Handboek evenementenveiligheid Heemstede 2026

De basis voor het verlenen van een evenementenvergunning en het opstellen van nadere regels en voorwaarden ligt in de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) van de gemeente Heemstede. Daarnaast zijn op evenementen nog een groot aantal andere (wettelijke) landelijke en lokale regelingen van toepassing zoals:

•Algemene wet bestuursrecht (Awb)

•Alcoholwet

•Besluit activiteiten leefomgeving (Bal)

•Besluit bouwwerken leefomgeving (Bbl)

•Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (Bgbop)

•Gemeentewet

•Omgevingswet

•Richtlijn voor constructieve toetsingscriteria (bij een aanvraag voor een evenementenvergunning met tijdelijke bouwwerken)

•Verordening leges

•Wegenverkeerswet

•Wet op de kansspelen

•Zondagswet

De meest recente wetteksten checkt u hier: https://www.overheid.nl/beleid-en-regelgeving.

Cat. 0, Melding

Cat. A

Cat. B

Cat. C

Aanvraagformulier

Ja

Ja

Ja

Ja

Draaiboek/programma

Ja

Ja

Ja

Situatietekening (met noordpijl en locatie(s) van activiteiten, standplaatsen, apparatuur en afzetmateriaal)

Ja

Ja

Ja

Plattegrondtekening (schaal 1:100 of 1:150) met maatvoering van aanwezige bouwsels, indeling bouwsels/functie, verkoop-/tappunten

Ja

Ja

Ja

Constructiegegevens (bij plaatsen van tenten, tribunes, podia, stellages, loopbruggen e.d.)

Ja

Ja

Ja

Schriftelijke toestemming van de grondeigenaar bij particulier terrein (dit kan ook zijn bij bepaalde openbare natuurgebieden)

Ja

Ja

Ja

Plattegrond van iedere verblijfsruimte in het kader van brandveiligheid, niet altijd van toepassing zie paragraaf 2.2.

Ja

Ja

Ja

Calamiteitenplan*

Ja, optioneel

Ja

Ja

Risicoanalyse*

Ja

Ja

Logistiekplan*

Ja

Ja

Verkeersplan*

Ja

Ja

Ja

Veiligheidsplan*

Ja, optioneel

Ja

Ja

* Het calamiteitenplan, de risicoanalyse, het verkeersplan, het logistiek- en veiligheidsplan kunnen individueel aangeleverd worden of gezamenlijk in één plan verwerkt worden.

Inleiding:

Als organisator van een evenement bent u primair verantwoordelijk voor de veiligheid van het publiek, medewerkers, deelnemers, publieke eigendommen en een ordelijk verloop van het evenement.

Met het opstellen van het veiligheidsplan maakt u inzichtelijk welke risico’s uw evenement met zich meebrengt en welke maatregelen u daar als organisator op treft. In geval van een incident heeft u bovendien alvast nagedacht over de bestrijding zodat de eventuele impact ervan beperkt blijft. Het veiligheidsplan is dan ook een belangrijk document en maakt bij risicovolle evenementen onderdeel uit van de vergunningaanvraag. De gemeente en hulpdiensten kunnen op basis van het veiligheidsplan bovendien beter bepalen of er aanvullende maatregelen nodig zijn om het evenement nog veiliger te laten verlopen.

Inhoud veiligheidsplan:

De volgende onderwerpen moeten nader worden uitgewerkt, wees daarbij zo concreet mogelijk:

1Organisator

2Aard van het evenement

3Programmering

4Evenementenlocatie

5Risicoanalyse

6Beveiliging

7Publieksveiligheid

8Brandveiligheid

9Medische zorg en hygiëne

10Alcohol

11Bereikbaarheid en verkeer

12Omgeving (Milieu/afval)

13Communicatie

14Scenario’s

Hieronder is met een uitleg en voorbeeldvragen per onderdeel weergegeven wat wordt bedoeld. U kent als organisator het evenement het beste. Wanneer op uw evenement meer of andere verdiepingsvragen van toepassing zijn, neemt u deze dan mee in de beschrijving.

1Organisator

Hier beschrijft u (inclusief benodigde contactgegevens):

-Wie de organisator van het evenement is;

-Wie de contactpersoon tijdens het evenement is;

-Welke partijen (een deel) van het evenement organiseren;

-Een overzicht van contactpersonen met taken en verantwoordelijkheden zoals beveiliging, EHBO, verkeer, podium, etc.

2Aard van het evenement

Hier beschrijft u duidelijk en overzichtelijk uw evenement. De volgende punten komen o.a. naar voren:

-Soort evenement;

-Grootte van het evenement;

-Soort bezoekers;

-Aantal bezoekers;

-Extra activiteiten.

Verder beschrijft u de volgende profielen:

Publieksprofiel

o Wie is de doelgroep?

o Zijn er conflicterende doelgroepen?

o Worden er tickets verkocht of is het evenement vrij toegankelijk?

o Indien tickets verkocht worden: worden deze alleen vooraf verkocht of ook aan de deur?

o Waar komt de doelgroep vandaan en hoe bereiken zij het evenement? (Openbaar vervoer, auto, fiets).

o Hoe lang blijft het publiek op een bepaalde plek?

o Welke eigenschappen heeft het publiek? (Denk aan leeftijd, nationaliteit, gezondheid, zelfredzaamheid)

o Is er sprake van groepsgedrag?

Activiteitenprofiel

o Vinden het evenement c.q. de activiteiten overdag of ’s avonds plaats?

o Wat voor soort activiteiten vinden plaats op het evenement?

o Kunnen deze activiteiten op zichzelf risico’s met zich meebrengen? (Bijvoorbeeld kermis, evenement aan het water)

o Hoe lang duren de activiteiten?

o Is het publiek deelnemer of toeschouwer?

Ruimtelijkprofiel

o Hoe ziet de omgeving van het evenemententerrein eruit?

o Hoe is de bereikbaarheid en toegankelijkheid van de locatie?

o Is het een binnen- of buitenlocatie?

o In welk seizoen vindt het evenement plaats?

o Welke risicovolle weersomstandigheden zijn er normaliter mogelijk?

o Zijn er meerdere, gelijktijdige activiteiten?

o Is de locatie ingericht voor het organiseren van een evenement?

o Welke brandrisico’s zijn er?

Gezondheidsprofiel

o Welke gezondheidsrisico’s zijn er?

Bestaat uw evenement uit meerdere activiteiten? Benoem dan per activiteit de bovenstaande profielen.

3Programmering

Hier beschrijft u:

-Welke activiteiten op welk moment plaatsvinden;

-Welke artiesten op welk moment tijdens het evenement optreden (indien van toepassing);

-Welke aandachtspunten voort kunnen vloeien uit het programma en welke maatregelen genomen worden om de risico’s die hiermee samenhangen te beperken.

Met de gemeente wordt afgesproken wanneer er een definitief programma moet zijn aangeleverd (deze kan van invloed zijn op het risicoprofiel). U kunt een conceptprogramma als bijlage meesturen.

4Evenementenlocatie

De inrichting van de evenementenlocatie kan van invloed zijn op het verloop van het evenement. Bekijk goed welke kansen maar ook welke beperkingen uw evenementenlocatie met zich meebrengen.

Hier beschrijft u:

-Waar het evenement plaatsvindt. Benoem niet alleen de geografische locatie, maar neem ook de ondergrond van het terrein en de directe omgeving mee in uw beschrijving;

-Hoe het evenemententerrein is ingericht. Denk hierbij aan podia, meubilair, tenten, (nood)uitgangen, verlichting, evenals de breedtes van de uitgangen en vluchtwegen (zie ook punt 8 brandveiligheid).

Voeg een situatietekening van de evenementenlocatie (met noordpijl en locatie(s) van activiteiten, standplaatsen, apparatuur en afzetmateriaal) en een plattegrond (schaal 1:100 of 1:150) met maatvoering van aanwezige bouwsels, indeling bouwsels/functie, verkoop-/tappunten op het evenemententerrein toe.

5Risicoanalyse

Nu de basisinformatie van het evenement in kaart is gebracht, kunt u de risico’s gaan inventariseren. De risico’s hangen nauw samen met de hierboven beschreven profielen. Kijk bij de risico- inventarisatie naar de kans dat het risico zich voor kan doen en naar de gevolgen (impact) hiervan.

Hier beschrijft u:

-Kort welke risico’s u als organisatie naar aanleiding van de profielbeschrijvingen reëel vindt (stel hierin prioriteiten);

-Welke preventieve maatregelen u treft om de geconstateerde risico’s en de gevolgen daarvan te beperken.

Vooroverleg met organisatie, gemeente en hulpdiensten

Maak vooraf afspraken met de hulpdiensten. Dit kan variëren van afstemming met wijkagent voor de buurtbarbecue tot uitgebreid vooroverleg met de gemeente en de Veiligheidsregio.

Bij risicovolle evenementen zal de gemeente u als organisator uitnodigen voor een vooroverleg. Tijdens dit overleg, waarbij ook de hulpdiensten aanschuiven, staat de risicoanalyse ook op de agenda. Uw eigen inventarisatie vormt de basis en zal worden aangevuld door de expertise van de hulpdiensten en overige externe partners.

De risico-inventarisatie is een onderdeel van de risicoanalyse. Door het uitwerken van de hieronder genoemde punten en de scenario’s wordt de risicoanalyse volledig ingevuld.

6Beveiliging

Hier beschrijft u:

-Of en welke vorm van beveiliging wordt ingezet;

-Wie hiervoor wordt ingezet en met welk doel;

-Hoeveel beveiliging voor, tijdens en na het evenement wordt ingezet;

-Welke maatregelen getroffen worden om criminaliteit te voorkomen.

Beveiligingsplan

Wanneer u gebruik maakt van een particuliere beveiligingsorganisatie, vraagt de gemeente vaak om het aanleveren van een beveiligingsplan. Hierin wordt o.a. beschreven wat de taakinstructie van de beveiliging is, welke afspraken er met de politie zijn gemaakt, hoe de communicatie plaatsvindt, welke kleding de beveiliging draagt, etc. Vraag hiervoor uw beveiligingspartner om input. Professionele beveiligingsbedrijven zijn ervaren in het aanleveren van een beveiligingsplan.

7Publieksveiligheid

Een goed bezocht evenement is natuurlijk erg fijn, maar het kan ook té druk worden. Bezoekers hebben hierdoor een minder prettige evenementen ‘beleving’. Daarnaast kan het gevolgen hebben voor uw commerciële activiteiten of zelfs tot gevaarlijke situaties zoals verdrukking leiden. Bovendien moeten alle bezoekers bij calamiteiten het evenemententerrein ook binnen korte tijd veilig kunnen verlaten.

Het in veilige banen leiden van publieksstromen noemen we binnen evenementenveiligheid ‘crowd management’. Het is belangrijk om in de voorbereiding van uw evenement al mogelijke knelpunten zichtbaar te maken en passende maatregelen te benoemen.

Hier beschrijft u:

-Hoeveel bezoekers u (ongeveer) verwacht;

-Wanneer u pieken in publieksdichtheid verwacht (kijk voor een inschatting hiervoor bijvoorbeeld naar ervaringen van vorige edities);

-Op welke plaats(en) u een hoge publieksdichtheid verwacht;

-Welke maatregelen u treft om de bovengenoemde knelpunten weg te nemen.

Crowd management maatregelen

Denk hierbij bijvoorbeeld aan maatregelen als een duidelijke bewegwijzering, routing en looproutes op het terrein, plaatsen van barriers, voldoende toiletten en kassa’s, beveiliging en inzet van sociale media.

Ook het aanpassen van de programmering kan bijdragen aan een gefaseerde in- of uitstroom van bezoekers.

Denk ook aan de maatregelen t.b.v. een gehele of gedeeltelijke ontruiming:

o Bij welke scenario’s wordt er besloten tot gehele of juist gedeeltelijke ontruiming?

o Wie neemt binnen de organisatie de eindbeslissing tot ontruiming? In elk geval kan dit altijd op gezag van de nood- en hulpdiensten gebeuren.

o Wie heeft binnen de organisatie de leiding over de ontruiming?

o Hoeveel tijd kost het om (geheel of gedeeltelijk) te ontruimen?

o Hoe wordt het terrein ontruimd en welke middelen worden hierbij ingezet? Denk bijvoorbeeld aan het compartimenteren van het terrein, d.w.z. het terrein in vakken verdelen.

o Wie is er binnen de organisatie nog meer bij de ontruiming betrokken en welke taken hebben deze betrokkenen?

o Waar worden bezoekers, deelnemers en personeel bij een calamiteit heen gebracht (opvanglocatie)?

o Hoe en door wie worden de mensen naar de opvanglocaties begeleid?

o Hoe verloopt de communicatie intern en met de hulpdiensten? Welke hulpmiddelen worden hiervoor ingezet?

8Brandveiligheid

Hier beschrijft u:

-Welke materialen u gaat gebruiken, denk bijvoorbeeld aan tenten en/of podia. Tenten moeten aan verschillende kwaliteitseisen voldoen. Bij uw leverancier kunt u hiervoor de benodigde certificaten en constructietekeningen opvragen. Voeg deze informatie als bijlage toe aan het veiligheidsplan.

-Welke brandblusapparaten en/of brandmeldsystemen u bij de eerste signalering van de brand inzet;

-In hoeverre het evenemententerrein bereikbaar is voor de brandweer;

-Waar en hoeveel nooduitgangen uw terrein en/of tent heeft. Geef bovendien aan hoe breed de nooduitgangen zijn;

-Op welke wijze de vluchtroutes worden aangeduid.

Zie https://www.brandweer.nl voor informatie over mogelijke risico’s en te treffen maatregelen.

9Medische zorg en hygiëne

Hier beschrijft u:

-Hoeveel gediplomeerde EHBO’ers c.q. andere hulpverleners u tijdens het evenement inzet;

-In hoeverre de EHBO-post op het evenemententerrein bereikbaar is voor ambulances;

-Welke en hoeveel sanitaire voorzieningen u wilt gaan inzetten.

-Denk aan verhouding mannen/vrouwen toiletten, eventuele douches/wasgelegenheden en toegang tot stromend water;

-Welke maatregelen u treft om gehoorschade te voorkomen (indien van toepassing).

EHBO

-Zorg voor 1 hulpverlener per 1.000 gelijktijdig aanwezige bezoekers/deelnemers, met een minimum van 2 hulpverleners.

-Het aantal in te zetten EHBO’ers wordt per evenement bepaald en is naast het aantal bezoekers tevens afhankelijk van overige factoren.

-De route op het evenemententerrein moet minimaal 3,5 meter breed (3,25 meter verhard) en 4,2 meter hoog zijn. Houd rekening met draaicirkels;

-Is het terrein rondom de EHBO-post en de opstelplaatsen voor hulpverleningsvoertuigen drassig? Zorg dan voor rijplaten of andere middelen voor verharding van de ondergrond;

-Voor ambulances dient er een keerlus te zijn, waardoor zij het terrein weer veilig en snel kunnen verlaten;

Sanitaire voorzieningen

-Zorg voor 1 toilet per 150 bezoekers met een minimum van 2. Wanneer (veel) alcohol gedronken wordt zorg dan voor 1 toilet per 75 bezoekers.

-Bij elk toilet moet er gelegenheid zijn om je handen te wassen met stromend water. Zorg voor zeep, (papieren) handdoekjes en een afvalbak.

-Het water bij de plek waar je je handen kunt wassen moet drinkwaterkwaliteit hebben.

-Van het totaal aan heren toiletten mag maximaal 75% urinoir zijn. Er moet dus minimaal 25% aan zittoiletten zijn voor mannen. Eén plaskruis/ krosurinoir/ plaszuil geldt als 4 urinoirs. Ook kun je plasgoten gebruiken. 50 cm plasgoot geldt als één urinoir.

-Zorg ervoor dat de toiletten regelmatig worden gecheckt, schoongemaakt en geleegd. Gebruik bij voorkeur een schoonmaakschema waarop schoonmakers kunnen afvinken wat ze wanneer hebben schoongemaakt.

Schoonmaak

-Zorg ervoor dat iedereen die schoonmaakt een instructie krijgt over de manier van schoonmaken en de middelen die ze hiervoor moeten gebruiken. Maak gebruik van een schoonmaakschema en een afvinklijst.

-Maak alleen schoon met middelen die ook daadwerkelijk als schoonmaakmiddel worden verkocht, zoals een allesreiniger. Gebruik de middelen volgens de instructies op de verpakking.

-Meng schoonmaakmiddelen nooit met andere middelen. Mengen geeft risico op giftige gassen, verlaagde kwaliteit en slechter resultaat.

-Draag handschoenen bij het schoonmaken van voorwerpen of oppervlakken waar lichaamsvloeistoffen op (kunnen) zitten.

Maatregelen voor veilige en gezonde eet- en drinkgelegenheden

Of je nu professionele of particuliere partijen inzet om eten en drinken te bereiden en aan te bieden, een organisator van een evenement is vanuit het Warenwetbesluit wettelijk verplicht maatregelen te nemen die de kans verkleinen dat medewerkers en bezoekers ziek worden van besmet of bedorven eten en drinken. Zorg er in ieder geval voor dat:

-er stromend water, zeep en handdoekjes zijn, zodat medewerkers hun handen kunnen wassen, het kookgerei kunnen afwassen en de werkruimten kunnen schoonmaken. Dit mag niet de handwasgelegenheid van een toilet zijn;

-medewerkers zorgen voor een goede persoonlijke hygiëne, denk dan aan schone kleding, geen sieraden, haren in een staart. Het dragen van handschoenen draagt alleen bij aan hygiëne wanneer ze bij bevuiling worden verwisseld en daarna de handen worden gewassen;

-de ruimte waar het eten en drinken wordt bereid schoon is en ook goed schoongemaakt kan worden. Ook het materiaal waarmee het eten en drinken bereid wordt, moet goed schoon te maken zijn;

-bezoekers en/of deelnemers van het evenement het eten niet kunnen aanraken voordat ze het hebben gekocht;

-bederfelijke etenswaren goed gekoeld worden bewaard;

-etenswaren die moeten worden opgewarmd voldoende warm zijn en worden gehouden;

-levensmiddelen niet direct op de grond staan;

-dieren gescheiden blijven van levensmiddelen. Ook dierverblijven mogen niet in de directe buurt staan van de ruimte waar het eten wordt bereid en aangeboden.

Iedere aanbieder van eten en drinken, professioneel en particulier, moet zich houden aan de geldende wet- en regelgeving. Op het gebied van hygiëne betreft dit de Verordening (EG) nr. 852/2004, de hygiënecode voor de horeca en de voorschriften vanuit de HACCP. Zie hiervoor: https://www.nvwa.nl/onderwerpen/haccp

10Alcohol

Hier beschrijft u:

-Op welke wijze het horecapersoneel toeziet op een verantwoord alcohol gebruik;

Alcohol <18 jaar

Bekend is het feit dat u aan jongeren onder de 18 jaar geen alcohol mag schenken. Op een afgebakend evenemententerrein kunt u, bijvoorbeeld door de inzet van gekleurde polsbandjes, de <18-jarige van de 18+ doelgroep scheiden. Kondig alvast op uw site en via Social Media aan dat u hier als organisatie strikt toezicht op houdt en bij twijfel naar het ID-bewijs vraagt. Geef ook aan wat de consequenties zijn indien jongeren zich hier niet aan houden. Zie hiervoor ook: https://www.nix18.nl/

11Bereikbaarheid en verkeer

Bewoners, omliggende bedrijven en overige verkeersgebruikers willen zo min mogelijk hinder ondervinden van het evenement. Ook moeten de hulpdiensten hun zorgtaken kunnen blijven doen.

Hier beschrijft u:

-Welke verkeer regulerende maatregelen worden ingezet;

-De calamiteitenroute(s) voor de hulpdiensten en hoe deze worden vrijgehouden van obstakels;

-Via welke weg de aan- en afvoer van het publiek geregeld is;

-Waar tijdens het evenement geparkeerd kan worden (auto’s en fietsen) en welke voorzieningen u hiervoor zelf treft dan wel eventueel nodig heeft van de gemeente;

-De inzet van (gecertificeerde) verkeersregelaars. Denk hierbij aan aantal, waar worden zij ingezet en door wie worden zij aangestuurd;

-De bebording die wordt ingezet.

Bereikbaarheid

Het terrein van een evenement moet goed bereikbaar zijn voor hulpdiensten. Geef aan hoe de bereikbaarheid van de evenementlocatie voor hulpdiensten geregeld is. Denk hierbij o.a. aan het inrichten van een calamiteitenroute.

Maatregelen voor de bereikbaarheid

-De route op het evenemententerrein moet minimaal 3,5 meter breed (3,25 meter verhard) zijn en 4,2 meter hoog. Houd rekening met draaicirkels;

-De aanrijdroutes en calamiteitenroutes dienen niet gehinderd te worden door bezoekersstromingen;

-Zorg ervoor dat de aanrijdroute vrij is van obstakels als parasols, statafels, luifels, etc.;

-Is het terrein rondom de EHBO-post en de opstelplaatsen voor hulpverleningsvoertuigen drassig? Zorg dan voor rijplaten of andere middelen voor verharding van de ondergrond;

-Zet vrijwilligers of werknemers neer bij eventuele afzettingen, zodat ze de afzettingen meteen kunnen verplaatsen als er hulpdiensten aan komen rijden;

-Voor ambulances dient er een keerlus te zijn, waardoor zij het terrein weer veilig en snel kunnen verlaten;

-Omliggende panden moeten altijd bereikbaar blijven voor hulpdiensten;

-Om een bocht te maken, heeft een brandweervoertuig een binnenbocht met een straal van minimaal 5,5 meter nodig. Een opstelplaats moet minimale afmetingen hebben van 4,5 x10 meter.

Maatregelen voor terreininrichting

-Het is het veiligst om 2 personen (staand) per 1 m2 aan te houden;

-Houd vluchtwegen vrij, zodat de bezoekers altijd het terrein of de locatie kunnen verlaten;

-Voorkom dat mensen struikelen over (houten) vloerdelen, podia, kabels, lopers, matten en andere objecten. Ook de tuien (de scheerlijnen) van een tent kunnen vluchten belemmeren, zorg dat deze juist geplaatst worden;

-Zorg ervoor dat mensen hun fiets alleen neerzetten op de daarvoor bestemde plaatsen. Per fiets is ongeveer 1 m2 nodig, inclusief inparkeerruimte. Zorg dat mensen geen fietsen langs of op de rijbaan plaatsen;

-Geparkeerde voertuigen van bezoekers van het evenement mogen de aanrijroute voor hulpverleningsvoertuigen niet belemmeren.

12Omgeving (milieu/afval)

Hier beschrijft u:

-Welke maatregelen u als organisator treft om geluidoverlast voor omwonenden zoveel mogelijk te voorkomen;

-Hoe de afvalvoorziening- en verwerking is geregeld;

-Wie het terrein en omliggende omgeving schoon maakt en wanneer dit gebeurt;

-Wie en hoe de kwaliteit van (drink- of zwem)water gecontroleerd wordt (indien van toepassing);

-Hoe de afvoer van het afvalwater is geregeld. Voor het lozen van afvalwater op het riool dient er contact opgenomen te worden met de afdeling Ruimtelijk Beheer van de gemeente.

-Hoe de communicatie naar omwonenden is georganiseerd.

Maatregelen voor afvalverwerking

•Zorg voor voldoende afvalbakken die regelmatig worden geleegd. Zo zorg je ervoor dat er geen afval rond of buiten de afvalbakken wordt gegooid. Er is zo ook minder kans op brand.

•Er moet een aparte opslagplaats zijn voor het verzamelde afval. Zorg dat de afvalcontainers afsluitbaar zijn, zodat er geen ratten of ander gedierte op af komen.

•Verzamel dierlijke afvalstoffen, zoals mest, gescheiden van het overige afval en zorg dat bezoekers hier niet mee in aanraking komen.

•Vanuit elke plek op het evenemententerrein moet de dichtstbijzijnde afvalbak zichtbaar en eenvoudig bruikbaar zijn.

•Voer het afvalwater van toiletten en van het handen wassen goed af. Maar let op: het is verboden om zonder vergunning afvalwater te lozen in de sloot, op het terrein of in de regenwateropvang.

•Afvoeren kan via de bestaande riolering, overleg dit wel tijdig met de gemeente. Of vang het afvalwater op in opslagtanks die speciaal daarvoor bestemd zijn. Schakel in beide gevallen een gespecialiseerd bedrijf voor advies.

13Communicatie

Communicatie is een belangrijk middel om risico’s te beperken (risicocommunicatie) en om de gevolgen van een incident te beperken (crisiscommunicatie). Als organisator kunt u voorafgaand aan het evenement communiceren met bezoekers om informatie te verstrekken. Ook tijdens een incident kunt u communiceren met bezoekers om hen een handelingsperspectief te bieden. Naast het waarschuwen van bezoekers en deelnemers bij acuut gevaar, moet ook de buitenwereld worden geïnformeerd over een incident en de maatregelen die vanuit de organisatie en de overheid worden getroffen. Hierbij is het voor ‘pers en publiek’ van groot belang dat communicatieboodschappen eenduidig zijn, ongeacht welke instantie de boodschap verzendt. Elkaar snel vinden en de communicatie aanpak afstemmen is daarbij van groot belang. Zet als organisator een WhatsApp-groep op met de communicatieprofessionals van de betrokken partijen, zodat zij elkaar op de hoogte kunnen houden gedurende het evenement. In de voorbereiding op een evenement kan al het een en ander worden geregeld en afgesproken met betrekking tot communicatie.

Hier beschrijft u:

-Wie wat zegt, wanneer en wie met wie afstemt over communicatieboodschappen.

-De contactgegevens van communicatiemedewerkers. Denk ook aan communicatiepartners, zoals een vervoersbedrijf en de overheid.

-De inzet van communicatiemiddelen voor en tijdens een incident (van de evenementenorganisatie).

-De uitgangspunten voor de crisiscommunicatie in het kader van crowd management (bijvoorbeeld doorgang programma).

-Met welke groepen uit het publieksprofiel de communicatie mogelijk rekening moet houden (bijvoorbeeld bezoekers met andere nationaliteit, kinderen etc.)

-Welke teksten eventueel al in samenwerking met gemeente/hulpdiensten zijn voorbereid (evt. in meerdere talen).

14Scenario’s

Uit de risicoanalyse zijn risico’s naar voren gekomen. Deze risico’s worden weggenomen of geminimaliseerd door het nemen van maatregelen. In sommige gevallen kunnen risico’s echter niet weggenomen worden door maatregelen of blijven er restrisico’s over. Het weer is een voorbeeld van een risico dat niet volledig weg te nemen is. Het is dan van belang om voorafgaand aan het evenement met elkaar af te spreken hoe omgegaan gaat worden met het risico ingeval het zich voordoet. Dit voorkomt dat u hier tijdens het incident nog over na moet denken. Dit kunt u uitwerken in scenario’s.

Besteed bij ieder scenario aandacht aan de volgende vijf punten:

1Welke maatregelen neemt u als organisator om het incident zoveel mogelijk te stabiliseren?

2Wie speelt daarbij een rol (beveiliging, EHBO, organisatieverantwoordelijke etc.)?

3Wanneer, hoe en door wie worden de hulpdiensten opgeroepen?

4Wie maakt de plaats van het incident toegankelijk?

5Hoe worden de hulpdiensten opgevangen en gegidst naar het incident?

Bedenk dat ieder evenement zijn eigen kenmerken heeft en speel hier bij de uitwerking van de scenario’s op in. Het uitwerken van scenario’s vraagt om maatwerk. De hieronder aangegeven vragen zijn bedoeld als hulpmiddel. Mogelijke scenario’s zijn:

Risicovolle weersomstandigheden

We merken dat het weer de afgelopen jaren steeds meer invloed op het verloop van hetevenement heeft. Bij risicovolle buitenevenementen is het niet meer voldoende ombijvoorbeeld alleen buienradar te volgen. Ontruimen kost tijd, dat betekent dat u alsorganisatie tijdig beslissingen en maatregelen moet nemen. In bijlage vier staan maatregelen voor extreme weersomstandigheden beschreven.

•Hoe en door wie wordt voor en tijdens het evenement het weer gemonitord?

•Wie neemt binnen de organisatie de beslissing om bij risicovolle weersomstandigheden het evenement af te lasten of uit te stellen?

•Bij welke vooraf vastgestelde waarden worden maatregelen genomen? Denk aan hoge/lage temperatuur, neerslag, wind, etc.

•Welke maatregelen worden er (per weertype) getroffen? Denk bijvoorbeeld aan het uitreiken van waterflesjes, vooraf informeren van bezoekers over te treffen voorzorgsmaatregelen, schuilmogelijkheden bij onweer, ontruiming terrein, bereikbaarheid van terrein bij veel regenval en communicatie met bezoekers.

•Hoe en wanneer worden de hulpdiensten betrokken in de besluitvorming bij de uit te voeren maatregelen?

Ongeval

•Hoe verloopt de communicatie tussen de EHBO-post en de organisatie?

•Welke opdracht heeft de EHBO ter plaatse en welke ondersteuning krijgen zij?

•Op welk moment worden de hulpdiensten in kennis gesteld?

•Wie binnen de organisatie heeft de contacten met de hulpdiensten?

Vechtpartij

•Hoe verloopt de communicatie tussen de beveiligers?

•Hoe wordt geprobeerd de vechtpartij te beëindigen dan wel te de-escaleren?

•Hoe wordt na een vechtpartij hulp verleend aan mogelijke slachtoffers?

•Op welke, vooraf afgesproken plaats, worden aangehouden personen

•overgedragen aan de politie?

•Op welk moment worden de hulpdiensten in kennis gesteld?

Brand

•Hoe verloopt de communicatie tussen beveiliging en organisatie?

•Wie binnen uw organisatie informeert de brandweer via 112?

•Hoe en waar wordt de brandweer opgevangen?

•Hoe zorgt de beveiliging en/of uw organisatie ervoor dat het publiek bij brand

•op afstand wordt gehouden, zodat de brandweer ongehinderd kan blussen?

Onrust in het publiek

Als gevolg van brand, ontploffing, vechtpartij, instorting of andere oorzaken kan er onrust inhet publiek ontstaan. Mensen willen vluchten en komen als groep in beweging. Indien ergeen of onvoldoende ruimte is om veilig weg te kunnen komen, kan dit ernstige gevolgenhebben. Er ontstaan bijvoorbeeld ordeverstoringen of mensen kunnen verdrukt raken.

•Hoe signaleert u als organisatie in een vroegtijdig stadium dat er onrust in het publiek ontstaat?

•Hoe verloopt de communicatie tussen u als organisator, beveiliging en hulpdiensten?

•Welke maatregelen worden genomen in het geval van verdrukking, onwel wording en/of ordeverstoring?

•Hoe worden de slachtoffers overgebracht naar de EHBO?

•Wie heeft bij dit scenario binnen de organisatie de leiding en is het aanspreekpunt?

Houd rekening met veranderingen in het weer. Koud weer of neerslag kunnen voor onderkoeling zorgen en als het hard waait vormen omvallende of wegwaaiende objecten een risico. Hitte kan bijvoorbeeld zorgen voor uitdroging of een hitteberoerte. Om het evenement goed voor te bereiden op risicovol weer, kunt u de volgende dingen doen:

•Ga na welke weersomstandigheden tijdens het evenement voor risico’s kunnen zorgen (bijvoorbeeld losse objecten die kunnen wegwaaien bij veel wind).

•Maak een ontruimingsplan en geef daarin aan welke opvanglocaties er zijn als het evenemententerrein ontruimd moet worden.

•Zorg dat de weersomstandigheden voorafgaand en tijdens het evenement gemonitord worden, zodat je op de verwachtingen kunt inspelen. Hiervoor kunnen diverse weerapps geraadpleegd worden. Overleg als het aan de orde is met de evenementencoördinator van de gemeente.

•Bedenk hoe je bezoekers, deelnemers en medewerkers voorafgaand en tijdens het evenement informeert over het weer en de nodige maatregelen. Dat kan bijvoorbeeld via sociale media of een omroepinstallatie. Wijs hierbij ook op hun eigen verantwoordelijkheid. (Als er onweer is op 12 km afstand, moet het publiek geïnformeerd worden. Dat moet ook als er meer dan 75 mm neerslag per 24 uur valt.)

•Kan het evenemententerrein en/of de toegangsweg drassig worden? Zorg dan voor rijplaten voor de hulpverleningsvoertuigen.

•Volg de richtlijnen van de (sport)bonden.

Maatregelen bij extreme hitte:

Is het (extreem) warm tijdens een evenement? Handel dan als volgt:

•Bied voldoende gratis drinkwater aan of zorg voor gratis drinkwatertappunten (1 per 500 bezoekers) op het terrein bij onderstaande evenementen:

▪ Dance Event

▪ Evenementen waarop deelnemers bovenmatige inspanning leveren, zoals sportevenementen

▪ Bij een omgevingstemperatuur ≥ 25 C

•Bied bij inspannende activiteiten sportdrank of bouillon aan.

•Creëer voldoende schaduwplekken, ook bij de EHBO-post.

•Bied zonnebrandcrème aan.

•Zorg bij activiteiten op een parcours/ route voor rustfaciliteiten/ verzorgingsposten met gratis drinkwater.

•Zorg dat er bij een EHBO-post water, doeken en ventilatoren zijn. Zo kun je oververhitte slachtoffers laten afkoelen. De temperatuur in de EHBO-post moet ongeveer 20 ͦ C zijn.

•Breid de medische organisatie uit met extra hulpverleners. Doe dat volgens je veiligheidsplan.

•Beperk lichamelijke inspanning en vermijd lichamelijke inspanning op het heetst van de dag.

•De combinatie van alcohol en/of drugs tijdens warm weer geeft extra risico’s. Wijs bezoekers hierop.

Wil je de aanwezigen verkoelen? Gebruik dan schone leidingen en koppelingen die voor drinkwater geschikt zijn. Zo beperk je het risico op legionella.

Maatregelen bij (extreme) kou/neerslag:

Is het extreem koud tijdens een evenement of is de gevoelstemperatuur – 15 ͦ C of lager? Handel dan als volgt:

•Creëer plekken waar men kan schuilen als er neerslag valt of als het stormt. Zorg voor een warme opvangruimte waar deelnemers en bezoekers op temperatuur kunnen komen.

•Regel warm eten en/of drinken.

•Zorg dat er voldoende hulpverleners zijn en dat zij voldoende materiaal hebben om onderkoeling te behandelen. Dat kan bijvoorbeeld met warmtedekens, handdoeken en warmtematerialen.

•Bied regenponcho’s aan.

•Overweeg om een evenement af te gelasten of in te korten qua afstand/tijdsduur.

•De combinatie van alcohol en/of drugs tijdens koud weer geeft extra risico’s. Wijs bezoekers hierop.

De gemeente Heemstede zet zich in voor het verduurzamen van evenementen. Het inzetten van herbruikbare bekers is een duurzaam alternatief voor plastic wegwerpbekers. Om afval na evenementen te verminderen heeft de gemeente Heemstede een eigen voorraad herbruikbare bekers ingekocht. Greencups beheert deze voorraad bekers. Organisatoren van evenementen of buurtfeesten, maar ook horeca en sportclubs kunnen de herbruikbare bekers huren via Greencups. Het bestellen van de bekers kan alleen via www.greencups.nl. Bij de eerste keer online bestellen, registreert de organisator zich op www.greencups.nl als organisator in de gemeente Heemstede.

Waar moet u aan denken?

U kunt de glazen huren bij Greencups. Greencups beheert in opdracht van de gemeente Heemstede een voorraad bekers. De bekers worden tegen een all-in prijs verhuurd. Dat betekent dat bij de huur, de transport-, tel- en (eenmalige) spoelkosten zijn inbegrepen. De bekers worden gebracht en gehaald en mogen ongespoeld retour.

Het is uiteraard ook mogelijk om herbruikbare glazen bij een andere partij te huren of zelf in te kopen. Naast het gebruik van de herbruikbare bekers van de gemeente zijn er meer alternatieven voor de plastic wegwerpbekers, zoals PLA-bekers.

Communicatienaar bezoekers

Het is verplicht om kenbaar te maken dat u als organisator herbruikbare bekers op uw evenement gebruikt. Dit kan voorafgaand en tijdens het evenement. Het is belangrijk dat de bezoeker weet hoe het statiegeldsysteem op het evenement werkt.

Logistiek

Het gebruik van de herbruikbare bekers vraagt om logistieke planning:

•Houd rekening met logistieke veranderingen. Indien er niet gespoeld wordt op locatie is er meer ruimte nodig voor de voorraad glazen.

•Zorg voor genoeg wisselgeld in de kas bij het gebruik van statiegeld. Zo kunt u de bezoeker bij het inleveren van het glas terugbetalen.

•Bepaal van tevoren of u de glazen kunt spoelen. Bij het niet spoelen van de glazen, moet u extra glazen bestellen. Indien u spoelt, dan dient u zelf de benodigdheden hiervoor te verzorgen. Een voorwaarde bij het spoelen van de bekers, is dat dit gebeurt met stromend water.

•De levering en het ophalen van de glazen is standaard op werkdagen tussen 09.00 en 17.00 uur.

Personele bezetting en instructie

Het gebruik van herbruikbare glazen vraagt mogelijk om extra personeel, vooral in de beginfase. Bijvoorbeeld achter de bar bij het verzamelen en eventueel spoelen van de glazen. Maar ook bij een innamepunt. Het is van belang dat u en uw medewerkers goed voorbereid zijn op de nieuwe manier van werken en dat u vooraf genoeg aandacht besteedt aan het uitleggen van het statiegeldsysteem. Zo worden er geen fouten gemaakt. Onthoud goed dat de bekers een waarde vertegenwoordigen. Ze moeten bij de bar dan ook goed opgesteld zijn, buiten handbereik van de bezoeker.

Statiegeldsystemen

Het gebruik van statiegeld is een verplichting. U dient een statiegeldbedrag van minimaal 1 euro te hanteren. Dit ter compensatie van mogelijk verlies en uitval van de bekers en tevens een stimulans voor het laten functioneren van een retour-statiegeldsysteem. In de praktijk zijn er verschillende statiegeldsystemen bekent. U bent vrij om zelf te kiezen welk systeem u gebruikt.

Kosten

De all-in prijs (transport-, tel- en spoelkosten inbegrepen) per gebruikt glas voor één dag kunt u vinden op de website van GreenCups. Op ongebruikte glazen, waarvan de kist nog verzegeld is, ontvangt de huurder 25% korting. Dit wordt door GreenCups op de eindfactuur berekend.

Uitvalregeling

Voor uitvalglazen worden kosten in rekening gebracht. Deze kosten kunt u vinden op de website van GreenCups. Onder uitvalglazen worden glazen verstaan, waarvan na reiniging wordt geconstateerd dat deze niet opnieuw ingezet kunnen worden als gevolg van zware beschadiging of vervuiling. Een goed statiegeldsysteem is erg belangrijk om uitval van glazen te voorkomen. Wanneer dit niet goed doordacht wordt, kunnen de kosten flink oplopen.