Aanhef
Het bestuur van de gemeente Gulpen-Wittem,
gelet op de artikelen 3 en 3a van het Archiefbesluit 1995;
gelet op artikel 4 van de Beheerregeling informatiebeheer gemeente Gulpen-Wittem 2021;
gezien het voorstel van 28 juni 2022;
besluit het college van burgemeester en wethouders van gemeente Gulpen-Wittem, vast te stellen:
Instellingsbesluit Strategisch Informatieoverleg gemeente Gulpen-Wittem
Artikel 1.
Begripsbepalingen In dit instellingsbesluit wordt verstaan onder:
a.SIO: het Strategisch Informatie Overleg waar dit besluit betrekking op heeft
b.Archiefbescheiden: bescheiden, ongeacht hun vorm, welke zijn ontvangen of opgemaakt door de organisatie, en naar hun aard bestemd zijn daaronder te berusten.
Artikel 2 Organisatie
1Er is een Strategisch Informatieoverleg gemeente Gulpen-Wittem (verder genaamd: SIO).
2De taak van het SIO wordt als volgt omschreven: Het uitbrengen van advies aan het bestuur inzake vraagstukken over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding.
Artikel 3 Bevoegdheden
1Het SIO is bevoegd gevraagd en ongevraagd advies uit te brengen aan burgemeester en wet-houders van de gemeente Gulpen-Wittem inzake vraagstukken over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding.
2Aan het SIO worden ter verplichte advisering voorgelegd:
a.Situaties van vervreemding van archiefbescheiden;
b.Situaties van uitzonderingen op de bewaartermijn die zijn voorgeschreven in de gel-dende selectielijst gemeentelijke archiefbescheiden als bedoeld in artikel 5, eerste lid, onder e. van het Archiefbesluit en overige waarderingsvraagstukken.
3Het SIO kan inhoudelijk deskundigen van alle gemeentelijke werkgebieden en het Historisch Centrum Limburg (HCL) uitnodigen bij het overleg.
Artikel 4 Samenstelling SIO
1In het SIO hebben zitting:
a.Beheerder (gemeentesecretaris)
b.Teamleider Informatisering & Automatisering (voorzitter)
c.Gemeentearchivaris
d.Informatieadviseur
e.Informatiespecialist DIV (secretaris)
2Op verzoek van een of meer van de in het eerste lid genoemde personen, kan aanvullend een andere inhoudelijk deskundige worden uitgenodigd om deel te nemen aan een overleg, afhankelijk van het onderwerp.
Artikel 5 Inwerkingtreding
Dit instellingsbesluit treedt in werking met ingang van de dag na publicatie.
Deze regeling wordt aangehaald als: Instellingsbesluit Strategisch Informatieoverleg Gulpen-Wittem, 19-5-2020
Toelichting
Het begrip Strategische Informatieoverleg (SIO) is geïntroduceerd in de toelichting op het in 2012 ge-wijzigde Archiefbesluit 1995. Met het SIO wordt in elk overheidsorgaan een structureel overleg gecre-eerd. In dit overleg worden vraagstukken belegd over het functioneren en de kwaliteit van de informa-tiehuishouding. In het SIO vindt de ketengerichte belangenafweging in de informatiehuishouding plaats. Het is daarbij zaak dat alle relevante kennis en expertise in het informatiedomein multidiscipli-nair bijeen worden gebracht door besluitvormers, beleidmakers, inhoudelijk deskundigen, ICT-specialisten, archivarissen en documentair informatiespecialisten. Hierdoor wordt - in samenhang - het beheer van informatie georganiseerd. Daarnaast heeft een SIO in enkele archivistische situaties een wettelijk verplichte functie.