Verordening op de vertrouwenscommissie Haarlemmermeer

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.de minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

b.de commissaris: de commissaris van de Koning in de provincie Noord-Holland;

c.de commissie: de vertrouwenscommissie, zijnde een raadscommissie, die belast is met de voorbereiding van de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester;

d.de secretaris: de secretaris van de commissie

Artikel 2 Samenstelling commissie

1De commissie bestaat uit 7 leden, door de raad uit zijn midden benoemd.

2De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

3Plaatsvervangende leden worden niet aangewezen. Het lidmaatschap is persoonlijk.

4Het lidmaatschap van de commissie vervalt bij verlies van het raadslidmaatschap.

Artikel 3 Ambtelijke ondersteuning

1De griffier is secretaris van de commissie en geeft uit dien hoofde ambtelijke ondersteuning aan de commissie.

2Een plaatsvervangend griffer wordt ter ambtelijke ondersteuning toegevoegd.

Artikel 4 Taak en bevoegdheden

1De commissie heeft tot taak een aanbeveling ter herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden.

2De commissie brengt over haar bevindingen schriftelijk en vertrouwelijk verslag uit aan de raad en de commissaris van de Koning. Het verslag aan de raad wordt voorzien van een concept aanbeveling.

3De commissie licht het concept van haar verslag en haar bevindingen bedoeld in het tweede lid toe aan de Commissaris van de Koning.

Artikel 5 Vergaderingen

1De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste 4 leden dit noodzakelijk acht(en). De commissie vergadert slechts indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is.

2De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. De voorzitter roept de volgende personen schriftelijk tot de vergadering op:

a.de leden van de commissie;

b.de burgemeester

3De in het tweede lid bedoelde oproeping geschiedt ten minste 5 dagen voorafgaand aan de vergadering. Indien bijzondere omstandigheden een spoedige bijeenkomst van de commissie vergen kan van de in de eerste volzin van dit lid bedoelde termijn worden afgeweken doch geschiedt de oproeping ten minste 24 uren voorafgaand aan de vergadering.

Artikel 6 Stemming

1De commissie besluit over de vaststelling van een concept aanbeveling bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid één stem heeft.

2Indien de stemmen staken, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden de verschillende meningen in het in artikel 7 bedoelde verslag opgenomen.

Artikel 7 Gesprek en verslag

1De commissie baseert zich ten behoeve van de herbenoemingsprocedure op de bestaande profielschets, de wettelijke taken en de klankbordgesprekken als informatiebronnen om het te voeren gesprek met de burgemeester voor te bereiden.

2Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad, de commissaris van de Koning en de burgemeester te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt dat bij het verslag van bevindingen wordt gevoegd.

3Het in artikel 7.2 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van een conceptaanbeveling inzake de herbenoeming.

4Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester afspraken zijn gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze expliciet in het verslag van bevindingen vermeld.

Artikel 8 Geheimhouding

1Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de wet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt.

2De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht.

3Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de geheimhouding in deze procesgang wordt gegarandeerd.

4Aan degenen die geen lid zijn van de commissie wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek.

5De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

6De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet, ook in het geval de commissie wordt ontbonden of het lidmaatschap voor één of meerder leden vervalt, van kracht.

Artikel 9 Archivering

1De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de herbenoeming alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld, gerubriceerd als ‘geheim’ en worden overdragen naar de daartoe aangewezen archiefruimte;

2De secretaris en de beheerder van de archiefbewaarplaats maken van de overbrenging gezamenlijk een verklaring als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15 eerste lid sub a van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn;

3De secretaris van de commissie draagt er, uiterlijk bij afronding van de herbenoemingsprocedure zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën onmiddellijk worden vernietigd.

Artikel 10 Ontbinding vertrouwenscommissie

De commissie wordt geacht te zijn ontbonden met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister van BZK aan de gemeenteraad is bekendgemaakt dat de burgemeester bij Koninklijk besluit is herbenoemd.

Artikel 11 Contactpersoon

De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon naar buiten.

1Alle stukken bestemd voor de commissie worden gericht aan de voorzitter en gezonden aan het privéadres van de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van ontbinding van de commissie.

2Alle stukken die van de commissie uitgaan worden door de voorzitter en de secretaris ondertekend.

Artikel 12 Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening, de handreiking of de circulaire niet voorziet, beslist de commissie.

Slotbepalingen

1Deze verordening kan worden aangehaald als: Verordening op de vertrouwenscommissie Haarlemmermeer 2024-2025.

2Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na die van haar vaststelling.

3Deze verordening vervalt met ingang van de dag volgend op die waarop de minister een besluit heeft genomen op de aanbeveling van de raad.

4Deze verordening zal aan de Commissaris van de Koning ter kennis worden gebracht.