Uitvoeringsbeleid evenementen Haarlemmermeer 2021

3.1.1 Aanmelden evenement - de evenementenkalender

Evenementen kunnen het hele jaar door georganiseerd worden, maar de meeste evenementen vinden plaats in de lente- en zomermaanden. Dit is van invloed op de beschikbare mogelijkheden per datum en locatie. Een goede spreiding van evenementen is daarom van belang. Niet alleen omdat evenementenlocaties schaars zijn, maar ook om eventuele overlast van evenementen op een locatie te beperken. Daarnaast moeten regionale hulpdiensten rekening houden met de inzet tijdens evenementen. Deze inzet is beperkt beschikbaar. Voor een goed overzicht van de mogelijkheden wordt er jaarlijks een regionale evenementenkalender opgesteld.

Iedere evenementenorganisator van een vergunningsplichtig evenement moet daarom jaarlijks vóór 1 november het evenement aanmelden bij de gemeente Haarlemmermeer. Dit gebeurt met een vragenformulier waarmee de belangrijkste aspecten van het voorgenomen evenement duidelijk worden. Deze aanmelding wordt getoetst op haalbaarheid. Daarnaast is het ook van belang dat – indien van toepassing – zo vroegtijdig mogelijk toestemming verkregen wordt van de grondeigenaar, zoals bijvoorbeeld het recreatieschap.

Na 1 december wordt de regionale evenementenkalender voor het komende jaar door de VRK vastgesteld. Het aanmelden van een evenement staat niet gelijk aan het aanvragen van een evenementenvergunning. Het geeft ook geen garantie dat de vergunning verleend wordt en dat het evenement op de gewenste datum en locatie kan plaatsvinden.

3.1.2 Aanvragen evenementenvergunning

Een evenement waarvoor een vergunning nodig is, moet ruimschoots van tevoren worden aangevraagd bij de burgemeester van Haarlemmermeer. Dit is nodig om de aanvraag zorgvuldig te kunnen beoordelen. Deze aanvraag wordt namelijk door verschillende (externe) partijen getoetst. In veel gevallen moet de organisator de aanvraag bijstellen of aanvullen. Deze wijzigingen moeten ook weer getoetst worden. Voor A- en B-evenementen is de uiterlijke indieningstermijn 8 weken voorafgaand aan het evenement. Voor C-evenementen is de indieningstermijn 12 weken. Deze termijnen zijn ook vastgesteld in de APV.

Het aanvragen van een evenementenvergunning kan met een online vragenformulier via de website van de gemeente Haarlemmermeer, www.haarlemmermeer.nl.

■ Ontvankelijkheidstoets – is de aanvraag volledig en tijdig ingediend?

De aanvraag wordt geregistreerd en in behandeling genomen door het team Vergunningverlening.

Zij toetsen of de aanvraag tijdig is ingediend en volledig is. Dit noemen we de ontvankelijkheidstoets.

Een aanvraag die onvolledig is, kan niet in behandeling worden genomen. De organisator wordt in dit geval verzocht om de aanvraag aan te vullen. In de brief namens de burgemeester staat welke informatie of documenten aangeleverd moet worden om de aanvraag volledig te maken. De termijn om aan te vullen is maximaal 2 weken. Dit noemen we de begunstigingstermijn.

Ook als de aanvraag te laat is ingediend, kan de burgemeester besluiten de aanvraag niet in behandeling te nemen. Er blijft dan te weinig behandeltijd over voor een zorgvuldige beoordeling. Een zorgvuldige beoordeling is noodzakelijk om de risico’s bij evenementen te beperken.

Bij een aanvraag evenementenvergunning zijn aanvullende documenten nodig om een duidelijk beeld te krijgen van de activiteiten, de risico’s en de beheersmaatregelen van de organisator. Afhankelijk van het type evenement en het risicoprofiel, zijn de volgende documenten nodig:

-situatietekening van de locatie

-inrichtingsplan van het evenemententerrein

-draaiboek van het evenement

-verkeers- en mobiliteitsplan (afhankelijk van evenement)

-geluidsrapport (afhankelijk van evenement)

-veiligheidsplan (afhankelijk van evenement)

Organisatoren die een veiligheidsplan moeten aanleveren, bundelen alle benodigde documenten in het veiligheidsplan. In de bijlagen van dit uitvoeringsbeleid wordt meer uitleg gegeven over deze documenten.

■ Vooroverleg – de evenementencommissie

Voor evenementen met een hoger risicoprofiel of als er onduidelijkheden zijn in de aanvraag, kan het nodig zijn om de conceptaanvraag voor te bespreken tijdens een vooroverleg met alle adviseurs die de aanvraag beoordelen. Dit is de evenementencommissie, bestaande uit de gemeente, politie, brandweer, GHOR en waar nodig andere professionals op het gebied van veiligheid. Het team Vergunningverlening van de gemeente heeft de regie over dit overleg en plant indien nodig ruimschoot van tevoren een afspraak in met de organisator van het evenement. Dit is meestal een maand voorafgaand aan de uiterlijke indiengingstermijn. Vervolgens heeft de organisator nog enkele weken om de adviezen te verwerken en de aanvraag volledig te krijgen.

■ Workshops – opstellen veiligheidsplan

Organisatoren die weinig of geen ervaring hebben met het organiseren van een evenement, kunnen verrast worden door de hoeveelheid informatie en documenten die aangeleverd moeten worden. Dit geldt met name voor evenementen waarvoor een veiligheidsplan vereist is. Voor die organisatoren worden er periodiek workshops georganiseerd. Tijdens deze workshops krijgen organisaties hulp van de betrokken professionals/ adviseurs bij het opstellen van een veiligheidsplan. De organisator blijft zelf verantwoordelijk voor het opstellen van een veiligheidsplan, maar kan met de gegeven aanwijzingen een zorgvuldig veiligheidsplan opstellen. De workshops zijn niet alleen bedoeld om kennis te delen, maar vooral ook om organisatoren te laten beseffen dat zij voor het grootste deel zélf verantwoordelijk zijn voor een veilig verloop van het evenement. Dit betekent ook dat alle leden van de evenementenorganisatie kennis moeten hebben van de inhoud van een veiligheidsplan. Zij zijn dan goed voorbereid op eventuele calamiteiten en weten hoe ze moeten handelen.

■ Publicatie van de aanvraag

Een aanvraag evenementenvergunning wordt online gepubliceerd op de website www.officielebekendmakingen.nl. Hiermee krijgen belanghebbenden, bijvoorbeeld omwonenden van een evenement, de kans om de aanvraag in te zien en een reactie te geven. Dit noemen we een zienswijze. De ingediende zienswijzen worden betrokken bij het besluit om een vergunning te verlenen.

3.1.3 Evenementenvergunning

De burgemeester besluit tot het verlenen of (gedeeltelijk) weigeren van de evenementenvergunning. Bij de beoordeling zijn alle adviezen en eventuele zienswijzen meegewogen. Aan de vergunning worden voorschriften verbonden waaraan de organisator zich moet houden. In het volgende hoofdstuk wordt meer uitleg gegeven over de regels bij evenementen.

De aanvrager ontvangt de vergunning per post en/ of e-mail.

■ Weigeringsgronden

Een evenementenvergunning kan in de meeste gevallen worden verleend, maar wordt soms geweigerd in het belang van de:

a) openbare orde;

b) openbare veiligheid;

c) volksgezondheid;

d) bescherming van het milieu.

Deze weigeringsgronden zijn opgenomen in artikel 1:8 van de APV.

■ Wet Bibob (integriteitstoets)

Met behulp van de Wet Bibob (Bevordering Integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur) wil de overheid voorkomen dat een bepaalde vergunning die zij afgeeft, wordt misbruikt voor criminele activiteiten. De burgemeester kan onderzoeken of de aanvrager van de vergunning betrouwbaar en integer is. Als uit onderzoek blijkt dat de aanvrager van de vergunning verdacht wordt van betrokkenheid bij criminele activiteiten, zal de burgemeester de gevraagde vergunning niet afgeven of een al verleende vergunning intrekken. De burgemeester laat zich hierbij onder andere adviseren door het RIEC (Regionaal Informatie en Expertisecentrum) Noord-Holland.

■ Bezwaar en beroep

Belanghebbenden die het niet eens zijn met het besluit, kunnen binnen 6 weken na het verlenen van de vergunning een bezwaarschrift indienen bij de burgemeester. Bij spoed kan een voorlopige voorziening bij de rechtbank aangevraagd worden. Een juridische procedure kan tot gevolg hebben dat de burgemeester een nieuw besluit moet nemen. In zeer uitzonderlijke gevallen kan dit leiden tot weigering of gedeeltelijke weigering van de vergunning.

■ Schouw en controle

Bij sommige risicovolle evenementen kan het nodig zijn om enkele uren voorafgaand aan de opening van een evenement een multidisciplinaire schouw te organiseren. Tijdens deze schouw controleren de adviseurs en toezichthouders of de organisator voldaan heeft aan de vergunningvoorschriften. Indien nodig/ mogelijk worden knelpunten ter plekke opgelost. In het hoofdstuk 5 wordt de rol van toezicht en handhaving uitvoeriger beschreven.

De evenementenorganisator krijgt tijdens het vooroverleg te horen of er een schouw wordt ingepland.

3.1.4 Evaluatie

Na afloop van een evenement beoordeelt het team Vergunningverlening samen met de procesmanagers en betrokken adviseurs of het evenement in aanmerking komt voor een evaluatie.

Het streven is om binnen 4 weken na afloop van het evenement de evaluatie te laten plaatsvinden.

Tijdens dit overleg wordt onder andere ingegaan op het verloop van het evenement, eventuele klachten en bijzonderheden in (de aanloop van) het vergunningproces. De evaluatie heeft tot doel om eventuele knelpunten en risico’s bij een volgende editie van het evenement te voorkomen. Dit draagt bij aan een verdere professionalisering van het evenement en de organisator. De betrokken evenementenorganisator wordt nadrukkelijk verzocht aanwezig te zijn bij de evaluatie.

3.2.1 Ontheffing alcoholische drank

Voor het op andere plekken dan in de horeca-inrichting (inclusief terras) bedrijfsmatig verstrekken van alcoholhoudende drank, is op grond van de Drank- en Horecawet een ontheffing nodig van de burgemeester. Deze ontheffing kan alleen worden verleend voor bijzondere gebeurtenissen van zeer tijdelijke aard (maximaal twaalf aaneengesloten dagen). Daarnaast is de ontheffing alleen geldig voor zwak-alcoholhoudende dranken. Dit zijn dranken met een alcoholgehalte van minder dan 15%, zoals wijn en bier. Sterke dranken zoals jenever, port en gin mogen alleen verstrekt worden door een horecabedrijf met een drank- en horecavergunning. Hiervoor gelden aanvullende eisen op grond van de Drank- en Horecawet.

Een ontheffing alcoholische drank kan slechts verleend worden aan een persoon:

a.die de leeftijd van eenentwintig jaar bereikt;

b.niet in enig opzicht van slecht levensgedrag is.

Voor een ontheffing op grond van artikel 35 van de Drank- en Horecawet zijn leges verschuldigd. Het tarief hiervoor is opgenomen in de Legesverordening van de gemeente Haarlemmermeer. Een ontheffing moet minimaal 8 weken voorafgaand aan het evenement worden aangevraagd bij de burgemeester van Haarlemmermeer.

3.2.2 Ontheffing geluidhinder

Tijdens een evenement wordt vaak gebruik gemaakt van versterkt geluid of muziek. Dit kan voor omwonenden of voor de omgeving geluidhinder veroorzaken. Zonder ontheffing is het niet toegestaan om tijdens een evenement en buiten een inrichting toestellen of geluidsapparaten in werking te hebben. Aan de ontheffing worden voorschriften verbonden om geluidsoverlast te beperken. Deze voorschriften komen terug in de evenementenvergunning.

De ontheffing wordt verleend op grond van artikel 6.11 van de Verordening fysiek domein gemeente Haarlemmermeer. Voor vergunningsvrije evenementen kan een vrijstelling gelden.

Voor een ontheffing geluidhinder zijn leges verschuldigd. Het tarief hiervoor is opgenomen in de Legesverordening van de gemeente Haarlemmermeer. De ontheffing wordt automatisch aangevraagd als een organisator dit aangeeft in het aanvraagformulier voor een evenementenvergunning.

3.2.3 Ontheffing Zondagswet

Voor evenementen op zondag is de Zondagswet van toepassing. Onder zondagen worden ook de volgende feestdagen verstaan: tweede Paasdag, tweede Pinksterdag, tweede Kerstdag, Goede Vrijdag en Nieuwjaarsdag. Op grond van artikel 3 van de Zondagswet is het verboden om op zondagen geluid te maken dat op een afstand van meer dan 200 meter hoorbaar is. Verder bepaalt artikel 4 van de Zondagswet dat het verboden is op zondag voor 13 uur openbare vermakelijkheden te houden, daartoe gelegenheid te geven of daaraan deel te nemen.

De burgemeester kan ontheffing verlenen voor de activiteiten van een evenement die vóór 13.00 uur starten. Dit geldt niet voor versterkt geluid en muziek. Op zondag is versterkt geluid en muziek pas toegestaan na 13.00 uur en alleen met een ontheffing van de burgemeester.

Voor een ontheffing van de Zondagswet zijn leges verschuldigd. Het tarief hiervoor is opgenomen in de Legesverordening van de gemeente Haarlemmermeer. Er worden geen leges in rekening gebracht als er voor het evenement ook al een geluidsontheffing wordt verleend.

3.2.4 Vuurwerk of ander gebruik luchtruim

Sommige evenementen maken gebruik van vuurwerk tijdens het evenement. Voor het afsteken van (professioneel) vuurwerk heeft het bedrijf dat de vuurwerkshow verzorgt een toepassingsvergunning van het ministerie nodig. Dit is geregeld in het Vuurwerkbesluit en de ‘Regeling bedrijfsmatig tot ontbranding brengen van vuurwerk’.

Daarnaast is voor de specifieke vuurwerkshow een ontbrandingstoestemming nodig. Het bedrijf dat de show verzorgt moet de ontbrandingstoestemming minimaal 14 weken voorafgaand aan het evenement aanvragen bij de provincie Noord-Holland.

Er is een ontbrandingstoestemming nodig in de volgende gevallen:

-bij het afsteken van professioneel vuurwerk;

-bij het afsteken van consumentenvuurwerk (meer dan 200 kilogram);

-bij het afsteken van theatervuurwerk (meer dan 20 kilogram).

Bij kleinere hoeveelheden vuurwerk is een ontbrandingsmelding nodig. Deze melding moet minimaal 2 weken voorafgaand aan het evenement worden ingediend bij de provincie Noord-Holland.

■ Luchtvaartuigen

Voor het buiten het vliegveldterrein opstijgen of landen met een luchtvaartuig, bijvoorbeeld een helikopter, is een TUG-ontheffing van de Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied nodig.

Er is een ontheffing van het verbod mogelijk als het terrein voldoet aan bepaalde eisen. Dit heet: tijdelijk en uitzonderlijk gebruik (TUG) van dat terrein. De behandeltermijn van een TUG-ontheffing is 4 weken.

■ Drones en ballonnen

Tijdens evenementen zijn drones niet toegestaan. In de gemeente Haarlemmermeer is namelijk een groot gebied rondom vliegvelden aangewezen als no-fly zone. Daarnaast is het vliegen met drones boven een mensenmenigte gevaarlijk en niet toegestaan. In uitzonderlijke gevallen is het beroepsmatig vliegen met een drone mogelijk als de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) hiervoor een vergunning heeft afgegeven.

Het oplaten van (wens)ballonnen is niet toegestaan binnen de gemeente Haarlemmermeer.