Inkoopbeleid Gemeente Gulpen-Wittem 2025-2028

De gemeenteraad van Gulpen-Wittem,

Overwegende:

•Het raadsvoorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 11 maart 2025

Besluit:

1de naamswijziging naar Inkoopbeleid Gemeente Gulpen-Wittem 2025-2028 door te voeren.

2Het nieuwe Inkoopbeleid Gemeente Gulpen-Wittem 2025-2028 vast te stellen.

3De drempelbedragen conform circulaire Min. BZKR aan te passen

4De inkoopprocedures meervoudig onderhandse aanbestedingen samen te voegen.

5Het vigerende inkoopbeleid 2021-2024 in te trekken.

Status raadsbesluit:

Aangenomen door de raad van Gulpen-Wittem, bijeen op donderdag 17 april 2025 in Gulpen-Wittem.

Begrippen

Aanbesteden

Aanbesteden omvat het daadwerkelijk benaderen van de markt; het opstellen van de inkoopdocumenten, het daadwerkelijk selecteren van leveranciers en de uiteindelijke contractering.

Aanbestedingskalender

Een overzicht van de geplande inkooptrajecten voor het komende kalenderjaar.

Contractbeheer

Contractbeheer is het operationeel beheer van contracten en onderliggende budgetten, waarmee actuele informatie op het gebied van financiële verplichtingen en contractdocumenten op het juiste tijdstip op de juiste plaats beschikbaar en up to date is, ter ondersteuning van het contractmanagementproces.

Contractbeheersysteem

Het systeem voor het faciliteren van het administratieve proces, waarbij overeenkomsten fysiek en digitaal beheerd worden, zodat de juiste informatie op het juiste tijdstip op de juiste plaats beschikbaar is.

Contractmanagement

Het proces waarbij, op basis van de verkregen input, getekende overeenkomsten en wijzigingen hierop eenduidig worden vastgelegd en beheerd. Er wordt proactief en periodiek bewaakt of alle partijen volledig voldoen aan hun verplichtingen, zodat de beoogde doelstellingen worden behaald.

Diensten

Opdrachten voor het verrichten van diensten onder bezwarende titel. Dat wil zeggen dat de opdrachtnemer en opdrachtgever over en weer een prestatie leveren (respectievelijk de feitelijke prestatie en de betaling). Diensten zijn alle prestaties die niet onder leveringen of werken vallen. De inhuur van derden dient te worden beschouwd als ‘dienst’. (zie ook artikel 1.1. aanbestedingswet)

Functiescheiding

Het uit controle-overwegingen aanbrengen van een splitsing in taken en bevoegdheden die samenhangen met administratief handelen, over verschillende daartoe aangewezen functionarissen.

Klanttevredenheid

Klanttevredenheid geeft aan in hoeverre een klant in positieve zin te spreken is over de dienstverlening van gemeente Gulpen-Wittem.

Kraljic matrix

De Kraljic matrix karakteriseert inkoopgroepen aan de hand van financiële impact en leveringsrisico. Inkoopgroepen worden ingedeeld in vier kwadranten, waarbij per kwadrant een andere inkoopstrategie gehanteerd wordt.

Inkoop

(Rechts)handelingen van gemeente Gulpen-Wittem gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben.

Inkoopmethodieken

Methoden van inkopen zoals de Beste Prijs Kwaliteitverhouding (BPKV), laagste prijs (LP), Total Costs of Ownership (TCO) en Best Value Procurement (BVP).

Inkoopprocessen

Proces met hoofdstappen ten behoeve van inkopen. De specifieke kenmerken van een inkoop zijn bepalend voor welke wijze en diepgang dit inkoopproces wordt doorlopen.

Inkoopplan

Inkoopspeerpunten op tactisch niveau voor het komende jaar, ten behoeve van het behalen van de inkoopdoelen en het afdekken van de risico’s.

Leveranciersmanagement

Alle activiteiten gericht op het verkennen, starten en onderhouden en – waar relevant – verder ontwikkelen van een samenwerkingsrelatie met leveranciers met als doel continu een optimale bijdrage te leveren aan het realiseren van de doelstellingen van de organisatie.

Leveringen

Opdrachten voor aankoop, leasing, huur of huurkoop van een of meerdere producten onder bezwarende titel. Producten worden gedefinieerd als alle roerende zaken, waar de opdrachtgever eigendom (of in het geval van huur of lease het gebruiksrecht over een bepaalde periode) van verwerft. (zie ook artikel 1.1. aanbestedingswet)

Offerte

Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.

Producten

Tastbare zaken die in menselijke behoeften kunnen voorzien.

Social Return On Investment (SROI)

SROI is het maken van afspraken met een opdrachtnemer over het leveren van een maatschappelijke bijdrage als onderdeel van werken, diensten of leveringen. Deze sociale/maatschappelijke bijdrage bestaat uit het inzetten van een bepaald aantal of percentage personen uit (potentieel) kwetsbare groepen bij het vervullen van de opdracht. Het doel van SROI is om zoveel mogelijk mensen die zonder re-integratiesteun niet of moeilijk aan het werk komen, aan werk of werkervaring te helpen. Het kan hierbij gaan om arbeids-, stage-, of leerwerkplekken.

Spend analyse

De jaarlijkse spend analyse is een kwantitatief onderzoek waarbij de werken, diensten en leveringen die door gemeente Gulpen-Wittem zijn ingekocht helder in kaart worden gebracht. De analyse geeft inzicht in de meest actuele cijfers inzake het totale inkoopvolume, inkoopvolume per inkoopgroep, aantallen leveranciers, inkoopvolume per leverancier en aantal facturen. De output van een spend analyse dient als input voor het jaarlijks inkoopplan/aanbestedingskalender en draagt bij aan inkoopbesparing en inkoopprofessionalisering.

Werken

Opdrachten van civieltechnische, bouwkundige of installatietechnische aard aan objecten die ertoe bestemd zijn een economische of technische functie te vervullen. (zie ook artikel 1.1. aanbestedingswet)