Kaders Vastgoedbeleid 2024 Gemeente Heemstede

2.1 Indeling vastgoedportefeuille

Om goed te kunnen sturen op beleidsmatige en strategische doelen, delen we de vastgoedportefeuille op in twee deelportefeuilles. Per deelportefeuille bepalen we de strategie en de aanpak, wat de doelmatige inzet van het vastgoed ten goede komt.

Beleidsportefeuille

In de beleidsportefeuille is vastgoed ondergebracht dat noodzakelijk is voor eigen gebruik, ter verwezenlijking van een beleidsdoel (accommodaties) of vastgoed dat noodzakelijk is voor de uitvoering van een wettelijke taak.

Strategische portefeuille

Vastgoed in de strategische portefeuille heeft de gemeente om strategische redenen in bezit.

Het betreft hier in de eerste plaats vastgoed voor (toekomstige) ruimtelijke ontwikkelingen en multi- inzetbare gebouwen. Objecten die je commercieel kan verhuren, kunnen voor een constante stroom aan inkomsten zorgen en om die reden behouden worden. Van belang hierbij zijn ook de kosten die gemoeid zijn bij het behouden van het object, waarbij rekening moet worden gehouden met de inzet van ambtelijke capaciteit. Wanneer de gemeente om deze redenen toch het object in beheer wil houden, is dat een strategische overweging en wordt het object ondergebracht in de strategische portefeuille.

2.2 Afwegingskader voor vastgoedbeleid

Om te bepalen in welke deelportefeuille een object wordt geplaatst, moeten een aantal afwegingen en keuzes worden gemaakt. Onderstaand afwegingskader geeft richting aan dit proces. De kaders richten zich op de vragen wanneer de gemeente vastgoed in eigendom heeft. Door het hanteren van deze kaders worden keuzes consistent en transparant gemaakt. Het afwegingskader dat wij hanteren is zo ingericht dat een vastgoedobject niet in beide portefeuilles kan vallen.

Een object dient een beleidsdoel en als het dat niet doet, dient het een strategisch doel. Wanneer het dat ook niet dient, resteert het plaatsen van het object op de verkooplijst.

Afwegingskader beleidsportefeuille

1Het object is noodzakelijk voor eigen gebruik;

2Het object is noodzakelijk voor het verwezenlijken van een beleidsdoel (c.q. het accommoderen van functies uit beleidsnota’s);

3Het object is noodzakelijk voor de uitvoering van een wettelijke taak.

Afwegingskader strategische portefeuille

1Het object bevindt zich op een potentiële ontwikkellocatie;

2Het object is van cultuurhistorische waarde (bijvoorbeeld monumentaal erfgoed) of zorgt voor het behoud van de Heemsteedse identiteit en die waarde of dat behoud kan niet worden gewaarborgd door een andere partij

(zie toelichting bij 2.3);

3Het object wordt commercieel verhuurd, draagt (tijdelijk) bij aan een positieve portefeuille- exploitatie en genereert zo inkomsten die de gemeente nodig heeft. Hierbij moet gelden dat het huurniveau in ieder geval kostprijs dekkend is en dat het object behouden leidt tot een substantieel voordeel. De kosten aan onderhoud, beheer en ambtelijke capaciteit worden hierin meegenomen;

4Het object is multi-inzetbaar

(zie toelichting bij 2.4).

Verkooplijst

Vastgoed dat niet (meer) bijdraagt aan het realiseren van beleidsdoelen of strategische doelen en waarvoor ook geen nieuw doel in het vooruitzicht ligt, komt op de verkooplijst. Dat is het totaaloverzicht van panden die in aanmerking komen voor verkoop. De termijn waarop dit plaatsvindt, wordt per object bepaald. Soms zijn objecten niet verkoopbaar of verkoopbaar te maken. Op dat moment komt de optie om het te slopen aan de orde.

Indien het object niet voldoet aan de bovenstaande bepalingen van het afwegingskader, wordt het op de verkooplijst geplaatst.

2.3 Cultuurhistorisch vastgoed

Voor cultuurhistorisch vastgoed geldt eveneens het principe dat het eigendom een bijdrage dient te leveren aan het verwezenlijken van beleids- of strategische doelstellingen en anders wordt toegevoegd aan de verkooplijst.

De bescherming van cultuurhistorisch erfgoed kan ook op andere manieren worden gewaarborgd dan door eigendom hiervan, namelijk door gebruik te maken van verschillende regelgevingsinstrumenten. Op basis van regelgeving zijn gebouwen geheel of gedeeltelijk beschermd als monument. Regelgeving die daarbij leidend zijn, zijn: Erfgoedverordening Heemstede 2017, Erfgoedwet (rijksmonumenten) en Omgevingsverordening NH2020 (provinciale monumenten). Een beschermd monument mag niet worden verwaarloosd of afgebroken. In- en externe wijzigingen mogen alleen als een vergunning is afgegeven om te voorkomen dat erfgoedwaarden (zonder grondige afweging vooraf) verloren gaan.

In het geval van verkoop kan worden onderzocht of het object kan worden overgedragen aan een instelling die het handhaven van monumenten ten doel heeft.

Als de instandhouding bij verkoop van cultuurhistorisch vastgoed niet door een nieuwe eigenaar gegarandeerd kan worden, heeft de gemeentelijke overheid de taak om voor deze monumenten te zorgen en komen ze niet in de verkoopportefeuille. Daarnaast kan de cultuurhistorische waarde van panden worden beschermd door bij verkoop een sloopverbod en/of een verkoopregulerend beding in de overeenkomst op te nemen.

De gemeente werkt aan een erfgoedvisie met daaraan gekoppeld een uitvoeringsagenda. Hiervoor is de wens om tussen gemeentelijk monument of geen status, één of meer extra instrumenten te krijgen, om ervoor te zorgen dat het karakter en karakteristieke elementen behouden blijven, maar ontwikkelingen mogelijk blijven.

2.4 Multi-inzetbare gebouwen

Een flexibele schil aan vastgoed is nodig om calamiteiten op te vangen. Daarom is het belangrijk dat een deel van de vastgoedportefeuille bestaat uit multi-inzetbare gebouwen. Als een functie wegvalt, is het gebouw snel(ler) geschikt te maken voor een andere functie waar op dat moment behoefte aan is.

Dit betekent dat we gebouwen in onze portefeuille willen hebben die de mogelijkheid bieden om snel tot een andere ruimtelijke indeling te komen. Concreet valt te denken aan panden met flexibele wanden of de aanwezigheid kleine en grote ruimten. Het verhuren van panden voor 365 dagen, 24 uur per dag geeft niet de flexibiliteit die sommige beleidsdoelen nodig hebben. Zeker maatschappelijke initiatieven missen vaak de financiële middelen om langdurige huurverplichtingen aan te gaan. Door het ontwikkelen van een flexibel concept is er ruimte voor kleine buurtinitiatieven, grotere maatschappelijke initiatieven en de mogelijkheid om in te springen bij opkomende huisvestingsbehoeften (pieken in de migratie) en maatschappelijke opvang of urgente maatschappelijke opgaven die niet door de markt worden opgepakt.

4.1 Aankoop

De gemeente Heemstede koopt alleen vastgoed aan als het niet mogelijk is om met eigen vastgoed en/of vastgoed van derden (eventueel door te huren) bij te dragen aan de beleidsdoelen of strategische doelen.

Slechts in uitzonderlijke gevallen kan afgeweken worden van dit kader. In dergelijke gevallen moet de aankoop een goed onderbouwde meerwaarde aantonen. Het kan wenselijk zijn om als gemeente grip te houden op een object in plaats van het over te laten aan stakeholders.

Bij aankoop van vastgoed is er altijd een taxatie om de marktwaarde van het object te bepalen.

4.2 Proces verkoop

Het besluit om vastgoed te verkopen wordt genomen op basis van periodieke en systematische beoordeling van onze portefeuille. Met behulp van het afwegingskader bepalen waar het betreffende object ge(her)positioneerd moet worden, dan wel geplaatst op de verkooplijst. Dit is eerder toegelicht in hoofdstuk 3.

Als het object wordt opgenomen op de verkooplijst, gaat de gemeente over tot verkoop. Het moment van de verkoop wordt bepaald op basis van de specifieke kenmerken van het object, rekening houdend met de marktomstandigheden. We streven altijd naar een verkoop onder de meest gunstige voorwaarden waaronder marktconformiteit. Indien noodzakelijk neemt de gemeente een verkoopregulerend beding op. In situaties waarin de verwachting is dat de verkoop nog geruime tijd zal duren, wordt tijdelijke verhuur of leegstandsbeheer gekozen. Daarnaast kan het besluit om te verkopen zich voordoen op natuurlijke momenten, zoals wanneer een huurder of gebruiker vertrekt en het huurcontract wordt beëindigd, of wanneer een potentiële koper zich aandient die bereid is het object van de gemeente over te nemen, inclusief de bijbehorende verplichtingen.

Bij verkoop wordt altijd eerst een marktwaarde bepaald door een onafhankelijke en gecertificeerde taxateur.

Indien de marktwaarde (directe opbrengstwaarde) lager uitvalt dan de boekwaarde van het te verkopen vastgoed dient direct afwaardering plaats te vinden in de financiële administratie op basis van het BBV.

4.3 Verhuur

De Wet Markt en Overheid is op 1 juli 2014 in werking getreden. Het doel van deze wet is om een gelijk speelveld tussen overheidsorganisaties en marktpartijen te realiseren om zo oneerlijke concurrentie tegen te gaan.

Eén van de regels is dat overheden minimaal de integrale kosten van een economische activiteit in de huurprijs doorberekenen.

In de praktijk betekent dit dat de gemeente bij de verhuur van het (maatschappelijk) vastgoed altijd huurtarieven moet hanteren die ten minste de kostprijs van de verhuur dekken, ongeacht wie de huurder is. In nieuwe huurovereenkomsten wordt daar meteen vanuit gegaan.

Met inachtneming van de belangen van huurders, worden bestaande huurcontracten geëerbiedigd. Nieuwe huurtarieven worden toegepast op natuurlijke overgangsmomenten, zoals herziening van het huurcontract of bij de komst van een nieuwe huurder.

Voor commerciële partijen worden marktconforme huren in rekening gebracht, waarbij het huurniveau minimaal kostprijsdekkend is. De hoogte van de huur varieert per gebouw, aangezien elk gebouw zijn eigen exploitatiekosten heeft die de huurprijs bepalen. Voor het bepalen van een marktconforme huur wordt een makelaar/taxateur ingeschakeld.

Bij het bepalen van een kostprijsdekkende huur dienen alle exploitatielasten te worden betrokken (zoals kapitaallasten, belastingen, groot en klein onderhoud, kosten van nutsvoorzieningen etc.) alsmede de loonkosten ureninzet van gemeentelijk personeel ten gunste van het pand.

Raad voor Onroerende Zaken

De gemeentelijke huurcontracten worden opgesteld aande handvan de meest recente huurmodellen, inclusief de daarbij behorende algemene bepalingen, zoals opgesteld door de Raadvoor Onroerende Zaken (ROZ). Wij maken deze modellen “Heemstede-specifiek”.

Doordat wij dezemodelovereenkomsten aanhouden, bevordert degemeente transparantie, kwaliteit en uniformiteit. Als de modelovereenkomsten door de ROZ wijzigen, is het uitgangspunt dat wij meegaan in deze ontwikkeling.

Met betrekking totde scheiding van de verantwoordelijkheid tussen de eigenaar en de huurder voor beheer en onderhoud aan en in het gebouw, voegen we een demarcatielijst conform de ROZ toe bij de huurovereenkomst. Eventuele afwijkingen in deze demarcatielijst leggen we duidelijk vast.

Tijdelijke verhuur en leegstand

Wanneer de verwachting is dat verkoop nog lange tijd zal duren, is tijdelijke verhuur een mogelijkheid. Bij tijdelijke verhuur wordt in eerste instantie gezocht naar een maatschappelijke invulling. Het uitgangspunt is om voor deze panden een kostprijsdekkende huur in rekening te brengen.

Voor een goed functionerende, flexibele vastgoedportefeuille is leegstand van een paar procent te verantwoorden. In de gemeente Heemstede is het leegstandspercentage vrijwel nihil. Door ervoor te zorgen dat er enige mate van leegstand is, kan er sneller en flexibeler worden ingespeeld op de vraag naar ruimte.

Uiteraard proberen we leegstand in het algemeen te verminderen, omdat dit kosten met zich meebrengt; de eigenaarskosten voor onderhoud, verzekering etc. lopen door terwijl daar geen huurinkomsten tegenover staan.

4.4 Selectieprocedure

Uitgangspunt is dat wij gemeentelijk vastgoed verkopen en verhuren met een openbare selectieprocedure. Hierdoor is de uitgifte van vastgoed transparant en geven wij marktpartijen de mogelijkheid dat zij - onder de gestelde selectiecriteria - vrij kunnen mededingen.

Voor elke uitgifte stellen wij objectieve, toetsbare en redelijke selectiecriteria op, conform het gelijkheidsbeginsel (Didam-arrest). Het college zal doorgaans voor elke verkoop een openbare verkoopprocedure met dergelijke selectiecriteria vaststellen. Deze criteria zijn afhankelijk van het te verkopen of te verhuren object.

Een openbare selectieprocedure kan worden overgeslagen en een directe toewijzing (één-op- één gunning) kan plaatsvinden als het op voorhand vaststaat, of dit redelijkerwijs kan worden aangenomen, dat slechts één serieuze gegadigde in aanmerking komt voor toewijzing. Dit gebeurt op basis van objectieve, meetbare en redelijke criteria. Dit betreft een bevoegdheid van het college. Het college zal zijn voornemen tot deze directe toewijzing tijdig bekendmaken, zodat iedereen hiervan op de hoogte kan zijn. Het college legt uit waarom zij van mening is dat er slechts één serieuze gegadigde in aanmerking komt voor de toewijzing.

De redenen voor een directe toewijzing kunnen variëren, bijvoorbeeld omdat de uitgifte voortvloeit uit een eerdere overeenkomst of afspraak, of omdat de toewijzing noodzakelijk is op basis van prestatie-eisen in het woonbeleid.

Bij de verkoop van vastgoed is de Wet Bibob van toepassing om te voorkomen dat de gemeente ongewild betrokken raakt bij of bijdraagt aan criminele activiteiten. Dit omvat het beoordelen van de integriteit van betrokken partijen en het nemen van passende maatregelen om te voorkomen dat vastgoedtransacties worden misbruikt voor criminele doeleinden.

De boekwinst bij de verkoop van een object komt overeen met het Besluit begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) ten gunste van het exploitatieresultaat van het lopende boekjaar. Via een raadsbesluit kan de raad besluiten de boekwinst te reserveren voor een specifiek doel of ten gunste van de algemene reserve te laten komen.

Financieel inzicht vastgoedportefeuille

Het financiële inzicht in de vastgoedportefeuille kan worden verbeterd om daarmee de financiële resultaten beter te kunnen voorspellen. Er is nu geen ruimte om schommelingen of onvoorziene zaken op te vangen.

Jaarlijks zal inzicht worden gegeven in de opbrengsten van de mogelijke verkopen (incidentele opbrengsten). Dit financiële overzicht zal ook als achtergrond worden meegestuurd bij eventuele aankopen (structurele kosten).

4.5 Verduurzaming

De gemeente heeft een voorbeeldfunctie als het gaat om de verduurzaming van het eigen vastgoed. Verduurzaming van de gebouwen en de onroerendgoedportefeuille dient ertoe te leiden dat het gemeentelijke onroerend goed in 2050 energieneutraal is. Dat sluit aan bij de ambitie van het Nota Duurzaam Heemstede 2020-2024.

Daarnaast is het een wettelijke verplichting dat voor 2030 alle, conform de huidige wetgeving aangewezen gemeentelijke gebouwen voorzien zijn van een A-label.

De gemeente Heemstede heeft tevens besloten extra verduurzamingmaatregelen uit te gaan voeren voor gemeentelijke gebouwen die nog niet wettelijk verplicht zijn. Denk aan monumenten. Dit betekent dat onze vastgoedportefeuille en het vastgoedbeheer en -management moeten aansluiten op deze duurzaamheidsambitie.

Er bestaan mogelijkheden om de exploitatielasten van onze gebouwen aanzienlijk te verminderen door te investeren in energiebesparingsmaatregelen.

Dit veroorzaakt een ogenschijnlijke ‘’split-incentive’’, namelijk dat de gemeente als verhuurder investeert in energiebesparende maatregelen en de huurder een lagere energierekening krijgt. Het financiële voordeel komt niet direct terecht bij de verhuurder die de investering heeft gedaan.

Een Green Lease biedt daarvoor een uitkomst. Dit is een huurcontract waarin ook concrete afspraken vastgelegd worden tussen gemeente en huurder over duurzaam beheer en gebruik van een gebouw en hoe de baten en de lasten te verdelen tussen gemeente en huurder. Investeringskosten van de gemeente kunnen bijvoorbeeld worden doorbelast aan de huurder en/of kostenbesparingen van de huurder als gevolg van de verduurzaming kunnen deels worden afgestaan aan de verhuurder.

4.6 Onderhoud

Voor de inspectie van onze gebouwen maken we gebruik van de NEN 2767-methodiek. Op basis van deze inspectie wordt het Meerjaren Onderhoudsplan (MJOP) opgesteld. Deze methodiek hanteert een conditiescore van 1 tot 6, waarbij 1 staat voor uitstekend en 6 voor zeer slecht.

Voor het vastgoed streven we naar een minimale conditiescore van 3 voor elk bouwelement. Dit komt overeen met een redelijk onderhoudsniveau dat doorgaans als voldoende wordt beschouwd door vastgoedeigenaren.

Per object kan hiervan worden afgeweken op basis van de plaatsing in een deelportefeuille of op basis van contractuele afspraken. Voor de verkoopportefeuille geldt onderhoudsniveau ‘matig’ (4).

Conditie- niveau

Omschrijving

Toelichting

1

Uitstekend / Nieuwbouw

Geen gebreken

2

Goed

Incidenteel beginnende veroudering

3

Redelijk

Plaatselijk zichtbare veroudering, functie nietin gevaar

4

Matig

Kans dat functie in gevaar is

5

Slecht

Veroudering onomkeerbaar

6

Zeer slecht / sloop

Technisch rijp voor sloop

Tabel 3.1: NEN 2767 ‘Conditie meten voor gebouw en installatiedelen’