Besluit van de gemeenteraad en het college van burgmeester en wethouders van de gemeente Haarlem houdende regels omtrent de actieve informatieplicht

1. Openbare besluitenlijsten college

Voornamelijk ten behoeve van de controlerende taak van de raad is de besluitenlijst van het college een belangrijke basis voor de informatieverstrekking. Het college is ingevolge artikel 60, derde lid van de Gemeentewet verplicht de besluitenlijst van zijn vergaderingen openbaar te maken. Vanuit een oogpunt van actualiteit is het noodzakelijk om dit zo spoedig mogelijk na de vergadering te laten plaatsvinden. In de bijlage wordt nader ingegaan op de besluitenlijst van het college in relatie tot de actieve informatieplicht.

2. Raadsinformatiebrieven

Een raadsinformatiebrief is een brief van het college waarin mededelingen aan de raad worden gedaan over bepaalde (belangrijke, actuele) ontwikkelingen. Het doel is informeren. Er wordt geen oordeel of besluit gevraagd. Er zijn verschillende mogelijkheden:

a.Brief van college behorend bij een collegebesluit/raadsvoorstel: deze brieven worden gepubliceerd met de besluitenlijst (zie 1). Het collegebesluit zelf is geen informatiemiddel in het kader van actieve informatieplicht, maar valt onder de normale bestuursverantwoordelijkheid.

b.Brief van college aanvullend op een onderwerp dat in behandeling is bij de commissie of raad (al geagendeerd op een commissie of raadsvergadering). Vaak/meestal in reactie op vragen tijdens een eerdere commissiebehandeling. Hier is doorgaans sprake van spoed. De brief wordt bij het behandelvoorstel geagendeerd.

c.“Initiatiefbrieven” bedoeld om informatie aan de commissie of raad te verstrekken over een actueel (nieuw) onderwerp. Wordt bij ‘ter kennisname toegezonden stukken’ geagendeerd

d.Een kopie van brief van college/wethouder aan derden ter informatie aan commissie of raad. (komt op ingekomen stukkenlijst commissie of raad) bijv. een brief van het college aan de Participatieraad of een kopie van een antwoord op een aan de raad gerichte brief.

3. Vaste agendapunten

Agendapunten op de commissie/raadsagenda zijn instrumenten van de raad (mondelinge vragen, interpellaties). Voor het college is hier de ‘passieve’ informatieplicht aan de orde. Wel is er voor de wethouders gelegenheid gebruik te maken van het agendapunt rondvraag en mededelingen. Zie ook onder 5. Mededelingen van de portefeuillehouder.

4. Ingekomen stukken plenaire fora en raadsvergaderingen

Onder punt 2. Raadsinformatiebrieven worden de diverse mogelijkheden geschetst waarop het college via een (kopie van een) brief informatie verschaft aan commissie en raad. De werkwijze onder c. en d. leidt tot plaatsing op de commissieagenda onder het punt: “ter kennisname toegezonden stukken”. De werkwijze onder a. en b. leidt tot plaatsing op de commissieagenda bij het betreffende collegebesluit/raadsvoorstel.

5. Mededelingen van de portefeuillehouder in de commissievergaderingen

De portefeuillehouder kan in de commissievergadering korte mededelingen doen over zaken waarvan hij het belangrijk vindt de commissie ter zake te informeren. Hiertoe is gelegenheid bij het algemene rondvraagpunt op de commissieagenda.

6. Verstrekken van inlichtingen aan commissie of raad over voorgenomen besluiten (voorhangprocedure)

In sommige gevallen is het college op grond van de Gemeentewet verplicht (artikel 160, tweede lid en 169, vierde lid) tot het verstrekken van inlichtingen aan en het peilen van het gevoelen van de raad; in andere gevallen kan dit wenselijk zijn (bijvoorbeeld om politieke redenen of vanwege ingrijpende gevolgen). Het nemen van het besluit blijft een bevoegdheid van het college. Het college besluit dan niet over bepaalde zaken, dan nadat de raad of de commissie is geïnformeerd over het voornemen en de commissie in de gelegenheid is gesteld te overleggen dan wel de raad zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te kunnen brengen. In artikel 7 van de Financiële verordening (ex artikel 212 Gemeentewet) is opgenomen over welke voorgenomen besluiten van het college de raad/commissie in elk geval vooraf wenst te worden geïnformeerd en in de gelegenheid wil worden gesteld zijn wensen/bedenkingen aan het college kenbaar te maken (raad) dan wel het besluit wenst te bespreken (commissie).

7. Algemene informatie

Algemene informatie wordt verstrekt door middel van publicatie via het raadsinformatiesysteem (site) met koppeling aan het digitale raadsinformatiebulletin Raadsaam, dan wel via ter inzage legging op een centrale locatie.