Verordening Informatiebeheer gemeente Heemskerk 2022 (gemeente Heemskerk)

Aanhef

(Grondslag: Archiefwet 1995 art.30, lid 1 / Archiefwet 2021 artikel 2.2.2)

Hoofdstuk I Begrippen en algemene bepalingen

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

a.de wet: de Archiefwet 2021

b.de Gemeente Heemskerk: de rechtspersoon Gemeente Heemskerk

c.het College: het college van burgemeester en wethouders van Heemskerk

d.de Raad: de gemeenteraad van Heemskerk

e.de archivaris: de door het College aangewezen archivaris, belast met toezicht op het informatiebeheer.

f.Strategisch Informatie Overleg; afstemmingsoverleg over overkoepelende informatievraagstukken en het voorbereiden van besluitvorming daarover.

g.Interbestuurlijk toezicht (IBT): Toezicht op het informatiebeheer vanuit de Provincie Noord-Holland

h.de archiefbewaarplaats: de door het College aangewezen beheeromgeving voor informatiebestanden die op grond van de Archiefwet openbaar zijn geworden

i.informatiebeheer: beheer van informatiebestanden overeenkomst in de wet gestelde kwaliteitseisen

j.informatiebestanden: de in de wet bedoelde documenten

k.overgebrachte informatiebestanden: bij een aangewezen archiefbewaarplaats in beheer gegeven informatiebestanden

Hoofdstuk II De bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het informatiebeheer

Verantwoordelijkheden van de Raad

Artikel 2

1De Raad is verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen van voldoende middelen om het informatiebeheer naar behoren uit te voeren.

2De Raad behandelt het verantwoordingsverslag dat het College op grond van artikel 5 aan biedt.

Verantwoordelijkheden van het College

Artikel 3

1Het College draagt de bestuurlijke eindverantwoordelijkheid voor het informatiebeheer

2Om uitvoering te geven aan deze verantwoordelijkheid neemt het College de volgende besluiten:

a) stelt de Regeling Informatiebeheer vast;

b) stelt een Strategisch Informatie Overleg in;

c) wijst een archiefbewaarplaats aan;

d) wijst een archivaris aan.

Artikel 4

1Het College is verantwoordelijk toe te zien dat voldoende middelen worden geraamd om het informatiebeheer naar behoren uit te voeren.

2De in lid 1 vermelde middelen zullen ten behoeven van het verantwoordingsproces expliciet worden opgenomen in de begroting en de jaarrekening

3Het College is verantwoordelijk voor het aanstellen van voldoende en deskundig personeel ten behoeve van het informatiebeheer

Artikel 5

1Het College brengt jaarlijks aan de Raad verslag uit over het informatiebeheer.

2De bevindingen van de toezichthouders over de kwaliteit van het informatiebeheer worden opgenomen in het onder lid 1 genoemde verslag.

3Het College informeert zowel de Raad als de archivaris over de verbetertrajecten op het informatiebeheer.

Artikel 6

Het College verstrekt in het kader van interbestuurlijk toezicht de volgende informatie aan gedeputeerde staten:

a) Het aanwijsbesluit van de archiefbewaarplaats

b) Inhoudelijke wijzigingen op deze verordening

c) Het jaarlijkse verantwoordingsverslag als bedoeld in artikel 5, lid 1. (voor 15 juli)

Hoofdstuk III Toezicht op het interne informatiebeheer

Artikel 7

1De archivaris is belast met het toezicht op het informatiebeheer.

2De archivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit van zijn bevindingen aan het College.

3De archivaris adviseert over maatregelen ter verbetering van het informatiebeheer.

Artikel 8

1De Gemeente Heemskerk verstrekt aan de archivaris alle medewerking om inzicht te krijgen in het informatiebeheer.

2De archivaris heeft toegang tot alle informatiebestanden, tenzij bindende voorschriften ten aanzien van veiligheid of geheimhouding dit verbieden.

Hoofdstuk IV Het beheer van overgebrachte informatiebestanden

Artikel 9

1De archivaris is verantwoordelijk voor het informatiebeheer van overgebrachte informatiebestanden.

2De archivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit aan het College over het informatiebeheer van overgebrachte informatiebestanden.

Verordening Informatiebeheer gemeente Heemskerk 2022