Aanhef
Inleiding
De budgethoudersregeling is bedoeld om duidelijkheid te geven over de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden die horen bij het budgethouderschap.
De Budgethoudersregeling 2019 diende als basis en is verder uitgebreid en geactualiseerd, met name waar het gaat om het goedkeuren van facturen.
In de budgethoudersregeling worden de meest relevante onderwerpen met betrekking tot het budgethouderschap benoemd. Voor een nadere toelichting op de onderwerpen kunnen de onderliggende nota’s en regelingen worden geraadpleegd.
Dit betreft:
-de Organisatieregeling gemeente Heemskerk 2019 (BIC/2019/18423);
-de Financiële verordening 2022 (D/2021/403409);
-de Beleidsnota Inkoop & Aanbesteden 2020;
-de Subsidieverordening 2020 (D/2020/279350);
-de Mandateringsregeling 2022 (D/2022/500329).
In de Organisatieregeling gemeente Heemskerk 2019 staat de inrichting van de organisatie beschreven. Deze inrichting is gebaseerd op de vastgestelde organisatiestructuur die per 1 januari 2019 in werking is getreden en ziet er als volgt uit:
De organisatiestructuur heeft gevolgen voor de wijze waarop het budgetbeheer in de gemeente wordt vormgegeven. De organisatieregeling vormt ook het kader op basis waarvan het management nadere werkafspraken kan maken.
Uitgangspunten
Het budgetrecht ligt bij de gemeenteraad. Dit betekent dat de gemeenteraad in de begroting of in een wijziging daarvan exploitatie- en/of investeringsbudgetten beschikbaar stelt. Een begrotingswijziging leidt tot een wijziging in het totaal van lasten of baten van één of meerdere programma’s. Alleen de raad heeft de bevoegdheid te besluiten tot het inzetten van middelen uit reserves.
Het college heeft als taak, binnen de beschikbaar gestelde exploitatie budgetten en investeringskredieten per programma, de vastgestelde maatschappelijke effecten te bereiken. De raad kan de voortgang daarvan beoordelen aan de hand van vastgestelde indicatoren. De budgethouders zijn integraal verantwoordelijk voor het te bereiken resultaat in termen van effecten, prestaties en beheersing van kosten.
De Budgethoudersregeling geeft het college een instrument om het aanwenden/besteden van budgetten en kredieten in de begroting te mandateren aan functionarissen in de organisatie. Omdat het hierbij om een mandaat gaat, behoudt het college ten opzichte van de raad de uiteindelijke (politieke) eindverantwoordelijkheid voor de besteding van de middelen en het bereiken van de resultaten. Aan de andere kant geeft deze regeling voor de betrokken functionarissen in de organisatie de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden aan die samenhangen met het uitvoeren van het budgethouderschap, zoals het aangaan en vastleggen van verplichtingen.
De budgethouders hebben naast deze regeling rekening te houden met alle overige regelingen die betrekking hebben op de organisatie van de financiële administratie en het beheer van de geldmiddelen, de administratieve organisatie en specifieke beleidslijnen, zoals bijvoorbeeld het inkoop- en aanbestedingsbeleid (Beleidsnota Inkoop- en Aanbesteding 2020).
Op grond van de vigerende Financiële verordening 2022 ex art 212 Gemeentewet (Gw) gemeente Heemskerk mandateert de raad het vaststellen van de Budgethoudersregeling aan het college.
Hoofdstuk 2 Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheid budgethouders
2.3 Taken en verantwoordelijkheden
2.3.1 Hoofdbudgethouder en (deel)budgethouder
De taken van de hoofdbudgethouder en (deel)budgethouder staan uitgebreid beschreven in de organisatieregeling. In bijlage II zijn de taken, die in de organisatieregeling worden genoemd, opgenomen.
Bij ziekte of afwezigheid van de (deel)budgethouder vindt horizontale vervanging plaats.
Bij ziekte of afwezigheid van de hoofdbudgethouder vindt vervanging plaats via de loco secretaris. De vervanging is geregeld in artikel 3 van het Aanwijzingsbesluit gemeentelijke functies gemeente Heemskerk.
2.3.2 Budgetbeheerder
Een budgetbeheerder is een door een deelbudgethouder aangewezen medewerker die onder verantwoordelijkheid van de deelbudgethouder taakonderdelen van een deelbudgethouder uitvoert.
2.3.3 Bijzondere budgethouders
In de organisatie zijn functies te onderkennen die niet passen binnen de hiervoor beschreven organisatiestructuur. Het betreft de functie van griffier, de functie van voorzitter van de Ondernemingsraad waarvoor de eindverantwoordelijkheid niet bij de hoofdbudgethouder berust.
1De griffier wordt geacht budgethouder te zijn voor de budgetten van de raad, de rekenkamer en de griffie. Hiervoor gelden dezelfde taken en verantwoordelijkheden als beschreven voor de andere budgethouders met uitzondering van de verantwoording aan de hoofdbudgetbouder. In plaats hiervan legt de griffier rechtstreeks verantwoording af aan de gemeenteraad.
2De voorzitter van de Ondernemingsraad wordt geacht deelbudgethouder te zijn voor de budgetten van de Ondernemingsraad. Hiervoor gelden dezelfde taken en verantwoordelijkheden als beschreven bij de andere deelbudgethouders.
2.3.4 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden prestatieverklaarder
1De prestatieverklaarder is verantwoordelijk voor een prestatieverklaring. Een prestatieverklaring houdt in dat, alvorens een factuur wordt goedgekeurd, wordt verklaard dat de betreffende diensten en of goederen (de prestatie(s)) daadwerkelijk zijn geleverd.
In het huidige financiële systeem betekent dit het doorzetten van de factuur naar het volgende niveau (digitale paraaf);
2De prestatieverklaarder is een andere medewerker dan de betreffende budgethouder en kan zelf nooit budgetverantwoordelijk zijn. Prestatieverklaarder en budgetverantwoordelijke zijn hiermee gescheiden en kunnen niet in één hand voorkomen;
3De prestatieverklaarder dient een objectief oordeel te kunnen geven over de geleverde prestatie;
4De prestatieverklaarder is middels zijn (digitale) paraaf verantwoordelijk en aanspreekbaar voor de toets dat de geleverde prestatie is geleverd. Hij dient er zich daarom te vergewissen dat de prestatie daadwerkelijk conform opdracht/bestelling is geleverd, alvorens te paraferen en draagt zorg voor onderbouwing (prestatieverklaring) van de geleverde prestatie.
Hoofdstuk 3 Het aangaan van contracten en goedkeuren van facturen
3.1 Het aangaan van verplichtingen
3.1.1 Algemeen
De hoofdbudgethouder, (deel)budgethouders en budgetbeheerders zijn namens het college bevoegd tot het aangaan van verplichtingen (door middel van bijvoorbeeld een contract) en het doen van uitgaven volgens de toegekende budgetten. Hierbij is onderscheid te maken in:
1Exploitatiebudgetten, de hoogte van deze budgetten is opgenomen in de productraming;
2Voorzieningen, de hoogte van het budget is opgenomen in de onderbouwing van de voorziening;
3Investeringskrediet, het investeringskrediet is opgenomen in het investeringsplan behorende bij de begroting of is apart toegekend door de gemeenteraad.
De tekenbevoegdheid voor het aangaan van verplichtingen en het goedkeuren van facturen is per opdracht tot het aangaan van verplichtingen (zoals het sluiten van overeenkomsten tot koop, huur etc.) ten laste van de onder zijn verantwoordelijkheid vallende exploitatie- en investeringsbudgetten, voor zover deze een bijdrage leveren aan het bereiken van de vastgestelde doeleinden en voor zover het resterende budget toereikend is toegekend tot de volgende functies en bedragen:
-de budgethouder is bevoegd tot een bedrag van € 1.000.000;
-de deelbudgethouder is bevoegd tot een bedrag van € 215.000;
-de budgetbeheerder is bevoegd tot een bedrag van € 15.000.
De griffier kan verplichtingen aangaan tot € 1.000.000 voor de raad, de rekenkamer en de griffie.
De voorzitter van de OR is bevoegd tot een bedrag van € 215.000.
Voor het aangaan van verplichtingen en het goedkeuren van facturen vanaf € 1.000.000 ligt de tekenbevoegdheid bij de gemeentesecretaris. Bedragen hoger dan € 2.500.000 gaan ter goedkeuring naar het college.
Rol
Functie
Bedrag van
Bedrag tot
Hoofdbudgethouder
Gemeentesecretaris
€ 1.000.000
€ 2.500.000
Budgethouder
Domeinmanager, griffier
€ 215.000
€ 1.000.000
Deelbudgethouder
Teamleider, voorzitter OR en concerncontroller
€ 15.000
€ 215.000
Budgetbeheerder
Medewerker aangewezen door de deelbudgethouder
€ -
€ 15.000
Ook bij het aangaan van verplichtingen die het mandaat van de (deel)budgethouder te boven gaan, moet het naast hogere niveau tekenen.
3.1.2 Opdrachtverlening en aanbesteden
In de nota Inkoop en Aanbesteden 2020 zijn de bedragen opgenomen voor de opdrachtverlening en de verschillende aanbestedingsvormen. Kortheidshalve wordt u voor een specificatie verwezen naar die nota.
3.1.3 Subsidieverstrekking
Ook het verlenen van een subsidie betekent dat een verplichting wordt aangegaan. Subsidiëring is aan de orde als de gemeente geld beschikbaar stelt voor bepaalde activiteiten van een aanvrager, zonder dat sprake is van betaling voor geleverde goederen of diensten aan de gemeente.
Als bepaalde activiteiten niet kunnen worden ingekocht of de gemeente daarvoor geen marktconforme prijs betaalt (bijvoorbeeld omdat de prijs niet afhankelijk is van de geleverde eenheden) is sprake van subsidie.
Bij subsidies moeten de bepalingen van de Algemene Subsidieverordening, dan wel van de vastgestelde deelsubsidieverordeningen worden gevolgd. Voor subsidies geldt het aanbestedingsbeleid in principe niet, omdat geen sprake is van levering of diensten aan de gemeente. De gemeente moet in het geval van meerdere aanvragen voor dezelfde subsidie wel op objectieve, transparante en niet- discriminerende criteria een beslissing nemen welke subsidieaanvraag wordt gehonoreerd.