Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Harlingen 2023

2.1.1 Europese aanbestedingsregels

De Europese aanbestedingsrichtlijnen hebben als doel om binnen de EU een interne markt te creëren en vrije en eerlijke concurrentie te stimuleren. Dit houdt in dat de markt voor overheidsopdrachten zo doorzichtig mogelijk moet zijn om alle leveranciers en aannemers in de markt gelijke kansen te geven een overheidsopdracht te verwerven.

De Europese aanbestedingsrichtlijnen zijn geïmplementeerd in de Aanbestedingswet. De gewijzigde versie van de Aanbestedingswet is sinds 1 juli 2016 van kracht. De drie richtlijnen zien elk op een specifiek onderwerp:

-Richtlijn 2014/23/EU m.b.t. Concessies

-Richtlijn 2014/24/EU m.b.t. Overheidsopdrachten

-Richtlijn 2014/25/EU m.b.t. Speciale sector: water, energie, vervoer en postdiensten.

Richtlijn 2014/24/EU geldt als de ‘klassieke’ richtlijn voor overheidsopdrachten. Waar in dit document wordt verwezen naar “de Richtlijn”, wordt Richtlijn 2014/24/EU bedoeld.

2.1.2 Wanneer moet de gemeente Europees aanbesteden?

Overheidsopdrachten

Overheidsopdrachten voor werken, diensten en leveringen boven de zogenaamde Europese drempelwaarde moet de gemeente Europees aanbesteden. Als wordt voldaan aan de volgende criteria is er sprake van een overheidsopdracht:

-Schriftelijke overeenkomst

-Onder bezwarende titel

-Tussen één of meer aanbestedende dienst(en) en één of meer dienstverlener(s), leverancier(s) of aannemer(s)

-Met betrekking tot diensten, leveringen of werken

Een bijzondere vorm van een overheidsopdracht is de raamovereenkomst. Een raamovereenkomst is een schriftelijke overeenkomst tussen de gemeente (en eventuele andere aanbestedende diensten) en één of meer ondernemers met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te plaatsen overheidsopdrachten vast te leggen. Het kenmerkende van een raamovereenkomst is dat zij over het algemeen geen leverings- of afnameplicht kent.

Elke twee jaar wordt door de Europese Commissie de Europese drempelbedragen vastgesteld. Voor de periode 2022-2024 gelden de volgende Europese drempelbedragen:

Werken:€ 5.382.000,-

Diensten:€ 215.000,-

Leveringen:€ 215.000,-

Bovengenoemde bedragen zijn exclusief BTW.

De aangepaste Europese drempelbedragen voor de komende periode(n) worden automatisch gehanteerd, daar hoeft het inkoop- en aanbestedingsbeleid niet voor aangepast te worden.

Eerst dient te worden beoordeeld of er sprake is van een opdracht voor werken, leveringen of diensten. Dit omdat de drempelbedragen van de verschillende soorten opdrachten verschillen.

Overheidsopdracht voor werken

Een overheidsopdracht voor werken heeft betrekking op:

-De uitvoering of het ontwerp en de uitvoering van werken die betrekking hebben op een van de in Bijlage II van de Richtlijn bedoelde activiteiten, of

-De uitvoering of het ontwerp en de uitvoering van een werk, of

-Het laten uitvoeren met welke middelen dan ook van een werk dat voldoet aan de eisen van de gemeente die een beslissende invloed uitoefent op het soort werk of het ontwerp van het werk.

Onder werk wordt verstaan: het product van het geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen.

Onderhoudswerkzaamheden voor het in stand houden van het werk en verbouwingswerkzaamheden vallen ook onder werken. In Bijlage II van de Richtlijn staat een limitatieve lijst van werkzaamheden die onder werken vallen.

Overheidsopdracht voor leveringen

Een overheidsopdracht voor leveringen heeft betrekking op:

-De aanschaf van goederen, zoals aankoop, leasing, huur of huurkoop (met of zonder koopoptie) van producten, of

-De levering van producten die slechts zijdelings betrekking heeft op werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren van die levering.

Bijkomende werkzaamheden van een levering, bijvoorbeeld het installeren van een telefooncentrale naast de aanschaf van de telefooncentrale zelf, maken deel uit van de leveringsopdracht. Dit is van belang voor het ramen van de waarde van de opdracht.

Overheidsopdracht voor diensten

Een overheidsopdracht voor diensten heeft betrekking op:

-Het verlenen van andere diensten dan die welke vallen onder werken.

Voorbeelden zijn onderhoud en reparatie, diensten van architecten en ingenieurs, arbeidsbemiddeling en reiniging van gebouwen en het beheer van onroerend goed.

Voor diensten geldt er ook nog een verlicht regime, dat zijn de sociale en andere specifieke diensten. Meer informatie hierover is opgenomen in paragraaf 4.1.3.1.

Gemengde opdrachten

Indien een opdracht betrekking heeft op twee of meer soorten opdrachten (werken, leveringen of diensten) is er sprake van een gemengde opdracht. De opdracht valt onder het soort aanbesteding dat het hoofdvoorwerp van de opdracht vormt.

Bij opdrachten die bestaan uit diensten en sociale of anders specifieke diensten of uit opdrachten die bestaan uit diensten en leveringen, wordt het hoofdvoorwerp bepaald door welke geraamde waarde de hoogste is. Bijvoorbeeld: standaardsoftware is een levering, maar zijn de kosten voor de implementatie en maatwerk van de software hoger dan de kosten van de standaardsoftware, dan is er sprake van een dienst.

Een gemengde opdracht kan volgens de Aanbestedingswet ook betrekking hebben op gemengde opdrachten waarbij op tenminste één onderdeel de bepalingen van deel 2 van de Aanbestedingswet van toepassing zijn (overheidsopdrachten) en waarbij op tenminste een ander onderdeel deel 2 niet van toepassing is (concessieopdrachten, speciale-sectoren). Alvorens te kunnen vaststellen welke bepalingen van toepassing zijn op de gemengde opdracht, dient de gemeente bij dergelijke opdrachten te bepalen of de onderdelen van de gemengde opdracht objectief gezien deelbaar zijn, of dat juist niet zijn.

Indien een gemengde opdracht niet deelbaar is en onderdelen bevat waarop deel 2 van toepassing is, en onderdelen waarvoor dat niet geldt, dan gelden in dat geval de bepalingen die van toepassing zijn op het hoofdvoorwerp van de desbetreffende opdracht.

Indien de gemengde opdracht objectief gezien deelbaar is dan kan de gemeente kiezen voor afzonderlijke opdrachten of voor één algemene opdracht. In de regel plaatst de gemeente voor elk afzonderlijk onderdeel van de opdracht een afzonderlijke opdracht, waarbij voor elke afzonderlijke opdracht de toepasselijke voorschriften op grond van de kenmerken van de afzonderlijke opdracht worden bepaalt en toegepast.

4.1.1 Inkopen boven Europese drempelbedragen

De keuze voor de gemeente is om, per inkoop, de best passende procedure te kiezen. Voor inkopen boven de Europese drempelbedragen zijn in de Aanbestedingswet de volgende meest gangbare procedures opgenomen:

1Openbare procedure

2Niet-openbare procedure

3Procedure van concurrentiegerichte dialoog

4Mededingingsprocedure met onderhandeling

5Onderhandelingsprocedure zonder aankondiging

6Innovatieprocedure

Daarnaast zijn in de Aanbestedingswet nog een aantal bijzondere procedures opgenomen, namelijk de procedure van een prijsvraag en de procedure voor een dynamisch aankoopsysteem. Verder zijn in onderdeel 2a van de wet de voorschriften opgenomen om een concessieovereenkomst af te sluiten. Bij concessieovereenkomsten voor werken en voor diensten geeft de opdrachtgever een opdracht aan een concessiehouder, waarbij er een exclusief exploitatierecht op het te realiseren werk of dienst aan laatstgenoemden wordt gegeven. Denk bijvoorbeeld aan de exploitatie van laadinfrastructuur en reclamemasten. Het verschil met een gewone overheidsopdracht is dat de tegenprestatie voor de uitvoering van het werk of de dienst niet bestaat uit betaling, maar uit het verlenen van een exploitatierecht. Kenmerkend is dat het exploitatierisico ligt bij de exploitant. Als dit laatste niet het geval is, dan is geen sprake van een concessie.

4.1.2 Inkopen onder Europese drempelbedragen

Bij inkopen onder de Europese drempel is de Aanbestedingswet beperkt van toepassing en schrijft voor dat de beginselen van het aanbestedingsrecht in acht moeten worden genomen. Daarnaast is bepaald dat aanbestedende diensten opdrachten niet onnodig samenvoegen en hun keuzes (b.v. welke procedure) objectief motiveren. Ook onder de drempel is het dus van belang dat een passende procedure wordt gekozen, waarbij naast de omvang van de opdracht tevens rekening wordt gehouden met de overwegingen zoals genoemd in de eerste alinea van paragraaf 4.1.

4.1.3 Inkopen op andere wijze

De Aanbestedingswet voorziet in de mogelijkheid om voor bepaalde soorten opdrachten een afwijkende procedure te volgen. Deze procedures zijn enkel toe te passen voor de soorten opdrachten die specifiek zijn benoemd. Ze zijn hieronder kort weergegeven.

4.1.3.1 Sociale en andere specifieke diensten

In de Aanbestedingswet worden de procedurevoorschriften geregeld die de aanbestedende dienst toepast bij plaatsing van een overheidsopdracht voor sociale en andere specifieke diensten met een waarde boven € 750.000, exclusief BTW. De beginselen van transparantie en gelijke behandeling van ondernemers dient te worden gewaarborgd. Een (voor)aankondiging en een gunningsbericht (op TenderNed) zijn bij deze procedure verplicht. In de aankondiging dient de gemeente onder meer de technische specificaties van de opdracht op te nemen en de hoofdkenmerken van de gunningsprocedure toe te lichten.

Een limitatieve opsomming van deze opdrachten kan worden gevonden in Bijlage XIV van de Richtlijn. Voorbeelden van dit type opdrachten zijn: diensten op het gebied van gezondheidszorg, maatschappelijke dienstverlening, administratiediensten voor onderwijs en enkele juridische diensten.

Bovengenoemde procedurevoorschriften zijn niet verplicht voor overheidsopdrachten voor sociale en andere specifieke diensten met een waarde onder € 750.000. Alleen indien sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang dient de opdracht aangekondigd te worden. Voor opdrachten onder € 750.000 geldt dat in de praktijk vaak een meervoudig onderhandse procedure toegepast wordt.

4.1.3.2 Voorbehoud

De gemeente kan de deelneming aan een procedure voor de gunning van een overheidsopdracht voorbehouden aan sociale werkplaatsen en aan ondernemers die de maatschappelijke en professionele integratie van gehandicapten of kansarmen tot hoofddoel hebben, of de uitvoering ervan voorbehouden in het kader van programma’s voor beschermde arbeid, mits ten minste 30% van de werknemers van deze werkplaatsen, ondernemingen of programma’s gehandicapte of kansarme werknemers zijn. Zo kan door middel van beroep en werk worden bijgedragen aan het bevorderen van de maatschappelijke integratie van gehandicapten en kansarmen.

De Aanbestedingswet geeft de gemeente verder de mogelijkheid om deelneming aan procedures voor overheidsopdrachten op het gebied van bepaalde gezondheids-, sociale en culturele diensten voor te behouden aan organisaties die als doel hebben het vervullen van een taak van algemeen belang en die gebaseerd zijn op werknemersaandeelhouderschap of op beginselen van participatie van werknemers, gebruikers of belanghebbenden. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan initiatieven als (online) buurtplatforms, samenwerkingen van mantelzorgers of zorgcoöperaties. Artikel 77 van de Richtlijn geeft een limitatieve opsomming van het soort diensten die onder deze uitzondering vallen.