verordening op de auditcommissie gemeente Hardinxveld-Giessendam

Artikel 1 Begripsbepalingen

1In deze verordening wordt verstaan onder:a. accountant: de in de Controleverordening gemeente Hardinxveld-Giessendam bedoelde accountant die belast is met de controleop de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoeldejaarrekening;b. advies: advies van de auditcommissie aan de raad;c. college: het college van burgemeester en wethouders;d. commissie: de auditcommissie;e. controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op dejaarrekening; f. controleverordening: Controleverordening gemeente Hardinxveld-Giessendam.g. het Debat: de raadsbijeenkomst waarin raadsvoorstellen worden besproken in voorbereiding op de besluitvorming in de raadsvergadering;h. raad: de gemeenteraad; i. voorzitter: de voorzitter van de auditcommissie.

Artikel 2 Instelling en Doel

1Er is een auditcommissie die de raad adviseert.

2De commissie heeft als doel:a. afstemmingsoverleg te voeren met de accountant als bedoeld in artikel 4 van de Controleverordening en uitvoering te geven aan de taken als omschreven in artikel 3 van de verordening op de auditcommissie gemeente Hardinxveld-Giessendam;b. overleg te voeren met betrekking tot het aanbestedingstraject van de accountant.

3De commissie treedt niet in de bevoegdheden van raad en college.

Artikel 3 Taken en bevoegdheid

1De commissie adviseert over de planning- en controlinstrumenten.

2De commissie adviseert over het Programma van Eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole, zoals bepaald in artikel 2, derde lid van de Controleverordening.

3Jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole vindt afstemmingsoverleg plaats tussen de commissie en de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te besteden aan bepaalde posten of organisatieonderdelen, zoals ook bedoeld in artikel 4 van de Controleverordening.

4De commissie adviseert over het vast te stellen controleprotocol.

5De commissie bespreekt met de accountant zijn rapport van bevindingen over de controle van de jaarrekening zoals bepaald in artikel 7, vierde lid, van de Controleverordening, en brengt hierover een advies uit.

6De commissie adviseert over het evalueren van de werkzaamheden van de accountant.

7De commissie bereidt het aanbestedingstraject voor van het contract met de accountant.

8De commissie adviseert over de door de accountant ten behoeve van de raad uitgebrachte rapporten.

9De commissie draagt er zorg voor dat de raad inzicht krijgt in het opvolgen van aanbevelingen van de in het vorige lid van dit artikel genoemde rapporten.

10De commissie kan adviseren over taken zoals de financiële uitgangspunten, de financiële positie, onderzoeken college, de lokale rekenkamer en bezuinigingen.

Artikel 4 Samenstelling en benoeming

1De commissie bestaat uit raads- en/of burgerleden. De raad benoemt de leden en plaatsvervangende leden van de commissie. Elke fractie draagt een lid en plaatsvervangend lid voor. Burgerleden kunnen alleen als plaatsvervangend lid worden benoemd.

2De commissie benoemt uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter. De voorzitter neemt deel aan de vergadering en heeft stemrecht.

3De griffier of de plaatsvervangend griffier is secretaris van de commissie.

4De commissie kan interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

5Als interne c.q. externe adviseurs worden in ieder geval aangemerkt: de portefeuillehouder Financiën, de gemeentesecretaris, het hoofd Middelen en de accountant.

Artikel 5 Zittingsduur

1De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij ontslag als lid van de raad.

2De raad kan een commissielid tussentijds ontslaan.

3Een commissielid kan te allen tijde ontslag nemen.

Artikel 6 Taken van de voorzitter

De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van zorgvuldige advisering over commissieaangelegenheden. De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de secretaris van de commissie.

Artikel 7 Vergaderingen en verslaglegging

1De commissie vergadert minimaal twee maal per jaar of zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van de in artikel 3 benoemde taken.

2De vergaderingen van de commissie zijn besloten, tenzij de commissie anders bepaalt.

3De besluitenlijsten, waarin de adviezen van de commissie zijn opgenomen, zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

4Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de secretaris. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie.

5Het vastgestelde verslag van besloten vergaderingen wordt vertrouwelijk ter kennis gebracht aan het college, de leden van het presidium en de overige raads- en burgerleden.

Artikel 8 Informeren raad

1De commissie informeert de raad via de vergadering van “Het Debat” over gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviserende leden en beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren over bevindingen aangaande haar werkzaamheden.

2Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in de vergadering van “Het Debat”.

3Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.

Artikel 9 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als de “Verordening auditcommissie Hardinxveld-Giessendam”.

Artikel 10 Inwerkingtreding

De verordening treedt de dag na de bekendmaking in werking.