Aanhef
Huishoudelijk Reglement Seniorenconvent
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
In dit huishoudelijk reglement wordt verstaan onder:
a voorzitter: de voorzitter van de raad of zijn/haar vervanger;
b leden: de fractievoorzitters of de door deze aangewezen vervangers;
c seniorenconvent: de instelling als bedoeld in artikel 5 van het Reglement van Orde voor de gemeenteraad van Halderberge.
Hoofdstuk 2 Samenstelling en taken
Artikel 2 Samenstelling seniorenconvent
1Het seniorenconvent bestaat uit de voorzitter en de fractievoorzitters.
2De griffier of zijn/haar vervanger is in elke vergadering van het seniorenconvent aanwezig.
3Elke fractievoorzitter kan een lid van de raad aanwijzen, dat hem/haar bij zijn/haar afwezigheid in het seniorenconvent vervangt.
Artikel 3 De voorzitter
1De voorzitter is belast met:
a het leiden van de vergadering
b het handhaven van de orde
c het doen naleven van dit reglement van orde
d de uiteindelijke beslissing van de zitplaatsen in de raadzaal
e hetgeen de Gemeentewet of dit reglement van orde hem verder opdraagt.
2De voorzitter heeft het recht aan de beraadslagingen van het seniorenconvent deel te nemen.
Artikel 4 De griffier
1De griffier is in elke vergadering van het seniorenconvent aanwezig.
2Bij verhindering of afwezigheid wordt hij/zij vervangen door zijn/haar plaatsvervanger.
3Hij/zij kan als adviseur aan de beraadslagingen als bedoeld in dit reglement deelnemen.
Artikel 5 Taken
1Het seniorenconvent heeft de volgende taken:
a vaststellen van de voorlopige agenda van de gemeenteraad;
b vaststellen van de voorlopige agenda van de raadscommissies;
c maken van procedurele en huishoudelijke afspraken m.b.t. raads- en commissievergaderingen
d vaststellen van het vergaderschema;
e vaststellen van de termijnagenda, het overzicht van moties en amendementen en de schriftelijke vragen van raadsleden;
f vaststellen onderwerpkeuze Informatiepodia;
g houden van periodieke gesprekken met de burgemeester over het wederzijds functioneren
h overige zaken die door de raad zijn opgedragen.
2Het seniorenconvent treedt als overlegplatform en/of adviesorgaan op voor:
a spoedeisende kwesties
b afstemmingsvraagstukken met het college van burgemeester en wethouders
c de zitplaatsverdeling in de raadzaal
d het vaststellen van de fractievergoedingen
e de onderwerpkeuze t.a.v. rekenkameronderzoeken
f vertrouwelijke onderwerpen die (nog) niet openbaar behandeld kunnen worden
g de toepassing van de gedragscode politieke ambtsdragers
h onderwerpen waarbij de privacy van personen in het geding is
Hoofdstuk 3 Vergaderingen
Artikel 6 Tijd en plaats van vergaderen
1De vergaderingen vinden plaats op de dag en het tijdstip, zoals in het vergaderschema is bepaald. De vergaderingen worden gehouden in het gemeentehuis te Halderberge.
2De voorzitter kan in bijzondere gevallen, in afwijking van het vergaderschema, een andere dag en aanvangstijd bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. Hij voert hierover, tenzij sprake is van een spoedeisende situatie, overleg met het seniorenconvent.
Artikel 7 Oproep
De voorzitter zendt tenminste 5 dagen voor een vergadering de leden van het seniorenconvent een oproep onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de vergadering.
Artikel 8 Agenda
1Voordat de oproep wordt verzonden, stelt de voorzitter in samenspraak met de griffier de agenda van de vergadering vast.
2Op voorstel van de voorzitter, een lid van het seniorenconvent of de griffier, kan het seniorenconvent bij de vaststelling van de agenda afwijken.
Artikel 9 Openbaarheid
De vergaderingen van het seniorenconvent zijn niet openbaar.
Artikel 10 Opening vergadering; quorum
1De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur, indien tenminste de helft van de leden van het seniorenconvent aanwezig is.
2Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, beraadslagen en besluiten de aanwezige leden uitsluitend over procedurele zaken die op de agenda staan vermeld. Zo nodig bepaalt de voorzitter dag en uur van een volgende vergadering.
Artikel 11 Verslag
1Het concept-verslag van de vergadering wordt door de griffier opgesteld en gelijktijdig met de oproep van de volgende vergadering aan de leden van het seniorenconvent toegezonden.
2Het verslag wordt aan het begin van de vergadering vastgesteld.
3De leden, de voorzitter en de griffier kunnen een voorstel tot verandering doen, als het concept onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft wat is besloten.
4Het verslag bevat in ieder geval:
a de namen van de aanwezigen;
b vermelding van de onderwerpen die aan de orde zijn geweest;
c de genomen besluiten en gedane toezeggingen;
5Het vastgestelde verslag wordt door de voorzitter en de griffier ondertekend.
Artikel 12 Deelname aan de beraadslagingen door anderen
1Het seniorenconvent kan bepalen dat anderen dan in de vergadering aanwezige leden van het seniorenconvent, de voorzitter of de griffier, deelnemen aan de beraadslagingen.
2Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of een van de leden genomen voor met de beraadslagingen ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt wordt begonnen.
Artikel 13 Stemmingen
1Elk lid heeft één stem in het seniorenconvent.
2De voorzitter heeft geen stem in het seniorenconvent.
3Bij het staken van de stemmen beslist de voorzitter.
Hoofdstuk 4 Slotbepalingen
Artikel 14 Uitleg Huishoudelijk Reglement
In de gevallen waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet of bij twijfel over de toepassing beslist het seniorenconvent, bij meerderheid van stemmen, op voorstel van de voorzitter.
Artikel 15 In werking treden
Dit huishoudelijk reglement voor het seniorenconvent 2013 treedt in werking op de dag na die van vaststelling ervan.
Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad
van de gemeente Halderberge d.d. 30 mei 2013,
de plv. griffier, de voorzitter,
W.J.A.M. Wilde G.A.A.J. Janssen