Algemeen subsidiebeleid gemeente Harlingen 2025

2.1.1 Algemene subsidieverordening

De Algemene subsidieverordening wordt vastgesteld door de gemeenteraad en geeft de kaders weer waarbinnen subsidie kan worden verstrekt. De Algemene subsidieverordening dient als het ware als een kapstok waar de subsidieregelingen aan worden opgehangen. Deze verordening is in 2025 vernieuwd en door de gemeenteraad vastgesteld. De verordening regelt in aanvulling op de Algemene wet bestuursrecht duidelijke richtlijnen voor aanvragen, beslistermijnen en verantwoording van subsidies die bij de gemeente worden aangevraagd.

In de Algemene subsidieverordening is ook vastgelegd dat subsidie uitsluitend kan worden verleend aan een rechtspersoon. In de subsidieregeling kan worden vastgelegd dat subsidie kan worden verleend aan een groep van natuurlijke personen of een natuurlijk persoon (topsport) dat erop is gericht zonder winstoogmerk activiteiten te ontplooien welke een gemeentelijk algemeen belang dienen.

De volgende thema’s komen onder andere in aanmerking voor subsidie:

Sociaal en maatschappelijk

Subsidies gericht op lokale activiteiten die de sociale cohesie bevorderen, zoals buurtactiviteiten, vrijwilligerswerk of culturele evenementen.

Cultuur- en erfgoed

Het ondersteunen van lokale culturele evenementen, kunstprojecten en het behoud van cultureel erfgoed is een belangrijk doel.

Sport en gezondheid

Subsidies voor sportevenementen, voorzieningen, of projecten die bijdragen aan de gezondheid van de inwoners

Onderwijs en jongeren

Het stimuleren van educatieve programma’s, jeugdactiviteiten en het bevorderen van gelijke kansen voor jongeren

Wonen

Het stimuleren van duurzaamheid bij woningen.

2.1.2 Subsidieregelingen

Aanvullend op de Algemene subsidieverordening kunnen door het college nadere regels voor verstrekking van subsidies worden vastgesteld. Deze bevoegdheid is in artikel 3 van de Algemene subsidieverordening door de gemeenteraad aan het college gedelegeerd. Deze nadere regels zijn de subsidieregelingen. Subsidieregelingen zijn in het algemeen een uitwerking van een thematische beleidsnota en de Algemene subsidieverordening, waarin de subsidieverstrekking in operationele zin voor een specifieke activiteit wordt uitgewerkt. De subsidieregeling regelt per specifiek thema hoe subsidie kan worden verstrekt. Doordat activiteitenomschrijvingen, eisen, voorwaarden, verplichtingen enz. explicieter in de regeling zijn vastgelegd, is het voor de aanvrager duidelijk voor welke doelen en resultaten het college subsidie beschikbaar heeft. Ook is hierin duidelijk kenbaar vastgelegd hoe de aanvraag wordt beoordeeld. Dit zijn operationele afwegingen en worden daarom door het college geregeld. Een subsidieregeling kan door het college worden geweigerd indien actualiteiten daartoe aanleiding geven en bieden daardoor flexibiliteit aan het college.

De gemeente Harlingen heeft meerdere subsidieregelingen, zoals de subsidieregeling evenementen, topsportfonds, sportakkoord, peuteropvang en voorschoolse educatie en de subsidieregeling sociaal domein. In bijlage 2 is een overzicht weergegeven van de huidige subsidieregelingen. De subsidieregelingen zijn gepubliceerd op de gemeentelijke website en op officielebekendmakingen.nl.

Voor alle zaken die niet zijn geregeld in de subsidieregelingen gelden de algemene bepalingen van de Algemene subsidieverordening. Deze aanvragen worden dus getoetst aan de Algemene subsidieverordening.

2.1.3 Meerjarige subsidies

Om voor de subsidieontvanger stabiliteit te kunnen waarborgen, is het mogelijk om subsidies meerjarig te verlenen. Hiermee heeft de subsidieontvanger duidelijkheid voor langere tijd en hoeft niet telkens elk jaar opnieuw een aanvraag te worden gedaan. Daarentegen moet de subsidieontvanger conform de Algemene subsidieverordening wel jaarlijks verantwoording afleggen over de gerealiseerde activiteiten. Het college behoudt daarbij hun controlefunctie.

Het verstrekken van een meerjarige subsidie is mogelijk als dit bijdraagt aan de realisatie van beleidsdoelen van een specifiek thema. Dit wordt bepaald bij het opstellen van de subsidieregeling. Als een activiteit in aanmerking komt voor een meerjarige subsidie, dan is dit in de subsidieregeling opgenomen.

2.1.4 Subsidieplafonds

Het subsidieplafond legt vast welk bedrag gedurende een bepaald tijdvak ten hoogste beschikbaar is voor het verstrekken van een gemeentelijke subsidie. Het subsidieplafond zorgt er dus voor dat activiteiten niet onbeperkt kunnen worden gesubsidieerd. In de Algemene subsidieverordening is vastgelegd dat het college een subsidieplafond kan vaststellen. In de subsidieregeling moet dan worden bepaald welke wijze van verdeling wordt gevolgd. Het subsidieplafond kan in de subsidieregeling worden vastgesteld of via een apart een collegebesluit. Voor het verstrekken van subsidie is dus vooraf duidelijk of sprake is van een subsidieplafond.

2.1.5 Wijze van verdeling

De volgende mogelijkheden zijn er om subsidie te verdelen:

•Op volgorde van binnenkomst;

•Onderlinge rangschikking/ tender;

•Loting;

•Evenredige verdeling;

•Evenredige korting.

In de subsidieregeling is vastgelegd welke wijze van verdeling wordt gevolgd. De wijze van verdeling moet namelijk aansluiten bij het te behalen beleidsdoel van die regeling. Als het beleidsdoel niet is gebaat bij een verdeling met veel administratieve lasten dan kan er gekozen worden voor de verdeling van op volgorde van binnenkomst of loting. Bij een onderlinge rangschikking liggen de administratieve lasten relatief hoog maar deze verdeling biedt meer sturingsmogelijkheden om aan de juiste partijen subsidie te verstrekken.

Indien er sprake is van een subsidieplafond dan wordt bij de bekendmaking daarvan kenbaar gemaakt welke wijze van verdeling wordt gevolgd.

2.1.6 Schaarse subsidies

Bij subsidieverstrekking kan het voorkomen dat er sprake is van schaarste. Er is sprake van schaarste als meerdere partijen dezelfde activiteit willen uitvoeren en daarvoor subsidie aanvragen. Wij vinden het van belang dat bij gelijke gevallen iedereen een gelijke kans krijgt om aanspraak te maken op een subsidie. De beschikbaarheid van een schaarse subsidie, de wijze van verdeling, het aanvraagtijdvak en de toetsingscriteria moeten daarom op tijd bekend zijn gemaakt. Dit wordt vastgelegd in een subsidieregeling. In gevallen waarin het niet wenselijk is om volledige concurrentie toe te staan, kan het college bepalen dat het algemeen belang zwaarder weegt dan het bieden van gelijke kansen aan aanvragers. Indien hier sprake van is dan moet dit goed worden gemotiveerd door het college in de subsidieregeling.

2.1.7 Soorten subsidie

In de Algemene wet bestuursrecht is vastgelegd dat er een wettelijke grondslag moet zijn voor het verstrekken van subsidie. Er zijn drie verschillende soorten subsidies. Dit zijn:

▪ Subsidieregelingen: uitgewerkt per thema met duidelijke doelen, voorwaarden en beoordelingscriteria.

▪ Begrotingssubsidies: opgenomen in de gemeentebegroting, vaak structureel voor vaste partners.

▪ Incidentele subsidies: voor eenmalige initiatieven die niet onder een regeling vallen.

Subsidieregelingen

De wettelijke voorschriften betreffen de subsidies die zijn vastgelegd in subsidieregelingen. In de subsidieregeling is per specifiek thema vastgelegd hoe subsidie kan worden verstrekt. Het verstrekken van subsidie op grond van een subsidieregeling is het wettelijke uitgangspunt.

Begrotingssubsidies

Het college kan ervoor kiezen om subsidies in de gemeentelijke begroting op te nemen. Dit zijn vaak subsidies die voor één of meer jaren aan organisaties worden verstrekt voor structurele activiteiten. Het is dan niet nodig om hiervoor een subsidieregeling vast te stellen omdat er bijvoorbeeld maar één enkele partij is die een activiteit kan uitvoeren. Het college vermeld dan in de begroting de subsidieontvanger en het te ontvangen bedrag. In beginsel wordt in de subsidiebeschikking bepaalt dat de Algemene subsidieverordening toepassing is.

Incidentele subsidies

Incidentele subsidies zijn subsidies voor specifieke projecten of activiteiten die buiten de reguliere activiteiten vallen en niet in beleidsdoelen zijn vastgelegd. Hiervoor geldt geen specifieke subsidieregeling omdat vooraf niet kenbaar was dat deze zouden worden aangevraagd. Op grond van de Algemene wet bestuursrecht mogen incidentele subsidies niet langer dan drie of meer jaren worden verstrekt. Wanneer incidentele subsidies veelvuldig worden verstrekt, dient het college hiervoor een subsidieregeling op te stellen of kan worden onderzocht of deze als een begrotingssubsidies kan worden aangemerkt. De Algemene subsidieverordening is in beginsel van toepassing op deze subsidies.

2.2.1 Aanvraag subsidie

Subsidies moeten voor iedereen begrijpelijk en toegankelijk zijn. Daarom is alle informatie over subsidies online beschikbaar op de gemeentelijke website. Daar is per subsidieregeling te vinden:

•wat de subsidie inhoudt,

•welke voorwaarden gelden,

•hoe je de subsidie aanvraagt,

•én welk formulier je daarvoor gebruikt.

Voor subsidieaanvragen die niet binnen één van de subsidieregelingen vallen is een algemeen aanvraagformulier beschikbaar.

Het subsidiebureau van de gemeente ondersteunt aanvragers en bewaakt de voortgang. De subsidiecoördinator coördineert het proces omtrent subsidies en waakt ervoor dat alles wordt geregistreerd in het gemeentelijk zaaksysteem. Het proces is vastgelegd in een digitaal computersysteem (Engage) om het hele proces soepel en inzichtelijk te laten verlopen.

2.2.2 Proces aanvragen subsidie

Het proces van het verlenen van een subsidie verloopt volgens een aantal vaste stappen:

Groen voor positieve stappen (indiening, goedkeuring, uitbetaling).

Blauw voor neutrale of beoordelingsstappen.

Oranje/geel voor controle en verantwoording.

Rood voor afwijzingen of terugvordering

2.2.3 Termijnen

Belangrijk voor het aanvragen van subsidie is dat de daarvoor vastgestelde termijnen worden gevolgd. De subsidie moet worden ingediend binnen de daarvoor vastgestelde aanvraagtermijn. In de Algemene subsidieverordening is bepaald wanneer de subsidie moet worden aangevraagd. Hierin is onderscheid gemaakt in aanvragen voor subsidie die per kalenderjaar of per boekjaar worden verstrekt. Als dit niet het geval is dan moet de aanvraag tussen 8 en 12 weken voordat de activiteiten plaatsvinden worden aangevraagd. In de specifieke subsidieregeling kunnen afwijkende termijnen worden vastgesteld.

De beslistermijn op de aanvraag van de subsidie is afhankelijk of de aanvraag per kalenderjaar, boekjaar of als overige aanvraag is ingediend. Ook voor de beslistermijn kunnen afwijkende termijnen in de subsidieregeling worden vastgesteld.

2.2.4 Beoordelen aanvraag subsidie

Zodra de aanvraag om subsidie is ontvangen wordt gecontroleerd of alle benodigde informatie is aangeleverd. Indien blijkt dat er gegevens ontbreken, dan wordt er een verzoek om aanvullingen verstuurd met daarbij een termijn waarbinnen de ontbrekende gegevens moeten zijn aangeleverd. Indien binnen deze termijn de aanvullende gegevens niet zijn ontvangen, kan de aanvraag buiten behandeling worden gesteld en wordt deze niet inhoudelijk in behandeling genomen.

Als de aanvraag volledig is, dan wordt de aanvraag beoordeeld aan de hand van de Algemene subsidieverordening en aan de betreffende subsidieregeling indien de aanvraag daarop van toepassing is. In de beoordeling wordt bekeken in hoeverre de activiteiten aansluiten op het gemeentelijk beleid. Hierin wordt geoordeeld of het aangevraagde subsidiebedrag kan worden toegekend, een lager bedrag kan worden toegekend of dat de subsidieaanvraag moet worden geweigerd.

2.2.5 Verlenen subsidie

De uitkomst van de beoordeling van een subsidieaanvraag resulteert in een besluit. Dit betreft een schriftelijke reactie van het college op de aanvraag om subsidie waarin wordt medegedeeld of de subsidie kan worden toegekend. Tegen een besluit staan rechtsmiddelen open, er kan bezwaar worden gemaakt.

Indien is besloten dat er subsidie kan worden verleend, wordt in het besluit vermeld bij welke gemeentelijke doelstellingen de te subsidiëren activiteiten aansluiten. Ook wordt in het besluit vermeld welke verplichtingen er van toepassing zijn en hoe de verantwoording van de subsidie moet worden gedaan. Bij lagere subsidiebedragen is het mogelijk dat de subsidie gelijk wordt vastgesteld zodat er later niet nog een verzoek tot vaststelling hoeft te worden ingediend.

In de beschikking wordt vermeld hoe de uitbetaling van de subsidie plaatsvindt. Het subsidiebedrag kan in het geheel als voorschot worden uitbetaald of er kan een deel van het subsidiebedrag worden overgemaakt. Hierbij wordt onderscheid gemaakt in de hoogte van het verleend subsidiebedrag. Hogere bedragen worden in fasen uitgekeerd waarbij bijvoorbeeld eerst 50% van het bedrag wordt overgemaakt na verlening van de subsidie en de overige 50% na verantwoording van subsidies. Lagere subsidies worden vaak in een keer uitgekeerd. In de Algemene subsidieverordening is vastgelegd dat subsidies van ten hoogste € 5.000,- gelijk worden vastgesteld en uitgekeerd.

2.2.6 Vaststellen subsidie

Na uitvoering van de activiteit(en) dient de aanvrager een aanvraag tot vaststelling in bij de gemeente. Hiervoor heeft het college een standaard vaststellingsformulier opgesteld. Bij de vaststelling wordt gecontroleerd of aanvrager de gesubsidieerde activiteiten heeft uitgevoerd en of de hoogte van de subsidie hiermee in lijn is. Een conclusie kan zijn dat er teveel subsidie is verleend en dat er een terugbetaling moet plaatsvinden. Een subsidie kan nooit hoger worden vastgesteld dan dat deze is verleend.

In de Algemene subsidieverordening is vastgelegd welke documenten moeten worden aangeleverd voor de eindverantwoording van de subsidie. Bij subsidies hoger dan €5.000,- moet bijvoorbeeld een inhoudelijk verslag worden aangeleverd. In het inhoudelijk verslag moet worden uitgelegd in hoeverre de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht en aan de verplichtingen is voldaan Er kunnen daarbij verschillende instrumenten worden gebruikt, zoals bestuurs- en activiteitenverslagen, een managementverklaring, een deskundigenverklaring, andere bewijsstukken (bijvoorbeeld een publicatie), enz. Het verslag kan ook bestaan uit een algemeen jaarverslag van een rechtspersoon. Het gaat er om dat duidelijk is dat de verkregen subsidie is aangewend voor het doel waarvoor de subsidie werd verstrekt. Voorts kan het college, overeenkomstig het derde lid van de Algemene subsidieverordening, in een subsidieregeling aangeven andere bewijsmiddelen te verlangen dan een inhoudelijk verslag.

De reactie op de aanvraag tot vaststelling van de subsidie is een besluit waartegen eveneens rechtsmiddelen (bezwaar) open staan.

2.2.7 Standaardbrieven

Voor alle communicatie in het proces over subsidies zijn standaardbrieven opgesteld. Het subsidiebureau faciliteert alle teams binnen de gemeente hierin. Hiermee wordt er eenduidig gecommuniceerd en worden begrippen consequent toegepast. Van belang is dat brieven goed te begrijpen zijn en juridische begrippen goed worden uitgelegd. Ook wordt in de brief vermeld wie de contactpersoon is voor vragen over de brief.

2.2.8 Mandatering

De gemeente Harlingen heeft in het bevoegdhedenbesluit vastgelegd wanneer en aan wie bevoegdheden zijn gemandateerd. In het kader van het nemen van besluiten omtrent subsidieaanvragen en subsidieverzoeken op grond van de Algemene subsidieverordening alsmede binnen het subsidiebudget is gemandateerd aan de teamleider of aan de gemeentesecretaris/ algemeen directeur.

Indien subsidieaanvragen niet binnen het subsidiebudget vallen of onder de Algemene subsidieverordening vallen, wordt het besluit genomen door het college. Dit betekent dat alle subsidies die binnen een subsidieregeling vallen in mandaat kunnen worden afgedaan. Incidentele subsidies die niet binnen een subsidieregeling vallen maar waarvoor wel budget beschikbaar is kunnen ook in mandaat worden behandeld. Er kan niet in mandaat worden besloten indien er sprake is van politieke gevoeligheid met betrekking tot een subsidie.

Er is voor gekozen om de besluitvorming omtrent subsidies niet verder te mandateren aan de medewerkers. De gemeente Harlingen is een relatief kleine organisatie en de behandeling van subsidieaanvragen wordt uitgevoerd door de betreffende beleidsmedewerker en wordt daarbij ondersteund door de subsidie-coördinator. Gelet op het vier-ogenprincipe is het wenselijk dat het besluit wordt genomen door de teamleider zodat er een extra check wordt uitgevoerd over het besluit.