen. De eisen die de gemeente aan marktpartijen stelt op het gebied van SROI zijn terug te vinden in het SROI-beleid.
Concrete inkoopdoelen SROI
Social Return On Investment (SROI) is van toepassing op alle aanbestedingen vanaf € 200.000 (excl. BTW) voor werken en diensten en bedraagt 5% van de aanneemsom/opdrachtwaarde. Wanneer dit percentage disproportioneel is, kan een lager percentage worden gehanteerd.
SROI is van toepassing op alle leveringen, mits de arbeidscomponent van de levering 30% of meer is, en bedraagt 5% van de aanneemsom/opdrachtwaarde. Wanneer dit percentage disproportioneel is, kan een lager percentage worden gehanteerd
5.1.2 Duurzaamheid
In onze duurzaamheidsprogramma’s en het actieplan MVOI 2025-2026 zijn op verschillende thema’s ambities opgesteld Deze worden vertaald in een aantal concrete doelstellingen. Gemeente Heemstede stelt zich met inkoop ten doel om een maximale bijdrage aan de realisatie van deze doelstellingen te leveren.
•Heemstede klimaatneutraal
De hele gemeente Heemstede is in 2050 klimaatneutraal. In 2030 wordt er 55% minder CO2 uitgestoten ten opzichte van 1990 en in 2050 wordt er 100% minder CO2 uitgestoten. Daarnaast is de gehele gemeentelijke organisatie, de bedrijfsvoering, in 2040 klimaatneutraal.
•Heemstede Aardgasvrij
De hele gemeente Heemstede is in 2050 aardgasvrij. In 2050 wordt in Heemstede geen aardgas meer gebruikt, maar worden alternatieve energie- en warmtebronnen gebruikt.
•Heemstede Circulair
De hele gemeente Heemstede is in 2050 circulair. In 2050 worden geen primaire grondstoffen meer gebruikt. Om dit aan te jagen koopt de gemeente Heemstede zoveel mogelijk circulair in: 50% in 2025 en 100% in 2030. Door in de aanbestedingsfase aandacht te geven aan hergebruik, recycling en restwaarde worden duurzamere keuzes in ontwerp, materiaaltoepassing en beheer actief gestimuleerd. Dit leidt tot minder afval, lagere CO₂-uitstoot en mogelijke kostenbesparing. Het uitgangspunt is maatwerk: de toepasbaarheid van dit principe zal per aanbesteding afzonderlijk moeten worden beoordeeld.
•Heemstede Klimaatadaptief
Heemstede is in 2050 klimaatbestendig en waterrobuust, waarbij de openbare ruimte zo is ingericht dat de impact van ernstige neerslag zo klein mogelijk blijft.
Concrete inkoopdoelen Duurzaamheid:
1CO2-neutraal
Dit betekent dat broeikasgassen zijn vermeden of gecompenseerd. Dit geldt voor het ontwerp- en productieproces en voor het gebruik van de diensten, producten en werken. Daarnaast vragen we om zo min mogelijk broeikasgassen uit te stoten in de eigen bedrijfsvoering. Denk aan de inkoop van groene energie, een aardgasvrij gebouw en uitstootvrije bedrijfswagens. Ook betekent dit dat energie zo efficiënt mogelijk wordt gebruikt. Naast energiezuinige apparaten vragen we om zo min mogelijk vervoersbewegingen. Denk aan het gebruik van hubs, lokale partners en het bundelen van leveringen.
2Circulair
Dit betekent dat zo min mogelijk nieuwe materialen en fossiele energie worden gebruikt. Dit geldt voor de hele keten: van het ontwerp- en productieproces tot en met het gebruik. Een lange levensduur van het product staat voorop. Daarna is het belangrijk dat het product of de materialen ervan opnieuw hoogwaardig gebruikt kunnen worden.
3Klimaatadaptief
Dit betekent dat een dienst, product of werk bijdraagt aan een klimaatbestendig dorp. Denk aan het ontwerp en aan materialen die bijdragen aan verkoeling van de omgevingstemperatuur, zoals groene daken en het vergroenen van verharde oppervlakten. Denk ook aan regenwateropslag voor bewatering van groen of gebruik voor toiletten. Of regenwateropvang waarbij het water vertraagd wordt afgevoerd, zoals waterdoorlatende klinkers of kratjes onder parkeerplaatsen.
5.1.3 Innovatie
Daar waar de aard van een dienst, levering of werk het toelaat, en waar het past binnen de financiële kaders en doelstellingen van de gemeente, besteedt ze in het inkoopproces en het daaruit volgende contract aandacht aan innovatie. Door innovatiegericht en innovatief in te kopen, kunnen opkomende en nieuwe (te ontwikkelen) markten aangeboord en nieuwe producten of diensten worden ontwikkeld. Het is daarbij belangrijk een onderscheid te maken tussen innovatiegericht inkopen en innovatief inkopen.
Waar nodig past de gemeente innovatiegericht inkopen toe bij leveringen, diensten en/of werken. Hiermee geeft de gemeente ruimte aan de markt om producten, diensten of werken te ontwikkelen die ze nog niet kent. Waar mogelijk worden deze producten, diensten of werken samen ontwikkeld, of worden er afspraken gemaakt over de borging van kennis, zodat kennis van het primaire proces niet verloren gaat.
Concrete inkoopdoelen innovatie:
Indien het in te kopen product, dienst of werk hierom vraagt, kan een innovatief inkooptraject worden gestart. Dit betekent dat het inkooptraject op een andere, meer innovatieve, manier wordt ingestoken dan gebruikelijk. Hierbij is het van belang dat een materiedeskundige in het voortraject nauw betrokken wordt om te kunnen adviseren over innovatiegericht inkopen.
5.1.4 Stimuleren lokale economie en MKB-deelname
Gemeente Heemstede wil zowel nieuwe als bestaande leveranciers kansen bieden. Daarnaast wil de gemeente recht doen aan het belang van MKB-bedrijven en wil zij, voor de economie en leefbaarheid van de gemeente, mogelijkheden bieden voor lokale en regionale bedrijven. Ook in het kader van duurzaamheid is het wenselijk leveranciers lokaal of regionaal te contracteren.
Concrete inkoopdoelen lokale economie en MKB:
De richtlijn voor de inkoper of de bij de inkoop betrokken medewerker is, dat bij het aanbesteden van opdrachten met gebruikmaking van onderhandse procedures waar mogelijk minimaal één lokale of regionale leverancier wordt uitgenodigd om een inschrijving uit te brengen. Zie ook onder het kopje Meervoudig onderhandse procedure.
5.2 Doelmatigheid
5.2.1 Zicht en grip op inkoopuitgaven
Wanneer we een overeenkomst sluiten met een partij willen we graag grip houden op de prestatie. Daarom werken wij met een prestatieverklaring. Bij aangaan van de overeenkomst wordt opgenomen hoe geleverde prestaties worden aangetoond. Dit kan bijvoorbeeld door middel van getekende prestatieverklaringen of termijnstaten bij de facturen.
Ook wordt twee keer per jaar een spendanalyse uitgevoerd, waarbij aan het eind van het boekjaar wordt gekeken naar de uitgaven van het afgelopen jaar, verbetervoorstellen en waar mogelijk efficiencyvoorstellen worden gedaan en worden de risico’s geanalyseerd en vervolgens, waar mogelijk, geëlimineerd.
Het vaststellen van de inkoopstrategie en de daarbij uit voortvloeiende acties, volgen de Regeling mandaten, volmachten en machtigingen Heemstede. Dit zijn: budgethouder, budgetbeheerder en gemeentesecretaris. De meeste trajecten zijn in de praktijk onder mandaat van budgethouders. Dit zijn doorgaans de domeinmanagers en bepaalde teammanagers. Mocht een gemandateerde medewerker aanleiding zien een inkoopstrategie toch door het college te laten vaststellen, bijvoorbeeld vanwege politieke gevoeligheid, dan zal deze dit met de betreffende portefeuillehouder voorbespreken.
De gemeente Heemstede is mede-eigenaar van inkoopbureau stichting Rijk. Het college heeft stichting Rijk bij het vaststellen van deze nota een doorlopende machtiging gegeven voor het ondertekenen en verzenden van brieven en documenten met betrekking tot het aanbestedingstraject.
Zoals beschreven in paragraaf 4.3 zoekt de gemeente de samenwerking op met andere gemeenten om gezamenlijk aan te besteden. Een natuurlijke partner hierin is de Gemeente Bloemendaal. Omdat gezamenlijke aanbestedingen wisselend onder regie van de inkoopregisseur Heemstede of Bloemendaal wordt uitgevoerd, geeft het college bij het vaststellen van de Nota Inkoop, de Regisseur Inkoop van Bloemendaal een doorlopende machtiging voor het ondertekenen en verzenden van brieven en documenten met betrekking tot het aanbestedingstraject.
5.2.2 Verantwoording
Jaarlijks vindt een verantwoording plaats aan het MT van de gelopen aanbestedingstrajecten. Hiervoor wordt de jaarlijks te actualiseren inkoopkalender gebruikt. Hierin wordt onder meer de realisatie van de doelstellingen gepresenteerd. Momenteel wordt de rechtmatigheid en andere doelstellingen rond inkoop besproken in de managementletter, naar aanleiding van de interimcontrole. Ook wordt in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarrekening gerapporteerd over rechtmatigheid. Er wordt elk jaar door de gemeente een rechtmatigheidsverklaring opgesteld waar getoetst wordt of de wet- en regelgeving is nageleefd.
5.2.3 Afwijken van procedures
In situaties waarbij onduidelijkheid ontstaat over de interpretatie van het toepassen van de procedures dient contact opgenomen te worden met de inkoopregisseur.
Het is altijd toegestaan een meer uitgebreide procedure toe te passen dan is voorgeschreven. Het toepassen van een minder uitgebreide procedure kan uitsluitend na toestemming van het college.
Van drempelwaarden voor Europese aanbestedingen kan niet worden afgeweken, ook nietdoor een uitzondering te vragen aan het college. Deze drempelbedragen zijn wettelijk voorgeschreven.
Ook indien het noodzakelijk is af te wijken van de gebruikelijke procedure is het van groot belang goed te motiveren waarom deze afwijking aan de orde is. Deze motivatie zal ook geregistreerd moeten worden en toegevoegd in het inkoopdossier. Tijd- en/of budgetgebrek is geen reden om af te wijken van de procedure. Wanneer het om dringende, spoedeisende redenen onmogelijk is de voorgeschreven procedure toe te passen, zal dit achteraf, gemotiveerd, aangegeven moeten worden bij de inkoopregisseur en het college.