Reglement van orde op de Rekenkamer Heemskerk 2025 (gemeente Heemskerk)

Aanhef

Geregistreerd onder nummer D/2025/710637

Wettelijke grondslag:

Gemeentewet artikel 81i

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsomschrijving

In deze regeling wordt verstaan onder:

a.Rekenkamer: de Rekenkamer van de gemeente Heemskerk;

b.Voorzitter: de voorzitter van de Rekenkamer of diens vervanger;

c.Secretaris: secretaris van de Rekenkamer of diens vervanger;

d.Lid of leden: lid of leden van de Rekenkamer;

e.Raad: de gemeenteraad van Heemskerk;

f.Begeleidingscommissie: de Auditcommissie fungeert als begeleidingscommissie van de Rekenkamer;

g.Lid rapporteur: het eerst aan te spreken lid van de commissie omtrent het betreffende onderzoek;

h.Externe onderzoekers: personen die door de Rekenkamer zijn ingehuurd voor advies, projectleiding of medewerking met betrekking tot onderzoek van de Rekenkamer.

Artikel 2 De voorzitter

Tot de verantwoordelijkheden van de voorzitter behoren:

1Het periodiek en tijdig bijeenroepen van de Rekenkamer.

2Het bepalen en opstellen van de conceptagenda van de Rekenkamer; de Rekenkamer stelt aan het begin van de vergadering de agenda vast.

3Het leiden van de vergaderingen van de Rekenkamer, waaronder begrepen het verlenen van het woord, het formuleren van conclusies, onderwerpen waarover zal worden gestemd, mededelen van de uitslag van deze stemmingen e.d..

4Het ondertekenen van stukken namens de Rekenkamer.

5De externe communicatie (het woordvoerderschap over werkwijze, aanpak van onderzoek, bevindingen en conclusies), zowel met de gemeente, de gemeenteraad als met de gemeentelijke organisaties en instellingen die onderwerp van onderzoek zijn.

6Het aangaan van overeenkomsten met derden ter invulling van taken van de Rekenkamer (inhuur extra capaciteit, externe onderzoekers e.d.).

Artikel 3 De leden

1Tot de verantwoordelijkheden van de leden behoren:

a.Het in gezamenlijkheid met de voorzitter vormgeven aan het onderzoeksprogramma, de opzet en uitvoering van afzonderlijk onderzoek, waaronder ook het formuleren van conclusies en aanbevelingen en het jaarlijks uitbrengen van een (kort) verslag van werkzaamheden;

b.Het als lid/rapporteur (mede) geven van leiding aan de uitvoering van een onderzoek indien is gekozen voor de vorm ‘uitbesteding aan derden’.

Artikel 4 De secretaris

De ambtelijk secretaris is belast met het secretariaat van de Rekenkamer, inclusief inhoudelijke voorbereidingen van vergaderingen en archivering. Daarnaast verleent de secretaris ondersteuning aan onderzoeken. Tijdens vergaderingen heeft de secretaris een adviserende rol.

Artikel 5 De begeleidingscommissie

1Krachtens de Verordening Gemeentelijke Rekenkamer Heemskerk 2024 is de Auditcommissie de begeleidingscommissie voor de Rekenkamer.

2De begeleidingscommissie heeft tot taken om aanbevelingen te doen voor kandidaten voor het lidmaatschap van de Rekenkamer, voert jaarlijks overleg over het functioneren en de werkwijze van de Rekenkamer, adviseert de Rekenkamer en draagt bij aan het bevorderen van de goede relatie tussen de Raad en de Rekenkamer.

3Onder de in lid 2 benoemde aanbevelingen voor kandidaten valt ook de herbenoeming van kandidaten.

4Het in lid 2 benoemde jaarlijkse overleg vindt bij voorkeur plaats eind van het lopende jaar of in het begin van het nieuwe jaar. De Rekenkamer bespreekt het conceptjaarplan voor het nieuwe jaar met de begeleidingscommissie, alvorens het vast te stellen en naar de Raad te sturen.

Hoofdstuk 2 vergaderingen, communicatie en gedragscode

Artikel 6 Vergaderingen, agenda en communicatie

1De Rekenkamer vergadert in beslotenheid op de door haar te bepalen dagen en uren. Zij komt in ieder geval in vergadering bijeen op de volgende strategische beslismomenten:

a.vaststelling concept-onderzoeksprogramma;

b.vaststelling onderzoeksopzet;

c.vaststelling onderdelen concept-rapport;

d.vaststelling eindrapport, inclusief conclusies en aanbevelingen.

2In bijzondere gevallen belegt de voorzitter, in afwijking van die regel, een vergadering. Hij gaat daartoe in elk geval over wanneer ten minste één lid hem dat, onder opgaaf van redenen, heeft gevraagd.

3Indien bij de aanvang van een vergadering van de Rekenkamer blijkt dat geen meerderheid van de leden is opgekomen, wordt de vergadering wel gehouden, maar worden geen formele besluiten genomen. In de eerstvolgende nieuwe vergadering worden de besluiten alsnog geformaliseerd.

4De Rekenkamer neemt eventuele besluiten bij meerderheid van stemmen van de stemgerechtigden. Indien de stemmen staken beslist de stem van de voorzitter.

5De agenda en vergaderstukken worden in principe een week voorafgaand aan de vergadering aan de leden verstuurd. In spoedeisende gevallen kan van deze termijn worden afgeweken.

6Van vergaderingen wordt een beknopt verslag en een actielijst gemaakt.

7De informatie over de Rekenkamer en zijn programma en rapportages worden openbaar toegankelijk gemaakt via het internet, tenzij van (delen van) de rapportages vertrouwelijkheid is vastgesteld.

Artikel 7 De gedragscode

1In gevallen waarbij sprake kan zijn van belangenverstrengeling of de schijn van belangenverstrengeling kan optreden, zal het betreffende lid of adviseur zich niet met het onderzoek bezig houden.

2Indien deze situatie zich voordoet zal daarvan mededeling worden gedaan aan de raad.

3De leden van de Rekenkamer zijn verplicht om nevenfuncties openbaar te maken en te melden bij de voorzitter; deze worden op de website gepubliceerd.

4Leden en de secretaris van de Rekenkamer, alsmede anderen die meewerken aan of ingehuurd zijn voor de uitvoering van onderzoek door de Rekenkamer zijn gehouden aan geheimhouding over wat er in de vergaderingen besproken wordt en over de lopende onderzoeken. Zij onthouden zich van uitspraken over lopende onderzoeken tegenover eventuele belanghebbenden (raad, college, ambtelijke organisatie, burgers, media).

Hoofdstuk 3 Werkwijze en onderzoeken

Artikel 8 De onderzoeksplanning

1De Rekenkamer neemt in het jaarplan een planning van onderzoeken op.

2Die onderzoeksplanning wordt jaarlijks, als onderdeel van het jaarplan, ter kennisname gestuurd aan de raad en het college van burgemeester en wethouders.

3De Rekenkamer maakt haar jaarplan openbaar via de website.

4De onderzoeksplanning kan lopende het jaar worden aangevuld met grotere of kleinere onderzoeken en kan de planning van de lopende onderzoeken worden gewijzigd.

5De Rekenkamer neemt kennis van eventueel door de gemeenteraad of anderen aangedragen onderzoeksonderwerpen en kan deze toevoegen aan de groslijst van potentiële onderzoeksonderwerpen.

6De Rekenkamer voegt zelf op basis van haar kennis van en ervaring met de gemeentelijke organisatie onderzoeksonderwerpen toe aan de groslijst.

Artikel 9 Keuze onderwerpen van onderzoek

1De volgende criteria spelen een rol bij de onderwerpselectie:

-maatschappelijke relevantie;

-financieel, bestuurlijk of organisatorisch belang;

-de kwaliteit van de informatievoorziening aan de raad;

-de doeltreffendheid, doelmatigheid of rechtmatigheid;

-toegevoegde waarde;

-de door de Raad(sfracties) gevoelde urgentie;

-een spreiding over verschillende (categorieën van) beleidsterreinen.

2De Rekenkamer houdt bij haar werkzaamheden zoveel mogelijk rekening met de onderzoeken die de externe accountant op grond van zijn controleplan instelt, alsmede van de op grond van artikel 213a van de Gemeentewet door het college van burgemeester en wethouders ingestelde onderzoeken voor het komende jaar.

3Ter bepaling van haar keuze kan de Rekenkamer een vooronderzoek (laten) verrichten.

4De Rekenkamer is verantwoordelijk voor haar onderwerpkeuze en motiveert haar keuze.

5De Rekenkamer doet geen onderzoek naar onderwerpen indien:

a.het een klacht betreft in de zin van hoofdstuk 9 van de Algemene Wet Bestuursrecht (Awb) over een gedraging van een bestuursorgaan

b.het een bezwaar betreft van in de zin van hoofdstuk 7 van de Awb tegen een besluit van een bestuursorgaan waarvoor de bezwaar en beroepsprocedure openstaat.

Artikel 10 Eisen uitvoering onderzoek

1Bij het aanbesteden van werkzaamheden volgt de Rekenkamer de gemeentelijke inkoopvoorwaarden.

2De Rekenkamer is gehouden de volgende kwaliteitseisen te hanteren bij de uitvoering van haar onderzoeken:

-objectiviteit

-onderbouwing

-consistentie

-controleerbaarheid

-zorgvuldigheid

-onafhankelijkheid

-bruikbaarheid

Artikel 11 Uitvoering en rapportage onderzoeken

1Voordat de uitvoering van een onderzoek een aanvang neemt wordt een onderzoeksopzet vervaardigd, waarin tenminste aandacht wordt besteed aan de volgende aspecten, die waardevrij en zo SMART mogelijk dienen te worden geformuleerd:

a.het onderwerp van onderzoek, de aanleiding en de probleemstelling;

b.de doelstelling en reikwijdte van het onderzoek;

c.de centrale onderzoeksvraag en de deelvragen;

d.het beoogde resultaat

e.de planning;

f.zo mogelijk een indicatie van het benodigd budget.

2De Rekenkamer legt haar bevindingen van een onderzoek vast, of laat deze vastleggen in een conceptrapportage, die wordt voorgelegd aan de leidinggevenden van het organisatieonderdeel (of gelieerde instelling) die onderwerp van onderzoek waren. In deze fase van ambtelijk hoor en wederhoor ligt de nadruk vooral op de toetsing van de juistheid en volledigheid van de feitelijke informatie in de conceptrapportage. Opmerkingen waar de Rekenkamer mee instemt kunnen in dit stadium nog aanleiding geven het rapport aan te passen. Voor deze reactie heeft de organisatie drie weken de tijd, te rekenen vanaf de datum van ontvangst van het rapport.

3Vervolgens wordt de (eventueel aangepaste) rapportage (inclusief conclusies en aanbevelingen) voorgelegd aan het college van burgemeester en wethouders, teneinde deze in de gelegenheid te stellen schriftelijk een bestuurlijke reactie te geven op de rapportage. Voor deze reactie heeft het collegelid drie weken de tijd, te rekenen vanaf de datum van ontvangst van het rapport.

4De reactie als bedoeld in lid 3, alsmede een eventueel nawoord van de Rekenkamer wordt als bijlage toegevoegd aan het eindrapport.

5Daarna vindt aanbieding plaats aan de gemeenteraad.

6De Rekenkamer licht, indien de Rekenkamer dit wenst, het eindrapport toe aan de leden van de raadscommissie.

7De Rekenkamer behoudt zich het recht voor om af te wijken van lid 2, 3 en 4.

Artikel 12 Werkwijze met betrekking tot het omgaan met informatie, in kennis stellen onderzoek en hoor/wederhoor

1De leden, voorzitter en de door de Rekenkamer aangewezen deskundigen maken alleen gebruik van de informatie die hen bij de uitvoering van hun functie ter kennis is gekomen voor zover de invulling van hun taak voor de Rekenkamer dat vereist.

2De voorzitter stelt de leidinggevende van de organisatie(s), of het organisatieonderdeel, of de aan de gemeente gelieerde instelling die onderwerp van onderzoek zijn schriftelijk op de hoogte van het onderzoek en van de voorlopige resultaten ter wille van de transparantie van het onderzoeksproces. Alvorens het rapport in zijn eindversie te presenteren is er ruimte voor hoor en wederhoor van partijen, zoals verderop in dit reglement van orde wordt beschreven.

Reglement van orde op de Rekenkamer Heemskerk 2025