Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Artikel 1 Begripsomschrijving
In deze verordening wordt verstaan onder:
ambtelijk horen
het horen namens het bestuursorgaan als bedoeld in artikel 7:5 van de wet door een juridisch medewerker van team Algemene Zaken.
college
het college van burgemeester en wethouders;
commissie
onafhankelijke adviescommissie voor de bezwaarschriften;
secretaris
de secretaris van de commissie bezwaarschriften;
verwerend orgaan
voorzitter
bestuursorgaan dat het bestreden besluit heeft genomen;
de voorzitter van de commissie bezwaarschriften, waaronder ook wordt verstaan de door het college aangewezen plaatsvervangend voorzitter(s);
wet
Algemene wet bestuursrecht;
Hoofdstuk 2 Commissie bezwaarschriften
Artikel 2 Inleidende bepaling commissie
1Er is een commissie ter voorbereiding van de beslissing op bezwaren tegen besluiten van de raad, het college en de burgemeester.
2De commissie is niet bevoegd ten aanzien van bezwaarschriften die zijn ingediend tegen besluiten:
a.op grond van een wettelijk voorschrift inzake belastingen of de Wet waardering onroerende zaken;
b.ten aanzien van ambtenaren en bestuurders, genomen op grond van de Ambtenarenwet en de bijbehorende uitvoeringswetten, besluiten en verordeningen, alsmede wetten, besluiten, verordeningen en regelingen betreffende arbeidsvoorwaarden.
Artikel 3 Samenstelling van de commissie
1De commissie bestaat uit een voorzitter, ten minste een plaatsvervangend voorzitter en ten minste vier leden.
2De voorzitter en de leden worden door het college benoemd, geschorst en ontslagen.
3De voorzitter en de leden van de commissie kunnen geen deel uitmaken van of werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van een gemeentelijk bestuursorgaan behorende bij de gemeente Heemskerk.
4De voorzitter en de leden van de commissie dienen deskundig te zijn op juridisch of bestuurlijk terrein en geen binding te hebben met de gemeente Heemskerk.
Artikel 4 Zittingsduur
1De voorzitter en de leden van de commissie worden benoemd voor een periode van vier jaar.
2De voorzitter en de leden van de commissie zijn ten hoogste eenmaal herbenoembaar.
3De voorzitter en de leden van de commissie kunnen op elk moment ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan het college.
4De aftredende voorzitter en de aftredende leden van de commissie blijven hun functie vervullen totdat in de opvolging is voorzien.
Artikel 5 Secretaris
1Het college wijst een of meer ambtenaren aan als secretaris van de commissie.
2Een secretaris van de commissie neemt niet deel aan de behandeling van een bezwaarschrift indien daarbij zijn onpartijdigheid in het geding is.
Hoofdstuk 3 Afhandeling door de commissie
Artikel 6 Ingediend bezwaarschrift
1Van een ingediende bezwaarschrift wordt de datum van ontvangst geregistreerd.
2Het bezwaarschrift alsmede de daarbij behorende stukken worden tijdig digitaal in handen van de commissie gesteld.
3De secretaris van de commissie is in verband met de voorbereiding van de behandeling van het bezwaarschrift bevoegd rechtstreeks alle gewenste inlichtingen in te winnen of te laten inwinnen.
4De voorzitter kan uit eigen beweging of op verlangen van de commissie bij deskundigen advies of inlichtingen inwinnen en hen zo nodig uitnodigen daartoe op de hoorzitting te verschijnen. Indien daaraan kosten zijn verbonden, is vooraf machtiging van het college vereist.
Artikel 7 Bemiddeling
Indien de bij het bezwaarschrift betrokken partijen en het college dan wel de burgemeester daartoe bereid zijn, wordt de bezwaarprocedure opgeschort, in afwachting van de behandeling van het onderliggende conflict door middel van alternatieve geschillenoplossing.
Artikel 8 Uitoefening/overdracht bevoegdheden
De bevoegdheden ingevolge de hierna genoemde artikelen van de wet worden voor de toepassing van deze verordening uitgeoefend door de secretaris van de commissie:
-2:1, tweede lid;
-6:6, voor wat betreft het stellen van een termijn om het verzuim te herstellen;
-6:17, voor zover het betreft de verzending van stukken tijdens de behandeling door de commissie.
Artikel 9 Uitnodiging hoorzitting commissie
1De secretaris nodigt de belanghebbenden en het verwerend orgaan ten minste twee weken voor de zitting schriftelijk uit.
2Binnen drie dagen na de uitnodiging kunnen de belanghebbenden of het verwerend orgaan onder opgaaf van redenen de secretaris verzoeken het tijdstip van de zitting te wijzigen.
3De beslissing van de secretaris op dit verzoek wordt uiterlijk één week voor het tijdstip van de zitting aan de belanghebbenden en het verwerend orgaan meegedeeld.
4De secretaris is bevoegd in bijzondere gevallen af te wijken van de termijnen die genoemd zijn in het eerste tot en met het derde lid.
Artikel 10 Het horen door de commissie
1De secretaris bepaalt plaats en tijdstip van de zitting waarin de belanghebbenden en het verwerend orgaan in de gelegenheid worden gesteld zich door de commissie te laten horen.
2De voorzitter beslist over de toepassing van artikel 7:3 van de wet.
3De bevoegdheden ingevolge artikel 7:6, vierde lid, van de wet worden voor de toepassing van deze verordening uitgeoefend door de voorzitter van de commissie.
Artikel 11 Digitaal, fysiek en telefonisch horen
1Het houden van een hoorzitting kan digitaal via een daarvoor geschikt platform met een beeldverbinding (zoals bijvoorbeeld Zoom, Teams) of fysiek plaatsvinden.
2Ambtelijke hoorzittingen kunnen daarnaast telefonisch worden gehouden.
3De belanghebbenden kunnen bij de secretaris kenbaar maken of zij digitaal gehoord willen worden of een fysieke hoorzitting wensen.
Artikel 12 Openbaarheid hoorzitting
1De commissie hoort en brengt haar adviezen uit.
2De commissie bestaat uit een voorzitter en twee leden.
3De hoorzitting is openbaar, tenzij het horen in verband met de aard van de zaak in een besloten zitting plaatsvindt. De beoordeling hiervan ligt bij de voorzitter in overleg met de secretaris.
4De hoorzitting vindt besloten plaats indien de voorzitter van de commissie of een van de aanwezige leden het nodig oordeelt.
5Indien een belanghebbende hiertoe een verzoek doet, beslist de commissie of gewichtige redenen aanwezig zijn die zich tegen openbaarheid van de zitting verzetten. Indien dit volgens de commissie het geval is vindt de zitting besloten plaats.
Artikel 13 Quorum
Voor het houden van een zitting is vereist dat er tenminste twee leden van de commissie aanwezig zijn, waarbij een lid fungeert als voorzitter.
Artikel 14 Niet-deelneming aan de behandeling
De voorzitter en de leden van de commissie nemen niet deel aan de behandeling van een bezwaarschrift indien daarbij hun onpartijdigheid in het geding kan zijn.
Artikel 15 Wraking
1Op verzoek van belanghebbende kan de voorzitter en elk van de leden van de commissie die een zaak behandelen worden gewraakt op grond van feiten of omstandigheden waardoor de onpartijdigheid van de commissie schade zou kunnen lijden.
2Het verzoek tot wraking kan tot aan het begin van de hoorzitting worden gedaan en is gemotiveerd.
3De verzoeker en degene wiens wraking is verzocht worden in de gelegenheid gesteld te worden gehoord. Horen wordt gedaan door de overige commissieleden en de secretaris.
4De overige commissieleden beslissen in raadkamer. De beslissing is gemotiveerd en wordt onverwijld aan de verzoeker, de andere partijen en degene wiens wraking was verzocht meegedeeld.
Artikel 16 Schriftelijke verslaglegging
1Het verslag als bedoeld in artikel 7:7 van de wet vermeldt de namen van de aanwezigen en hun hoedanigheid.
2Het verslag houdt een zakelijke vermelding in van wat over en weer is gezegd en wat verder ter zitting is voorgevallen. Bij een ambtelijke hoorzitting wordt geen apart verslag gemaakt. Deze wordt opgenomen in de beslissing op bezwaar.
3Indien de zitting geheel of gedeeltelijk besloten plaatsvond, of indien belanghebbenden, respectievelijk hun gemachtigden niet in elkaars tegenwoordigheid zijn gehoord, maakt het verslag hiervan melding.
4Het verslag verwijst naar de op de zitting overgelegde stukken, die aan het verslag worden toegevoegd.
Artikel 17 Nader onderzoek
1Indien na afloop van de zitting, maar voordat het advies wordt opgesteld, nader onderzoek wenselijk blijkt te zijn, kan de voorzitter uit eigen beweging of op verlangen van de andere commissieleden dit onderzoek houden.
2De uit het nader onderzoek verkregen informatie wordt in afschrift aan de leden van de commissie, het verwerend orgaan en de belanghebbenden toegezonden.
3De leden van de commissie, het verwerend orgaan en de belanghebbenden kunnen binnen een week na verzending van de nadere informatie aan de voorzitter van de commissie een verzoek richten tot het beleggen van een nieuwe hoorzitting. De voorzitter beslist op zo'n verzoek.
4Op een nieuwe hoorzitting zijn de bepalingen in deze verordening die betrekking hebben op de hoorzitting, zo veel mogelijk van overeenkomstige toepassing.
Artikel 18 Raadkamer en advies
1De commissie overlegt en beslist in beslotenheid over het door haar uit te brengen advies.
2De commissie beslist bij meerderheid van stemmen over het uit te brengen advies.
3Indien bij een stemming de stemmen staken, beslist de stem van de voorzitter.
4Van een minderheidsstandpunt wordt bij het advies melding gemaakt indien die minderheid dat verlangt.
5Het advies is gemotiveerd en omvat een voorstel voor de te nemen beslissing op het bezwaarschrift.
6Het verslag als bedoeld in artikel 15 wordt opgenomen in het advies.
7Het advies wordt door de voorzitter en de secretaris van de commissie ondertekend.
Artikel 19 Uitbrengen advies
Het advies wordt, onder meezenden van het verslag als bedoeld in artikel 15 en eventueel door de commissie ontvangen nadere informatie en nader verslag, tijdig uitgebracht aan het bestuursorgaan dat op het bezwaarschrift dient te beslissen.
Artikel 20 Vergoedingen
De voorzitter en de leden van de commissie ontvangen voor het bijwonen van een vergadering van de commissie een vergoeding waarvan de hoogte door het college wordt vastgesteld.
Hoofdstuk 4 Ambtelijke afhandeling bezwaarschriften
Artikel 21 Ambtelijke afhandeling
1Het college en de burgemeester zijn bevoegd categorieën bezwaarschriften aan te wijzen waarvan het horen en de afhandeling ambtelijk kan plaatsvinden.
2Het college en de burgemeester kunnen besluiten af te wijken van de aangewezen categorieën.
Artikel 22 Jaaroverzicht
Het college stelt jaarlijks, voor 1 juni, een jaarverslag op over de behandelde zaken in het afgelopen kalenderjaar voor de gemeenteraad. Hierin wordt een overzicht verwerkt van de door de commissie behandelde zaken.
Hoofdstuk 5 Overige en slotbepalingen
Artikel 23 Intrekking oude regeling
De Verordening afhandeling bezwaarschriften 2017 wordt ingetrokken per 1 november 2021.
Artikel 24 Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking op 1 november 2021.
Artikel 25 Citeertitel
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening afhandeling bezwaarschriften 2021.
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1. Begripsbepaling
In dit artikel zijn slechts die begripsbepalingen opgenomen die niet in de Awb voorkomen.
Artikel 2. Inleidende bepaling commissie
Middels deze bepaling wordt de commissie geïntroduceerd en worden de grenzen van haar bevoegdheid vastgelegd. Artikel 2 is zó opgebouwd dat uitgangspunt is dat de voorbereiding van de beslissing op bezwaren tegen besluiten van de raad, het college en de burgemeester berust bij de commissie bezwaarschriften.
Het tweede lid geeft beperkingen aan op de algemene taak zoals die in het eerste lid staat omschreven. De beperkingen hebben betrekking op categorieën bezwaarschriften waarvoor thans aparte procedures gelden.
Artikel 3. Samenstelling van de commissie
De leden van de commissie worden benoemd door het college. Om de objectiviteit zoveel mogelijk te waarborgen en schijn van vooringenomenheid te vermijden mogen de voorzitter en de leden geen deel uitmaken van het bestuur en werkzaam zijn onder de gemeente Heemskerk. En tevens niet woonachtig zijn in de gemeente Heemskerk.
Artikel 4. Zittingsduur
De leden van de commissie worden voor vier jaar benoemd. Hierdoor is er een mate van continuïteit bij de commissie en is het niet zo dat op één moment de hele commissie opstapt, maar zal dit meer gespreid zijn.
Een lid kan altijd zelf ontslag nemen of het college kan een lid ontslaan (artikel 3). Bij dit laatste dient wel rekening gehouden te worden met het feit dat de commissie als adviseur een onafhankelijke rol ten opzichte van het bestuursorgaan heeft en daarom dient aan de commissie ruimte te worden gelaten om op verantwoorde wijze invulling aan haar onderzoeksbevoegdheden te geven. Het college mag daarom niet te lichtvaardig met de ontslagbevoegdheid omspringen omdat anders de schijn zou kunnen ontstaan dat een commissie(lid) aan de kant wordt geschoven vanwege een voor het bestuursorgaan onwelgevallig standpunt. Tegelijkertijd is de commissie een adviserend orgaan en ligt de eindverantwoordelijkheid voor de beslissing op het bezwaar bij het bestuursorgaan.
De bepaling van het vierde lid is van orde. Een ontslagnemend lid kan niet gedwongen worden ook feitelijk de functie te blijven vervullen.
Artikel 5 en 6
Deze artikelen spreken voor zich.
Artikel 7. Bemiddeling
Alternatieve geschillenbeslechting wordt bij de meeste bestuursorganen en rechtbanken op een bepaalde manier toegepast. Een veel voorkomende vorm is (pre)-mediation. De mogelijke werkwijze is om na ontvangst van het bezwaarschrift meteen te bellen naar de bezwaarmaker en te vragen of deze wil meewerken aan een informeel gesprek. Vervolgens wordt bezwaarmaker uitgenodigd op een gesprek. Op deze manier kunnen misverstanden worden rechtgezet, het besluit nader worden toegelicht etc. Dit kan leiden tot intrekking van het bezwaarschrift. Per bezwaarschrift wordt door de secretaris of juridisch medewerker bekeken of een zaak hiervoor in aanmerking komt.
Door de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen is het van belang dat, indien er gesproken wordt over mogelijke oplossingen buiten de bezwaarprocedure om, formeel wordt vastgelegd dat de beslistermijn van het bezwaarschrift wordt opgeschort tot het moment dat aan de secretaris wordt meegedeeld wat de uitkomst van de bemiddelingspoging is.
Artikel 8 en 9
Artikel 7:13, vierde lid, Awb bepaalt dat de adviescommissie beslist over de toepassing van een aantal procedurevoorschriften uit de Awb.
In het kader van de voorbereiding van een beslissing op bezwaar door een adviescommissie vinden echter meer handelingen plaats. Hierbij valt te denken aan het verlangen van een schriftelijke machtiging van een gemachtigde (artikel 2:1, tweede lid Awb) of het stellen van een termijn waarbinnen de indiener van een bezwaarschrift verzuimen kan herstellen (artikel 6:6 Awb).
Omdat de wetgever de bevoegdheid hiertoe niet expliciet bij de adviescommissie neerlegt, bepaalt artikel 9 dat deze bevoegdheden worden uitgeoefend door de secretaris van de adviescommissie.
Artikel 10, 11 en 12 en 13. Hoorzitting en Uitnodiging zitting
Ook hier heeft de wetgever de bevoegdheid niet expliciet bij de voorzitter neergelegd. Artikel 10, 11 en 12 bepalen dat de bevoegdheden met betrekking tot de procedure worden uitgeoefend door de secretaris van de commissie en de bevoegdheden met betrekking tot de inhoud door de voorzitter.
Artikelen 14 tot en met 19
Deze artikelen spreken voor zich.
Artikel 20 Vergoedingen
Het college heeft de bevoegdheid om de hoogte van de vergoedingen vast te stellen, welke rond het landelijk gemiddelde liggen.
Artikel 21 Ambtelijke afhandeling bezwaar
Voor de behandeling van bezwaarschriften bestaan twee werkwijzen: bezwaarbehandeling middels een adviescommissie en bezwaarbehandeling middels een ambtelijke afhandeling. Dit artikel maakt het mogelijk bij college- en burgemeestersbesluit te bepalen dat bij bepaalde categorieën bezwaarschriften ambtelijk wordt gehoord. De categorieën worden door middel van een aanwijzingsbesluit bepaalt en bekendgemaakt. Deze werkwijze heeft tot doel de doorlooptijd van de bezwaarschriften te verkorten. De voorbereiding van de beslissing op de bezwaren zal verder via de ambtelijke procedure plaatsvinden.
Het tweede lid opent de mogelijkheid om de voorbereiding van de beslissing op bezwaren tegen besluiten als genoemd in het eerste lid alsnog bij de commissie te leggen.
Deze bepalingen, in combinatie met de artikelen uit de Awb die betrekking hebben op ambtelijke afhandeling, hebben als doel deze procedure zorgvuldig, maar wel zo flexibel mogelijk te laten verlopen. De juridisch medewerkers van bureau Afdelingszaken voeren deze taak, de voorbereiding en afhandeling van de beslissing op bezwaarschriften, uit. De ambtelijke hoorzitting vindt plaats onder leiding van een juridisch medewerker van bureau Afdelingszaken. In aanwezigheid van een verslaglegger en een vertegenwoordiger van het verwerend orgaan. Wanneer er in de praktijk een probleem ontstaat voor de voorbereiding en afhandeling kan er worden afgeweken van de standaard werkwijze met inachtneming van hetgeen gesteld in de verordening en de wet.
Artikel 22
Om de afhandeling van de bezwaarschriften (en tevens beroepszaken) inzichtelijk te maken wordt er jaarlijks een verslag opgesteld door de juridisch medewerkers van bureau Afdelingszaken. Hierin worden zowel de zaken behandeld door de commissie bezwaarschriften als de ambtelijk afgedane zaken vermeld. Het jaarverslag wordt door het college vastgesteld en vervolgens ter informatie aangeboden aan de raad.
Artikel 23 tot en met 25
Deze artikelen spreken voor zich.