Aanhef
De raad van de gemeente Haarlemmermeer;
gelezen het voorstel van Burgemeester en Wethouders van 29 juni 2021,
nummer 2021.0001604;
besluit:
2vast te stellen de Instructie voor de griffier van de gemeente Haarlemmermeer 2021;
Algemeen
Artikel 1 Griffier
1De raad benoemt de griffier.
2De raad benoemt de plaatsvervangend griffier.
3De griffier stelt medewerkers van de griffie aan.
4Bij verhindering of afwezigheid van de griffier treedt de daartoe door de raad aangewezen plaatsvervangend griffier in zijn plaats.
Artikel 2 Organisatie en werkwijze griffie
1De griffier geeft leiding aan de griffie.
2De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie.
3De nadere invulling van de werkwijze en taken van de griffie worden vastgelegd in een functieboek griffie.
Taken van de griffier
Artikel 3 Algemene ondersteuning
1De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de raad.
2De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de leden van de raad.
3De griffier draagt zorg voor de toegankelijkheid van het vergaderstelsel van de gemeenteraad voor inwoners en instellingen van de gemeente Haarlemmermeer.
4De griffier draagt zorg voor het faciliteren en organiseren van eventuele trainingen ten behoeve van de vaardigheden van raadsleden.
Artikel 4 Ondersteuning commissies, en werkgroepen
Indien de raad een werkgroep of commissie instelt, draagt de griffier zorg voor de ondersteuning van die werkgroep of commissie, tenzij de raad of de commissie anders beslist.
Artikel 5 Ambtelijke bijstand
De griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de secretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Voorschriften hierover zijn gesteld in de Verordening op de ambtelijke bijstand.
Artikel 6 Agenda en Presidium
1De griffier ondersteunt het Presidium bij het voorbereiden van de agenda's van de raadsvergaderingen en raadsessies.
2De griffier draagt in opdracht van het Presidium zorg voor de verzending van de raadsagenda en daarbij behorende stukken
3De griffier verzendt overige informatie welke aan de raad is gericht op de naar zijn inzicht meest geschikte wijze.
Artikel 7 Presidium en Cultuur en Structuur
1De griffier ondersteunt het Presidium bij zijn voorbereidende functie tot het leveren van bijdragen aan:
a.de ontwikkeling van kwaliteit van de raadspleinvergaderingen
b.de ontwikkeling van werkwijzen van de raad.
c.het waarborgen van de kwaliteit van de raadsstukken
Artikel 8 Seniorenconvent
De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het Seniorenconvent.
Artikel 9 Vergaderingen van de raad en raadssessies
1De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen.
2De griffier of een door hem daartoe aangewezen medewerker van de griffie is aanwezig bij de raadssessies.
Artikel 10 Bijstand raadsvoorzitter en sessievoorzitters
1De griffier staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad.
2De griffier draagt er zorg voor dat de voorzitters van de raadsessies worden bijgestaan in een goede voorbereiding en een goed verloop van de raadssessies waarin de raadscommissie uiteengaat.
Artikel 11 Inwoners en instellingen
De griffier is verantwoordelijk voor een goede ondersteuning van inwoners en instellingen die gebruik willen maken van de mogelijkheden tot burgerparticipatie ten aanzien van de raad.
Artikel 12 Afstemming gemeentesecretaris
De griffier zorgt voor adequate afstemming met de secretaris gericht op een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures.
Artikel 13 Driehoeksoverleg tussen burgemeester, gemeentesecretaris en griffier
De griffier overlegt met burgemeester en gemeentesecretaris om gezamenlijk optimale ondersteuning van en regie op de verdeling van rollen en taken tussen raad en college te bewerkstelligen.
Artikel 14 Slotbepaling
1In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de werkgeverscommissie.
2Deze instructie treedt in werking op de dag na de vaststelling.